Формальное и неформальное общение в организациях

Введение

Организационная коммуникация - это процесс, посредством которого деятельность общества собирается и координируется для достижения целей отдельных лиц, рабочей группы и самой организации. Часто это эффективный компонент управления во всех компаниях или организациях. Функциональная перспектива организационной коммуникации определяет ее как систему каналов, через которые проходят сообщения. Это общение в основном делится на две группы, формальное и неформальное общение.

Коммуникация является очень важной функцией для управления любой организацией, маленькой или большой. Слово общение было взято из латинской комнаты «Communis», что означает «общий». Поэтому общение означает обмен идеями. Это может быть определено как обмен фактами, идеями, мнениями или эмоциями между двумя или более людьми, чтобы создать общее понимание. Или как процесс передачи информации и сообщений от одного человека другому. В нем участвуют как минимум два человека, то есть отправитель и получатель. Отправитель и разработчик передает сообщение получателю. Цель состоит в том, чтобы достичь общего понимания между отправителем и получателем. Основной единицей коммуникации в организации является связь между руководителем и подчиненным.

Процесс общения

Процесс связи включает отправителя, передачу сообщения через канал, получателя и, наконец, декодирование сообщения.

отправитель

Общение начинается с отправителя, у которого есть мысль или идея, понятная получателю.

Канал передачи сообщений

Информация передается по каналу, сообщение может быть устным или письменным, и оно может передаваться посредством меморандума, письма, по телефону, телевидению и т. Д. Два или более каналов используются постоянно.

Приемник

Получатель - это человек, который получает сообщение с помощью различных средств связи.

Декодирование

Это та часть, где получатель превращает сообщение в мысль или идею.

Формальное общение

Формальное общение делится на письменное и устное. Ежедневные задания решаются посредством устного общения, в то время как наиболее актуальные вопросы требуют письменного общения.

Формальные отношения

Это общение между сотрудниками принимается, когда организация устанавливает официальные отношения. Отправитель и получатель имеют какие-то организационные отношения. Общение должно проходить через определенный канал при переходе от одного человека к другому.

Организационное сообщение

Этот канал касается только сообщений авторизованной организации, а личные сообщения находятся за пределами вашей юрисдикции.

Умышленное усилие

Этот канал связи не устанавливается автоматически, но необходимо приложить усилия для его создания. Это решается с учетом целей организации.

преимущество

Поддержание Органа

Формальное общение поддерживает прочные отношения между боссами и их подчиненными, благодаря которым поддерживается авторитет начальства. Однако целесообразно контролировать подчиненных и устанавливать их ответственность, что необходимо для эффективного и успешного контроля.

Четкое и эффективное общение

В официальном общении существует прямой контакт между начальниками и подчиненными. Начальники должны знать, когда и в какой момент подчиненные нуждаются в информации. Таким образом, эта коммуникация способна сделать информацию своевременной.

Упорядоченный поток информации

Информация должна проходить по определенному маршруту от одного человека к другому Легкое знание источника информации В этом типе связи источник каждой информации может быть легко найден.

Недостатки

Перегрузка работой Тратит много времени на официальное общение, и поэтому некоторые другие важные задачи остаются без внимания.

Этот метод может стать препятствием в потоке информации. Иногда расстояние между отправителем и получателем настолько велико, что информация должна пройти через много рук, и к тому времени, когда получатель достигает ее, искажается. Поэтому иногда он не достигает своей цели.

Менеджеры иногда безразличны

Иногда начальники не обращают особого внимания на предложения и жалобы подчиненных. В таком случае подчиненный может потерять веру в эффективность формального общения.

Типы формального общения

(Katz and Kahn, 1978) Формальное общение бывает двух типов:

Вертикальная связь

Вертикальная связь бывает следующих типов:

Нисходящее общение

Общение высшей иерархии со своими подчиненными называется нисходящим общением. Это сообщение включает в себя приказы, правила, информацию, политики, инструкции и т. Д. Основным преимуществом нисходящего общения является то, что подчиненные получают полезную своевременную информацию, которая помогает им выполнять задачи.

Восходящая связь

Это общение вытекает из подчиненных начальству. Целью является предоставление предложений, реакций, отчетов, жалоб и т. Д. Этот тип общения помогает высшему руководству в принятии решений.

Горизонтальная связь

Горизонтальная коммуникация рождается, когда два человека одного уровня обмениваются информацией. Он используется людьми одного иерархического уровня для решения проблем организации, получая аналогичные выгоды. Эта информация включает в себя запросы, предложения, общие проблемы и информацию, связанную с координацией группы.

Цепная связь

Цепная коммуникация относится к коммуникации между начальником и подчиненным, включая всех людей, которые работают в организации.

Круговое общение

Этот тип общения происходит между членами команды, каждый из которых может общаться с ближайшими членами.

Свободное Цветочное Общение

Предположим, что каждый член группы может общаться со всеми другими людьми в группе.

Перевернутая связь

В этой форме общения подчиненному разрешается общаться с начальником своего босса. В этой форме общения сообщения движутся с большой скоростью.

Неформальное общение

Неформальное общение означает обмен информацией неофициальным способом. Он основан на неформальных отношениях:

Дружба Членство в одном клубе Те же интересы

Он свободен от всех организационных формальностей. Обмен неформальными сообщениями обычно осуществляется во время еды, общественных мероприятий, вечеринок и т. Д. В этих случаях начальство может собирать информацию от своих подчиненных, которую трудно получить посредством формального общения. Эти сообщения включают комментарии, предложения и т. Д. В этом случае общение осуществляется с помощью жестов, движения головы, улыбки или молчания. Нет определенного канала связи.

преимущество

Быстрая связь

В этом общении сообщения движутся быстро, и их влияние одинаково велико на людей.

Это общение рождается из общественных отношений, оно выходит за рамки ограничений организации. Отношения между начальником и подчиненным не указаны. Общительный босс может собирать много информации через этот канал.

Простое решение сложных проблем

Есть много проблем, которые не могут быть решены с помощью формального общения. В неформальном общении больше свободы, что помогает решать сложные проблемы.

Удовлетворение социальных потребностей работников

Каждый хочет иметь хорошие отношения с начальниками на рабочем месте, эти отношения приносят удовлетворение сотрудникам и гордятся этим. Но это может быть возможно только с помощью неформального общения.

Недостатки

Неопределенный путь

Поскольку он выходит за пределы ограничений компании, нет определенного канала.

Возможность слухов и искажений

Уверенность в том, что информация является правдивой или ложной, не найдена ни у кого, поэтому слухи могут быстро возникнуть.

Бессистемное общение

Это сообщение не является систематическим, и, возможно, информация поступает не тому человеку или не достигает соответствующего человека.

Информация не достоверна

Большая часть информации, полученной через это сообщение, ненадежна, и на ее основе не может быть принято никаких важных решений.

вывод

Без общения было бы много проблем в организации, и проблемы не могли быть легко решены. Коммуникация является средством, которое все компании должны рассматривать в качестве важного элемента в качестве основы для принятия своих решений.