Многие компании в нашей стране страдают от очень серьезной проблемы - организации своих рабочих встреч; Мы постоянно слышим жалобы рабочих, потому что в своей работе они страдают от «юнктита» - «вместе для этого», «вместе для этого» и «вместе для отдыха» - «в моей компании мы проводим встречи для всего»; «Вы тратите время только на столько встреч»; «Не знаю, зачем столько встреч, если ничего не делается» и т. Д. И т. Д.
Это правда, встречи - это настоящее бедствие для многих руководителей и сотрудников, много дискуссий, много бла, бла, бла, и несколько соглашений, мало обязательств.
К сожалению, во многих случаях встречи считаются неизбежным злом, местом, где у нас есть возможность узнать о последних сплетнях компании, или местом, где тот или иной человек пользуется возможностью отругать других или похвастаться и возьмите микрофон перед боссом.
По словам Фрэн Рис, 70% фасилитаторов встречи не прошли всестороннего формального обучения тому, как эффективно управлять встречей, что, как мы уже говорили, имеет последствия в виде демотивации, хаоса, отсутствия приверженности и низкой производительности. много раз. Если учесть, что от 60% до 90% времени руководителя тратится на собрания и рабочие встречи, важно, скорее, обязательно, чтобы указанные руководители (фасилитаторы) были способны эффективно управлять встречей.
Было обнаружено, что прокладки обычно выходят из строя по одному или нескольким из следующих факторов:
- Плохое планирование (неподходящее время, место и участники). Цель встречи не ясна участникам встречи. Время не управляется должным образом, и это делает их вечно скучными и непродуктивными. Обсуждаемое содержание слишком амбициозно. Следовательно, то, что следует обсудить или проанализировать на нескольких встречах, должно быть обсуждено в очень короткие сроки. Достигнутые договоренности и обязательства не соблюдаются должным образом. Рабочие роли и участие не назначаются для встречи. Обсуждение темы слишком долго of - «разное» -, что только приводит к потере первоначальной направленности встречи и рассеиванию внимания и концентрации участников встречи.
Есть очень веские причины для проведения успешных встреч, однако встреча вряд ли станет продуктивной, если каждый из ее участников не осознает и не овладевает ее элементами и реальностью.
Знание элементов успешной встречи, ключевых ресурсов для ее содействия, а также знание процесса оценки и принятия решений становятся чрезвычайно важными аспектами для достижения эффективности всего собрания. Вот почему, прежде чем созвать рабочее собрание, мы в первую очередь спрашиваем себя: какое собрание мы собираемся провести? Это периодическое, последующее собрание? ? А может стратегический совет? Для разных типов досок требуются разные методы работы.
После того как этот вопрос будет решен, необходимо оценить следующие моменты:
- Кто должен участвовать во встрече Какие темы должны быть для обсуждения Какова должна быть продолжительность каждой темы и собрания в целом День, место и время собрания Как будут вестись и контролироваться протоколы соглашений и как действовать в соответствии с ними Как будут распределены роли и обязанности на собрании.
На протяжении моей карьеры консультанта я имел возможность присутствовать на многих рабочих встречах с моими клиентами, и в подавляющем большинстве из них не было распределения обязанностей по организации и ускорению этих встреч. Это распределение ролей и обязанностей является ключевым элементом его успеха, обычно роли, которые необходимо назначить, следующие:
- Координатор встречи - лицо, ответственное за встречу. Фасилитатор - это тот, кто модерирует собрание и предоставляет слово участникам Секретарь - лицо, ответственное за оформление собрания в соответствующий протокол. Хронометрист - Кто измеряет время, потраченное на каждую тему собрания. Участники - участники собрания.
Когда эти элементы учтены в вашей компании при проведении деловой встречи, могу заверить вас, что ваши деловые встречи будут намного прибыльнее и продуктивнее.
