Руководство по процедурам - это документ, который содержит описание действий, которые должны соблюдаться при выполнении функций административной единицы или двух или более из них.
Руководство также включает должности или административные единицы, которые вмешиваются, определяя их ответственность и участие.
Они обычно содержат информацию и примеры форм, разрешений или необходимых документов, офисных машин или оборудования, которые будут использоваться, и любые другие данные, которые могут помочь правильному развитию деятельности в компании.
В нем базовая информация, касающаяся работы всех административных единиц, регистрируется и передается без искажений, она облегчает задачи аудита, оценки и внутреннего контроля и мониторинга, осведомленности сотрудников и их руководителей о том, что работа выполняется. работает правильно или нет.
Процедура-ручное созданиеУтилита
Позволяет узнать внутреннюю работу относительно описания задач, места, требований и должностей, ответственных за их выполнение.
Они помогают в создании должности, обучении и квалификации персонала, так как они подробно описывают деятельность каждой должности.
Он используется для анализа или обзора процедур системы.
Участие в консультации всех сотрудников.
Вы хотите выполнить задачи по упрощению работы, такие как анализ времени, делегирование полномочий и т. Д.
Создать информационную систему или изменить существующую.
Стандартизировать и контролировать соблюдение рабочих процедур и избегать их произвольного изменения.
Легче определить ответственность за сбои или ошибки.
Это облегчает задачи аудита, оценки внутреннего контроля и его оценки.
Повысьте эффективность сотрудников, рассказав им, что делать и как это делать.
Помогает координировать действия и избегать дублирования.
Создайте фундамент для дальнейшего анализа работы и улучшения систем, процедур и методов.
- Соответствие Руководства
А) ИДЕНТИФИКАЦИЯ
Этот документ должен включать следующую информацию:
- Логотип организации Официальное название организации Название и расширение. Если он соответствует определенной единице, необходимо указать ее название. Место и дата разработки. Номер редакции (если применимо). Единицы, ответственные за ее разработку, проверку и / или авторизацию. Ключ к форме. Во-первых, инициалы организации, во-вторых, инициалы административной единицы, в которой используется форма, и, наконец, номер формы. Между инициалами и числом должен стоять дефис или диагональ.
Б) УКАЗАТЕЛЬ ИЛИ СОДЕРЖАНИЕ
Список соответствующих глав и страниц, которые являются частью документа.
В) ПРЕДИСЛОВИЕ И / ИЛИ ВВЕДЕНИЕ
Представление документа, его содержания, цели, областей применения и важности его пересмотра и обновления. Это может включать сообщение от высшего органа власти в областях, описанных в руководстве.
D) ЦЕЛИ ПРОЦЕДУР
Объяснение цели, которая предназначена для выполнения процедур.
Задачи состоят в том, чтобы стандартизировать и контролировать соблюдение рабочих процедур и избежать их произвольного изменения; упростить ответственность за сбои или ошибки; облегчить аудиторскую работу; облегчить аудиторскую работу, оценку внутреннего контроля и его надзора; что и сотрудники, и их начальники знают, правильно ли выполняется работа; Снижение затрат за счет повышения общей эффективности, а также других дополнительных преимуществ.
E) ОБЛАСТИ ПРИМЕНЕНИЯ И / ИЛИ СФЕРА ПРОЦЕДУР
Сфера действия, которая охватывает процедуры.
В рамках федерального публичного управления процедуры были классифицированы с учетом объема и их охвата на макро-административные процедуры и мезо-административные или секторальные процедуры.
F) ОТВЕТСТВЕННЫЕ
Административные единицы и / или должности, которые вмешиваются в процедуры на любом из ее этапов.
Ж) ОПЕРАЦИОННАЯ ПОЛИТИКА ИЛИ ПРАВИЛА
Этот раздел содержит критерии или общие руководящие принципы для действий, которые четко определены для облегчения покрытия ответственности различных организаций, которые участвовали в процедурах .
Кроме того, должны быть рассмотрены все рабочие правила, которые требуют изменения ситуаций, которые могут возникнуть при работе процедур. Вот несколько рекомендаций, которые следует учитывать при вашем подходе:
- Политика и / или нормы, которые описывают общие рамки действий персонала, будут четко определены, чтобы они не были вовлечены в сбои. Руководства четко и кратко подготовлены, чтобы их могли понять даже люди, не знакомые с административные аспекты или сама процедура. Они должны быть достаточно четкими, чтобы избежать непрерывных консультаций на более высоких иерархических уровнях.
H) КОНЦЕПЦИЯ (S)
Слова или термины технического характера, используемые в процедуре, которые в силу своего значения или степени специализации требуют большей информации или расширения их значения, чтобы сделать руководство по руководству более доступным для пользователя.
I) ПРОЦЕДУРА (описание операций).
Письменное представление в описательной и последовательной форме каждой из операций, выполняемых в процедуре, с объяснением, из чего они состоят, когда, как, где, с чем и сколько времени они выполняют, с указанием лиц, ответственных за их выполнение, Если описание процедуры носит общий характер и поэтому включает несколько областей, следует отметить административную единицу, отвечающую за каждую операцию. Если это подробное описание в административной единице, должна быть указана должность, ответственная за каждую операцию. Удобно кодировать операции, чтобы упростить их понимание и идентификацию даже в случае нескольких опций в одной и той же операции.
J) ПЕЧАТНАЯ ФОРМА.
Печатные формы, используемые в процедуре, которые вставляются в нее или прилагаются в качестве приложений. В описании операций, которые подразумевают их использование, должна быть сделана конкретная ссылка на них, используя номера индикаторов, чтобы связать их определенным образом. Инструкции по заполнению также могут быть добавлены.
К) ДИАГРАММЫ ПОТОКА.
Графическое представление последовательности, в которой выполняются операции процедуры, и / или маршрута форм или материалов, где административные единицы (общая процедура) или соответствующие позиции (подробная процедура) показаны в каждой описанной операции., Кроме того, они обычно упоминают оборудование или ресурсы, используемые в каждом конкретном случае. Диаграммы, представленные простым и доступным способом в руководстве, дают четкое описание операций, облегчая их понимание. Для этой цели рекомендуется использовать упрощенные символы и / или графику.
Л) СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ.
Список технических концепций, связанных с содержанием и методами разработки руководств по процедурам, которые служат поддержкой для их использования или консультаций. Общий порядок разработки административных руководств
- ДИЗАЙН ПРОЕКТА.
Задача подготовки административных руководств требует высокой точности, учитывая, что данные должны регистрироваться с максимально возможной точностью, чтобы не создавать путаницы при интерпретации их содержания лицом, которое их консультирует. Вот почему большое внимание следует уделять на каждом из этапов интеграции, описывая проект, который соответствует всем требованиям, этапам и процедурам, лежащим в основе выполнения работы.
А) ОТВЕТСТВЕННОСТЬ.
Чтобы начать работу, которая приведет к интеграции руководства, важно предусмотреть, что ответственность за проведение действий у разных людей не ослаблена, а, скорее, назначить координатора при содействии технической группы на что ему следует поручить управление проектом на этапах его разработки, реализации и обновления. Таким образом достигается однородность содержания и представления информации.
Что касается характеристик технической группы, желательно, чтобы она была личной с хорошим управлением человеческими отношениями и знала организацию относительно ее целей, структуры, функций и персонала. Для этого типа работы организация может назначить человека, обладающего знаниями и опытом, необходимыми для ее выполнения. Из-за характера своих функций он может поручить это руководителю подразделения по административному совершенствованию (в случае наличия такого механизма). Вы также можете воспользоваться услугами внешних консультантов.
Б) РАЗДЕЛЕНИЕ УНИВЕРСАЛЬНОГО ИССЛЕДОВАНИЯ
Лица, ответственные за выполнение административных руководств организации, должны определить и определить свою сферу деятельности, чтобы иметь возможность действовать в ней; Для этого они должны:
ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЕ ИССЛЕДОВАНИЕ.
Этот шаг важен для того, чтобы глобально узнать функции и действия, выполняемые в той области или районах, где он будет действовать. На его основе можно определить глобальную стратегию сбора информации, определить ее источники, мероприятия, которые необходимо выполнить, масштаб и объем проекта, инструменты, необходимые для работы, и, в целом, предусмотреть действия и оценить необходимые ресурсы. провести исследование.
- Источники информации
Ссылка на учреждения, рабочие области, документы, людей и информационные механизмы, откуда данные могут быть получены для исследования. Среди наиболее представительных можно упомянуть:
* Учреждения:
-Организации, которые работают в координации или являются частью той же группы или сектора, объектом которого он является.
Ведущие организации в той же сфере деятельности.
-Регуляторные организации, которые диктуют обязательные руководящие принципы.
-Организации, которые предоставляют услуги или предоставляют необходимые материалы для работы исследуемой организации.
* Файлы организации:
-Генерал.
-Области исследования.
* Руководители и сотрудники:
- Управление на уровне управления, который обрабатывает ценную информацию, так как они знают, отвечает ли набор файлов реальности.
- Оперативный персонал, мнения и комментарии которого очень помогают, поскольку они отвечают за рутинную деятельность, поэтому они могут выявлять ограничения или расхождения в отношении других точек зрения или содержания документов.
* Области работы:
- Уровни организации, которые отражают фактические условия работы, ресурсы и персонал.
* Клиенты и / или пользователи: получатели продуктов и / или услуг, которые генерирует организация.
* Информационные механизмы: вычислительные ресурсы, которые обеспечивают доступ к внутренней или внешней информации для организации, которая служит поддержкой для исследования.
- Подготовка проекта
После того, как предварительные элементы были собраны для выполнения руководства, должен быть подготовлен начальный документ для его указания, который должен состоять из:
* Техническое предложение, (которое должно включать):
-Background: количество всех руководств или аналогичных усилий, подготовленных ранее.
-Nature: тип руководства, которое будет выполняться.
Обоснование: демонстрация необходимости делать это на основе преимуществ, которые это принесет организации.
Цели: достижения должны быть достигнуты.
-Действия: инициативы или действия, необходимые для его достижения.
-Результаты: ожидаемые выгоды от улучшения работы организации, ее продуктов и / или услуг, организационного климата и отношений с окружающей средой.
- Область применения: область применения, охватываемая исследованием, с точки зрения местоположения в органической и / или территориальной структуре.
Ресурсы: человеческие, материальные и технологические требования, необходимые для его развития.
-Цена: глобальная и конкретная оценка финансовых ресурсов, необходимых для ее исполнения.
-Стратегия: фундаментальный маршрут, необходимый для направления действий и распределения ресурсов.
-Дополнительная информация: материалы и исследования, которые могут служить вспомогательными элементами.
в) РАБОЧАЯ ПРОГРАММА
-Идентификация: название руководства.
Ответственный (ие): подразделение или группа, которые будут отвечать за реализацию руководства.
Район (ы): вселенная в процессе изучения.
Ключ: прогрессивный ряд оценочных действий.
-Деятельность: конкретные шаги, которые необходимо предпринять для сбора информации.
-Фазы: определение очередности выполнения мероприятий.
-Calendar: даты, назначенные для начала и конца каждого этапа.
-Графическое представление: описание программы в виде таблиц и изображений.
-Формат: презентация и защита рабочей программы.
Отчеты о прогрессе: мониторинг действий.
Периодичность: период времени, доступный для сообщения о прогрессе.
Б) ПРЕЗЕНТАЦИЯ ПРОЕКТА КОМПЕТЕНТНЫМ ОРГАНАМ
а) УЧАСТНИКИ
Чтобы уточнить содержание проекта, уточнить его параметры и определить его операционную осуществимость, рекомендуется представить его:
* Району (ам), которые будут непосредственно вмешиваться в его применение, для которого они обязаны детально знать проект.
* Районы, затронутые реализацией проекта, так как их придется менять или адаптировать.
* Область, ответственная за управление экономическими ресурсами, для более точной оценки стоимости проекта.
б) ОТВЕТСТВЕННЫЙ ЗА СВОЮ РАЗРЕШЕНИЕ
Аналогичным образом, проект должен быть представлен руководителю организации или административного подразделения, ответственного за его выполнение, для утверждения.
После получения разрешения ответственное лицо должно заявить о намерении организации подготовить руководство для всех уровней иерархии, подчеркнув преимущества, которые будут получены в результате этих усилий, чтобы каждый мог оказать поддержку в ходе разработки работы. Без этого требования работа по интеграции руководства была бы серьезно затруднена.
C) СБОР ИНФОРМАЦИИ
В качестве первого шага на этом этапе должен быть составлен список персонала, который будет участвовать в его сборе с учетом масштабов и спецификаций работы.
а) Обучение персонала
После того, как рабочая группа была интегрирована, ее необходимо обучать не только в отношении управления средствами расследования, которые будут использоваться для сбора информации, но также и в течение всего процесса, который будет использоваться для подготовки руководство.
По этой причине участники должны быть осведомлены о преследуемой цели, а также о принятых рабочих методах, расписании мероприятий, используемых документах (вопросники, форматы и т. Д.), Менеджерах проектов, задействованных административных единицах, инвентаризация информации для захвата и распределения работ для каждого человека.
Когда рабочая группа большая, может быть удобно сформировать подгруппы, каждая из которых координируется ответственным лицом, которое должно отвечать за рассмотрение и стандартизацию информации.
Рекомендуется провести исследование в пилотной зоне, чтобы затем сравнить и оценить полученные результаты.
b)
Сбор информации. Усилия по сбору должны быть сосредоточены на регистрации событий, которые позволяют знать и анализировать конкретную и действительно полезную информацию для руководства, поскольку в противном случае это может привести к ошибочным интерпретациям, что приведет к задержке и потере ресурсов., Аналогичным образом, должен применяться критерий дискриминации, основанный на цели исследования, и он должен постоянно пересматриваться и оцениваться для поддержания единого направления действий.
Эта деятельность требует поддержания постоянной связи с внутренними источниками, которые выдают информацию, а также с областями или организациями с другими физическими местоположениями.
Чтобы собирать информацию гибким и упорядоченным образом, вы можете использовать один или несколько следующих методов сбора:
Документальные исследования:
этот метод позволяет отобрать и проанализировать те записи, которые содержат данные, представляющие интерес для руководства. Для этого изучаются такие документы, как административно-правовые базы, официальные дневники, протоколы заседаний, циркуляры, офисы и все те, которые содержат соответствующую информацию для исследования.
Консультация информационных систем
Доступ к компьютерным системам, которые содержат информацию и вспомогательные ресурсы для структурирования руководства. Этот механизм позволяет собирать внутреннюю информацию и / или внешние системы организации, связанные через сети.
Опрос:
Этот метод предполагает проведение личных интервью на основе руководства по заранее подготовленным вопросам. Анкета также может быть использована, так что интервью имеют однородное содержание.
Этот метод считается очень полезным для сбора предварительной информации для анализа или для внесения изменений или модификаций в текущую структуру информации. Опрос может проводиться индивидуально или путем объединения руководителей и сотрудников из одной области или тех, кто участвует в одних и тех же задачах.
Вы также можете собирать информацию от клиентов и / или пользователей, поставщиков услуг и поставщиков, которые взаимодействуют с организацией.
Анкеты, используемые в опросе и предназначенные для получения желаемой информации, состоят из серии письменных, заранее определенных, упорядоченных вопросов, разделенных определенными главами или темами.
Это значит экономит ресурсы и время; однако качество получаемой информации зависит от ее
структуры и формы представления.
В общих чертах, каждая анкета должна указывать причину ее подготовки, обеспечивать, чтобы вопросы были четкими и краткими, с логическим порядком, понятной формулировкой, простым ответом и избегали слишком большого количества вопросов. Также вы можете включить инструкции по заполнению, чтобы указать, как на это ответить.
Интервью в основном состоит из проведения индивидуальных или групповых собраний, на которых участники опрашиваются для получения информации. Этот носитель, возможно, является наиболее широко используемым и может предоставить наиболее полную и точную информацию, поскольку интервьюер, общаясь с опрашиваемым, помимо получения ответов, может воспринимать отношение и получать комментарии.
Для того чтобы собеседование проводилось положительно, удобно соблюдать следующие аспекты:
четко определите цель: чтобы охватить этот аспект, рекомендуется предварительно подготовить анкету или руководство для интервью, содержащее основные моменты, которые вы хотите зафиксировать. Это руководство может работать как основа, так что в конце его можно будет проверить, была ли получена необходимая информация.
Установите распределение работы заранее: этот этап состоит из распределения обязанностей и определения областей, которые необходимо исследовать.
Назначьте встречу заранее: важно, чтобы собеседник был готов предоставить информацию со временем и спокойствием, необходимыми для уменьшения погрешности и предотвращения перерывов.
Классифицируйте полученную информацию: этот этап включает в себя дифференциацию реальной ситуации от ситуации, связанной с предложениями по ее улучшению, стараясь не перепутать два аспекта.
Для поддержки и / или ускорения сбора информации может использоваться выборка, которая является вспомогательным статистическим методом, используемым для вывода информации об исследуемой вселенной на основе ее частичного изучения.
Когда вселенная обучения огромна, но информация является однородной в силу действующих правил и единых требований, возможность узнать ее характеристики устанавливается без необходимости исследовать или исследовать все подразделения, а также проводить опрос каждого из них. из сотрудников.
Существуют таблицы выборки, которые в соответствии с характеристиками и объемом информации устанавливают минимальный объем информации, представляющей всю выборку, которая должна быть собрана для того, чтобы полученные из нее результаты были действительными.
Прямое наблюдение
Этот ресурс может использоваться техническими специалистами или аналитиками в той физической области, в которой осуществляется работа организации. На основе анализа собранной информации следует провести обсуждения с некоторыми людьми, которые предоставляют свои услуги в этих областях, чтобы дополнить или усовершенствовать ее.
Другой способ для руководителя рабочей области - провести непосредственное наблюдение, прокомментировать и обсудить некоторые моменты со своими подчиненными и представить результаты своего анализа исследователю. Преимущество этой процедуры состоит в том, что из-за знакомства между начальником и подчиненными информация может быть более полной, но будут случаи, когда результаты будут не такими, как хотелось бы, из-за запретов или внутренних проблем, или может возникнуть ситуация, когда не соответствует операционной реальности.
Г) интеграция информации
Как только информация об областях, вовлеченных в исследование, доступна, данные должны быть упорядочены и систематизированы, чтобы подготовить их анализ.
а) Как классифицировать информацию
Чтобы облегчить задачу интеграции, рекомендуется, чтобы компьютерная техника получала доступ к полученной информации для защиты и облегчения управления ею. Для этого вы можете:
- Создайте каталоги, подкаталоги и файлы для их дезагрегации в соответствии с разделением труда. Создайте конкретные базы данных или программы. Используйте пакеты в соответствии с конкретными потребностями проекта. Объедините предыдущие пункты для оптимизации результатов.
В то же время следует открывать папки с конкретными разделами с исходными документами исследования, в которых информация должна обобщаться по областям, системе, процедурам, командам, политикам и т. Д. Удобно, что собранные документы содержат одобрение лица, предоставляющего информацию.
Также рекомендуется, чтобы при сборе данных по некоторым аспектам они были сосредоточены на рабочем документе, который может служить памятью при последующем проектировании проекта.
б) ОБЛАСТИ ДЛЯ ГРУППИРОВАНИЯ ИНФОРМАЦИИ
Должны быть приняты во внимание правовые и административные нормы, регулирующие выполнение работы, поскольку в ней участвовали подразделения, ответственные за ее выполнение, и какое влияние это оказало на другие подразделения, организации, клиентов и / или или пользователи.
При необходимости также целесообразно рассмотреть эволюцию или развитие предыдущих организационных структур и полученных результатов, что позволяет использовать историческую систему отсчета для лучшего понимания текущей ситуации.
Текущая ситуация.
Следующие аспекты принимаются во внимание:
- Цели Органическая структура Административные нормы и политика Функции Процедуры Правовые и административные инструменты Команда Условия труда Условия труда
E) ИНФОРМАЦИОННЫЙ АНАЛИЗ
На этом этапе необходимо провести критическое исследование или проверку каждого из информационных элементов или групп данных, которые были объединены, чтобы узнать их природу, характеристики и поведение, не упуская из виду их взаимосвязь., взаимозависимость или внутреннее взаимодействие и с окружающей средой, чтобы получить диагноз, который отражает операционную реальность.
Эта учебная механика может следовать следующей последовательности:
- Знание, описание, разложение, критическое изучение. Упорядочение каждого элемента. Определение отношений. Определение и объяснение их поведения.
Очень эффективный подход при анализе данных состоит в том, чтобы принять вопросительный подход и систематически сформулировать шесть фундаментальных вопросников:
- Какая работа выполнена? Для чего она сделана? Кто это делает? Как это делается? С чем это делается? Когда это делается?
После получения четких и точных ответов на каждый из предыдущих вопросов они должны, в свою очередь, пройти новый опрос, задавая вопрос, почему? Полученные новые ответы будут определять форму руководства и меры по административному совершенствованию.
а) МЕТОДЫ ПОДДЕРЖКИ ДЛЯ АНАЛИЗА
На этом этапе он включает технические ресурсы, используемые для изучения полученной информации, чтобы узнать ее подробно и определить конкретные альтернативные действия, которые позволяют находить оптимальные решения для достижения желаемых результатов.
Методы анализа, которые можно использовать на этом этапе, напрямую связаны с происхождением проекта, а также с технической информацией руководителя или ответственного лица в зависимости от типа руководства, возможности его применения, наличия времени, распределения ресурсов и технический уровень рабочей группы.
Этот тип инструмента может использоваться в качестве поддержки проекта или наоборот, после осуществления процесса организационных изменений, который должен завершиться публикацией административного руководства.
Среди методов, которые обычно используются для помощи административного анализа в этой области, являются следующие:
- Управление по целямСистемный анализАнализ затрат и результатовСтруктурный анализДерево решенийАдминистративный аудитПроверка самооценкиОбщий контроль качестваТЭОЭОТЭОБенчмаркингОрганизационное развитиеОрганизационное реинжиниринг
Количественное.
- Анализ временных рядов Модели инвентаризации корреляции Интегрированные производственные модели Числа выборки Индексные номера Динамическое программирование Линейное программирование Моделирование Теория очереди или Теория линий Теория графиков Решение
F) ПОДГОТОВКА ПРОЕКТА РУКОВОДСТВА
Как только вся информация в руководстве доступна, она будет интегрирована; Для такой деятельности требуется собрать всех участников презентации пособия, просмотреть содержание и презентацию каждого раздела.
a) Валидация
Проверенная информация о каждой области или административной единице должна быть предоставлена интервьюируемому лицу для подписания в соответствии с определенным пространством для этой цели; Вы должны убедиться, что информация является полной и понятной.
б) СТРУКТУРИРОВАНИЕ
После того, как информация, рассмотренная и подписанная каждой областью, собрана, участники, участвующие в представлении руководства, должны собраться, чтобы составить и интегрировать окончательный проект руководства.
Ж) ФОРМУЛИРОВАНИЕ РЕКОМЕНДАЦИЙ
Для того, чтобы выбрать наиболее жизнеспособные рекомендации, их стоимость, ресурсы, необходимые для их реализации, а также их преимущества и ограничения, принимаются во внимание.
а) ВИДЫ РЕКОМЕНДАЦИЙ
Содержание: общее сохранение той же органической структуры, функций, систем, процедур, персонала и форм.
Из устранения: подавление систем, замена форм, записей и отчетов, полное или частичное устранение процедур, потеря персонала, исчезновение областей или административных единиц и т. Д.
Дополнение: внедрение новой системы, увеличение количества операций в определенной процедуре, увеличение персонала или программ и т. Д.
Комбинация: вставить порядок применения рабочих программ, объединить порядок операций процедуры, объединить использование форм общего пользования с новыми формами и т. Д.
Слияние: группировка областей, административных единиц или людей под одним командованием, унификация форм, записей и отчетов и т. Д.
Модификация: изменения в процедурах или операциях, физическое перемещение персонала, оборудования или средств, перераспределение рабочих нагрузок, изменение форм, записей, отчетов и программ и т. Д.
Упрощение: сокращение шагов в процедуре, внесение улучшений в методы работы, упрощение форм, отчетов, записей, программ и т. Д.
Обмен: перенаправление функций, процедур, ресурсов, персонала или рабочих потоков между областями или организациями одной и той же группы или сектора.
b) ELABORACIÓN DEL INFORME
Para entregar los resultados del estudio es necesario redactar un informe, en el que además de exponer las razones que llevaron a obtenerlos, incorpore la información estratégica del proyecto que le permita a la alta dirección la toma de decisiones oportuna y correcta.
El informe consta de los siguientes elementos, generalmente:
Introducción: es el resumen del propósito, enfoque, limitaciones y el plan de trabajo.
Parte principal o cuerpo: sección donde se anotan los hechos, argumentos y justificaciones.
Conclusiones y recomendaciones.
Apéndices o anexos: inclusión de gráficas, cuadros y demás instrumentos de análisis administrativo que se consideren elementos auxiliares para apoyar la propuesta y recomendaciones.
H) ПРЕДСТАВЛЕНИЕ РУКОВОДСТВА ПО УТВЕРЖДЕНИЮ
После того, как руководство составлено надлежащим образом, руководитель проекта должен представить его в соответствующие органы на утверждение; Он соберет свою рабочую группу для последнего пересмотра документации, которая будет представлена.
a) На уровне управления
Рекомендуется, чтобы эта презентация начиналась с обобщенного документа, составленного на основе отчета, длина которого не превышает тридцати страниц, поэтому для его анализа требуется минимальное количество времени, чтобы оставить дополнительный период для объяснений. а также для обмена мнениями.
Si el tiempo de que se dispone es muy breve, el documento síntesis puede ser entregado a las autoridades correspondientes y hacer la presentación del manual exclusivamente con el apoyo de equipos de cómputo, láminas o audiovisuales, donde se destaquen los elementos más relevantes para el proceso de toma de decisiones.
El documento síntesis puede subdividirse en el siguiente capitulado:
- Введение: краткое описание причин, вызвавших необходимость подготовки пособия, механизмов координации и участия сотрудников в его разработке, а также цели и общее объяснение его содержания. Анализ организационной структуры: изложение генезиса и развитие организации, то есть наиболее значимые изменения, события и превратности, с которыми она столкнулась полностью или частично и которые повлияли на решение о подготовке руководства. Диагностика текущей ситуации: определение причин и / или проблем что послужило основанием для исследования и обосновывает изменения или модификации, предложенные в руководстве Предложения по улучшению: представление альтернативных действий для организации, преимуществ и недостатков, которые могут возникнуть, последствия изменений,а также результаты, которые, как ожидается, будут получены с помощью руководства.Стратегия реализации: объяснение последовательных шагов или запланированных этапов по внедрению руководства и мер административного улучшения, вытекающих из него. Аналогичным образом, каким образом будут внесены изменения, предвидя выдающиеся факторы действия областей, подразделений, механизмов и должностных лиц, участвующих в усилиях. такие как критерии и меры, которые могут быть приняты в каждом случае.способ внесения изменений, предвидя выдающиеся факторы действия областей, подразделений, механизмов и должностных лиц, участвующих в усилиях. Последующие действия, контроль и оценка: точность информационных механизмов, процесс контроля и оценки, а также критерии и меры, которые могут быть приняты в каждом конкретном случае.способ внесения изменений, предвидя выдающиеся факторы действия областей, подразделений, механизмов и должностных лиц, участвующих в усилиях. Последующие действия, контроль и оценка: точность информационных механизмов, процесс контроля и оценки, а также критерии и меры, которые могут быть приняты в каждом конкретном случае.
b) Руководящему органу В
соответствии с действующими положениями и / или политикой, предписанной руководителем организации, после того, как предлагаемое руководство будет рассмотрено и проанализировано на более высоком уровне, оно должно быть представлено совету директоров или его руководству. эквивалент для окончательного утверждения.
c) НА ДРУГИХ ИЕРАРХИЧЕСКИХ УРОВНЯХ
Воздействие на уровне департамента, офиса или области также может основываться на сводном документе, но всегда стараться сделать это наиболее доступным способом, чтобы облегчить его понимание. Это также послужит укреплению приверженности между всеми участвующими сторонами, что является основополагающим элементом для последующего мониторинга и оценки деятельности.
I) ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕ РУКОВОДСТВА
После того, как группа, ответственная за подготовку руководства, собрала и объединила наблюдения, возникающие на разных уровнях принятия решений, она должна координировать свою деятельность с подразделением или областью, которая управляет экономическими ресурсами, с тем чтобы ее можно было воспроизвести для распространения. и имплантация. Для этого руководитель проекта должен предоставить технические параметры для печатного дизайна. Хотя есть несколько вариантов сделать это, но наиболее приемлемые единицы измерения для этого типа документа:
- Используйте взаимозаменяемые форматы, чтобы облегчить их пересмотр и обновление. Что форматы имеют размер 28 × 21 см (размер букв). Графики или таблицы, которые по необходимости превышают размер букв, будут сложены до достижения этого размера. Используйте метод Одностороннее воспроизведение листов. Убедитесь, что разделение на разделы, главы, области и / или разделы разделено разделениями, на которых напечатано это имя. Что весь документ состоит из обложки, обложки, указателя или содержимого, введение и тело.
Обложка
Это обложка или внешняя сторона документа, целью которой является его идентификация с помощью следующих элементов:
- Официальное название организации Официальный логотип Общее название руководства по отношению к его содержанию Наименование административной единицы, ответственной за его подготовку и / или применение.
J) ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ РУКОВОДСТВА
Внедрение руководства представляет собой решающий момент для ощутимого преобразования предложений и рекомендаций в конкретные действия для повышения производительности, улучшения координации, оптимизации работы и стандартизации знаний об организационной динамике и компонентах.
a) МЕТОДЫ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ
Выбор метода для реализации административных процедур тесно связан со структурными элементами, такими как:
Тип ручного
покрытия
Ресурсы, назначенные
Технический уровень персонала
Организационный климат
Окружающая среда
В зависимости от этих переменных, альтернативы для их реализации:
- Мгновенный метод. Как правило, он наиболее часто используется, поскольку решение о подготовке административных руководств - в большинстве случаев - исходит из самых высоких уровней структуры организации, что придает им почти обязательный характер или обоснованность. Он также применяется, когда организация является новой, если она не включает в себя большое количество административных единиц, если она относительно проста, если она не включает в себя большой объем функций, систем или операций или если организация имеет надежную административную инфраструктуру. Метод пилотного проекта. Эта форма реализации предполагает применение содержания руководства только в одной части организации, чтобы измерить результаты, которые оно генерирует.
Выгода, которую он может принести, состоит в том, что он позволяет вносить изменения в уменьшенном масштабе, выполняя столько испытаний, сколько необходимо для определения осуществимости предложения.
Возможным недостатком этого метода является то, что не всегда возможно гарантировать, что то, что действительно для пилотных проектов, выделяет ресурсы и особое внимание, которое не может быть уделено всей организации.
Параллельный метод имплантации. Когда речь идет о руководствах с широким охватом, которые включают обработку большого количества информации или стратегического характера, значительного объема ресурсов или для обеспечения безопасности всей рабочей системы, этот метод используется, который включает в себя одновременную работу, конкретный период, как рабочей среды или традиционных условий, так и тех, которые должны быть выполнены. Это позволяет вносить изменения без создания проблем, поскольку новые условия действуют свободно до того, как старые будут приостановлены.
- Метод частичной имплантации или последовательных приближений. Этот метод, который очень полезен для реализации руководств, предусматривающих существенные изменения в обычных операциях, состоит из выбора части его содержимого или конкретных областей для внесения изменений без значительных изменений и выполнения следующего шага только после консолидации предыдущего., позволяя постепенное и контролируемое изменение. Сочетание методов. Это использование более чем одного метода для реализации руководства в зависимости от технических требований к его содержанию.
b) ДЕЙСТВИЯ ПО РЕАЛИЗАЦИИ РУКОВОДСТВА
Для того, чтобы сделать руководство известным, удобно определить программу для его презентации и, основываясь на действиях, установленных для этой цели, приступить к проведению переговоров, семинаров, форумов по принятию решений и любых других. тип события такого рода.
Также можно проводить встречи по повышению осведомленности, с помощью которых можно повысить доверие и сотрудничество персонала, так как с их помощью они сообщают о предлагаемых целях и преимуществах, которые могут быть в результате.
Параллельно следует проводить кампании по распространению через журналы, информационные бюллетени, брошюры, панели и любой другой информационный ресурс, который способствует признанию, особенно когда меры по улучшению могут оказать радикальное воздействие на организацию или на уровне группы или сектора.
К) ПЕРЕСМОТР И ОБНОВЛЕНИЕ
- Полезность административных руководств заключается в достоверности содержащейся в них информации, поэтому необходимо постоянно обновлять их посредством периодических проверок. Для этого удобно: Систематически оценивать меры административного совершенствования, вытекающие из реализации руководства, а также оперативные изменения, внесенные в организации. Установить календарь для обновления руководства.
a) ИНФОРМАЦИОННЫЕ МЕХАНИЗМЫ
Те, которые применяются на практике с целью установления соответствующих потоков, чтобы административная информация, касающаяся как реализации улучшений, так и реагирования на отклонения, могла доходить до областей и уровней, которые нуждаются в них, с быстротой и ясностью.
Для этого необходимо использовать установленную инфраструктуру, используя службы технической группы, отвечающей за подготовку руководства.
После того как параметры были определены для оценки поведения руководства, оперативно организация должна отслеживать действия через подразделение (я), ответственное за его применение, поддерживаемое комиссией, группой или подгруппой. предназначенный для этой цели.
Библиография
- Организация бизнеса, проектирование и анализ структурыFranklin fincowsky enrique benjamín México, fca - unam «Административные руководства: руководство по его разработке» Franklin fincowsky enrique Benjamín México, fca - unamSistemas административный Гомес-сежа, Мексика, Mc Graw Hill 1997
