Цель этой работы - показать возможности получения некоторых инструментов, позволяющих управлять информацией на уровне пользователя с помощью пакета Office из баз данных SQL в целом, а также поддерживать информационную безопасность. Специально применяется в маркетинговой компании Escambray Villa Clara, которая использует EXACT Globe 3.7 как целостную систему. Подчеркивая преимущество, которое дает этот тип решений, для достижения большей независимости пользователей по отношению к технологическим специалистам, таким образом, получая высоко персонализированные и легко адаптируемые отчеты, что также гарантирует большую скорость в получении результата.
Введение
Большинство компаний сегодня хранят много информации, но не могут использовать ее, потому что она не обрабатывается, поэтому им необходимо отслеживать все соответствующие аспекты, возникающие в их бизнес-среде и процессах, и интерпретировать их соответствующим образом, чтобы, наконец, сделать ее доступной для тех, кто это делает. они нуждаются в том, для чего использование информационных технологий (ИТ) сегодня важно.
Результаты, полученные благодаря технологиям, как правило, связаны с их специалистами. Тем не менее, иногда на уровне пользователя можно провести небольшую подготовку, чтобы получить персонализированную информацию для конкретного анализа, который позволяет проводить более углубленный анализ отчетов, которые менеджеры часто просят у своих специалистов по конкретной проблеме.
Ясно, что это зависит не только от подготовки и воли пользователей, поскольку иногда компании или компьютерные системы, с которыми управляется информация, не позволяют разрабатывать инструменты внешних консультаций для своих данных.
У слаборазвитых стран самый сложный путь, потому что они, как правило, не имеют всех необходимых ресурсов для достижения высокого уровня развития ИТ, особенно в случае с Кубой, которая, несмотря на экономическую блокаду и в разгар глобального кризиса, предложила Процесс компьютеризации с упором на экономику. Многие кубинские компании, благодаря подготовке и обучению своих специалистов, приложили огромные усилия для достижения развития ИТ, что позволяет им оставаться конкурентоспособными.
Для обновления кубинской экономической модели на VI Конгрессе КПК в 2012 году был утвержден ряд руководящих принципов, характеризующих экономическую и социальную политику государства. Они представляют собой руководство для разработки краткосрочных, среднесрочных и долгосрочных целей кубинского делового сектора, включая разработку новых информационных технологий.
В кубинском бизнес-сообществе компания Comercializadora Escambray Villa Clara с момента своего основания в 1999 году выбрала использование ИТ для идентификации себя на государственном рынке по продаже продукции для строительства, она является маркетинговым каналом для производства промышленной бизнес-группы. Строительные материалы (GEICONS) и MICONS в целом, дополняя портфель импортной продукцией и материалами.
Он использует систему планирования ресурсов предприятия (ERP), которая называется Exact Globe version 3.7 (EXACT). Руководство компании не отказывается от своей заинтересованности в улучшении процесса принятия решений на основе всей информации, предоставленной мощным инструментом ERP, и определило среди своих краткосрочных стратегических целей разработку инструментов улучшения, которые не это включало инвестиции, которые компания не могла принять.
Самым большим преимуществом, которое ERP-система может предоставить компании, разумеется, с учетом ее эффективного внедрения, является то, что ERP-система является основным источником информации для других критически важных бизнес-систем. Другими словами, ERP служит базой или платформой для реализации других систем, которые будут питаться адекватной информацией, которой управляет ERP. Он также служит платформой или основой для внедрения других систем, которые позволяют компании превращаться в электронный бизнес.
EXACT - это интегрированная система управления, смонтированная на базах данных SQL, которая предназначена для автоматизации и поддержки всех бизнес-процессов организации. Каждая компания может купить необходимые им модули, что обеспечивает более реальное решение для малых и средних предприятий (МСП), которые не могут взять на себя общие инвестиции ERP. Информация, введенная в систему EXACT, хранится, связывается и управляется в единой базе данных.
Версия системы, которая используется в Escambray Villa Clara Marketer, включает в себя модули для управления запасами, закупками, продажами и учета, охватывающие все процессы маркетинговой компании. Он также включает опции для параметризации данных компании, что позволяет адаптировать их к каждому отдельному объекту.
Эта система предлагает возможность интеграции с офисными пакетами, например, Microsoft Office или Open Office, и с такими программами, как Crystal Reports, позволяющими дополнительно персонализировать профессиональный отчет для работников.
Microsoft Office, однако, является одним из наиболее часто используемых пользователями для манипулирования необходимой им информацией, поскольку он является наиболее распространенным и предоставляет больше возможностей и, следовательно, является пакетом, в котором они наиболее обучены. Таким образом, было разработано решение для доступа к базе данных EXACT SQL и получения информации, которую специалисты будут использовать для выполнения своих конкретных отчетов и анализа.
Лучшие практики
Лучшая практика для ИТ-решений заключается в достижении внедрения инструментов, которые можно интегрировать, поскольку желательно иметь комплексную и уникальную информационную систему, которая включает в себя все процессы компании, создающие среду управления информацией. эффективный, когда информация доставляется получателю, как и когда ему нужно выбрать альтернативы, а не с островками информации или изолированными системами, которые могут привести к дублированию и несогласованности данных, и громоздкому процессу получения информации, основанном на том факте, что все не будет связаны в одном месте.
Таким образом, в идеале можно было бы добавить к компьютерной системе, что у каждой компании есть новые опции или результаты, которые предоставляют всю необходимую информацию, а не создают независимые инструменты для системы. Но не все ERP позволяют предоставлять решения такого типа, поскольку, хотя их фундаментальная характеристика заключается в том, что они должны быть легко настраиваемыми и адаптируемыми для каждого бизнеса, они, как правило, не допускают серьезных изменений, за исключением случаев найма компании, которая предоставляет модификация автоматизированной системы, которая привела бы к значительному увеличению затрат, для которых МСП не готовы.
В конкретном случае EXACT некоторые решения могут быть реализованы с помощью интегрированных инструментов, но они могут быть предоставлены только ИТ-специалистами и требуют разумного количества времени для их внедрения и точной настройки. Необходимо пояснить, что для этого специалисту, управляющему системой EXACT, необходимо провести углубленное изучение системы, ее баз данных и модулей, которые их модифицируют или используют.
EXACT имеет справку для каждого работающего модуля, где он указывает на уровне пользователя используемые термины и операции, которые поддерживаются для каждого из пунктов меню. С другой стороны, в своем модуле обслуживания системы имеется словарь данных, в котором он предоставляет для каждой таблицы в базе данных свои поля с типом данных и свои индексы.
ИТ-специалистам, которые хотят научиться в полной мере использовать возможности этой системы, рекомендуется создать, по возможности, тестовую компанию, в которой, помимо всей информации, предоставляемой системой, анализируется способ изменения данных. после того, как опция будет выполнена, таким образом они смогут предоставить более полные и надежные решения.
В каждом случае важно оценить потенциал каждого конкретного программного обеспечения для его модификации и получения новых отчетов, адаптированных к потребностям каждого нуждающегося пользователя. Однако пользователи должны иметь возможность разрабатывать свои собственные инструменты, которые позволят им стать несколько независимыми от ИТ-специалистов.
Во многих случаях специалисты каждой конкретной бизнес-деятельности должны проводить анализы помимо предварительно разработанных отчетов, запрошенных руководством компании, чтобы найти объяснение, например, ухудшение какого-либо показателя или найти разницу в бухгалтерской записи с Что касается их предметов, эта информация варьируется в зависимости от того, что запрашивается, поэтому им не всегда нужны одни и те же данные для просмотра, и хотя они все находятся в системе, они находятся в разных вариантах.
Исходная идея и в соответствии с лучшими практиками заключается в том, что вылеты планируются для каждой конкретной потребности и интегрируются в EXACT, но иногда системный администратор не может удовлетворить все требования в зависимости от времени, необходимого для ответа, в дополнение что они были разработаны только для точечного анализа и, как правило, больше не используются. Поэтому было решено искать решение, которое сделало бы специалистов независимыми определенным образом, если бы они были необходимы для конкретного анализа.
Следует отметить, что это никоим образом не противоречит достижению комплексной системы в качестве наилучшей практики, поскольку также считается хорошей практикой, что любая автоматизированная система позволяет пользователям чувствовать себя довольными и действительно видеть решения своих проблем в области автоматизации. а не зависимость.
Базы данных SQL
SQL является языком доступа к базе данных, который использует гибкость и мощь реляционных систем и, таким образом, допускает широкий спектр операций. Это «высокоуровневый» или «непроцедурный» декларативный язык, который благодаря своей сильной теоретической базе и ориентации на управление наборами записей обеспечивает высокую производительность при кодировании
Ваш компонент Database Engine является основным сервисом для хранения, обработки и защиты данных. Обеспечивает контролируемый доступ и быструю обработку транзакций, чтобы удовлетворить требования самых требовательных приложений, использующих данные вашей компании.
Чтобы легко управлять разрешениями для баз данных, SQL Server предоставляет несколько ролей, которые являются принципалами, объединяющими другие принципалы. Они похожи на группы операционных систем Microsoft Windows. Роли уровня базы данных применяются ко всей базе данных с точки зрения ее полномочий.
Участники безопасности - это объекты, которые могут запрашивать ресурсы у SQL Server. Как и другие компоненты модели авторизации, принципалы могут быть организованы в иерархии. Сфера влияния объекта безопасности зависит от области его определения: Windows, сервер или база данных; и является ли принципал неделимым или является коллекцией. Вход в Windows является примером неделимого принципала, а группа Windows - примером типа коллекции.
Объекты безопасности уровня SQL Server
- Имя входа SQL Server. Имя входа SQL Server sa - принципал уровня сервера. Он создается по умолчанию при установке экземпляра. Начиная с SQL Server 2005, базой данных по умолчанию для sa является master. Это изменение поведения по сравнению с предыдущими версиями SQL Server. Роль сервера: эти роли являются объектами безопасности, которые группируют другие объекты безопасности. Роли уровня сервера применяются ко всему серверу с точки зрения его полномочий. Они соответствуют группам операционной системы Windows. Объекты безопасности уровня базы данных. Пользователь базы данных: пользователь является объектом безопасности базы данных. Логины должны быть назначены пользователю базы данных для подключения к базе данных.Имя входа может быть назначено для разных баз данных как разных пользователей, но может быть назначено только как один пользователь в каждой базе данных Роль базы данных: все пользователи в базе данных принадлежат роли базы данных публик. Если пользователю не были предоставлены или запрещены определенные разрешения для защищаемого объекта, он наследует разрешения, предоставленные общедоступной роли для этого объекта. Роль приложения: это субъект базы данных, который разрешает приложению работать с вашими собственными разрешениями пользователя. Вы можете использовать роли приложения, чтобы разрешить доступ к определенным данным только тем пользователям, которые подключаются через определенное приложение. В отличие от ролей базы данных,Роли приложения не содержат участников и по умолчанию неактивны. Роли приложения работают с обоими режимами аутентификации.
BD клиент и сервер
Каждая база данных включает гостевого пользователя. Разрешения, предоставленные гостевому пользователю, применяются ко всем пользователям, которые имеют доступ к базе данных, но не имеют учетной записи в базе данных. Невозможно удалить гостевого пользователя, но можно отключить, если разрешение CONNECT аннулировано
Как объект безопасности, пользователям могут быть предоставлены разрешения. Область действия пользователя - это база данных. Чтобы подключиться к определенной базе данных на экземпляре SQL Server, пользователю в базе данных должен быть назначен логин. Разрешения в базе данных предоставляются и запрещаются пользователю базы данных, а не логину.
Подключение к источникам базы данных
Open DataBase Connectivity (ODBC) - это стандарт доступа к базам данных, разработанный SQL Access Group в 1992 году. Целью ODBC является обеспечение доступа к любым данным из любого приложения, независимо от того, какая система управления базами данных (СУБД) хранить данные.
Программное обеспечение работает двумя способами, с программным обеспечением драйвера на клиенте, или философией клиент-сервер. В первом режиме драйвер интерпретирует соединения и вызовы SQL и переводит их из ODBC в СУБД. При втором способе подключения к базе данных в ODBC создается имя источника данных (DSN), которое определяет параметры, маршрут и характеристики соединения в соответствии с данными, запрошенными создателем или производителем. В момент, когда в сети установлен сервер SQL, в ODBC активируется драйвер для создания DSN SQL.
Этот DSN фактически позволяет нам определять базу данных, которая будет опрашиваться, без необходимости проходить через приложение, которое мы использовали для его создания, то есть с помощью простых вызовов и команд из программы, мы сможем получить данные, которые мы ищем, без необходимости запуска база данных, такая как Microsoft Access, которую, очевидно, не нужно будет искать на сервере, где мы работаем.
Инструментальное моделирование
Чтобы разработать какой-либо компьютерный инструмент, необходимо сначала оценить потребности специалистов и предлагаемые возможности в зависимости от способа хранения данных.С этой информацией сначала выполняется проектирование или моделирование того, что должно быть автоматизировано. чтобы затем гарантировать, что реализация и точная настройка являются эффективными и действенными.
Благодаря средствам, предоставляемым базами данных SQL, вполне возможно получить информацию из базы данных, используя инструменты, предоставляемые пакетом Office и соединениями ODBC, всегда гарантируя безопасность информации таким образом, чтобы можно изменить.
Для этого вы можете создать пользователя SQL, который имеет доступ только для просмотра данных, с другой стороны, в системных инструментах создается соединение ODBC, которое соединяется с этим пользователем с системной базой данных SQL, это позволит некоторым специалистам с определенными навыками использования Office, получения и связывания соответствующей информации без помощи ИТ-специалистов.
Из Excel и Access вполне возможно создавать запросы внешних данных, для которых можно использовать предварительно разработанное соединение, получая доступ как пользователь SQL с ограниченными правами только для запроса. Для этого запроса и Excel, и Access предоставляют мастер, который руководит действиями, которые необходимо выполнить, и который очень прост, если известны таблицы и их поля, он также позволяет согласовывать диапазоны и упорядочивать их. Результат этого запроса возвращается в случае Excel на листе, и оттуда он может быть обработан как еще один документ, включающий формулы, которые предоставляют больше информации, чем доступно в остальных столбцах, а также легко настраиваемый.
С другой стороны, с помощью указанного рабочего листа вы можете получить динамические диаграммы и таблицы, которые связывают информацию и делают ее более понятной для составления конкретного отчета, который путем простого обновления запроса сохраняется с самой последней информацией, полученной в системе.
Нечто очень похожее происходит с Access, поскольку он позволяет связывать таблицы и получать немного более сложную информацию, хотя это также требует от пользователя большей подготовки. Вот почему большинство этих инструментов разработано в Excel.
С использованием любого из этих вариантов каждый заинтересованный специалист может формировать свои собственные отчеты, которые также могут быть адаптированы к их потребностям. Проблема, связанная со знанием таблиц и их содержимого, решается самой системой EXACT в качестве одного из вариантов, где она предоставляет эту информацию, в качестве еще одного параметра в модуле обслуживания / поддержки / списка файлов.
Эта проблема также может быть решена, если ИТ-специалисты создают общие запросы со всей информацией, чтобы пользователи могли адаптировать ее к своим потребностям, не требуя большого обучения.
Логично, что этот вариант предназначен только для информационных целей, и его невозможно изменить, поэтому он предлагается использовать специалистами компании для их обучения с целью разработки проектов, более близких к их потребностям.
В случае других компаний, у которых нет системы EXACT, а их база данных - SQL, ИТ-специалисты могут разработать словарь данных, которым может руководствоваться опытный пользователь.
При всем этом мы можем утверждать, что можно использовать потенциальные возможности доступа для запроса баз данных SQL из пакета Office.
Важно отметить, что во многих случаях необходимо указывать разные данные или с другим уровнем детализации для дальнейшего углубления в определенную проблему, и это может привести к разработке нового инструмента, однако с помощью этой схемы, предложенной самими специалистами, они могут легко добавить все информация, которая им нужна для выполнения различных анализов одной и той же проблемы. Отсюда и его важность.
Шаги, чтобы следовать
Таким образом, следующие шаги для разработки этих инструментов будут:
1. Создайте пользователя с правами только для чтения в SQL. Для этого системный администратор создает новые учетные записи из диспетчера SQL Server Enterprise, указывая его среди своих прав только для чтения.
2. Создайте соединение DNS в ODBC. В административных инструментах панели управления операционной системы выберите «Источники данных / Добавить» и в мастере выберите SQL Server в качестве контроллера и в качестве пользователя и пароля тот, который был создан на предыдущем шаге., Этот процесс должен выполняться на каждой машине, на которой вы собираетесь работать.
3. Выполните запросы, которые зависят от компонента Office, который будет использоваться.
- Из Excel: выберите Данные / Получить внешние данные / Из Microsoft Query. В этот момент выбирается соединение, созданное на шаге 2, и открывается мастер с таблицами и полями всей базы данных. Это позволяет выбирать, фильтровать и упорядочивать по разным критериям. В конце мастер позволяет вам возвращать данные на лист в Excel или изменять запрос SQL из запроса. Из Access: необходимые таблицы связаны с внешними данными / базами данных ODBC / Link и т.п. для Excel выбран источник, ранее определенный на шаге 2. С этого момента он может использоваться как таблица, созданная из Access, и создавать все необходимые запросы и отчеты. Поскольку таблицы связаны, а не импортированы, они обновляются.
4. В любом из двух указанных случаев результат запросов можно обрабатывать как документы Office, добавляя формулы, фильтры, условия, графику и т. Д.
Реализация некоторых инструментов
На основе моделирования, описанного выше, и с использованием пакета Office, в маркетинговой компании Escambray была реализована простая группа решений, помогающая работе некоторых специалистов по предоставлению информации для анализа конкретных или общих интересов. Таков случай:
Каталог продукции: компания Comercializadora Escambray предоставляет визуальную информацию о продуктах, которые она продает, через выставочный зал (выставочный зал), таким образом, клиенты, которые посещают нас, могут проверить, соответствуют ли продукты их потребностям, но для этого они вынужден посещать нашу компанию. Вот почему коммерческим специалистам также нужен печатный каталог изображений продуктов, чтобы помочь клиентам.
Они решили сфотографировать продукты в инвентаре и сохранить эту информацию в таблице с кодом продукта, описанием и полем, где хранится фотография. Эта таблица была создана с использованием Microsoft Access с именем Images и была связана с самой базой данных, созданной с таблицей статей EXACT и другими интересными для предоставления более подробной информации клиенту. С помощью этой информации был создан запрос, связывающий всю информацию, создающий отчет, который отправляется клиентам со всей информацией, включая визуальную. Коммерческие менеджеры персонализируют запрос путем фильтрации или добавления конкретной информации, которую запрашивает каждый клиент. Этот каталог также распечатывается для консультации в самой компании при желании.
Ежедневная таблица: этот инструмент был создан с использованием внешних запросов Microsoft Excel. Он предоставляет всю информацию о балансе, складских запасах и ожидающих дебетовых и кредитных статьях, на разных рабочих листах. В конце концов, экономисты создают рабочий лист, где они связывают всю информацию, к которой обращались, и используют ее для баланса своих счетов. Этот рабочий лист варьируется в зависимости от различий, которые необходимо найти. Каждый день каждый специалист проверяет эту информацию и может определить, правильно ли были учтены все процессы, выполняемые в этот день.
Поведение продаж: Exact предоставляет большое количество отчетов о поведении продаж, которые также могут настраиваться системным администратором на желаемом уровне, однако коммерческий менеджер ежедневно проверяет состояние этого индикатора, чтобы принимать решения, гарантирующие соблюдение планов. Иногда вам нужно более подробно рассказать о конкретной группе статей или о конкретном рынке или добавить новую информацию о поставщиках или покупателях или рекламных роликах, которые совершают определенную продажу.
Вот почему он требует большей независимости в получении ваших собственных отчетов о выходе. Для разработки этого инструмента использовался Microsoft Excel, было создано несколько рабочих листов с внешними запросами к SQL, которые предоставили всю информацию в таблицах, связанных с продажами. Исходя из этого, коммерческий менеджер создает свои собственные рабочие листы, которые группируют информацию в динамические таблицы так, как ему нужно, иногда по месяцам или кварталам или с другими уровнями детализации, в зависимости от анализа, который он хочет сделать. Таким образом, он также разработал эмуляцию продаж среди рекламных роликов, которые он публикует во внутренней сети компании через полученную графику.
Согласование с клиентами. Согласование проводится ежемесячно между Comercializadora Escambray и клиентами, которые купили в нем. Это согласование не имеет заранее определенного формата, оно зависит от типа ваших отношений с компанией и информации, которую вы хотите согласовать. Иногда необходимо учитывать долги, авансы или счета, чтобы определить разницу между тем, что платит клиент, и тем, что ожидает. Для этого использовался Microsoft Excel, были созданы рабочие листы для счетов-фактур и отложенных позиций. Коммерческий менеджер фильтрует информацию, относящуюся к конкретному клиенту, с которым он хочет согласовать, группирует все данные, которыми он обладает, с использованием сводных таблиц и определяет аспекты, которые ему необходимо согласовать.
Это лишь некоторые из решений, которые были предложены специалистам в области коммерции и бухгалтерского учета. Необходимо подчеркнуть, что с использованием этой исходной информации коммерческие и экономические компании разработали свои собственные отчеты, добавив к результатам другие формулы и данные, которые позволили им Далее объясним поведение некоторых показателей.
Основные преимущества:
- Пользователь более независим в своей работе, поскольку ему не требуется внимание ИТ-специалиста для решения. Разрабатываются индивидуальные решения, поскольку пользователь может получать отчеты в соответствии со своими вкусами и потребностями. Легко адаптируется к потребности в Конкретная информация, поскольку она может быть изменена каждый раз, когда должен быть выполнен новый анализ, или даже использоваться для различных анализов. Более быстрое решение, поскольку пользователь точно знает, чего он хочет, и поэтому ему не нужно объяснять его таким образом, чтобы ИТ-специалист понимает это и может разработать инструмент.
Его главный недостаток заключается в том, что пользователи должны быть обучены тому, как их система спроектировала свои данные, для чего EXACT предоставляет всю информацию. В случае, если система этого не делает, администратор должен предоставить эту информацию или создать общие запросы для каждого типа пользователей, которые они могут изменять в соответствии со своими потребностями.
Выводы и предложения
- Соединения ODBC с базами данных SQL позволяют выполнять внешние запросы к системам, которые предоставляют информацию в режиме реального времени, и рекомендуется создавать пользователей с ограниченными разрешениями, что гарантирует безопасность информации. С помощью внешних запросов от приложений пакета Office База данных EXACT Globe 3.7 SQL может быть разработана с использованием инструментов пользовательского уровня, которые предоставляют персонализированную, быструю и очень полезную информацию.
Библиография
- , консультации в декабре 2012 года. EXACT Globe 3.7 Руководство SQL Server 7 Руководство.
