Делитесь файлами и управляйте проектами
Обмен информацией является важной частью нашей работы. В этом глобализированном и виртуализированном мире работа над одним проектом с коллегами, которые находятся далеко от нашего рабочего места, становится повседневной.
Существует множество инструментов, которые позволяют нам не только обмениваться файлами, но и одновременно получать доступ к одной и той же информации и работать с ней. Это дружественные приложения, которые облегчают работу, не требуя большого обучения или технологических знаний.
Делиться файлами
Заявки с принципиальной необходимостью характера. Они используются для обмена файлами, которые хранятся в виртуальном «облаке». Некоторые приложения позволяют вам не только делиться ими в Интернете, но и создавать и редактировать их таким образом. Большим преимуществом этих приложений является то, что мы можем получить доступ к нашим документам из любого места и с компьютера, и даже со смартфонов.
Некоторые примеры:
- Google Docs: офисное приложение, мы можем делиться и создавать документы с помощью текстовых процессоров, электронных таблиц, презентаций в виде слайдов. Принимает его эквиваленты Microsoft Office.
- Календарь Google: ваш онлайн-календарь. Вы можете запланировать задачи, напоминания о важных встречах, днях рождения и т. Д. Вы даже можете установить оповещения, чтобы уведомить вас об этих напоминаниях. Вы можете поделиться этой информацией и отправить ее по электронной почте.
- 4shared.com: одно из многих мест для хранения информации, которую вы загружаете на сервер, а затем делитесь ею с кем угодно, по электронной почте или по ссылкам в самой сети. Вы можете хранить текстовые, аудио, видео и фото файлы. Разница с предыдущими заключается в том, что эта информация, которую вы загружаете, у вас уже есть в физическом месте, будь то ваш компьютер, ваш телефон, ваша камера. Вы не можете создавать или редактировать его там.
- Dropbox.com: используется для хранения, синхронизации и обмена документами. Как и предыдущий, это не приложение для создания документов. Эти файлы мгновенно передаются. В отличие от 4shared, в котором, если вы хотите получить к ним доступ, вы должны загрузить информацию на свой компьютер и просто там вы можете просматривать и редактировать их, здесь у вас есть немедленный и мгновенный доступ к ним. Другой человек, с которым вы делитесь информацией, может редактировать ее, и вы сразу же видите ее. Точно так же, если вы тот, кто его редактирует, ваш коллега сразу же увидит изменения.
Эта синхронизация - самая важная функция, как в документах Google, так и в календаре Google и Dropbox, поскольку она позволяет избежать дублирования файлов, когда все они работают с одним и тем же документом.
Совместная работа
Когда мы говорим о работе в больших группах или бизнес-проектах, нам нужны приложения «все в одном». Эти типы инструментов позволяют совместное управление проектами. Это виртуальные частные сети, которые используют интернет-протоколы для безопасного обмена информацией с сотрудниками, поставщиками, клиентами, партнерами и т. Д.
Некоторые из этих программ:
- Центральный рабочий стол: это платформа, которая позволяет нам создавать частные разговоры, защищать эту частную сеть с помощью паролей, управлять контентом и отслеживать проекты с клиентами в безопасной и защищенной среде. Документы могут быть организованы, обмениваться, редактировать и архивировать онлайн.
- Basecamp: приложение с невероятной эффективностью, когда речь идет о совместном управлении проектами. BaseCamp - это приложение, которое работает из браузера и позволяет различным пользователям подключаться к Интернету из любой точки мира. Кроме того, вы можете управлять приложениями для мобильных устройств, мобильных телефонов и даже почтовых клиентов, таких как Gmail.
- My Client Spot: программное обеспечение для управления проектами в Интернете, идеально подходящее для небольших групп. Включает отслеживание времени и задач, вы можете обмениваться файлами и календарями; Вы легко и быстро отслеживаете и получаете доступ к информации, выполняя поиск задач, комментариев или файлов. Держит клиента и управление проектом организованным и обновленным.
Удаленный доступ к компьютерам
Эти типы программ относятся к другому типу категории. Они служат для того, чтобы вы могли получить доступ к компьютерам (вашим или третьим лицам) удаленно и видеть, что происходит на этом компьютере. Это очень полезно для виртуальных помощников в тех случаях, когда у клиента есть проблема с его компьютером: быстрее узнать, в чем проблема, получая доступ к этой машине, где бы вы ни находились.
Примеры:
- GoToMyPC: позволяет получить доступ к компьютеру с любого компьютера с интернетом или с iPhone. Он совместим с ПК (Windows) и Mac (Apple).
- Logmein: очень похож на предыдущий с тем преимуществом, что он позволяет получить доступ к пяти машинам. У него есть бесплатная версия.
- Team Viewer: с помощью этой программы вы можете быстро и легко делиться рабочим столом компьютера.
Зачем использовать эти инструменты?
Как я сказал в начале, мы живем в обществе, всегда связанном, всегда онлайн. Все больше и больше компаний - как крупных, так и небольших - профессионалов и предпринимателей добавляют эти приложения в свою рабочую среду. Мы расскажем вам почему:
• Они полезны, просты в использовании и, в большинстве случаев, имеют бесплатные версии.
• Они позволяют всей рабочей группе иметь доступ к файлам, которые им необходимы для выполнения задачи.
• Они ваша резервная копия. Перед любыми неудобствами с машинами вы можете быть спокойны, зная, что вы сможете получить доступ к этой информации в виртуальном пространстве.
• Они предлагают разнообразие. Оцените потребности своего бизнеса, сравните характеристики и цены. Большинство из этих приложений предлагают пробные версии в течение ограниченного времени (обычно 30 дней). Выбирайте надежные программы, которые гарантируют безопасность ваших файлов.
По мере роста вашего бизнеса растет и количество людей, с которыми вам необходимо иметь актуальную информацию. Вот почему обмен файлами, синхронизация документов и задач, а также управление каналами связи становятся все более важными для успеха.
Теперь ваша очередь, вы пробовали эти или другие инструменты? Какой из них вы рекомендуете?
