Обработка ежедневной электронной почты может занять много времени или может быть более «автоматической», если мы хорошо организованы.
В вашей почтовой программе удобно иметь разные папки с сообщениями, организованными по темам, таким образом вы можете легко получить к ним доступ для последующего использования.
Давайте, например, создадим папку « моделей » для повседневных задач, где у вас есть «стандартные сообщения», которые вы используете неоднократно, таким образом, когда вам нужно ответить на вопрос, на который вы уже ответили, в других случаях вам просто нужно сделать копию этого сообщение и измените то, что необходимо новому получателю, или мы можем использовать копирование и вставку, а затем изменить то, что необходимо.
Неудобно иметь много сообщений во входящих или входящих. Давайте прочитаем их и сохраним в соответствующей папке, оставив во входящем только то, что ожидается.
Попробуем ответить на все наши сообщения в течение 24 часов. А если мы не можем, давайте отправим сообщение, чтобы сообщить клиенту, что мы пытаемся решить его проблему, и свяжемся с ним как можно скорее. Быстрый ответ дает доверие. Многие клиенты будут приятно удивлены, когда получат быстрый ответ в тот же день, в отличие от большинства ваших конкурентов. Чем раньше мы ответим нашим клиентам на их заказы, вопросы и т. Д. чем увереннее они будут себя чувствовать, тем больше будет расти наш бизнес.
Это может показаться очевидным, но многие компании этого не делают, и это чрезвычайно важно. В экономике с такой большой конкуренцией и такими схожими продуктами и ценами многие компании терпят неудачу именно в сфере обслуживания клиентов и где мы можем выделиться среди наших конкурентов.
Давайте будем организованными и обеспечим хорошее обслуживание клиентов. Наши продажи увеличатся. Определенно.
Для исходящей почты удобно установить размер строки в нашей почтовой программе примерно на 70 символов, так как есть люди, у которых есть мониторы с разрешением 640 × 480. Это означает, что если у вас есть почтовая программа, которая плохо вписывается в строки, наше сообщение будет трудно прочитать, поскольку строки будут разорваны. Это мешает нашей миссии, заключающейся в том, чтобы наше послание было прочитано.
Постарайтесь максимально персонализировать свои ответы, как в обычной почте. Сказать «Уважаемый покупатель» или «Уважаемый господин Перес» многое меняет, и клиент чувствует себя лучше. Это делает наше сообщение более сильным и личным.
Часто мы будем получать ссылки по электронной почте, то есть запросы на информацию, и они будут очень расплывчатыми, без названия, компании и т. Д. Просто короткое сообщение, например: «Отправьте мне информацию». Однако для нас это человек, проявивший интерес к нашему продукту / услуге. Затем мы должны отправить вам сообщение с благодарностью за проявленный интерес и описанием нашего продукта / услуги.
Мы должны быть осторожны при вводе интернет-адресов в электронные письма, поскольку мы хотим, чтобы они были активными, чтобы клиент переходил прямо на наш веб-сайт. Во-первых, для удобства, а во-вторых, потому что есть люди, которые не умеют «копировать и вставлять». Давайте всегда помнить о том, чтобы делать что-то излишне, а не по умолчанию. Не ставьте точку после http-адреса, так как это сделает его неактивным в некоторых почтовых программах. Поставим точку на один пробел от адреса.
Большая часть обслуживания клиентов будет осуществляться по электронной почте. Неважно, насколько хорошо мы это делаем, поскольку у нас всегда будет определенный процент жалоб, потому что мы можем ошибиться. Это не главное, так как в каждом бизнесе всегда допускаются ошибки и поступают жалобы или возвраты. Важно то, как мы обрабатываем жалобы, чтобы они не влияли на прибыльность нашего бизнеса. Помните, что довольный покупатель расскажет двум-трем знакомым, а недовольный - десяти знакомым.
Позвольте нам объяснить наши правила возврата (если это продукт) на нашем веб-сайте и в нашей электронной почте. Давайте сделаем так, чтобы клиент мог легко вернуть товар, если он не удовлетворен или это не то, что они искали. Мы благодарны за то, что они нам доверяют, и позвольте нам сказать, что мы чувствуем, что наш продукт не то, что они искали. Если мы правильно обработаем возврат, будет доказано, что они будут покупать у нас другие товары.
Многие люди воспринимают жалобы как личное оскорбление. Это неправильное отношение. Возможно, клиенты не поняли, что вы им предлагали, или по какой-то причине продукт не соответствует их ожиданиям. Если мы будем оперативны и вежливы, мы заслужим ваше уважение и доверие.
Давайте оперативно ответим на жалобы. Чем быстрее мы ответим, тем больше нас будут считать заботливыми о наших клиентах. Давайте сделаем все возможное (в пределах разумного), чтобы клиент остался доволен. Иногда нам даже придется терять деньги, но бизнес такой. Статистически доказано, что подавляющее большинство клиентов, которые возвращают товар, если возврат оформлен правильно, снова купят что-то у нашего бизнеса.
