Введение
Чтобы объяснить, что такое организационная коммуникация, давайте начнем с основных набросков определений обеих концепций.
Согласно словарю Испанской королевской академии, общение определяется как передача сигналов через код, общий для отправителя и получателя.
При этом организация определяется как объединение людей, регулируемое набором правил, основанных на определенных целях.
Для того, что мы можем понять, используя организационную коммуникацию для связи сообщений, кодов и обратной связи в заранее определенной системе, как следствие информационных отношений между людьми, областями, отделами и средами.
В этой работе мы попытаемся разрушить эту концепцию с точки зрения разных авторов и важности эффективной организационной коммуникации.
Организационное общение
Окунёмся немного глубже в концепцию организации; Лукас Марин определяет их как «группу людей, связанных с выполнением основных функций общества. Цели, предложенные организацией, точно определены и определяют тип отношений, которые доминируют среди людей, которые его составляют ». В то время как Винер заявил, что организация должна рассматриваться как «взаимозависимость различных организованных частей, но взаимозависимость, которая имеет степени. Определенные внутренние взаимозависимости должны быть важнее других, то есть внутренняя взаимозависимость не завершена »
Со временем разные авторы описали концепцию организационной коммуникации, в которой в качестве основных факторов были названы человек или отправитель, сообщение, получатель и носитель.
Таблица с различными позициями по этой теме прилагается ниже.
Мартинес и Носник: процесс, посредством которого один человек намеревается связаться с другим посредством сообщения и ожидает, что последний ответит, будь то мнение, отношение или
Реддинг и Санброн: они определяют организационную коммуникацию как акт отправки и получения информации в рамках сложной организации.
Кац и Кан: они воспринимают организационную коммуникацию как поток информации в рамках организации, они определяют организации как впечатление энергии из окружающей среды, превращение указанной энергии в некоторый продукт или услугу.
Зелко и Дэнс: Тэйер Гринхэм: Они воспринимают организационное общение. Взаимозависимы между внутренними коммуникациями и внешними коммуникациями
Виткин и Стивенс: описывает организационную коммуникацию как поток данных, который обслуживает процессы, а также комбинацию и взаимосвязь организации.
Хейни: Проводите через идеи, факты, мысли и поведение, ища реакцию на заявление, которое было отправлено, чтобы таким образом замкнуть круг.
Он описывает организационную коммуникацию как поток данных, который обслуживает процессы организации и их объединение и взаимодействие.
Воспринимает область организационной коммуникации, включая поток формальной и неформальной организации внутри организации.
Они определяют организационную коммуникационную систему как «те взаимозависимости и взаимодействия, которые происходят между и внутри подсистем через коммуникацию и которые служат целям организации»
Определяет организационную коммуникацию как координацию определенного количества людей, которые взаимосвязаны
Мартинес и Нозник говорят, что «эффект - это обменный курс в поведении, отношениях и / или идеях получения в ответ на сообщение, которое отправил ему отправитель», и это могут быть знания, отношение и мнение или очевидное поведение.
Ключевые понятия в общении
1. Сообщение. Миллер определяет понятие «информация» как модель потока энергии, который воспринимается членами системы.
Сообщение: информация, которая передается и / или воспринимается в системе
2. Сеть. Организационная коммуникация изучает поток сообщений в организациях, языковая модальность различает вербальные и невербальные сообщения.
Предполагаемые получатели включают людей, которые находятся как внутри, так и за пределами организации
Предложите 3 причины, чтобы объяснить поток сообщений
- Сообщить о человеческом обслуживании
Thayer вводит четыре конкретные функции потока сообщений в организации
- Информировать Регулировать Убеждать Интегрировать
Еще одна сеть, которая может существовать в организации, - это неформальная, которая передает новости и комментарии между членами организации, не считаясь радиокоридом (эффект комментариев), даже слухи могут стать результатом этого общения. неофициальный
Факторы, влияющие на характер и протяженность сети:
- Роль отношений. Поведение роли в организации диктует, кто ее занимает, какую конкретную должность или должность. Направление потока сообщений делится на восходящее, нисходящее и горизонтальное общение. Характер потока сообщений. Сообщение лица, получающего его. Содержание сообщения. Основная цель сообщения.
Реддинг заявляет, что чем больше количество звеньев в цепочке людей, которые передают сообщение, тем больше возможностей для пропуска деталей или искажения сообщения после его трансляции из пункта отправления.
3. Взаимозависимость. Организация представляет собой открытую систему, части которой связаны друг с другом и с окружающей средой.
4. Отношения. - это взаимодействие между людьми и различными областями, так как они в целом влияют на систему и затрагиваются. Это способность связываться внутри сети через сообщения.
3 уровня общения Тэйера
- Индивидуальная группа Организационная
Пейс и Борен используют термин «межличностный» применительно к ситуациям, в которых общение происходит через личные отношения, и определяют 3 отношения, указанные в соответствии с количеством вовлеченных людей.
- Дидактическое общение, Сериалы, В небольших группах При участии аудитории.
Важность организационной коммуникации
Организационные коммуникации напрямую влияют на рабочую среду, а также на достижение и мониторинг целей в рамках конкретных компаний и / или проектов. Он стремится знать и унифицировать организационную культуру и быть в состоянии предложить необходимые ресурсы для достижения главной цели, а не оптимального получения результатов в своей повседневной работе. Должен быть в состоянии мотивировать и удерживать сотрудников и среду, которая поддерживает их подотчетность
Функция коммуникации в организациях заключается в планировании, управлении и оценке отношений с внутренней и внешней аудиторией в прямой зависимости от целей организации и экономической, политической, культурной, социальной и экологической среды, к которой она принадлежит.
Планирование стратегических коммуникаций является частью процессов управления в организациях, становясь вектором, который обеспечивает фундаментальную ценность в сценариях, ограниченных технологической оцифровкой, которая модифицирует коммуникационные процессы во все более системном виртуальном мире
Стратегическое планирование в общении
Альбрехт определяет планирование как «набор действий, направленных на достижение четко определенного результата, при условии высокого уровня уверенности в ситуации, в которой они будут выполняться, и высокого контроля над факторами, которые позволят что желаемый результат достигнут ».
Планирование в общении, таким образом, становится теоретически-описательным сценарием, который связывает все, что необходимо сделать, и то, что доступно для него. Он включает цели и задачи, способы или стратегии для достижения того, что задумано, тактику, действия и инструменты, которые поддерживают намерения и сообщения и т. Д.
Стратегическое планирование в основном основано на 7 пунктах:
1) «Стратегический коммуникационный план»
а) Анализ-диагностика общественного расследования. Как объективное, так и потенциальное б) Внутреннее расследование. Через анализ рабочей среды и оценку плана внутренних коммуникаций c) Внешнее расследование
г) Оценка внешнего имиджа компании
д) Конкурсные исследования, чтобы узнать, что предлагает нам то, что мы должны изменить или что мы должны исследовать
Создайте группу специалистов по коммуникациям, периодически оценивайте план, распечатывайте другие стратегии для повышения осведомленности о потребностях бизнеса и важности их выполнения.
3) Цели общения
Установите цели, которых вы хотите достичь с помощью плана
Стратегические цели. - Их можно назвать общими целями. Они стремятся достичь в долгосрочной перспективе. Они могут быть конкретными в отношении результата, который должен быть достигнут, и не требуют использования деталей. Этого достаточно, и оно превышает указание преследуемого результата и назначенного ему срока. Различные люди и функциональные области вовлечены в его управление и подчиняются непосредственно высшему руководству.
Операционные цели. Также известные как функциональные, эксплуатационные, эксплуатационные или производственные цели, они являются основой управления по целям. Они выражены более подробно и должны анализировать максимальные затраты, которые позволят достичь результатов, чтобы быть прибыльными и рассматриваться в краткосрочной перспективе, будучи обязанностью функционального директора. Сумма оперативных целей, которые позволят достичь стратегических целей, связанных с общей политикой.
4) Стратегии
Планы действий для достижения этих целей в соответствии с поставленным диагнозом, организационным SWOT и бюджетом должны быть рассмотрены.
Мартин Мартин указывает, что бюджет должен быть настроен на основе следующего:
а) Строительство. Анализ и детальная детализация каждого из элементов, которые вмешиваются в план действий стратегического плана.
б) реализация. Количественное сравнение с затратами предыдущего года. Изучение бюджетного контроля для сегментирования и количественной детализации реальных затрат по каждой из статей бюджета в качестве предыдущего шага к аналитическому учету.
в) Контроль эффективности. Проверка эффективности, полученная из информационных мероприятий. Определение возможных непредвиденных расходов
5) Установление конкретных действий
Знайте, что вы хотите сделать, как, когда, где, почему, через что и т. Д. Уточните стратегии, обстоятельства, ресурсы, области и ожидаемые результаты.
6) Бюджетный календарь
Установите даты действий и обнародуйте стоимость их.
7) Инструменты управления
Внедрить механизмы оценки и контроля результатов.
Для Cutlip и Center оценка состоит из непрерывного процесса, который позволит онлайн-функции вносить необходимые корректировки, подчеркивая особенность того, что методы оценки должны использоваться исключительно для выявления возможных неправильных настроек, а не для демонстрации хорошего конец программы выполнен.
Указанные средства управления в основном подразделяются на два:
а) Контроль и анализ (качественный)
- Применение наиболее подходящих каналов Тенденции общественного мнения и СМИ Исчезновение проблем со связью
б) Оценка (количественная)
- Из пространства и времени, полученных в средствах массовой информации. Из аудитории, полученной в каждом из средств массовой информации и поддержки количества раз, когда название организации появилось. Окончательный баланс (оценка общих и процентных расходов по отношению к Первоначальному бюджету).
Модели связи
Из различных существующих моделей коммуникации я хотел бы сосредоточить наше внимание на следующих аспектах, поскольку они практически используются в любом контексте коммуникации.
Первая - это модель Ласуэлла, которая указывает на ряд простых и практических вопросов для осуществления коммуникации. Он предлагает, чтобы ее достичь, мы должны спросить себя: кто что говорит, по какому каналу, кому, с какими эффектами?
Выполняя эту простую практику, мы можем понять, какой тип сообщения мы хотим получить, и наиболее эффективный способ довести сообщение до нашего конечного получателя с минимальным уровнем шума. Поскольку это должно быть четкое сообщение и должно учитываться как средство передачи, так и условия, при которых сообщение доставляется.
Шеннон и Уивер, со своей стороны, создали модель связи, которая уже включает в себя шум или искажение сообщения, чтобы принять его во внимание на основе следующей схемы:
связь
В то время как Уивер конкретно ссылается на три уровня, на которых традиционно решаются проблемы общения:
- Технический уровень сталкивается с проблемами, связанными с верностью, с которой определенная информация может быть передана от отправителя к получателю, изучаются вопросы семантического уровня, относящиеся к значению и интерпретации сообщения, прагматический уровень фокусирует общение с точки зрения его последствий в манифест поведения людей
Марстон наладил процесс принятия стратегических решений в области связей с общественностью в четыре этапа, которые он назвал RACE: исследования, действия, коммуникация и оценка. Это основано на классическом «управленческом» процессе управления по целям, который состоит из компиляции предыдущей информации, которая должна быть детально проанализирована для разработки плана действий и после его выполнения для достижения определенных ранее определенных целей.
Организационное общение
Модель Маршалла также известна как «Спиральный метод», потому что, будучи графически заданным, она проводится как восходящая линия, которая, начиная с момента рождения исследования, движется к действию, движется через общение и, наконец, в общении. оценка.
Его вклад сосредоточен на циклическом описании его четырех стадий или фаз и на их замкнутом порядке. Хотя идея спирали не является полностью решающей, фундаментальная вещь в Марстоне состоит в том, что каждый этап неизбежно ведет к следующему, так что однажды пройденная оценка заставит нас прибегнуть к первому, исследованию, чтобы продолжить идти вперед
Измерение организационной коммуникации
Измерение проводится посредством оценки производительности и отношения к работе. С целью выявления слабых мест общения и их улучшения с целью увеличения его производства и прибыли. Таким образом, среда, клиенты, поставщики, партнеры и т. Д. Должны быть рассмотрены.
Измерение эффективности и результативности этого управления; эффективность - способность достигать цели и результативность, связь между достигнутым результатом и используемыми ресурсами.
Управление результатами должно быть измерено, чтобы видеть, хорошо ли оно выполняет свою работу, оптимизируются ли ресурсы; если соотношение затрат и выгод является благоприятным; если вы достигаете своих целей и если вы улучшаете или не улучшаете по сравнению с вашим предыдущим руководством.
Майкл Риттер отмечает, что «измерение управления является единственным инструментом, демонстрирующим добавленную стоимость для бизнеса управления коммуникациями компании, и является элементом, который узаконивает роль институционального коммуникатора в организации». Он также измеряет использование ресурсов (финансовые, кадровые, временные) и удовлетворенность общественности (внутреннюю и внешнюю). Риттер утверждает, что для этого необходимо сосредоточиться на различных действиях, которые разрабатываются в организации в связи с ее стратегической целью.
Оценка Для Джеймса Биссланда этот процесс состоит из «систематической оценки программы и ее результатов. Это средство, доступное для профессионалов, чтобы оправдать свою работу для своих клиентов и для себя ».
Такие авторы, как Глен Брум, Дэвид Дозье или Фрэнк Уайли, подчеркивают, что целью оценки должно быть «желание добиться большего в следующий раз. Узнайте из того, что мы сделали хорошо, что мы сделали неправильно, какой прогресс был достигнут и как улучшить его в следующий раз ».
Тем не менее, ключ к широкому распространению «системы объективного управления». Уилкокс силен: «клиент и / или бизнесмен хотят знать, были ли вложены деньги, время и усилия в связи с общественностью и способствовали ли они достижению цели организации».
Ключи к достижению эффективного общения
Проанализировав вышесказанное, мы можем сделать вывод, что основной целью организационной коммуникации является создание эффективной и действенной среды для коммуникационных практик в организациях.
Эффективное общение определяется как «Изучение условий, которые делают общение прибыльным и эффективным». И чтобы достичь этого, он должен быть связан с внутренними и дополнительными характеристиками каждой среды, чтобы исключить шум, ошибочные интерпретации, которые часто сильно влияют на компании, движения и / или проекты.
- Постоянно поддерживать связь: транслировать и усиливать сообщения в максимально возможном количестве средств массовой информации и форматов, такое сообщение должно содержать честную, открытую и согласную информацию. Следует принимать во внимание, что у каждого человека разные стили обучения и слушания, поэтому для обеспечения его хорошего восприятия необходимо использовать различные каналы связи. Будьте ясны и точны: сообщения должны передаваться с ясностью, специфичностью и согласованностью., Принимая во внимание основную цель того, что вы хотите сделать известным. Выберите лучшего мессенджера: Выбор подходящего человека для общения с каждой группой или людьми. Сообщение должно быть адаптировано к каждому департаменту, но при этом соответствовать глобальной стратегии. Встреча лицом к лицу: Оцените, требует ли ситуация очного противостояния при выдаче сообщения.Последующие сеансы дают вам возможность повторять информацию до тех пор, пока все ее не включат. Умножение встреч также дает слушателям больше возможностей оценивать и выражать себя. Способствуйте обратной связи на 360 °: прислушивайтесь к неформальным комментариям, которые существуют в любой компании таким образом, вы сможете правильно настроить ключевые сообщения, и вы будете уверены, что информация поступила. правильно.
вывод
При составлении человеческого фактора организации должны полагаться на измеримую, структурированную, эффективную и действенную систему передачи информации, поскольку это зависит от успеха или неудачи связи между различными областями или людьми, что приводит к соответствующей сфере охвата. цели или задачи.
В настоящее время большинство средних и малых компаний не придают большого значения правильной практике и планированию этих внутренних и внешних каналов связи из-за мифа о том, что лишь немногие люди вовлечены во внутренний процесс и обрабатывают предположение что сообщения будут поступать надлежащим образом, однако последнее не всегда выполняется, что препятствует правильному пониманию и достижению общих и конкретных целей корпорации.
В то время как в компаниях, которые имеют большую солидарность и присутствие на текущем рынке, им удалось установить конкретные каналы организационной коммуникации, которая поддерживала консолидацию, мониторинг, обратную связь и продвижение новых улучшений для этих компаний.
Эти методы измерения должны регулироваться и оцениваться различными методами, чтобы обеспечить их правильное функционирование, поскольку процессные инновации должны учитывать их среду, как внутреннюю, так и внешнюю, что является универсальным в нашем обществе.
