Одна из тем, которая вызвала большой интерес на Gerencia.com, связана с организационным климатом и его измерением в компании.
Многие читатели просили практические примеры и / или модели опроса для измерения этого важного фактора в деятельности организации.
Хотя разработка, применение и анализ результатов исследования климата в организации - непростой проект, и чтобы он был достоверным и полезным, над ним должны работать специалисты в данной области, мы рискнем в этом письме представить очень общую и простую модель, которая он может служить основанием для такого начинания.
Зачем это делать.
Все согласны с тем, что человеческие ресурсы необходимы для нормального функционирования компании. Но мало что помогает разочарованному сотруднику или недовольству своего босса или компании.
Изучение организационного или рабочего климата позволяет узнать состояние компании с точки зрения организационных аспектов, рабочей среды, культуры, настроения и подобных факторов, которые могут повлиять на эффективность работы ее персонала. Отделу кадров абсолютно необходимо определить, действительно ли его политика и стратегии эффективны.
Изучение.
Исследование в основном состоит из одного (или нескольких) опросов, которые распределяются между сотрудниками компании или отдела, с которыми требуется консультироваться.
Опрос может быть применен традиционным способом (на листах бумаги, который нужно заполнить вручную) или онлайн (через Интернет или электронную почту). Этот второй способ, как правило, дешевле и удобнее, хотя, по мнению некоторых исследователей, он может привести к более негативным отзывам.
Каким бы способом это ни применялось, один элемент должен оставаться неизменным для успеха исследования: конфиденциальность. Если сотруднику не гарантируется, что его ответы будут конфиденциальными и что они не могут быть связаны с его личностью - другими словами, его руководители не могут знать его конкретные ответы, но общие результаты - мы вряд ли можем доверять ему выражать свои верное мнение, опасаясь каких-то последствий.
Как и в любом исследовании такого рода, разумно думать, что не все приглашенные к участию будут. Даже когда проявляется важность исследования для компании и возможные благоприятные последствия, вытекающие из него, многие (иногда большинство) не захотят сотрудничать. В таких случаях рекомендуется предложить какой-либо стимул для поощрения участия (например, лотерея).
Что измерить.
Любое исследование организационного климата должно консультироваться с членами организации (или отдела, подразделения и т. Д.) По всем или, по крайней мере, по большей части из следующих аспектов:
• Цели: знают и понимают ли сотрудники цели компании, своего отдела и как они взаимосвязаны? Миссия, видение, стратегия и т. Д.
• Коммуникация: считают ли сотрудники, что они получают необходимую и полезную информацию от своих руководителей и других отделов компании для эффективного выполнения своей работы?
• Рабочая группа: верят ли сотрудники, что работа выполняется в команде?
• Условия труда: считают ли сотрудники, что качество и объем работы, ожидаемой от них, является справедливым, и что у них есть инструменты и среда для этого?
• Карьерные возможности. Считают ли сотрудники, что организация предлагает возможности для продвижения по службе тем, кто демонстрирует свои способности? Включите такие темы, как обучение.
• Надзорная компетентность: доверяют ли сотрудники знаниям и навыкам своих руководителей?
• Компенсация и признание: насколько сотрудники довольны тем, как они компенсируют и признают свою работу?
Инструмент.
Опрос должен состоять как минимум из трех разделов:
1. Введение и инструкции: следует указать причину исследования и цели, которые оно преследует. Респондент также должен быть проинформирован о том, как его заполнить и вернуть (при необходимости). В этом разделе также должны быть указаны условия конфиденциальности.
2. Данные участника: без запроса конкретных данных, таких как имя или документ, удостоверяющий личность, необходимо знать основные данные респондентов, такие как возраст, пол и отдел, в котором они работают. Это для того, чтобы выявить особые мнения определенных групп и гарантировать, что участие придает достоверность исследованию. Рабочая среда не обязательно одинакова во всех сферах деятельности компании.
3. Основная часть опроса: здесь разрабатываются вопросы, предназначенные для измерения климата.
Как спросить.
Вопросы обычно закрытые, чтобы облегчить заполнение и ускорить сведение результатов. Часто используется простой отбор с различными уровнями реакции.
Примеры:
• Укажите, согласны ли вы со следующими фразами (полностью согласен, согласен, ни согласен, ни не согласен, не согласен, категорически не согласен)
• Отметьте x свой уровень удовлетворенности (очень доволен, доволен, не очень доволен, совсем не удовлетворен)
• Оцените каждое из следующих предложений по шкале от 1 до 10, где 10 полностью согласны и 1 категорически не согласны.
Желательно, чтобы избежать ответов из-за исчерпания возможностей, вставлять вопросы, в которых шкала ответов работает в обратном порядке. Другими словами, не все ответы «полностью согласен» должны быть положительными для климата; Вставьте некоторые из них, поставленные отрицательно, чтобы ответ «полностью согласен» был отрицательным для климата.
Следует отметить, что, хотя описанные вопросы являются наиболее распространенными, они не являются единственным способом измерения организационного климата. Также возможно (хотя и более громоздко) использовать открытые вопросы, такие как «Что вы думаете о своем вознаграждении?», А также личные интервью или фокус-группы.
Когда это делать.
Сейчас нет подходящего времени для проведения исследования организационного климата - любое время может быть хорошим. Однако рекомендуется:
• Повторяйте это регулярно, в одно и то же время или в один и тот же месяц года: это позволяет нам видеть изменение климата из года в год. Одновременное выполнение этой процедуры гарантирует, что результаты за разные годы сопоставимы друг с другом.
• Избегайте их выполнения в то время, когда возникают другие обстоятельства, которые могут повлиять на результат: например, оценка работы, повышение заработной платы и т. Д.
• Избегайте этого после кризисных или проблемных событий: таких как реструктуризация, слияние и т. Д. Идея состоит в том, чтобы измерять повседневные проблемы и неудовлетворенность, а не ждать, пока для этого возникнут особые ситуации.
Возможные вопросы.
Общее.
1. Считаете ли вы организацию хорошим местом для работы?
2. Вы бы порекомендовали члена семьи или друга работать в организации?
3. По сравнению с прошлым годом улучшилось ли качество вашей работы?
Цели.
• Я знаю и понимаю видение и миссию организации.
• Я знаю цели своей группы или отдела.
• Я понимаю, как моя работа связана с целями Организации.
• Я удовлетворен стратегическими принципами моей организации и привержен им.
Связь.
• Я получаю и / или имею своевременный доступ к информации о том, что меня касается.
• Мой непосредственный руководитель держит меня в курсе.
• Средство (журнал, информационный бюллетень, рекламный щит) является хорошим источником информации.
• Я знаю, куда обращаться, если у меня возникнут проблемы, связанные с работой.
• С сотрудниками моего отдела легко связаться.
• С сотрудниками других отделов легко связаться.
• Обычно меня поощряют делиться своими знаниями / опытом с другими.
Workgroup.
• Встречи моей команды полезны для выполнения моей работы.
• Я могу рассчитывать на своих коллег, когда они мне нужны.
• В моей команде я участвую в принятии решений.
• В моей команде мы вместе работаем над решением проблем организации.
• Остальные члены моей команды ценят мой вклад.
• В моей команде я могу выражать свою точку зрения, даже если она противоречит точке зрения других членов.
Условия труда и ресурсы.
• У меня есть все инструменты, оборудование и материалы, необходимые для выполнения моей работы.
• Инструменты и оборудование, которые я использую (компьютер, телефон и т. Д.), Содержатся в надлежащем состоянии.
• У меня достаточно и комфортного места, чтобы правильно выполнять свою работу.
• Физическая рабочая среда соответствует требованиям (чистота, запахи, шум, освещение и т. Д.)
• Я стал жертвой домогательств или жестокого обращения (из-за пола, расы, возраста и т. Д.)
• В моем отделе я был свидетелем того, что мой коллега (а) стал жертвой преследований или жестокого обращения (по признаку пола, расы, возраста и т. д.)
• Моя рабочая среда свободна от враждебности.
• Ко мне относятся с уважением (мои коллеги, руководители, высшее руководство)
• У меня есть обновленное письменное описание моей должности. У меня есть актуальная
документация рабочих процессов (процедур).
• У меня обычно есть время, чтобы поразмышлять и извлечь уроки из проделанной мной работы.
Карьерные возможности и профессиональное развитие.
• Я получаю соответствующую подготовку для выполнения своей работы.
• В организации имеется достаточно возможностей для карьерного / профессионального роста.
• Организация адекватно готовит своих сотрудников к продвижению по службе.
• Эффективны программы ориентации новых сотрудников.
• Я осведомлен о программах обучения и развития, доступных в моей организации.
• Программы обучения и развития, доступные в моей организации, эффективны.
• Я хотел бы иметь больше / больше возможностей для получения новых знаний и навыков.
• Мой руководитель поощряет меня участвовать в программах обучения.
Контрольная компетенция.
• Я уверен в способностях (моего руководителя, менеджера отдела, президента и т. Д.) Выполнять свою работу.
• Я четко знаю, чего от меня ожидает начальник.
• Я получаю адекватные отзывы от своего руководителя о качестве выполняемой работы.
• Каждый (год, семестр, квартал) я получаю оценку своей работы.
• Легко получить доступ к моему руководителю, когда он / она мне понадобится.
• Мой руководитель честно обращается со всеми подопечными.
• Мой руководитель проявляет активный интерес к моей работе.
• Мой руководитель знает мои сильные стороны.
Компенсация и признание.
• Я получаю компенсацию заработной платы, соизмеримую с моими навыками и опытом.
• Я удовлетворен (а) преимуществами компании (страхование, выход на пенсию, отпуск и т. Д.)
• Я получаю свою оплату вовремя.
• Я получаю свой платеж точно.
• Если у меня возникнут проблемы с оплатой, их легко решить.
• Признание сотрудников организации, показывающих выдающиеся результаты.
• Моя работа оценивается справедливо.
• Награды и признания распределяются справедливо.
• Сотрудники получают справедливое продвижение по службе.
Анализ и интерпретация.
После того, как опросы собраны, последний шаг - свести ответы в таблицу и проанализировать результаты. К счастью, существует множество компьютерных инструментов (электронные таблицы, базы данных, пакеты статистического анализа), которые позволяют получать результаты в форме легко интерпретируемых таблиц и графиков за короткое время.
Более сложные статистические пакеты позволяют производить более сложные вычисления, а также перекрестную проверку информации, что позволяет диагностировать проблемы с большей точностью.
В целом, анализ результатов направлен на выявление разрывов между текущей ситуацией и тем, какой она должна быть. Таким образом, если на вопрос «Я получаю соответствующую подготовку для выполнения своей работы», 90% респондентов ответили отрицательно, очевидно, что есть проблема, которую необходимо решить в области обучения.
