КОНЦЕПЦИЯ КОНТРОЛЯ И МОНИТОРИНГА В УПРАВЛЕНИИ ПРОЕКТАМИ
Контроль - это тривиальная деятельность, которая является частью повседневной жизни человека, сознательно или неосознанно. Основная цель контроля состоит в том, чтобы изменить поведение человека или контролируемого объекта. Следовательно, когда дело доходит до создания систем управления, важно спросить, какой тип изменения должен привести к поведению человека или объекта, подлежащего контролю. В случае административного контроля рассматривается в основном поведение человека. Поведение объектов, таких как компьютеры или другое оборудование, относится к области техники.
Контроль - это функция, которая выполняется с помощью параметров, которые были установлены до возникновения контролируемого явления, то есть механизм управления является результатом планирования и, следовательно, указывает на будущее. Система управления проектируется на основе будущих прогнозов и должна быть достаточно гибкой, чтобы допускать адаптации и корректировки, возникающие в результате расхождений между ожидаемым результатом и тем, который произошел.
Это означает, что контроль является динамической функцией не только потому, что он допускает корректировки, но также и потому, что он присутствует в каждой человеческой деятельности, обновляя себя цикл за циклом.
КОНТРОЛЬ В ПРОЕКТАХ
Существуют случаи, когда одни и те же ситуации повторяются в течение относительно длительного периода времени (постоянные планы) таким образом, что возможные случаи известны с достаточной степенью достоверности. Например, в случае повторяющихся операций, выполняемых в режиме онлайн или операций по требованию, когда параметры управления после их установки остаются стабильными в течение определенного периода времени, они изменяются только при попытке внести изменения в процесс. производство, в модели качества, на складе и т. д. В этом случае можно запрограммировать работу системы управления, то есть установить правила, чтобы она автоматически реагировала на часто возникающие ситуации, информируя нас только об исключительных событиях. Так,административный иск присутствует только в исключительных случаях.
Однако существуют случаи, когда последовательность действий должна выполняться только один раз, поэтому накопленный опыт не позволяет точно определить все возможные будущие ситуации. В этом случае проекты найдены. Планирование выполняется с более высоким уровнем неопределенности, и, естественно, это также отражается в параметрах контроля. В этом случае установленный контроль должен быть высокодинамичным, чтобы он сопровождал этап выполнения постоянно и на всех своих этапах, предоставляя постоянную информацию о реальной ситуации по различным переменным, чтобы агент мог оценить и принять решение. Что касается серьезности ошибок и принятия необходимых решений.
Принимая во внимание, что в рамках функций менеджера проекта необходимо направлять и контролировать выполнение операций таким образом, чтобы набор выполняемых действий соответствовал (по времени, стоимости и качеству) тому, что указано в проекте, это жизненно важно для полноценного развития любого проекта, чтобы у менеджера были полномочия, способности (лидерство, адаптация), чувство равновесия, изобретательность (импровизация) и отличная простота общения и скорость принятия решений и контроля задачи, принимая во внимание трудности, которые это подразумевает в случае проектов.
ТИПЫ УПРАВЛЕНИЯ
Хотя механизмы контроля всегда подчиняются общей концептуальной схеме, их можно классифицировать в зависимости от того, когда выполняется контрольное действие, следующим образом:
Направленный контроль
Механизм управления работает до того, как деятельность полностью завершена. В этом случае управление осуществляется непрерывно, а не в определенных точках, так что каждый элемент действия является результатом почти мгновенного исправления предыдущего действия.
Это то, что происходит, например, с водителем автомобиля, ориентируя его траекторию в соответствии с препятствиями на дороге. Промежуток времени между восприятием новой ситуации, оценкой исправления, которое необходимо сделать, решением и корректирующими действиями должны быть минимальными, под угрозой возникновения аварии.
В проектах этот тип контроля может осуществляться при структурировании системы, что позволяет непрерывно контролировать различные факторы.
Контроль утвержден - не удалось
В этом случае контрольный получатель проходит проверку после выполнения определенных действий. В случае одобрения допускается следующая деятельность. Если есть исправление, процесс окончательно прерывается или пока исправления не исправлены.
Это типичный случай контроля качества. Часть производственной линии периодически проверяется, что осуществляется в соответствии с техническими условиями, установленными органом, ответственным за технический дизайн продукта. При осмотре деталь освобождается для следующей операции. В случае неудачи ее направляют в оздоровительный лагерь, если это возможно. Когда последнее не происходит, часть отбрасывается.
В проектах происходит нечто подобное, если этот контроль выполняется и в некоторых действиях обнаруживаются сбои, рекомендуется правильно направить его (-ы), чтобы в дальнейшем проблемы не появлялись.
Постоперационный контроль
Механизм управления включается только после окончания всей операции. Информация для корректирующих действий в этом типе контроля будет использоваться только в будущем периоде (проекте), когда начинается планирование нового цикла действий.
Это происходит, например, при окончательной оценке тренировочного курса или когда тренер футбольной команды оценивает результаты своих игроков после игры. Этот тип контроля также используется с целью вручения призов и поощрений агентам, которые участвовали в мероприятии.
Эти меры контроля могут осуществляться внутри проекта (внутренний контроль) или через внешние по отношению к проекту фирмы, специализирующиеся на контроле (внешний контроль).
Стоит отметить, что эти три типа контроля не являются взаимоисключающими, а скорее должны быть взаимодополняющими. Решение об использовании изолированного типа управления или комбинации вышеупомянутых типов является функцией природы управляемой системы и уровня сложности, который предполагается ввести в механизмы управления. В некоторых случаях подрядчики требуют проведения внешнего контроля над проектом, чтобы обеспечить его надлежащее выполнение.
ПРОЦЕСС КОНТРОЛЯ
Контроль и его результаты могут быть проанализированы с разных точек зрения. С административной точки зрения контроль состоит из набора действий, выполняемых агентом, чтобы действия выполнялись как можно ближе к первоначальному плану. Эти действия подчиняются определенной последовательности, составляющей процесс управления, последовательность которой показана на рисунке 1. Процесс описан ниже:
Определение параметров контроля
Параметры (цели и задачи) - это элементы, которые позволяют системе управления определять, ведут ли действия получателя в направлении желаемой ситуации. Определение этих параметров происходит в процессе планирования, на этапе, на котором определяются определенные компоненты системы управления. В это время планирование и контроль слияния. Определение параметров должно предусматривать запас нормальности, то, что система управления действует только тогда, когда этот запас превышен любым из своих пределов, меньшим или большим. Установка этих параметров представляет собой серьезную проблему для правильного функционирования системы управления и, следовательно, для достижения желаемой цели,Для определения нереальных целей и задач можно ориентировать поведение получателя в направлении, полностью противоречащем пожеланиям администрации.
Измерение результатов
Каждая система управления должна иметь средства для проверки результата каждого действия. Эта проверка может быть представлена в количественной форме, например: количество посевных площадей. Когда прямая количественная проверка невозможна, предпринимаются попытки провести ее субъективно. Однако, поскольку эта модальность подвержена деформациям, вносимым лицом, выполняющим проверку, ее значение является относительным.
Оценка ошибок
Оценка состоит из сравнения результатов, которые должны были быть получены, и результатов, которые были фактически получены. Из-за присущей неопределенности планирования и сложности работы над проектами, то, что было сделано, редко выполняется с тем, что запланировано. Таким образом, необходимо определить величину проверенной разницы и ее последствия для процесса выполнения плана.
Определение исправлений
После того, как ошибка была проверена и оценена ее серьезность, возникает необходимость проанализировать возможные существующие решения и выбрать наиболее подходящее.
Исполнение исправлений
Найденные решения должны быть переведены на соответствующий язык для лица, ответственного за их исполнение, и с более высокой степенью детализации с учетом иерархического уровня исполняющего агента.
Процесс управления проектом
ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ
Контроль является административной деятельностью и, как и другие, осуществляется на основе информации, которая должна быть не только точной, но и своевременно доступной. Неточная информация в нужное время так же полезна, как и точная информация, предоставляемая, когда она больше не нужна.
В цикле управления есть два характерных потока информации, обычно называемые обратной связью. Первый поток выполняет отношение в направлении приемника к агенту и передает значения, соответствующие выполненным измерениям. Агент, наделенный полномочиями принимать решения, оценивает и принимает решения относительно исправлений, которые должны быть сделаны. Для их выполнения необходимо доставить их к исполняющему агенту локально. То есть был запущен второй поток обратной связи, который работает в направлении агента к приемнику.
Для того чтобы эти потоки работали должным образом, необходимо, чтобы на этапе планирования были предусмотрены соответствующие каналы для распространения этой информации. Учитывая, что не только планирование, но и выполнение и контроль осуществляются через различные иерархические уровни, эти каналы должны быть спроектированы таким образом, чтобы внимание уделялось этим различным уровням и чтобы информация, передаваемая через них, агрегировалась совместим с иерархическим уровнем агента, который будет его использовать.
Рисунок 2 иллюстрирует концепцию обратной связи на различных иерархических уровнях.
Обратная связь на различных иерархических уровнях
Этот аспект очень важен в проектах, так как, если достаточный поток информации не представлен в обоих направлениях (получатель-агент и агент-получатель), вероятно, контроль будет оставлен из-за того, что было указано выше. о необходимости иметь точную информацию в нужное время.
МЕХАНИЗМ УПРАВЛЕНИЯ (МОНИТОРИНГ)
Механизм контроля направлен на то, чтобы обеспечить мониторинг выполнения Комплексного проекта и внесение исправлений, которые будут получены в результате опыта, полученного в ходе его реализации. Включает в себя: физический, финансовый, временной, институциональный, объективный контроль.
Речь идет о разработке программы или системы, которая позволяет разработать не только эффективный контроль над физическим прогрессом проекта, а также за финансовым прогрессом и даже более того, чтобы в каждый момент можно было установить взаимосвязь время / стоимость или цель / стоимость. Также возможно, в некоторых случаях, добиться институционального контроля посредством достигнутых результатов.
Для реализации совершенной системы управления существуют ограничения, такие как:
- Персонал: Трудность в обучении персонала, что часто вынуждает избегать большей сложности в разрабатываемой системе. Услуги: Адекватные услуги, такие как офис обработки данных, не всегда доступны. Время: совершенная система управления требует времени для ее реализации, что не всегда возможно. В общем, очень мало времени для программирования различных этапов проекта. Стоимость: стоимость контроля является ограничивающим фактором в отношении системы, которая будет разработана. Стоимость имеет тенденцию к снижению в крупных проектах и с использованием все более эффективных программ.
МЕТОДИКА
- ФИЗИЧЕСКИЙ КОНТРОЛЬ: Основным инструментом физического контроля является сетевая техника. Среди них есть:
- Интегрированная сеть PERT / CPM / ROY: Если вам необходимо выполнить интеграцию (несколько областей, несколько подпроектов, несколько проектов и т. Д.), Предпочтительно использовать ROY (блочную сеть). Расписание Ганта: оно будет содержать, помимо продолжительности действий, общую и свободную игру, соответствующую каждому из них.
Выше приведены лишь некоторые из инструментов, используемых для мониторинга проектов. В настоящее время существуют различные программные пакеты для более эффективной разработки, контроля и управления проектами.
- ФИНАНСОВЫЙ КОНТРОЛЬ: В нем должны быть приняты во внимание такие аспекты, как: инвестиции, бюджет, платежи и т. Д. Важно иметь подробный мониторинг финансов проекта, в конце концов, прямой жертвой в случае возникновения отрицательных отклонений, в большинстве случаев, является исполнитель работы. ОЦЕНКА ЦЕЛЕЙ: Это делается с учетом краткосрочной и долгосрочной перспективы, в этом смысле использование индикаторов управления используется в качестве ключевого инструмента на финансовом, технологическом и социальном уровне.
- ИНСТИТУЦИОНАЛЬНЫЙ КОНТРОЛЬ: Для проведения мониторинга в институциональном плане обычно привлекается внешняя компания, поэтому объективные правила и субъективные оценки для нее не представлены. Институциональный контроль в основном состоит из разработки мер, которые обеспечивают эффективную и оперативную координацию между различными организациями для достижения конечной цели. Основными мерами, которые следует соблюдать, являются, среди прочего, улучшение основных руководств по правилам и процедурам, операциям, служебному коду.
- ЦЕЛЬ БАЛАНСА / СТОИМОСТЬ ИЛИ ВРЕМЯ / СТОИМОСТЬ: Для разработки этого элемента управления должны быть разработаны индикаторы, которые устанавливают взаимосвязь между временем, потраченным на достижение деятельности (или достигнутыми целями), и фактически понесенными расходами.
Индекс состояния является одним из наиболее часто используемых в этом элементе управления, он предоставляет информацию о: соотношении времени и затрат для данной даты, времени и затрат на завершение программы, областях, которые представляют критические условия, среди прочих. Его математическое выражение определяется так:
SI = (DR / DP) * (P / GR)
Куда:
SI: индекс состояния; DR: фактическая продолжительность; DP: запрограммированная продолжительность; П: бюджет; GR: фактические расходы.
Если результат индекса равен 1,00, говорят, что проект выполняется в соответствии с планом и графиком; в то время как результат менее 1,00 будет представлять собой задержку, и наоборот, с результатом более 1,00.
Тот факт, что в проектах осуществляется хороший контроль, ведет к более эффективному использованию и более эффективному использованию как физических, так и финансовых ресурсов, включая людские ресурсы. Это указывает на важность, которую эта часть управления должна иметь в любом типе проекта, поэтому следует стремиться к внедрению структуры, направленной на улучшение мониторинга и контроля, с целью оптимизации ресурсов и минимизации потерь.
Скачать оригинальный файл
