Уровень контроля, существующий в организации, отражается в ее общих затратах. Независимо от того, по умолчанию или в избытке, организация, за прибыль или нет, подвергается затратам, которые могут быть очень высокими. Фундаментальный вопрос заключается в том, чтобы найти эту среднюю точку с точки зрения контроля, которая минимизирует издержки, прямо или косвенно создаваемые им.
Графическое представление затрат, соответствующих различным уровням контроля, имеет U-образную форму, что указывает на то, что при нулевом или низком уровне контроля мы имеем высокие затраты, и то же самое происходит с высокими или высокими уровнями контроля.
При отсутствии или низком уровне контроля организация несет расходы, связанные с отсутствием профилактических мер, высоким уровнем ошибок или ошибочными решениями, мошенничеством, растратами и большим количеством отходов. Отсутствие качества не только продуктов, но и процессов, многочисленных операций по переработке как продуктов, так и входных данных и внутренней информации, потери клиентов, совершения преступлений и отсутствия или отсутствия бюджетного контроля и управление, значительно увеличивающее расходы организации. Среди других примеров мы имеем потери, вызванные проблемами взыскания и безнадежными долгами, возникающими в результате оптимальной системы контроля в вопросах кредитования.Другой случай - отрицательные результаты найма персонала без принятия достаточных профилактических мер.
С другой стороны, превышение контроля, проявляющееся в проверках закупленных продуктов и расходных материалов, расходы на проверку процессов и продуктов, превышение бюрократических процедур, медлительность принятия решений в коммерческих вопросах, в конечном итоге отгоняет хороший бизнес, тратить возможности и тратить ресурсы из-за превышения контроля, всегда сопровождается избытком централизации решений.
Как и в организме человека, как недостаток определенных минералов, так и их избыток могут быть очень вредными, точно так же, как отсутствие и превышение контроля явно вредны для организаций.
Организация не может испытывать недостатка в контроле, но и не может стать жертвой избытка. Как добраться до уровня, позволяющего оптимально управлять при минимальных затратах? Некоторые возможные альтернативы следующие:
Передать контроль над ресурсами, как по качеству, так и по количеству, их поставщикам.
Внедрить компьютерные системы, которые генерируют автоматическое управление и сообщают об исключениях.
Установка «безошибочных» систем.
Применение политики делегирования функций и обязанностей, предоставление достаточных и необходимых полномочий работникам и работникам (расширение прав и возможностей).
Внедряя системы управления и принятия решений в исключительных случаях, используя преимущества максимально возможной стандартизации при принятии решений.
Применение анализа Парето при проведении контроля и анализа деятельности и процессов таким образом, чтобы сконцентрировать ресурсы на тех точках, которые больше всего влияют на затраты.
Постоянно и систематически оценивать, как с помощью внутреннего персонала, так и с учетом мнения клиентов и внешних консультантов, степень бюрократической сложности в процессах компании.
Упростите системы авторизации, применив бюджетную администрацию. После утверждения этих бюджетов расходы и их оплата будут производиться назначенным персоналом в рамках различных концепций и в соответствии с установленными сроками.
Оценка почасовой оплаты различных управленческих мероприятий. Если финансовый менеджер получает оклад в размере 10 000 долларов США в месяц и тратит 20% своего времени на подписание чеков, он не только создает «узкое место» при их авторизации, но и Стоимость указанного процесса высока, не считая стоимости чеков. Гораздо разумнее дать больше полномочий Казначею и определенному финансовому делегату Контролера, используя Систему бюджетного контроля (компьютеризированную).
После анализа становится ясно, что большинству компаний предстоит многое сделать, когда речь идет о снижении затрат, вызванных чрезмерным контролем. Чем больше контроля требуется, тем медленнее принимаются решения и решаются проблемы, чем больше документов и подписей требуется, тем больше чиновников отводится непродуктивной задаче, тем медленнее реагирует на требования клиентов, тем больше времени Требуется время для принятия новаторских мер, и тем больше ресурсов и времени теряется в волоките.
Дебюрократизация, телеработа и аутсорсинг операций - это методы, которые помогают в этой трудной задаче сокращения затрат, повышения конкурентоспособности и прибыльности организации.
