Среди возможных проблем, которые могут возникнуть у наших поставщиков, в основном (поскольку их может быть больше) следующие:
- Задержка ответа на запросы (будь то цитата, доставка товара или ответ на услугу).
- Мы просим не то, что нам процитировали, или, что еще хуже, это не то, что нам посылают или получают.
- Соглашения "забыты".
- Поддержка или услуги не согласованы.
- И т.д.
Несмотря на то, что может существовать много проблем, решение является простым, « Мониторинг и управление », эти две концепции являются отличной комбинацией для уменьшения или избежания всех этих проблем.
Подготовка к работе с провайдером
Мы всегда должны помнить, что у нас должны быть заказаны и каталогизированы все наши поставщики, очень полная база данных о них, от компании в целом, о том, что они продают, каковы их лучшие продукты, какие у нас были благоприятные и неблагоприятные результаты (это Очень важно знать и записывать причины неудач) даже нашего бухгалтера, который является видимым лицом компании. Если мы имеем дело с совершенно новой компанией, они могут начать со статьи «Выбор поставщиков»
Прежде всего, нужно определить нашу базовую линию, эталон, то, что мы ожидаем в качестве результатов, это позволит нам измерять прогресс, оценивать производительность, знать, как провайдер относится к запросам и реагировать на наши потребности.
Для облегчения нашей работы и создания базовой линии мы можем использовать следующие параметры: время, стоимость, качество, охват, а также уменьшить эти переменные, чтобы отслеживать и контролировать их. Для простоты мы поймем:
Время: количество времени, которое мы должны выполнить для достижения нашей цели, то есть от запроса к поставщику до закрытия бизнеса (включая поддержку, услуги и т. Д.).
Стоимость: сумма бюджета (данные зарезервированы только для нас), готовность платить за товар и / или услугу.
Качество: гарантия ожидаемого качества продукта или услуги.
Область применения: определение того, чего мы должны достичь, и конкретное описание того, каким должен быть конечный продукт или услуга.
По этим 4 параметрам мы должны быть ясны, так как с их помощью мы будем измерять прогресс нашего поставщика.
Мы всегда должны учитывать маржу в этих параметрах, провисание во времени и затратах, а также гибкость в качестве и объеме, поскольку во многих случаях эти переменные обратно пропорциональны.
Учтите следующее:
Если это хорошо и дешево,
это не будет быстро.
Если это хорошо и быстро,
это не будет дешево.
Если это быстро и дешево,
это не будет хорошо.
Мы должны найти баланс между этими параметрами или отдать предпочтение тем, которые нас интересуют, иначе мы будем разочарованы тем, что не достигнем ожидаемого.
Поняв все вышесказанное, мы можем начать «мониторинг и контроль» провайдера.
Работа с провайдером (Мониторинг и контроль)
Наша отправная точка - когда мы связываемся с поставщиком (с созданием и настройкой нашей базовой линии), именно здесь мы начинаем с нашего мониторинга и контроля.
Именно этого мы хотим добиться с помощью мониторинга и контроля поставщиков. С помощью мониторинга мы будем собирать данные о времени, если выполняются требования (объем), тепло, затраты, и с этими данными мы можем применить контроль, который позволит нам при необходимости руководить поставщиком.
Для мониторинга мы можем использовать несколько процедур, например:
- Иметь блог, в котором мы записываем каждое выполненное действие (даты, ответы, изменения и т. Д.).
- Каждый раз, когда мы получаем информацию от поставщика, стоимость, бренды, сроки обслуживания, контракты, мы должны сравнивать их с нашей базовой линией, мы можем табулировать их и включать в матрицу решений, всегда учитывая слабость и гибкость, а также определяя, какой из них из параметров имеет важное значение.
Мы применяем этот элемент управления для исправления отклонений поставщика от нашей базовой линии, обнаруженных в последующих действиях, о каждом исправлении необходимо сообщать поставщику для внесения запрошенных корректировок, очень важный совет для этого - «если оно не написано (почта, меморандум и т. д.), не существует ».
Мониторинг и контроль должны повторяться столько раз, сколько необходимо для достижения нашей базовой линии (принимая во внимание слабость и гибкость), однако, в зависимости от «измерения» того, что мы запрашиваем, время, когда мы применяем элементы управления (изменения и корректировки) должны быть ограничены временем, которое у нас есть для решения. Если один из поставщиков падает в случае не достижения того, что было запрошено после ограничения контроля, ясно, что мы должны удалить его, но если все они попадают в этом случае, ясно, что определение нашей базовой линии - ПЛОХО.
Просто чтобы прояснить, используемые понятия не новы, каждое из них широко используется в том, что « Планирование, мониторинг и контроль проектов », что было сделано в этом документе, заключается в том, чтобы использовать их в отношениях с поставщиками.
В итоге
Что следует учитывать при мониторинге и контроле поставщиков, это следующее:
- Организовать и определить наших поставщиков, которые удовлетворяют нашему решению.
- Иметь нашу базовую линию, четко определенную и понятную.
- Определите гибкость и легкость, чтобы не впасть в разочарование.
- Держите постоянный мониторинг.
- Поддерживать постоянный контроль, но ограничен временем.
- Знать, как своевременно выявлять поставщиков, которые не имеют ожидаемого потенциала реагирования в соответствии с установленными параметрами.
- Примите, если мы допустили ошибку при создании базовой линии, и исправьте ее.
