- База данных и информационная система. Кадровый аудит
Чем больше организация и чем более децентрализована ее структура, тем больше потребность в контроле над людскими ресурсами.
Слово контроль имеет много значений, и его значение зависит от его функции или конкретной области, в которой оно применяется.
Это может быть административная и управленческая функция контроля. В таком случае. Контроль является частью административного процесса, вместе с планированием, организацией и управлением.
Это может быть набор средств регулирования системы или организации. Это случай конкретных задач, которые контроллер применяет в компании. Управление в автоматической системе, которая поддерживает постоянную степень потока или работу всей системы. Механизм управления обнаруживает любое отклонение от нормального режима и позволяет правильно регулировать процесс.
Это может быть ограничительной функцией системы, чтобы удерживать членов в желаемых параметрах. Это случай частотного контроля и кадрового дела.
Для Шервина сущность контроля - это действие, которое настраивает операции на заранее определенные шаблоны, а его основой является информация, которую получают управляющие. Кунц и О'Доннелл полагают, что контроль - это административная функция, которая состоит в измерении и корректировке работы подчиненных с целью обеспечения выполнения целей компании или планов, намеченных для их достижения.
Контроль заключается не только в том, чтобы проверить, все ли соответствует принятому плану, выпущенным инструкциям и установленным принципам, он нацелен на выявление сбоев и ошибок, чтобы исправить их и избежать повторного нарушения. Это относится ко всему: вещам, людям и действиям.
ПРОЦЕСС УПРАВЛЕНИЯ
Контроль осуществляется через ряд этапов, которые формируют процесс.
Каждый элемент управления состоит из четырех этапов:
1) Установление нужных патонов.
2) Наблюдение за исполнением.
3) Сравнение производительности с желаемыми схемами.
4) Корректирующее действие.
Процесс управления действует в смысле адаптации операций к определенным ранее установленным шаблонам и работает в соответствии с информацией, которую он получает. Эта информация позволяет предпринять корректирующие действия, которые являются основой контроля. Контроль включает в себя сравнение с ранее установленными шаблонами, позволяющими осуществлять корректирующие действия в случае отклонения, которое не может быть принято.
Соответствующие корректирующие действия могут включать использование полномочий и указаний, хотя и не обязательно во всех случаях.
Соответствующим корректирующим действием может быть также пересмотр и изменение существующих шаблонов, если они были установлены ненадлежащим образом, чтобы привести их в соответствие с фактами или возможностями компании.
Менеджмент создает механизмы контроля всех возможных аспектов деятельности компании. Для обоих основных применений бизнес-контроля являются:
1) Стандартизировать производительность посредством инспекции, надзора, письменных процедур или графиков производства;
2) Защищать активы компании от кражи, растраты и злоупотреблений, требуя письменных документов, процедур аудита и разделения обязанностей;
3) Стандартизировать качество продуктов или услуг, предлагаемых компанией, посредством обучения персонала, проверок, статистического контроля качества и систем стимулирования;
4) Ограничить полномочия, которыми пользуются различные инстанции компании, описывая положения, руководящие принципы и политики, правила и положения и системы аудита;
5) Измерять и направлять работу сотрудников, используя системы оценки работы персонала: прямой надзор, мониторинг и учет, включая информацию о производстве.
ARH - это линейная ответственность и функция персонала, в которой одни операции и средства управления централизованы в органе персонала, а другие децентрализованы и распределены в линейных органах. Необходима интегрированная система сбора, обработки, хранения и предоставления важной информации о людских ресурсах, с тем чтобы как рекомендации, так и услуги персонала и оперативные решения соответствовали каждой ситуации. Важно то, что внутри организации существует база данных о людских ресурсах, которая способна обеспечить информационную систему персонала, а также систему аудита, способную регулировать ее работу.
БАЗА ДАННЫХ И ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА
С точки зрения теории принятия решений организацию бизнеса можно понимать как серию крупных информационных сетей, которые связывают информационные потребности каждого процесса принятия решений с источниками данных. Хотя эти информационные сети разделены, они перекрываются и взаимодействуют.
ДАННЫЕ И ИНФОРМАЦИОННЫЕ КОНЦЕПЦИИ.
Данные являются элементами, которые служат основой для решения проблем или для формирования суждения. Данные - это всего лишь индекс, объективное проявление, которое можно анализировать субъективно, то есть требуется интерпретация индивида, чтобы справиться с ним. Сами по себе каждая информация имеет мало значения. Данные позволяют получать информацию, когда они классифицируются, хранятся и связаны друг с другом.
Изолированная информация также не имеет смысла, она требует обработки, чтобы она могла обрести смысл.
Термин «обработка данных» обозначает большое разнообразие действий, которые выполняются как в организациях, так и в социальных группах, а также между людьми: существует определенный объем исходных данных или информации (в файлах, в ожиданиях или в меньшинство), к которому добавляются другие данные или последующая информация (больший объем данных, изменения, модификации), вызывающие новый объем данных или информации. Таким образом, обработка данных - это деятельность, которая состоит из сбора, группировки и пересечения данных для преобразования их в информацию или для получения другой информации.
Обработка данных может быть:
1) Вручную: когда это делается вручную, с использованием карточек, чековых книжек, карт и т. Д., с помощью или без помощи пишущих машинок или калькуляторов.
2) Полуавтоматический: когда используются учетные машины, в которых оператор вводит токены или чековые книжки одну за другой и после получения токена и исходных данных, машина выполняет многочисленные последовательные операции, уже запрограммированные, без вмешательства оператора.
3) Автоматически: когда машина, запрограммированная на выполнение определенного набора операций, выполняет всю последовательность без необходимости вмешательства человека между одним циклом и следующим.
БАЗА ДАННЫХ В ЛЮДСКИХ РЕСУРСАХ
База данных представляет собой систему хранения и накопления данных, правильно классифицированных и доступных для обработки и получения информации. В действительности база данных представляет собой набор логически связанных файлов, организованных таким образом, чтобы улучшить и облегчить доступ к данным и устранить избыточность. Информационная эффективность повышается с помощью базы данных, поскольку логически связанные данные обеспечивают одновременное и интегрированное обновление и обработку. Это уменьшает несоответствия и ошибки, возникающие из-за двойных файлов. В программном обеспечении довольно часто выполняются функции создания и обновления файлов, извлечения данных и создания отчетов.
Область человеческих ресурсов, база данных может получать и хранить данные из разных слоев или уровней сложности, а именно:
1) Персональные данные каждого сотрудника, которые составляют кадровый реестр.
2) Данные о лицах, занимающих каждую должность, которые составляют реестр должностей.
3) Данные о сотрудниках каждого раздела, отдела или подразделения, которые составляют реестр разделов.
4) Данные о заработной плате и поощрениях к заработной плате, которые представляют собой отчет о вознаграждении.
5) Данные кандидата (реестр кандидатов), курсы и учебные мероприятия (реестр тренировок) и т. Д.
Информационная система по человеческим ресурсам получает данные и информацию от сотрудников, бизнес-среды, внешней среды (рынок труда, правовые ограничения и т. Д.) И макросреды (экономическая, политическая и т. Д.) Этого потока данных. опыт сбора, обработки и утилизации.
При разработке информационной системы необходимо учитывать концепцию операционного цикла, традиционно используемую в бухгалтерском учете. Эта концепция находит цепочки событий, которые начинаются вне компании, включают в себя основную цепочку событий внутри организации и заканчиваются в точке вне компании. Это позволяет точно идентифицировать начальную точку и конечную точку, которые связаны друг с другом цепочками событий. После того, как начальная и конечная точки определены, риск проецирования информационной системы только на часть информационных потоков исключается.
Информация может быть внешней по отношению к компании (рынок труда, рынок человеческих ресурсов, рынок заработной платы, законодательство о труде, профсоюзы, региональные организации труда и т. Д.) Или внутренней по отношению к компании (регистрация работников, должностей и сотрудников, и т.д.).
С другой стороны, информация может быть направлена на институциональный или стратегический, промежуточный или операционный уровень, независимо от того, относится ли она к решениям, мониторингу и контролю или исполнению соответственно. В любом случае, интегрированная система информации о людских ресурсах должна группировать различную информацию, полученную из данных из различных источников.
ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА ЧЕЛОВЕЧЕСКИХ РЕСУРСОВ
Информационная система представляет собой совокупность взаимозависимых элементов (подсистем), логически связанных, так что из их взаимодействия генерируется информация, необходимая для принятия решения. Поскольку ARH является линейной обязанностью и функцией персонала, агентство ARH должно предоставлять всем агентствам важную информацию о персонале, который существует в каждом из агентств, чтобы соответствующие начальники управляли своими подчиненными адекватны.
Сборка информационной системы управления персоналом требует систематического наблюдения, анализа и оценки компании или ее подсистем и соответствующих информационных потребностей. Информационная система должна идентифицировать и группировать все сети информационных потоков так, чтобы она проецировалась на каждую группу решений. По сути, информационная система является основой процесса принятия решений в организации.
Планирование информационной системы HR
Информационная система управления персоналом использует в качестве источника данных элементы, предоставляемые:
- База данных человеческих ресурсов. Подбор и подбор персонала. Обучение и развитие персонала. Оценка эффективности. Зарплата администрации. Регистрация и контроль персонала, в отношении отсутствия, задержек, дисциплины и т. Д., Кадровая статистика. Гигиена и безопасность. Соответствующий штаб и т. Д.
Информационная система HR должна планироваться и внедряться для достижения определенных целей. Достижение этих целей позволит оценить эффективность системы: дать возможность отраслевым организациям принимать адекватные решения в отношении людей.
АУДИТ ЛЮДСКИХ РЕСУРСОВ
Аудит человеческих ресурсов можно определить как анализ кадровой политики и практики компании и оценку ее текущей деятельности с последующими предложениями по улучшению. Основная цель аудита человеческих ресурсов состоит в том, чтобы показать, как работает программа, найти методы и условия, которые наносят ущерб компании или не оправдывают ее стоимость, или методы и условия, которые необходимо увеличить.
Аудит представляет собой систему проверки и контроля, которая информирует руководство об эффективности и результативности проводимой им программы.
Модели оценки и контроля в людских ресурсах
Система управления персоналом нуждается в работодателях, способных постоянно оценивать и систематически контролировать ее работу.
Стандарт в критериях или модель, которая была ранее установлена, чтобы позволить сравнение с результатами или с достигнутыми целями. Путем сравнения со стандартом можно оценить полученные результаты и убедиться, что в системе должны быть сделаны корректировки и исправления, чтобы она работала лучше.
Используются различные шаблоны, это может быть:
1) Количественные модели: это те, которые выражены в цифрах или количествах, таких как количество работников, процент текучести кадров, количество приемов, уровень аварийности и т. Д.
2) Стандарты качества: те, которые связаны с не поддающимися количественной оценке аспектами, такими как методы отбора сотрудников, результаты обучения, оценка эффективности работы. И т.д., 3) Модели времени: они состоят из скорости, с которой интегрируется вновь принятый персонал, среднего постоянства сотрудника в компании, времени обработки кадровых заявок и т. Д.
4) Структура затрат: прямые и косвенные затраты на текучесть кадров, несчастные случаи на производстве, социальные выплаты, социальные обязательства, соотношение затрат и результатов обучения.
Стандарты позволяют проводить оценку и контроль путем сравнения с:
1) Окончательные результаты: когда сравнение вводится в шаблон и переменная создается после выполнения операции. Измерение производится с точки зрения чего-то быстрого и законченного, в конце строки, что представляет собой недостаток, показывающий успехи и неудачи уже завершенной операции, своего рода свидетельство о смерти того, что уже произошло.
2) Производительность: когда сравнение между шаблоном и переменной выполняется одновременно с операцией, то есть, когда сравнение сопровождает выполнение операции. Измерение сопутствует операции обработки. Несмотря на то, что оно выполняется одновременно, это означает, что оно является текущим, измерение выполняется для незавершенной операции и еще не закончено.
Сравнение - это функция проверки степени соответствия между переменной и ее шаблоном. ARH отвечает за планирование, организацию и контроль деятельности, связанной с жизнью персонала в компании. Часть выполнения этих действий выполняется человеческими организациями, в то время как очень многие части выполняются различными отраслевыми организациями. Таким образом, запланированные и организованные мероприятия в области людских ресурсов показывают во время их выполнения и контроля некоторые трудности и искажения, которые необходимо диагностировать и преодолевать, чтобы избежать дальнейших проблем. Скорость, с которой это делается, зависит от постоянного обзора и аудита, способного обеспечить адекватную обратную связь, чтобы можно было улучшить положительные и отрицательные аспекты,исправить и настроить.
Функция аудита заключается не только в выявлении недостатков и проблем, но и в представлении предложений и решений. В этом смысле роль кадрового аудита носит в основном воспитательный характер. Даже когда аудит проводится хорошо, он позволяет менеджерам развивать чувствительность к диагностике проблем.
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ИСТОЧНИКИ
Аудит человеческих ресурсов основан на проверках, последующих действиях, записях и статистике.
ШИРОКОСТЬ И ГЛУБИНА ДЕЙСТВИЯ АУДИТА
Аудит человеческих ресурсов может охватывать настолько широкий охват, насколько ARH функционирует сам по себе, и имеет подразделение, аналогичное подразделениям подразделений ARH.
Аудиты обычно начинаются с оценки деловых отношений, которые влияют на управление человеческими ресурсами, включая линейный и штатный персонал, квалификацию сотрудников отдела кадров и адекватность финансовой поддержки для различных программ., Оттуда применяются различные схемы и измерения, масштаб глубины которых зависит от типа выполняемого исследования. Кадровые записи и отчеты проверяются. Отчет об экспертизе анализируется, сравнивается и подготавливается, который почти всегда включает рекомендации по изменениям и изменениям.
Аудит также может оценивать программы, политики, философии и теории. В зависимости от политики, которая существует в организации. Аудит резус может сосредоточиться на любом или всех следующих аспектах производительности.
1) Результаты, которые включают в себя как достижения, так и проблемы, рассматриваемые как последствия текущего администрирования;
2) Программы, которые включают подробные практики и процедуры, которые их составляют;
3) Политики, как явные и формализованные, так и неявные;
4) Философия управления, его приоритеты ценностей, целей и задач;
5) Теория, предполагаемые отношения и правдоподобные объяснения, которые детализируют и связывают философию, политику, практику и продолжающиеся проблемы.
Чем больше и децентрализована организация, тем больше потребность в систематическом аудите.
Аудит может оказать сильное влияние на образование, поскольку он позволяет связать качество управления персоналом с различными показателями эффективности компании. Это позволяет наблюдать, в какой степени администрация преуспела в личной идентификации сотрудников с процессами организации и принятии организационных целей.
Аудит также может представлять показатели качества лидерства, мотивации работы, плохого контроля и постоянного роста и развития сотрудников и менеджеров, взятых индивидуально.
Аудит позволяет проверить:
- В какой степени кадровая политика основана на приемлемой теории, в какой степени практика и процедуры адекватны такой политике и теории. По сути, речь идет об оценке и измерении результатов ARH в мероприятиях, имеющих более или менее приоритетный характер, таких как: показатели эффективности и результативности с точки зрения формирования, обучения и развития персонала, вознаграждения, социальных выплат, отношений объединение и т. д., Разъяснение целей и ожиданий в отношении ARH с точки зрения количества, качества, времени и затрат; использование ресурсов и полученных результатов; вклад ARH в цели и результаты деятельности компании; организационный климат, развитие и стимулирование личного творчества.
АГЕНТ АУДИТ ЧЕЛОВЕЧЕСКИХ РЕСУРСОВ
Некоторые компании нанимают внешнего консультанта, другие используют свой собственный персонал и формируют комитеты по аудиту, которые координируются директором по персоналу или менеджером по производственным отношениям. Другие формируют комиссии и нанимают внешнего консультанта для руководства ими.
Йодер подчеркивает роль одитинга для него, различные вариации, которые появляются одновременно, похоже, повлияли на тенденцию систематизировать формальные проверки производственных отношений.
Наиболее важные изменения, которые изменяют сценарий кадрового аудита:
1) Изменение административных философий и теорий.
2) изменение роли, которую играет правительство, и его возрастающее вмешательство в целях мониторинга управления человеческим потенциалом и защиты интересов работников, повышения их экономической безопасности и обеспечения полной занятости;
3) расширение профсоюзов и двустороннее определение политики занятости с частой критикой административной конкуренции в трудовых отношениях;
4) частое повышение заработной платы, что подразумевает более высокую стоимость рабочей силы и более широкие возможности для развития конкурентного преимущества в управлении персоналом;
5) Изменение навыков, необходимых для некоторых технических и профессиональных работников, которые представляют более сложные административные проблемы и более критическое отношение к администрации;
6) увеличение расходов на отделы по трудовым отношениям, что предполагает более высокую долю персонала и более высокую заработную плату для специалистов по производственным отношениям;
7) Более агрессивная международная конкуренция, вызванная расширением круга индустриализации, который разрушил миф о старом преимуществе, которым пользуются североамериканские компании.
Агент по аудиту может быть специалистом, внешним консультантом или внутренней комиссией; В любом случае, кадровый аудит оказывает сильное воспитательное влияние на организацию.
Кадровый учет и социальный баланс
В чисто бухгалтерских терминах человек, кажется, избегает всех прямых и непосредственных количественных оценок. Тем не менее, человеческий фактор не включен в эту оценку. Человеческий фактор должен быть в центре внимания не только в администрации, но и в бухгалтерском учете.
Человек является активом компании, и, как и все другие активы, необходимо знать стоимость получения этого актива и его закон амортизации или доходности.
Каждый актив должен быть прибыльным, учитывая цель компании, эту прибыль.
Социальный баланс стремится обобщить в одном документе основные данные, которые позволяют нам оценить ситуацию компании в социальной сфере, зафиксировать достигнутые результаты и измерить изменения, произошедшие в течение отчетного года и в предыдущие годы. Таким образом, социальный баланс должен содержать информацию о занятости, оплате труда, социальных обязательствах, гигиене и условиях безопасности, производительности труда, нарушениях (текучесть кадров, невыходы на работу, трудовые конфликты), трудовых отношениях и т. Д.
Социальный баланс должен отражать не только отношения между компанией и ее сотрудниками, но также отношения между компанией и обществом в целом, включая информацию о следующих категориях социальных групп:
1) Сотрудники: конституция, характеристики, вознаграждение, социальные обязательства, потенциал развития, продвижение по службе, условия труда и т.д.;
2) Акционеры: состав, характеристики, примененный рисковый капитал и финансовый результат;
3) Клиенты и пользователи: состав, характеристики, уровень производства и продаж и т.д.;
4) Поставщики сырья и оборудования: состав, характеристики, чтобы они могли оценить платежеспособность и рентабельность предприятия;
5) местные, региональные и национальные организации, связанные с аспектами окружающей среды, контроля, эксплуатации и т. Д. Организации;
6) Органы государственной власти в целом.
Таким образом, социальный баланс пытается продемонстрировать отношения, существующие между компанией и ее социальными группами, а также социальное или партнерское влияние и социальное воздействие, оказываемое компанией. Он стремится отразить различные потоки между организацией и ее средой.
КЛАССИФИКАЦИЯ СОЦИАЛЬНЫХ СЧЕТОВ
Мы можем классифицировать четыре категории социальных аккаунтов.
1) Социальные счета сводятся к анализу с точки зрения социальных затрат, связанных с основными социальными группами, которые составляют организацию, такими как:
- Персонал: инвестиции или обычные ежегодные расходы, связанные с улучшением условий труда или гигиены, охраны и безопасности, а также на обучение персонала, расходы на улучшение качества жизни персонала и его семей (рестораны, общежития, места отдыха, клубы и т. д.) Клиенты или пользователи: инвестиции (исследования, средства контроля качества, улучшение продуктов или услуг), направленные на обеспечение большей защиты потребителей;
2) Коллективность: расходы на снижение загрязнения, благоустройство города, физическая среда, коллективные работы и т. Д.
3) Социальные счета, в которых акции имеют социальную цель, оцениваются одновременно с точки зрения монетизированных затрат и с точки зрения немонетизированных воздействий. Речь идет об улучшении предыдущего пункта, в котором общественный продукт известен, однако он не оценивается в точном денежном выражении. Таким образом, в дополнение к определенной финансовой выгоде включается социальная выгода, которая не может быть выражена в денежных единицах, но при улучшении условий труда, повышении уровня образования или культуры, сокращении загрязнения.
4) Социальные счета, в которых социальные затраты и социальные продукты монетизируются для определения ликвидного социального результата для каждого типа социальной группы, из которой состоит компания, и с помощью алгебраической суммы в общем результате. Единственным характерным примером этой категории является модель социального баланса, в которой все активы выражены в деньгах и в которой полностью соблюдаются принципы двойной записи, и для каждой из следующих групп имеется учетная запись:
а) сотрудники;
б) компания;
в) широкая общественность и сообщество, г) акционеры;
Ликвидный социальный результат (социальное пособие или социальный ущерб) рассчитывается в учете каждой группы. Алгебраическая сумма этих социальных результатов позволяет оценивать социальный вклад компании, который может быть положительным или отрицательным для всего общества по отчетному году.
5) Социальные учетные записи, которые по существу стремятся показать, как со временем часть богатства, созданного компанией, развивается и как она распределяется между различными социальными группами. Эта модель начинается с определенной идеи социальной справедливости, скрытой в политической концепции общества: она пытается показать тот факт, что либеральная экономика может обеспечить материальное благополучие всех социальных групп, и показать, как прибыль компании распределяется между различными социальные группы, особенно в национализированных или смешанных экономических компаниях.
Этот тип учета представляет таблицу ежегодного распределения или суперпозиции добавленной стоимости среди различных социальных групп и рассматривает два последовательных периода для демонстрации:
- Если общий объем производства компании улучшается от одного периода к другому и в какой пропорции; Если произошла дополнительная производительность, как это было обеспечено и как оно распределялось в каждой из социальных групп.
Те, которые поставляют ресурсы (ресурсы), как правило:
а) Поставщики (сырье)
б) сотрудники (персонал)
в) Акционеры (товары и оборудование)
Те, кто получает товары, произведенные компанией, являются покупателями. Государство систематически получает прибыль от производства за счет налогов. Таким образом, если произойдет увеличение производительности, вопрос состоит в том, чтобы знать, кто выиграл и в какой пропорции.
Перекрывающиеся счета показывают, как это распределение меняется со временем, являясь ценным инструментом социального лидерства для управления компанией, средством ведения переговоров с профсоюзами, а также средством политической ориентации для правительства.
СОЦИАЛЬНАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ КОМПАНИИ
Социальный баланс показывает концепцию социальной ответственности компании.
Социальная ответственность означает не социально ответственные действия ее членов, ни благотворительную деятельность, но обязательства компании перед обществом в целом и более интенсивно перед теми группами или частью общества, с которыми она больше всего контактирует.: со своей домашней средой. Социальная ответственность ориентирована на отношение компании и поведение к социальным требованиям, как следствие ее деятельности. Это подразумевает оценку и компенсацию социальных издержек, которые он создает, и расширение сферы его целей, определение социальной роли, которая должна быть разработана для достижения, при этом, законности и ответственности по отношению к различным группам людей, которые интегрировать и править в обществе в целом.
Компания успешна и эффективна, когда она достигает своих целей и способна удовлетворить потребности своего окружения.
Социальная ответственность компании возникает, как только она соответствует требованиям законодательства и контрактам, образуя ответ компании на потребности общества, усваивая то, что хорошо для общества, и реагируя на то, что общество ожидает от компании., Эта ответственность обусловлена социальной, политической и экономической обстановкой, вовлеченными группами и организациями и временем.
Таким образом, социальный баланс возникает как инструмент для определения и определения социальной ответственности компании. По этой причине реализация социального баланса имеет три этапа:
- Политическая стадия: это фаза осведомленности руководства компании о необходимости реализации социального баланса как инструмента связей с общественностью Техническая стадия: когда возникает потребность в информационной системе партнера и демонстрирует, что социальный баланс является действенным инструментом для этого; Стадия интеграции социальных целей: когда процесс принятия решений начинает интегрировать новые социальные цели, как отражение идеи социальной ответственности на различных уровнях компании.
Следовательно, социальный баланс становится информационной системой, ориентированной на общественность относительно социально ответственного поведения компании.
По сути, социальный баланс стремится выражать набор показателей и показателей, которые выражают уровни каждой из переменных, которые компания считает важными для обеспечения своей социальной ответственности. Социальный баланс имеет тенденцию показывать, выполняет ли организация хорошую работу, с точки зрения ее сотрудников, ее акционеров, ее клиентов, широкой общественности и общества.
Скачать оригинальный файл
