Введение
Планирование считается одной из важнейших функций административного процесса, поскольку оно включает выбор альтернативных направлений действий. Поэтому планирование не только становится основной функцией для тех, кто осуществляет администрирование в любой организации, но также и другие функции административного процесса должны проявлять это.
Таким образом, администратор должен организовать, направить и контролировать, чтобы гарантировать достижение целей и задач в соответствии с планом.
В рамках планирования осуществляется выбор организационных целей, а также определение средств для их достижения. Поэтому планирование следует рассматривать как функцию, которая изучает условия настоящего и будущего окружения, в котором будут разрабатываться запланированные решения и действия.
Между тем, функция управления заключается в том, что выполняется измерение того, что делается против того, что установлено в планах. Это также подразумевает исправление отклонений, чтобы обеспечить достижение целей, установленных в функции планирования.
Выполняя план, мониторинг поможет измерить прогресс, определить отклонения, если они возникнут, и указать корректирующие действия.
Природа и цель планирования
Из всех функций административного процесса следует понимать, что планирование является основным, из этого можно будет установить саму суть любой организации, ее цели и задачи, а также то, каким образом они могут быть достигнуты.
Планирование включает выбор между различными направлениями деятельности для организации в целом и для каждого отдела или области. Он устанавливает с помощью планов, выбора организационных целей и целей департамента, а также пути их достижения.
Планирование предполагает принятие решения заранее, отвечая на следующие вопросы; Что делать? Как и когда это сделать? а кому это делать? поэтому он отвечает за создание основ, которые помогут организации добраться туда, куда она хочет.
Следовательно, понятно, что планирование - это сложная и интеллектуальная функция; это требует установления направлений действий и обоснования, на которых основываются решения.
В настоящее время большинство организаций любого типа более тщательно планируют будущее, принимая во внимание больше аспектов своей деятельности. Теперь они меньше полагаются на интуицию или удачу и делают это при анализе переменных среды.
Составить хорошее планирование; Чтобы сформулировать планы, которые не приводят к провалу, это должно осуществляться на основе теорий и принципов, поскольку именно благодаря пониманию основ может быть достигнут успех.
Основные аспекты планирования
Вклад в цели и задачи
Основное намерение каждого плана состоит в том, чтобы сделать возможным и способствовать достижению целей и задач организации.
Примат планирования
На практике все функции административного процесса направлены на оказание помощи в достижении организационных целей, однако именно функция планирования устанавливает цели, которые необходимы для руководства всеми усилиями группового сотрудничества, поэтому планирование предшествует на выполнение всех других функций.
Прежде чем администратор установит отношения внутри организации, определите ресурсы, которые будут необходимы - личные, финансовые, технологические, операционные - укажите, с какой точки зрения персонал будет руководствоваться и направляться и какой тип контроля будет использоваться, планы Они должны быть выполнены заранее, чтобы наметить ход других административных функций и, таким образом, достичь целей.
Важно отметить, что функции планирования и контроля неразделимы. То, что не запланировано, не может контролироваться, так как не будет параметров, которые служат в качестве направляющих и задают курс действий.
Поддержание хода операций и одновременное отслеживание отклонений в отношении планов будет достигнуто только при правильной формулировке и применении функций планирования и контроля. Следовательно, планы будут обеспечивать стандарты контроля.
Планирование силы
Все менеджеры выполняют функцию планирования, хотя, очевидно, характер и сфера действия будут варьироваться в зависимости от уровня полномочий или положения, которое они имеют в организации.
Один администратор может планировать больше, чем другой, или его функции в этом смысле могут быть более важными, поэтому планирование одного может быть довольно базовым или сложным и включать в себя определенные функции, в то время как другой может осуществлять планирование, воздействуя на весь отдел или область деятельности. организация.
Таким образом, менеджер, руководитель или руководитель планируют в пределах области, определенной процедурами, политиками и правилами, установленными в равной степени при планировании менеджера с более высоким уровнем полномочий.
План эффективности
Известно, что план эффективен, когда можно рассчитать его вклад в цели и задачи организации, такие как компенсация затрат и другие непредвиденные последствия, которые были сгенерированы для его разработки и выполнения.
План не принесет пользы, если, компенсируя полученные результаты относительно ожидаемых результатов, генерируемые затраты превышают полученный доход. Или когда следствием выполненного является очень негативное поведение, совсем не ожидаемое в рамках планирования.
Основные рассуждения для планирования
Теперь можно утверждать, что планирование - это административная функция, которая позволяет менеджерам или администраторам посредством анализа информации из прошлого, настоящего и оценки будущих событий составлять рабочие планы и стратегии, которые гарантируют эффективное достижение целей.
Общие принципы планирования
Это практические руководства, позволяющие осуществлять планирование.
Вклад в цель или блок.
Любой разработанный план должен иметь в качестве общей цели ориентацию на достижение целей организации.
Технико-экономическое обоснование.
Независимо от типа разработанного плана, его можно достичь. Он не должен быть слишком слабым или иметь такой уровень спроса, который практически невозможно достичь.
Объективность или точность.
Все представленные данные и полученная информация должны быть четкими, поддающимися количественной оценке, проверяемыми и проверяемыми.
Гибкость или смена маршрута.
Из-за степени безошибочности, которую представляют планы, иногда приходится вносить изменения с учетом непредвиденных обстоятельств, поэтому необходимо принимать во внимание и другие маршруты, не упуская из виду организационную цель.
Участие и приверженность.
Все сотрудники организации, в соответствии со своим пространством вмешательства, должны посвятить себя процессу планирования.
Типы планов
Чтобы план не создавал трудностей и был эффективен, зависит от степени, в которой администратор распознает разнообразие существующих планов, которые можно использовать. Поэтому, поскольку любой план способен охватить любой курс действий в будущем, естественно, что они будут различными.
В зависимости от будущих действий, каждый план может быть адаптирован к тому, что администратор желает рассмотреть, и является идеальным для этой цели.
По содержанию
Цели или миссии
Ясно, что любая организация, независимо от того, какой тип операций она выполняет, должна четко понимать ее цель или предназначение. Будет трудно придумать, как можно достичь целей - и, очевидно, планов их достижения - если организация не выработает четкое и конкретное представление о своей цели или миссии.
Определение цели или задачи организации может быть довольно сложной задачей, менеджеры должны рассмотреть и ответить на эти вопросы, что мне делать и для кого я это делаю? А что хотят мои клиенты? При таком подходе организация направляет свои усилия на удовлетворение своих клиентов, признает их отношение и знает, чего они ожидают.
Можно подумать, что целью или миссией организации является получение прибыли, и в некоторой степени это может быть, однако оказывается, что это является основной целью, которую любая организация может достичь, пока предпринимаются какие-либо действия, их привлекают определенные направления, ведущие к достижению поставленных целей, все при выполнении общей миссии.
Из целей
Цели или задачи - это цели, на которые направлены действия. Они также представляют путь, по которому организация, руководство и контроль направят свои усилия.
Будут разные типы целей в зависимости от их организационной сферы, и вместе они составят основной план организации, и это само по себе не может гарантировать достижение организационной цели. Предположим, что департамент устанавливает свои собственные цели, которым он должен соответствовать, но это должно способствовать достижению целей всей организации. Несмотря на то, что цели различны в каждой области или отделе, выполнение всех из них приведет к целям организации и, следовательно, к их важности.
Стратегии
Стратегии определяют альтернативные направления общих действий или альтернативы, которые показывают направление и общее использование ресурсов и усилий для достижения целей в наиболее выгодных условиях, поскольку они направляют деловое мышление и действия.
Тогда, по словам Кунца, цель стратегий состоит в том, что они служат для определения и передачи через систему целей и политик образа того, к чему стремится организация.
политика
Политики - это общие планы, которые предназначены для направления или направления мышления или действий в процессе принятия решений. Будучи руководящими принципами, политики позволяют нам действовать по своему усмотрению, иначе они будут правилами.
Администраторы полагаются на политику, поэтому они гарантируют, что они правильно структурированы, то есть они разграничивают область, в которой они будут оказывать свое влияние для правильного принятия решений. Политики также дадут руководящие указания сотруднику, чтобы он сам мог вмешиваться в решение проблем и не должен постоянно прибегать к более высоким уровням, что порождает инициативу в определенных пределах.
Политики позволят администратору делегировать полномочия при сохранении контроля. Они служат основой для прогнозирования и определения курса по определенным вопросам, избегая повторения или повторной обработки, все это значительно ускоряет процесс принятия решений на всех уровнях внутри организации, и очень важно то, что политики обеспечивают вместе с другими планами единая структура.
Процедур
Это планы, которые устанавливают обычный метод управления деятельностью. Они устанавливают способ действия, а не мышления, подробно описывая, как следует выполнять определенную деятельность в точном хронологическом порядке.
Каждая организационная область будет иметь различные планы процедур, которые будут становиться более точными и скрупулезными по мере того, как уровни будут снижаться, это связано с необходимостью более тщательного контроля, уменьшения области принятия решений, во избежание ошибок по незнанию, в то же время Они помогают достичь максимальной эффективности, устанавливая, как делать вещи наилучшим образом.
Правил
Правила характеризуются тем, что являются самым простым типом плана. Существует путаница между политиками или правилами, причем последние представляют собой конкретные действия, которые должны или не должны выполняться, что также приводит к их путанице с процедурами.
Процедуры определяют, как делать что-то во временной последовательности, что дает ощущение того, что они представляют собой набор правил, которым они должны следовать, однако эти правила могут быть или не быть частью процедуры.
Таким образом, можно установить, что «не пить алкогольные напитки» является правилом, которое не имеет никакого отношения к процедуре; но процедура, которая регулирует выход товаров, может установить правило, что «все транзакции должны быть зарегистрированы на складе».
Правила, таким образом, являются административными решениями, которые устанавливают действия, которые должны или не должны выполняться, не оставляя места для суждения и дискреционных полномочий.
Программ
Программы - это набор целей, политик, процедур, правил, ресурсов и других элементов, которые будут необходимы для осуществления курса действий.
Они могут быть такими же большими, с точки зрения их объема во времени и пространстве, как может планироваться транснациональной корпорацией с целью ввода в эксплуатацию в новой стране, такой как запланированная супервизором в их области работы в рамках операционный отдел небольшой компании, чтобы сократить время и затраты.
Программу по своему масштабу можно рассматривать как основную программу, из которой будут получены различные вторичные программы, что, в свою очередь, может потребовать других, поэтому правильная реализация всех программ вместе будет поддерживать и способствовать выполнению основной программы.
Что-то очень важное состоит в том, что эти и все программы требуют координации и расчета времени, так как в случае обнаружения сбоя в какой-либо связи это приведет к результирующим затратам и уменьшению дохода, вызванному задержкой в основной программе.
Из бюджетов
Бюджет - это план, выраженный в числовом выражении ожидаемых результатов. Бюджет должен содержать измеримую числовую информацию в финансовом или экономическом выражении или в единицах машинных часов, человеко-часов, произведенных единиц или другого количественно выражаемого термина.
Составлять бюджет - значит планировать, так как он заставляет в то же время предвидеть, что он служит инструментом контроля, когда планы отражаются в нем.
В зависимости от продолжительности или срока действия
Краткосрочные планы
Когда его продолжительность или срок действия составляет менее одного года.
Среднесрочные планы
Когда его продолжительность или срок действия составляет от одного до трех лет.
Долгосрочные планы
Когда его продолжительность или срок действия превышает три года.
Согласно иерархическому уровню
Стратегические планы
Это планы, разработанные высшей администрацией, они носят глобальный и всеобъемлющий характер. Это планы, которые из-за их масштабности являются долгосрочными и поэтому, как правило, после их реализации они необратимы.
Тактические планы
Это среднесрочные планы, которые подчиняются стратегическим. Они проводятся отделами или функциональными областями организации.
Операционные планы
Это краткосрочные планы, которые подчиняются тактике. Они имеют помехи и влияют на позиции нижнего уровня и выполняются с ежедневной работой.
Процесс планирования
Организационные системы контроля и планирования
Природа и цель контроля
Уэлш указывает, что контроль - это процесс измерения и оценки эффективности каждого элемента организации, а также когда необходимо предпринять корректирующие действия и обеспечить эффективное соответствие целям, задачам, стандартам и политикам организации.
Эта административная функция включает обеспечение достижения целей, сравнение и / или измерение того, что было сделано с правилами планов и исправление отклонений.
Мониторинг становится необходимым для измерения прогресса, выявления отклонений и указания корректирующих действий. Эти действия могут включать незначительные исправления, такие как изменения в форме или стиле управления, даже радикальные исправления, такие как изменение организационной структуры.
Контроль процесса
1. Определите цель контроля.
Необходимо указать, что вы хотите измерить и оценить, потому что в зависимости от объекта контроля будет определяться, какие методы будут использоваться.
2. Установление стандартов исполнения.
Они являются ориентирами или параметрами, которые устанавливают ожидаемый результат в целях.
Эти стандарты или критерии эффективности установлены в количественных единицах измерения; время, стоимость, продажи, вес, температура, часы и т. д.
3. Измерение производительности.
Именно через отчет об исполнении делается объективное определение того, что было фактически достигнуто.
4. Сравнение производительности с установленным стандартом.
Он состоит из определения различий между тем, что запланировано, и тем, что фактически достигнуто. Эти отклонения или различия могут быть положительными или отрицательными.
5. Анализ причин отклонений и установление предыдущих мер.
Общие принципы контроля
1. Исключение.
Особое внимание следует уделять исключительным или ненормальным изменениям, оставляя незначительные изменения на усмотрение обслуживающего персонала.
2. Медиального характера.
Функция контроля не является целью или средством достижения целей.
3. Баланс.
Степень контроля будет зависеть от степени делегирования и ответственности.
4. Профилактика.
Это устанавливает, что чем лучше непредвиденные обстоятельства с автоматическим контролем, тем меньше отрицательных отклонений.
5. О разделении труда.
Кто бы ни управлял контролем, не должен быть непосредственно связан с деятельностью, которой нужно управлять.
Средства управления
Они будут в основном зависеть от объекта, которым нужно управлять; будь то деятельность, люди или функции. Среди наиболее распространенных:
Анализ выгоды и затрат.
Он измеряет эффективность системы, сравнивая стоимость отслеживания чего-либо с получаемой выгодой.
Оценка эффективности.
Это оценка работы персонала, чтобы проверить, выполнила ли она то, что планировалось.
Бюджеты.
Классический инструмент управления, выраженный в количественном выражении по отношению к операциям в данный период. Используется в качестве интеграционных и координационных планов для достижения организационных целей.
Операционный аудит.
Методика, предназначенная для проверки, проверки и оценки организационной деятельности и административного процесса. Это для того, чтобы предоставить отчет, который позволяет узнать качество в процессе реализации и предложения по улучшению в случае необходимости.
Последний комментарий
Таким образом, можно установить, что планирование является административной функцией, в которой определяются цели, устанавливаются стратегии для их достижения и разрабатываются планы для интеграции и координации всех видов деятельности.
Между тем, именно в функции контроля можно отслеживать текущие результаты деятельности организации, сравнивать ее с нормой или стандартом и, таким образом, иметь основу для принятия необходимых мер.
Библиографические ссылки
- Chiavenato, I. (2001). Введение в общую теорию управления. Мексика: McGraw-Hill.Koontz, H. & O'Donnel, C. (1979). Современный курс администрирования. Мексика: МакГроу-Хилл-де-Мехико. Нава Гарсия, JL (2003). Администрация. Мексика: Cia. Редакция Nueva Imagen. Рейес Понсе, А. (2002). Современное управление. Мексика: Лимуза.
