Введение
Коммуникация является элементом, имеющим большое значение в человеческих отношениях. Человек по своей природе требует общения с другими людьми, чтобы удовлетворить их потребности в любви и социализации, это достигается с помощью различных средств коммуникации.
Настоящее исследование, пытается ввести читателя, в широкие рамки организационной коммуникации. Всем нам известно, и если не текстовыми словами, по крайней мере, по существу, то, что общение - это процесс, посредством которого человек передает информацию другому человеку, и является целью всего общения; В частности, для компаний передача информации является ежедневной деятельностью, имеющей большое значение, поэтому существует «организационная коммуникация». Обычно в этом вопросе возникают препятствия или барьеры, которые мешают правильному процессу передачи деловых, личных или организационных данных.
В первом разделе определена концепция организационной коммуникации; во втором разделе исследуются элементы, которые составляют коммуникационный процесс; в третьем разделе рассматривается тема формального и неформального общения внутри организации; В четвертом разделе затрагивается тема внутреннего и внешнего общения, чтобы вернуться к разделу, в котором говорится о потоках, которым может следовать это внутреннее общение. Проблема коммуникационных барьеров также решается, и, наконец, аудит процесса коммуникации.
Общение в организациях
Сегодня организации должны идти в ногу со временем, идти в ногу с тенденциями и внедрять инновации в продуктах и услугах, что позволяет им оставаться на рынке с соответствующим динамизмом высокоэффективных компаний; и таким образом удовлетворить требования сегодняшних рынков. Для этого необходимо взять на себя обязательства на корпоративном уровне, который позволяет придать ценность, которая действительно обусловлена жизненно важными коммуникационными процессами компаний, которые позволяют им достигать институциональных целей и быть конкурентоспособными по отношению к другим организациям.
Организационная коммуникация является важным инструментом большого трудового вклада в настоящее время, который приводит к передаче информации внутри организаций для определения требований и достижений организации и ее сотрудников. Организационная коммуникация позволяет получать знания о людских ресурсах, их развитии в компании, продуктивности в отделах работы.
Основная цель организационной коммуникации имеет важное значение для достижения институциональных целей; элементы, которые вместе уступают место организационному развитию и сотрудникам, которые готовятся к достижению своих лучших результатов на рынках.
Внутренняя и внешняя связь
Внутренняя коммуникация - это все действия, выполняемые организацией для создания и поддержания отношений между ее членами посредством надлежащего использования различных средств коммуникации, существующих в организации.
Внутренняя связь порождает (UAT, 2011):
- Подготовить признание компании в обстановке сердечности и стимулирования трудовой деятельности. Быть в состоянии лучше узнать организацию и ознакомиться с ними. Признание результатов работы сотрудников. Содействовать обмену информацией (общению) по всей организации. Компания несет ответственность за содействие созданию благоприятного организационного климата на благо всей организации. Организационный климат в основном находится в личной и физической среде, из которой осуществляется деловая активность.
Внешние коммуникации - это все виды деятельности, осуществляемой организацией, целью которой является поддержание отношений с внешним миром, в настоящее время этот тип коммуникации известен как связи с общественностью.
Организационные коммуникационные сценарии
Организационная коммуникация обычно может быть представлена в следующих трех сценариях (Andrade, 2005):
- Физический сценарий. В рамках этого сценария можно рассмотреть внутреннее и внешнее, а также рассмотреть все декоративные элементы организации, а также информационные вызовы, например: символы «не пройти», «только авторизованный персонал» и т. Д. Социальная сцена. Этот сценарий включает в себя все факторы, которые относятся к людям, и в дополнение к взаимодействию между ними, в качестве примера этого сценария можно рассмотреть использование ролей каждого члена рабочей встречи. Он связывает сообщения, которые организация передает своим членам, поставщикам, клиентам и другим вовлеченным лицам; Примерами такого типа общения в этом сценарии являются: заметки, уведомления на доске, реклама и многое другое.
Коммуникационный поток в организации
Внутри компании важно, чтобы коммуникация проходила по-разному, от более низкого иерархического уровня до более высокого, а также до иерархических уровней по сторонам. Как правило, коммуникация рассматривалась более четко снизу вверх, но сейчас широко известно, что в случае, когда информация только перетекает с самого высокого иерархического уровня на более низкий уровень в организации, будут существенные проблемы со связью в организация. В общих чертах, чтобы коммуникация была эффективной в компании, важно, чтобы она исходила от сотрудника, то есть от общения снизу вверх.Мы не должны забывать о важности горизонтального потока в общении, это происходит, когда вовлеченные лица принадлежат к одному и тому же уровню иерархии или подобному; а также диагональная связь (это происходит между работниками на разных иерархических уровнях, даже без зависимости между отделами или уровнями).
Нисходящее общение
Этот тип коммуникации происходит на верхних уровнях иерархии и с определенным направлением в сторону более низких уровней иерархии, как правило, это общение происходит в организациях, полномочия которых централизованы и высоко авторитетны.
В нисходящем общении основными средствами, используемыми для процесса общения, являются командование (устные инструкции персоналу): через выступления, встречи с персоналом, по телефону. Что касается письменного общения, наиболее часто используемые средства:
- Меморандум Письма Отчеты Руководство по эксплуатации Брошюры Отчеты, среди многих других.
Одной из основных характеристик этого типа информации является тот факт, что информация становится диффузной и рассредоточенной по мере того, как она опускается на командную строку и иерархические уровни. В дополнение к тому факту, что администрация раскрывает и запрашивает соблюдение рабочих политик или процедур, нет никаких гарантий их соблюдения и достижения; Будь то из-за сбоев связи, непредвиденных ситуаций, которые изменяют процессы, или просто из-за отсутствия дисциплины вовлеченных сотрудников. В этих обстоятельствах наличие системы, позволяющей получать обратную связь по полученной информации, имеет важное значение.
Наконец, важно отметить, что информация, направленная вниз в организации, имеет тенденцию к медленному движению, что приводит к задержкам в поступлении информации в место назначения, что создает ситуации разочарования для администрации компании.
Восходящая связь
В отличие от восходящего общения, этот тип организационного общения происходит, когда работники (подчиненные) передают информацию своим начальникам. То есть эта информация перемещается с более низких уровней на более высокие уровни иерархии. К сожалению, поток информации в этом канале передачи не всегда полностью и объективно достигает самых высоких уровней, поскольку по мере роста информации получатели опосредуют воздействие контента, особенно если это новости или отчеты. отрицательно или не ожидается руководством или администрацией. Это обычно происходит в организациях, когда оператор не может достичь поставленных целей или возникают проблемы, которые напрямую влияют на производительность или вызывают конфликты в компании;Именно в этих ситуациях те, кто руководит этими рабочими областями из-за страха, удобства или уважения к более высоким уровням командования, часто не раскрывают фактические производственные, финансовые или производственные данные.
Взаимодействие снизу вверх противоречит нисходящему, поскольку второй авторитетен, но первый (восходящий) имеет место в компаниях, в которых коммуникационная среда и процессы обеспечивают участие сотрудников и поддерживают демократическую политику их вмешательства., Наиболее используемые средства для передачи информации в восходящем порядке:
- Периодическая встреча. Персонализированное интервью. Круг качества. Телефонная линия. Опрос. Система жалоб и предложений (почтовые ящики, письма и сообщения администрации).
Перекрестное общение
В этом типе коммуникационного потока рассматривается горизонтальная информация (та, которая возникает между аналогичными уровнями иерархии в организации) и хорошо известный «диагональный поток» (диагональный поток возникает, когда стороны, участвующие в Коммуникационные процессы являются частью различных иерархических уровней и не устанавливают отношения зависимости между ними).
Основной целью кросс-коммуникации является повышение скорости передачи информации, улучшение понимания передаваемой информации и координации усилий для достижения целей компании. Перекрестное общение очень распространено в организациях, так как поток информации не всегда направляется маршрутами, обычно устанавливаемыми в организационных схемах.
В настоящее время организации широко используют как устные, так и письменные кросс-коммуникации, с главной целью совершенствования потока информации вертикально внутри компаний.
Также важно подчеркнуть, что, поскольку информация в компании не всегда следует установленным потокам (с точки зрения иерархических уровней, это необходимо), необходимо защищать указанную информацию от проблем или препятствий для информации в следующих условиях:
- Использование связи должно быть представлено, когда этого требуют потребности компании. Очень важно, чтобы сотрудники воздерживались от превышения разрешенных полномочий. Сотрудники должны быть в курсе, с точки зрения информации, своих менеджеров или превосходное командование важными перекрестными задачами.
Вышеизложенное проясняет, что поток перекрестных коммуникаций может иногда приводить к проблемам в организации, поэтому важно позаботиться об этом типе потока информации, который необходим в организациях из-за сложной внутренней и внешней среды и с динамизм на рынке бизнеса.
Письменное, устное и невербальное общение
Каждый тип коммуникации имеет свои функции и преимущества в организации, и именно по этой причине коммуникации часто используются в группах, используя преимущества каждого из них для коммуникации и дополняя друг друга. Яркий пример - в случае конференций, где используются письменные материалы, видео, слайды, экспозиция экспозитора; все с целью, чтобы участники лучше поняли информацию, которая им предоставляется.
Письменное сообщение
Письменное общение характеризуется наличием четких, точных, конкретных и правильных сообщений, и мы можем быть уверены, что сообщение, которое мы передаем как отправители, получатель поймет, как есть.
Вот некоторые примеры письменного общения (Pérez & Candale, 2010):
- Внутренний бюллетень. Управляет специализированной информацией, для интерьера и экстерьера организации. Меморандум. Это наиболее используемая среда, которая помогает получателю (сотруднику) запомнить внутренние инструкции о том, что делать в организации. Это внутреннее средство связи, документ, в котором общее или ведомственное управление общается со всеми сотрудниками или частью организации. Это средство, с помощью которого организация информирует своих сотрудников или сообщество о наличии вакансий или о проведении конкурса проектов. Цель этого средства коммуникации - узнать мнение сотрудников по какому-либо рассматриваемому аспекту.
Основным преимуществом письменного сообщения является тот факт, что оно обеспечивает учет, справочную и правовую защиту того, что сообщается, в дополнение к содействию единообразному применению процедур и стандартов, которые способствуют снижению расходов на связь, а также Вы можете заранее позаботиться о содержании и контексте передаваемой информации.
Что касается недостатков, то можно учитывать большие затраты в количестве документов для официальной реализации письменного сообщения, а не немедленной обратной связи, и во многих случаях часто требуется много времени, чтобы уведомить о приеме и понять письменное сообщение.
Устное общение
Устное общение предоставляется, когда между двумя или более людьми проводится очная встреча, это случай беседы администратора с его персоналом, который может быть представлен формально или неформально, а также может быть предметом планирования. или спонтанно.
Хотя устное общение широко используется в организации, сжатие передаваемой информации не всегда является желательным и / или ожидаемым, поскольку оно сильно влияет на интерпретацию, которую ему дает каждый получатель, и на низкую среду какое общение происходит, это очень распространено в неформальном общении, вы покидаете свой отдел, чтобы пойти в другой офис, и поприветствовать кого-то или дать указание, это живой пример устного общения.
Некоторые примеры устного общения:
- Конференции. Раскрывается какая-то конкретная тема: Собрания и Собрания. Есть дискуссия на конкретную тему. Видеоконференции. Мы общаемся из одного отдела в другой, который может находиться в другом городе, чтобы разоблачить ситуацию в нашем районе. Он общается из одной области в другую посредством звонков, и регулярно он запрашивает некоторую информацию, которая необходима для решения проблемы или для дополнения какой-либо работы.
Невербальная коммуникация
Этот тип коммуникации используется многими способами в организации, часто в дополнение к тому, что сказано, например, когда на выставке помощники узнают о выражениях лица и тела экспонента, и даже если они рассматриваются как Поддерживающее общение, во многих случаях оно может быть не таким, поскольку оно будет передавать небезопасную информацию, отсутствие знаний о предмете или достоверность.
В рамках этой классификации также могут быть рассмотрены средства визуальной поддержки, которые также направлены на предоставление обратной связи по поводу сказанного.
Вот некоторые примеры визуальных медиа (Pérez & Candale, 2010):
- Фрески. В них управляется мотивационная информация для сотрудника, которая должна быть размещена в стратегических точках организации, чтобы сотрудники могли ее наблюдать. Таблицы, графики и т. Д. Размещены в них, и его цель состоит в том, чтобы информировать сотрудников и информировать их о каком-либо рассматриваемом аспекте. Карта объектов, с целью, чтобы они знали, как найти себя и куда идти.
Барьеры и сбои в организационном общении
Многие администраторы считают одну из своих самых больших проблем решить сбои и неудобства в общении организации. Но администратор, который действительно знает свою компанию, как и должно быть, может обнаружить, что многие проблемы со связью возникают из-за более сильных проблем.
Примером того, что указано выше, является то, что в организации планирование является неполноценным и порождает неопределенность в руководстве и пути компании, так же как если организация не имеет адекватной структуры, она может ограничить или негативно изменить отношения. организационное и, следовательно, общение. Барьеры, возникающие при передаче информации, могут возникать в отправителе, сообщении, получателе сообщения или в обратной связи с полученной информацией.
Основными коммуникационными барьерами, особенно в случае организаций, являются:
- Отсутствие или отсутствие планирования. Неправильные предположения или факты. Искажение контекста и / или семантики сообщения. Плохо выраженная информация. Международные контекстные барьеры. Потеря информации из-за ограниченного хранения. Информация с ограниченным прослушиванием и ранней оценкой коммуникации. Безличное общение. информации Другие барьеры в общении
Отсутствие или отсутствие планирования
Этот барьер очень часто встречается в организациях, так что коммуникация в организации является адекватной и отвечает ее целям, она должна возникать как следствие планирования, анализа и формулирования передаваемого сообщения, а также его происхождения и объективности; Кроме того, лицо, подлежащее передаче, должно выбрать наиболее удобный канал связи, а также сроки, указанные для передачи информации, и, таким образом, прекратить сопротивление изменениям.
Запутанные предположения или факты
Во многих случаях при передаче информации определенные ситуации воспринимаются как должное или понимаемое, и, следовательно, они не взаимодействуют с остальной информацией, которая передается, например, это происходит, когда клиент отправляет уведомление одному из своих поставщикам, посещающим объекты компании, предположение, которое предполагается отразить, заключается в том, что клиент может предположить, что поставщик организует их прибытие с места перевозки, как в отношении размещения, а также готовит прием и просмотр программы в пределах своих объектов. Что касается поставщика, он может верить и предполагать, что визит клиента в город может быть вызван личными причинами, поэтому он будет посещать объекты организации, но как часть обычной деятельности.Именно в этом примере подразумевается, что предположения или факты, которые не выяснены между вовлеченными сторонами, могут вызвать путаницу и иногда более серьезные проблемы.
Искажение контекста сообщения и / или семантики
Говорить об искажении контекста или семантики сообщения означает сослаться на один из основных барьеров в общении. В качестве примера вы можете рассмотреть тот факт, что компания размещает в одной из своих точек продаж объявление с надписью «Продажа за меньшие деньги». Это неоднозначность для тех, кто получает это сообщение, главный вопрос, который они сами себе зададут: факт
Меньше в чем или чем? И бесконечное количество реакций может генерироваться при получении этой информации. Другим примером, который можно рассмотреть в этой классификации, является концептуализация концепции в зависимости от сообщения или ситуации каждой организации; В случае слова «правительство» его можно считать бюрократической деятельностью с небольшим доверием, но для другого сектора это может означать поддержку, равенство или справедливость.
Плохо выраженная информация
Еще один распространенный коммуникационный барьер возникает, когда, несмотря на тот факт, что создатель информации ясно показывает идеи и основы информации, он, возможно, выбрал неправильные слова, возможно, было непоследовательным принимать некоторые условия как должное или неправильно структурировать информацию. Это может быть очень дорого для организации, поэтому важно, чтобы отправитель проявил особую осторожность при кодировании передаваемого сообщения.
Барьеры в международном контексте
Когда коммуникационный процесс препятствует существованию различных и разнообразных культур, языка и правил действий, это еще больше усложняет передачу информации.
Пример представлен при попытке перевести лозунги компании или опубликовать рабочие концепции, которые могут значительно различаться в разных культурах, а в некоторых случаях даже могут быть оскорбительными, если с ними не обращаться должным образом.
Потеря информации из-за ограниченного хранения
Эта ошибка происходит, когда информация, которая передается от одного человека к другому, теряет точность во время передачи, и это является одной из основных причин серьезной проблемы связи. В таких случаях важно выполнять защитные действия, такие как резервное копирование информации, повторение данных и использование нескольких каналов одновременно.
Информация с ограниченным прослушиванием и предварительной оценкой
Не все люди привыкли слушать надлежащим образом, многие могут поддерживать связь, не имея реальной связи с предметом, в дополнение к тому, что многие люди склонны судить о содержании информации поспешно много раз без объективного анализа полученной информации.
Общение безлично
Использование средств связи в компании может препятствовать передаче информации соавторам, общение в основном эффективно при личном контакте (лицом к лицу) с получателями сообщения в организации, поскольку таким образом будет больше уровень доверия и понимания, а также это легче представить в обратной связи информации.
Недоверие или страх в общении
Отношения, которые поддерживаются между начальством и сотрудниками, позволяют улучшить или ухудшить условия в потоке информации, когда начальник или начальник не прикладывают усилий для поддержания благоприятного организационного климата, доверия, а рабочая среда слишком враждебна или угрожает, может вызвать недоверие и страх, который блокирует общение.
Недостаточно времени до изменений
В организациях, представленных в рамках нескольких обменов информацией, многие из них связаны с существенными организационными изменениями, имеющими большое значение и влияющими на сотрудников компании. Многие из сотрудников не реагируют на изменения одинаково, некоторым требуется больше времени, чтобы адаптироваться к ним, и эта нехватка времени может вызвать осложнения в общении с последствиями в компании.
Избыток информации
Когда поток информации слишком велик, ее понимание часто может быть ограничено, и сотрудники компании оценивают информативность в отношении своих убеждений и точек зрения, в некоторых случаях преуменьшая данные, которые эмитент считает важными, а также это тот случай, когда перегрузка данных может привести к конфликтам и ошибкам при попытке обработки информации. Вот почему необходимо заботиться о содержании информации, чтобы она передавалась в сжатой и точной форме, чтобы не было фильтров, которые бы вычитали ценность и контент из информации, передаваемой компанией или наоборот.
Другие барьеры в общении
В дополнение к барьерам или препятствиям в общении, упомянутым ранее в этой работе, можно упомянуть не только неисчислимое, которое может быть представлено в организации, например:
- Частичное или избирательное восприятие Иерархическая разница между отправителями и получателями информации Проблемы отношения, концентрации или расположения, среди многих других.
Коммуникационный аудит
Для организации очень важно обеспечить эффективную связь, но, как уже упоминалось выше, могут быть препятствия и барьеры, которые ограничивают или препятствуют передаче, приему или получению информации, поэтому существуют варианты для улучшения процессов Общение, одним из них является аудит в организационном общении, который позволяет оценить методы общения. Аудит - это инструмент для оценки навыков общения, связей, политик и процесса общения. Как упоминалось ранее, организационная коммуникация основана на наборе коммуникационных элементов, которые в значительной степени связаны с целями организации.
Представленная модель связана с оперативным подходом администрации. Наиболее важными коммуникационными сетями для аудита являются следующие:
- Регуляторная сеть или ссылки на действия, политики, процессы, правила и отношения между руководителями и сотрудниками. Инновационная сеть, которая включает в себя решения проблем и альтернативы новым разработкам. Сеть, которая ведет к интеграции посредством признаний, премий, продвижение по службе, которые связывают цели компании с индивидуальными. Сеть (информационно-инструктивная), которая содержит объявления, публикации, формируя, таким образом, информационную сеть компании.
Каждый из вышеперечисленных элементов служит инструментом для анализа коммуникационных процессов, которые связаны с основными направлениями деятельности компании. Таким образом, проблемы решаются и предупреждения также создаются, чтобы они не возникали.
Среди форматов проведения аудита мы можем найти следующие документы, которые помогут с этой деятельностью:
- Анкеты, интервью, оценка документации, среди многих других.
вывод
Организационное общение является важным фактором успешного управления бизнесом, его хорошее управление может сделать организацию последней.
Жизненно важно, чтобы барьеры, которые могут существовать со стороны отправителя или получателя, были исключены или превышены, в зависимости от той роли, которую мы выполняем во время процесса коммуникации, также важно, чтобы члены организации знали каналы и коды, через которые они могут быть выражены.
Существуют различные типы сообщений, которые должны использоваться любым членом организации, и, предпочтительно, следует использовать формальное общение, чтобы не было недопонимания между сотрудниками и боссами, или боссами и клиентами, которые могут привести к повреждению отношения клиент-компания.
Сообщение, четко выраженное в среде и с соответствующим каналом связи, будет преобразовано получателем в действие, с другой стороны, нечеткое, неточное и неоднозначное сообщение может вызвать проблемы в организации.
Библиография
- Алонсо Мунгуия, Э.Г. (2006). Теория организаций. Мексика: Umbral.Andrade, H. (2005). Внутренняя организационная коммуникация: процессы, дисциплина и методика. Испания: Gesbiblo SLBlogspot. (Март 2010 г.) Получено 17 марта 2012 г., Pérez L. & Candale, Z. (06-15-2010). GestioPolis. Получено 11 ноября 2011 г. Rebeil, CM (1998). Сила общения в организациях. В CM Rebeil, Сила общения в организациях (стр. 15). Plaza y Valdes.Robbins, SP (2005). Администрация. Мексика: Prentice Hall.UAT. (2011). Получено 19 марта 2012 г.
Затем профессор Иоланда Эстебан из Школы бизнеса и менеджмента проводит видеоурок, который охватывает три основных аспекта организационной коммуникации: (1) технический аспект коммуникации в компании, почему это важно, его принципы, внутреннее общение и внешнее общение, его элементы, потоки и каналы; (2) общение в менеджере и (3) как общаться во время кризиса. Очень хороший материал для дополнения этого текста.
