Контроль в рамках административного процесса

1. введение

Слово администрация происходит от латинского «ad» и означает выполнение функции под командованием другого лица, то есть предоставление услуги другому. Однако значение этого слова претерпело радикальную трансформацию.

Текущая задача администрации состоит в том, чтобы интерпретировать цели, предложенные организацией, и трансформировать ее в организационные действия посредством планирования, организации, направления и контроля всей деятельности, осуществляемой в областях и на уровнях компании, чтобы достичь таких целей наиболее подходящим для ситуации образом.

Контроль - это элемент административного процесса, который включает все действия, которые предпринимаются для обеспечения того, чтобы фактические операции совпадали с запланированными операциями. Все менеджеры организации обязаны контролировать; Например, они должны провести оценку эффективности и предпринять необходимые шаги, чтобы минимизировать неэффективность. Таким образом, контроль является ключевым элементом в администрировании.

В этом отчете контроль будет развиваться как фаза административного процесса, анализируя различные определения, используемые администраторами, такими как Стоунер, Файоль, Роббинс и др.; изучая его значение, его классификацию и показатели деятельности. Мы также включим изучение 5 практических примеров, представленных компанией "Bikesports CA" в ее отделы администрирования, дизайна, производства, финансов и маркетинга.

Основная цель данной работы - изучить контроль как ключевой элемент администрирования, который позволяет своевременно выявлять ошибки и своевременно исправлять ошибки, применяя соответствующие механизмы контроля для каждого случая.

2. Контроль как фаза административного процесса

На протяжении всей нашей жизни мы участвуем в ряде организаций, будь то формальных или неформальных, целью которых является достижение общей цели с помощью различных установленных планов и с помощью имеющихся у нас ресурсов. Именно в этот момент рождается чувство управления, то есть процесс, осуществляемый членами организации для достижения ее целей.

Администрирование в формальном смысле это то, что осуществляется в компании. Он имеет четыре конкретные функции: планирование, организация, руководство и контроль; Они в группах известны как административный процесс и могут быть определены как различные функции, которые должны выполняться для достижения целей с оптимальным использованием ресурсов.

Этот процесс осуществляется следующим образом:

Как можно видеть, эти четыре функции не являются независимыми друг от друга, а взаимодействуют друг с другом для достижения целей организации.

1. Определение контроля

Контроль - это административная функция, по которой оценивается эффективность.

Для Роббинса (1996) контроль можно определить как «процесс регулирования деятельности, обеспечивающей ее выполнение в соответствии с планом и исправление любого значительного отклонения» (стр. 654).

Однако Стоунер (1996) определяет это следующим образом: «Административный контроль - это процесс, который обеспечивает соответствие реальной деятельности запланированным» (стр.610).

В то время как для Fayol, цитируемого Melinkoff (1990), контроль «состоит в проверке, все ли выполнено в соответствии с принятой программой, отданными приказами и административными принципами… Его цель состоит в том, чтобы указывать на ошибки и ошибки, чтобы Вы можете починить их и избежать их повторения ». (С.62).

Анализируя все вышеупомянутые определения, мы отмечаем, что элемент управления имеет определенные элементы, которые являются основными или существенными:

• Во-первых, должен осуществляться процесс надзора за осуществляемой деятельностью.

• Во-вторых, должны быть установлены стандарты или схемы для определения возможных отклонений от результатов.

• В-третьих, контроль позволяет исправлять ошибки, возможные отклонения в результатах или выполненных действиях.

• И, наконец, посредством процесса контроля должны быть запланированы действия и цели, которые должны быть выполнены, после внесения необходимых исправлений.

В заключение, мы можем определить контроль как функцию, которая позволяет контролировать и сравнивать полученные результаты с первоначально ожидаемыми результатами, а также гарантировать, что направленное действие выполняется в соответствии с планами организации и в пределах организационная структура.

2. Важность контроля в рамках административного процесса

Контроль направлен на оценку и корректировку выполнения подчиненных действий, чтобы гарантировать, что цели и планы организации выполняются.

Из этого можно сделать вывод о том важном значении, которое имеет контроль, поскольку только с помощью этой функции мы сможем определить, соответствует ли то, что было сделано, тому, что было запланировано, и, если есть отклонения, выявить ответственных и исправить эти ошибки.

Однако следует помнить, что должен существовать не только последующий контроль, но и, как и подход, он должен быть, по крайней мере частично, задачей прогнозирования. В этом случае прошлое можно изучить, чтобы определить, что произошло и почему стандарты не были достигнуты; Таким образом, могут быть приняты необходимые меры, чтобы в будущем не допустить ошибок прошлого.

Кроме того, поскольку контроль является последней из функций административного процесса, он замыкает системный цикл, предоставляя обратную связь относительно значительных отклонений от запланированной производительности. Обратная связь соответствующей информации от контрольной функции может повлиять на процесс планирования.

3. Типы контроля

Терри (1999) в своей книге «Принципы администрирования» раскрывает три типа контроля: предварительный, одновременный и обратный контроль.

Предварительный контроль, этот тип контроля осуществляется до начала операций и включает в себя создание политик, процедур и правил, предназначенных для обеспечения надлежащего выполнения запланированных действий. Вместо того, чтобы ждать результатов и сравнивать их с целями, можно оказывать контролирующее влияние, ограничивая деятельность заранее.

Они желательны, потому что они позволяют руководству избегать проблем, а не исправлять их позже, но, к сожалению, этот тип контроля требует времени и точной и своевременной информации, которую зачастую трудно разработать.

Например, менеджер по продажам в конкретном магазине может иметь политику, согласно которой любые изменения цен относительно опубликованных цен должны быть в письменной форме разрешены менеджером, т.е. изменить какую-то цену. При этом видно, что менеджер по продажам сохраняет контроль в своем отделе с помощью существующих политик, сотрудники которых должны соблюдать его большую работу.

Параллельный контроль, этот тип контроля имеет место на этапе действия по выполнению планов и включает в себя направление, мониторинг и синхронизацию действий по мере их возникновения, другими словами, они могут помочь обеспечить выполнение плана в конкретное время и при требуемых условиях.

Наиболее известной формой одновременного контроля является прямой контроль. Когда администратор непосредственно контролирует действия сотрудника, он может одновременно проверять действия сотрудника и исправлять любые проблемы, которые могут возникнуть.

Например, большинство компьютеров запрограммированы на немедленное реагирование операторов при возникновении ошибок. Если вы введете неправильную команду, элементы управления программы отклонят команду и все еще могут сказать вам, почему это ошибка.

Контроль обратной связи, этот тип контроля фокусируется на использовании информации из предыдущих результатов для исправления возможных будущих отклонений от приемлемого стандарта.

Контроль обратной связи подразумевает, что некоторые данные были собраны, проанализированы, а результаты возвращены кому-то или чему-либо в контролируемом процессе, чтобы можно было вносить исправления.

Основным недостатком этого типа управления является то, что к тому времени, когда администратор располагает информацией, ущерб уже нанесен, то есть он выполняется после действия.

Например, у вас есть компания, имеющая 3 филиала по всей стране: филиал A, филиал B и филиал C. Генеральный директор обнаружил, что в филиале A есть серьезные финансовые проблемы, в то время как другие два его филиала работают правильно. Именно здесь менеджер должен решить, является ли эта информация достаточной причиной, чтобы закрыть указанную ветку или изменить стратегии, которые он внедрял.

4. Контроль областей деятельности

Контроль имеет много областей эффективности, все отделы, на которые разделена организация, должны контролироваться, поэтому области эффективности зависят от существующих отделов в компании.

Среди областей контроля внутри организации:

• В производственной зоне находится контроль качества. Это заключается в проверке качества (веса, стойкости, консистенции, цвета, вкуса и т. Д.), Чтобы убедиться, что они соответствуют некоторым заранее установленным стандартам. Это может быть необходимо на одном или нескольких этапах, от начала, процесса и всех этапов до конечного продукта. Раннее обнаружение дефектной детали или процесса может сэкономить стоимость дополнительной работы с продуктом.

• Существует также контроль информации. Чтобы способствовать правильному принятию решений администратором, должна быть доступна точная, своевременная и полная информация. Чтобы получить его таким образом, организация должна иметь технологически современные и эффективные системы, поскольку они могут помочь быстрее решить проблему.

Следовательно, можно сказать, что контроль информации состоит из проверки того, что эта информация является правдивой и проверяемой, что позволяет администраторам быть более эффективными и действенными в принятии решений.

• Внутри компании должен быть другой тип контроля, такой как контроль затрат. Одна из задач хорошего администратора - сэкономить на расходах, то есть не понести больших затрат на производство. Контроль затрат состоит в поиске причины отклонений в стандартных затратах на единицу. Менеджер может задать себе разные вопросы: были ли повышены цены на материалы? Эффективно ли используется труд? Требуется ли дополнительное обучение сотрудников? Старшее руководство должно определить, где находится контроль.

• В дополнение к вышеупомянутым элементам управления мы можем говорить о контроле корреспонденции. Во всех компаниях разрабатываются правовые документы, которые в некоторых случаях адресованы другим национальным и международным организациям, в основном составленным юридическим персоналом компании. Этот тип контроля состоит из тщательной проверки этих документов, потому что эти заявления несут с собой большой престиж и авторитет организации.

3. БИКЕСПОРТ CA

Это компания, основанная Энрике Авила-Аристимуньо в 1992 году. Она отвечает за производство и оптовую продажу горных велосипедов трех размеров (20, 24 и 26). В 1994 году компания сумела стать одной из лучших в отрасли, с годовым объемом производства 30 000 единиц и объемом продаж, который превысил 85 миллионов боливаров. Спустя 5 лет г-н Энрике Авила-Аристимуньо, который в течение этого года был президентом компании, умер, оставив его в руках своих двух сыновей, которые в 2000 году решили продать его американской фирме под названием AMF Corporation. Эти новые владельцы решают переделать всю функциональную организационную схему, чтобы она соответствовала другим существующим в мире филиалам. Эти изменения принесли последствия на всех уровнях организации.

Дело № 1 в конструкторском отделе

Рамы велосипедов, разработанные специалистами в данной области, были изготовлены из очень тяжелого материала. Менеджер по продажам получил несколько жалоб на вес велосипедов, отметив, что это стало причиной снижения продаж.

ПЕРЕМЕННАЯ: Продажи снизились в результате использования очень тяжелого материала на раме велосипеда.

Альтернатива 1:

Создайте раму из другого материала (алюминия), который легче и обеспечивает более высокую скорость и комфорт для водителей.

преимущество

Алюминий, помимо обеспечения меньшего веса, является экономичным материалом для компании. С этим новым дизайном, потребности потребителей, включая спортсменов, будут удовлетворены. Внедрены инновации, которые позволят компании превзойти своих конкурентов.

Недостатки

Долгосрочная мера, так как необходимо провести несколько тестов производительности нового продукта. Увеличение стоимости продукта, так как в дополнение к раме необходимо также заменить тормоза, поскольку они рассчитаны на вес старого велосипеда.

Альтернатива № 2

Полностью переработать велосипед с более инновационным дизайном, который также имеет меньший вес, но имеет больший комфорт, добавляя подвеску в резин, лучшие сиденья, привлекательные цвета и т. Д. Все это для того, чтобы сделать продукт более привлекательным для публики.

преимущество

Большая вариативность моделей для удовлетворения вкусов потребителей. Он устанавливает уровень конкуренции с другими производителями в этой области. Этот новый дизайн приведет к увеличению продаж.

Недостатки

Это долгосрочная альтернатива, потому что тесты необходимы для подтверждения ее приемлемости на рынке. Производит увеличение стоимости продукта для дополнительных аксессуаров. Это производит изменения в сборочной линии.

Альтернатива № 3

Купите рамы, уже построенные у другой компании, таким образом, Bikesports позаботится только о сборке велосипеда.

преимущество

Это сэкономило бы время и заняло бы производство велосипеда. Из множества предлагаемых компанией, которые мы собираемся купить, вы можете выбрать те, которые лучше всего соответствуют потребностям Bikesports.

Недостатки

Это создает больше производственных затрат. Bikesports станет зависимой компанией, таким образом теряя доверие со своими клиентами. Стоимость продукта увеличивается, что может снизить продажи.

Решение сделать

Наиболее выгодным вариантом для компании является альтернатива № 2, поскольку внедряется новая модель велосипеда, которая дает потребителям несколько вариантов при совершении покупки. Несмотря на то, что стоимость продукта возрастает, будущие доходы будут увеличиваться и обеспечат нам хорошие позиции на рынке.

Дело № 2 в производственном отделе

Ошибочно надевая велосипеды Rin 26, тормозные колодки велосипедов Rin 20. Менеджер по продажам получил жалобы на то, что велосипеды имеют низкую эффективность торможения и стали причиной несчастных случаев людей, которые их водят.

ПЕРЕМЕННАЯ: произошло снижение продаж из-за неудовлетворенности клиентов эффективностью торможения, вызванной ошибкой в сборке.

Альтернатива 1

Неправильно меняйте расставленные шипы на более крупные, соответствующие размеру велосипеда.

преимущество

Большая эффективность в торможении будет достигнута. Мы избегаем несчастных случаев и жалоб от пользователей. Там будет большая надежность в качестве продукта со стороны клиентов.

Недостатки

Увеличение стоимости велосипедов, в связи с внесенными изменениями. Задержка в производстве из-за смены шпилек.

Альтернатива № 2

Полностью поменяйте систему резиновых упоров на систему тормозных дисков, которая соответствует размерам велосипедов.

преимущество

Лучший дизайн велосипеда. Это изменение в тормозной системе привлечет новых клиентов. Большая надежность при торможении. Аварий можно было бы избежать, потому что эта система обеспечивает большую безопасность, чем резиновые наконечники. Для экстремальных спортсменов эта система дает большую уверенность, что позволит увеличить продажи. Дисковые тормоза более долговечны, чем резиновые проушины.

Недостатки

Увеличить стоимость производства. Запчасти для этой тормозной системы стоят дороже. Рама должна быть переработана в том месте, где установлена эта тормозная система.

Альтернатива № 3

Создайте несколько новых универсальных резиновых блоков, то есть они будут работать с тремя типами полосканий, используемых велосипедами, предлагаемыми Bikesports.

преимущество

Одна модель шпильки будет использоваться для трех типов колец. Это обеспечит большую надежность и безопасность при торможении.

Недостатки

Это увеличивает производственные затраты, поскольку для создания новых шипов необходим еще один более стойкий материал. Это изменение в велосипедах не сделало бы их более заметными для потребителей.

Решение сделать

Альтернатива № 2 является наиболее подходящей для нужд компании, поскольку в нее вносятся значительные изменения, которые улучшают качество наших велосипедов, делают их более привлекательными для покупателей и увеличивают продажи, ставя нас выше наших конкурентов., Дело № 3 в финансовом отделе

Из-за изменений в дизайне и производстве велосипедов, компания столкнулась с рядом расходов, которые было трудно покрыть из-за снижения продаж. Финансовый менеджер определяет проблему и сообщает об этом руководству.

ПЕРЕМЕННАЯ: из-за небольшого количества зарегистрированных продаж было невозможно покрыть расходы, произведенные в отделах производства и проектирования, что приводит к остановке производства из-за нехватки бюджета.

Альтернатива 1

Подать заявку на кредит в финансовом учреждении для покрытия расходов.

преимущество

Расходы, связанные с изменениями, внесенными в велосипеды, могут быть покрыты. Увеличение производства. Хотя это решение принесет нам будущие долги, они могут быть покрыты увеличением продаж, которого мы хотим достичь.

Недостатки

Эта альтернатива принесет больше долгов компании. Повышение процентных ставок приведет к увеличению суммы, подлежащей выплате, и, если желаемый уровень продаж не будет достигнут, это может иметь негативные последствия для целей компании.

Альтернатива № 2

Акции компании могут быть проданы для финансирования расходов и диверсификации капитала.

преимущество

Необходимые деньги будут получены для покрытия расходов. Новые партнеры могут вносить идеи на благо организации. Обязательства будут разделены между партнерами.

Недостатки

Компания перестанет иметь единого владельца и станет несколькими людьми. Прибыль, полученная за период, будет разделена между каждым из партнеров.

Альтернатива № 3

Чтобы покрыть расходы, можно использовать вариант сокращения персонала.

преимущество

Это помогло бы покрыть производственные затраты, и таким образом компания может продолжить свою деятельность.

Недостатки

Такое сокращение персонала повлечет за собой расходы на оплату ликвидации. Произойдет сокращение рабочей силы, замедление производства.

Решение сделать

Альтернатива № 1 является наиболее благоприятной для организации, поскольку средства собираются для покрытия производственных и проектных расходов за счет кредита. Компания остается в руках тех же владельцев, и с увеличением продаж можно погасить долг и получить прибыль.

Дело № 4 в отделе маркетинга

Компания наняла рекламную компанию для продвижения своей новой модели велосипеда с инновационными изменениями. Менеджер по маркетингу определил, что реклама была неправильно направлена и что сектор, который хотел получить от рекламы, не был выгодно привлечен, что привело к снижению продаж.

Переменная: продажи снизились в результате использования плохо разработанной рекламы.

Альтернатива 1

Дизайн новой рекламы, предназначенной для подходящих покупателей (спортсменов, детей и др.).

преимущество

Большая демонстрация продукта происходит. Увеличение продаж будет достигнуто. С помощью этой новой рекламы вы выиграете сектор, который хотите привлечь (включая спортсменов).

Недостатки

Там будет увеличение рекламных расходов.

Альтернатива № 2

Проводите спортивные мероприятия, которые позволяют активно продвигать продукт, такие как велосипедные соревнования, в которых рекламируется новая модель велосипеда.

преимущество

Это повысило бы привлекательность потребителей к товару. Сокращение рекламных расходов будет достигнуто, потому что спонсоры могут быть привлечены к сотрудничеству с расходами. Это можно сделать в нескольких городах страны. Клиенты или покупатели знакомятся с продуктом и с компанией. Вы сможете выиграть сектор, который хотите привлечь.

Недостатки

Отсутствие спонсоров может привести к тому, что мероприятие не состоится, потому что это повлечет за собой большие расходы для компании.

Альтернатива № 3

Может быть подписано соглашение с компанией по производству увлажняющих и энергетических напитков, которая продвигает наши велосипеды посредством конкурсов, давая одному из них приз.

преимущество

Реклама велосипеда будет достигнута. Это продвижение будет целенаправленным, поскольку велосипед будет связан с энергетическими напитками, которые потребляют спортсмены.

Недостатки

Продолжительность рекламы будет ограничена, продвигая велосипед до момента вручения приза. Эта альтернатива не может быть реализована без достижения соглашения с компанией по производству напитков. Это могло привлечь только внимание спортсменов, без интереса к другим секторам, которые хотят победить.

Решение сделать

Альтернатива № 2 обеспечивает более широкий контакт с потребителями, потому что реклама осуществляется через мероприятия, которые позволяют участвовать клиентам и потенциальным покупателям. Таким образом, увеличивается объем продаж и привлекается тот сектор, который вы хотите выиграть.

Дело № 5 в административном отделе

Из-за изменений в тормозной системе велосипеда был сделан заказ на диски от японской компании. Эта компания сообщила, что заказ прибудет на одну неделю позже. Руководитель производства уведомил администратора, что производство велосипедов с дисковыми тормозами было приостановлено из-за нехватки материала.

Переменная: Производство было приостановлено из-за задержки в заказе дисков.

Альтернатива 1

Заказывайте диски у национальной компании, чтобы решить проблему в кратчайшие сроки, чтобы продолжить производство.

преимущество

Проблема будет решена немедленно, что позволит возобновить производство. Это не приведет к потерям в продажах.

Недостатки

Затраты на производство увеличатся. Мы рискуем потерять доверие наших клиентов, потому что будут использоваться национальные запасные части, а качество продукта будет снижаться.

Альтернатива № 2

Позвоните в один из зарубежных филиалов компании и разместите заказ на предварительно собранные велосипеды для выполнения заказов клиентов.

преимущество

Запросы клиентов будут выполнены. Качество велосипедов не будет снижено.

Недостатки

Транспортные расходы будут оплачены за передачу товара. Это увеличило бы цену продукта.

Альтернатива № 3

Изготовляйте велосипеды с системой шипов только в течение времени, необходимого для прибытия тормозных дисков.

преимущество

Заказ на велосипеды с тормозами будет доставлен вовремя. Эта альтернатива не создает дополнительных расходов для компании, поскольку они будут покупать диски или заказывать велосипеды за границей.

Недостатки

Клиенты, привыкшие покупать велосипеды с дисковым тормозом, не будут удовлетворены, так как производятся только те, у кого есть тормозные рычаги, и несколько клиентов будут потеряны из-за отказа заказать дисковые велосипеды.

Решение сделать

Альтернатива № 2 - это то, что лучше всего подходит для нужд компании, поскольку качество продукта не меняется. Кроме того, доверие и уверенность не теряются для клиентов, привыкших покупать велосипеды с дисковым тормозом. Несмотря на то, что транспортные расходы генерируются, а цена немного увеличивается, компания не теряет своих позиций на рынке и удовлетворяет покупателей.

4. Заключение

Контроль является очень важным элементом в любой организации, поскольку именно он позволяет оценивать результаты и знать, соответствуют ли они планам и целям, которых компания хочет достичь.

Только с помощью этой функции могут быть выявлены ошибки, выявлены ответственные и исправлены ошибки, так что организация находится на правильном пути.

Контроль должен осуществляться на любом уровне организации, тем самым гарантируя, что цели в нем достигнуты. Но необходимо уточнить, что контроль должен осуществляться не только в конце административного процесса, но, наоборот, он должен осуществляться совместно, мероприятия осуществляются таким образом, чтобы таким образом они решались более эффективно и с наименьшими затратами. возможно время появления всех отклонений.

5. Библиография

• Роббинс, Стивен и де Ченцо, Дэвид. Основы администрирования, концепции и приложений. Мексика, 1996 г.

• Терри, Джордж и Фланклин, Стивен. Принципы администрирования. Континентальная редакция. Мексика, 1999.

• МЕЛИНКОФФ, Рамон. Административные процессы. Издательство Панапо. Каракас, 1990.

• Роббинс, Стивен и Коултер, Мэри. Администрация. Пятое издание. Мексика, 1996 г.

• Стоунер, Джеймс; ФРИМАН Р. и ГИЛЬБЕРТ Д. Администрация. Шестое издание. Мексика, 1996 г.

Скачать оригинальный файл