В течение ряда лет проведение совещаний стало важной деятельностью для многих администраторов как по чисто техническим, так и по психологическим причинам.
- Сложность элементов, включенных в большое количество решений, препятствует тому, чтобы их принимал один человек, что требует подготовки различных собраний для их подготовки. Если решения должны приниматься теми, кто должен их выполнять, это необходимо и удобно связывать их с принятием собственных решений, отсюда и важность встреч.
Встреча - это работа двух или более людей лицом к лицу. Встречи - это интенсивный способ вовлечения других в решение проблем и принятие решений.
Если нам удастся привлечь персонал и посвятить его тому, что может быть достигнуто этим процессом, это обеспечит:
- Эффективность предлагаемых решений. Поддержка и принятие этих решений.
Есть два типа людей, которые по-разному действуют на собраниях:
- Те, кто делает встречу пупком мира. Те, кто ненавидит встречи: многие люди видят встречи как адский котелок, в который им приходится погружаться по долгу. Это происходит потому, что даже многие собрания встречаются в какой-то утерянной версии в рамках английских парламентских процедур начала века, когда вождь сидел во главе стола и начинал руководить, контролировать и говорить большую часть времени. Таким образом, не странно, что встречи работают так плохо.
Если встречи имеют такую плохую репутацию, то это из-за методов, которые применяются для их проведения, и из-за их длины в километрах, чтобы в итоге они не решили ни одной проблемы.
Заседания стоят того, если они имеют действительную и преднамеренную цель
Встречи стоят того, когда в поисках максимального успеха используется тотальное участие, мы знаем, что существуют барьеры, но должна быть создана среда, способствующая ее достижению, должна быть достигнута согласованность, с тем чтобы можно было общаться лицом к лицу членов группы, так что уделение внимания личному вдохновению приведет к общему успеху.
Встречи - это метод оценки персонала, это способ узнать о прогрессе, вовлеченности и потенциале людей.
На каждой встрече выявляются характеристики персонала. Мастерство, оригинальность, креативность, здравый смысл, вы должны быть в состоянии продвигать эти элементы и использовать их в интересах компании.
Только с этой точки зрения стоит каждая встреча
Идея встречи состоит в том, чтобы достичь обязательства, чтобы каждый покупал план, продавая все идеи.
Как узнать, эффективны ли наши встречи? Есть два способа судить о встрече:
- Для результатов этого. Для внутреннего процесса развития то же самое.
Если встречи проваливаются, это происходит из-за плохого внимания к одному или обоим элементам, упомянутым выше
Декалог, чтобы наши встречи не провалились
1. Планируйте решить проблему, а не проводить встречу.
Дело не в том, чтобы указать место, дату, наличие участников, это по расписанию. Необходим подход к решению проблемы. Встреча, равная делу.
Задайте себе вопросы о проблеме, которую вы собираетесь решить на встрече.
- Какую конкретную проблему решить? Есть ли у меня кто-то, кому нужна встреча? Каковы реальные факты, подтверждающие мое решение провести встречу? Как я могу решить эту проблему? Есть план решения.
2. Используйте встречу как инструмент добра
|
КОГДА ИМЕТЬ ВСТРЕЧУ |
КОГДА НЕ ВСТРЕТИТЬСЯ |
||||||||||||||
|
Мы должны спросить себя:
- Нужно ли решать эту проблему? Могу ли я сделать это самостоятельно или самостоятельно? Вы называли это «иметь слушателей и аплодировать тому, что я собираюсь сделать, или действительно слышать то, что они думают? Я делаю это так, чтобы другие делали работу» и взять на себя ответственность за меня?
3. Выберите каждого участника в качестве источника встречи
Используйте всех людей, которые вам нужны, в качестве источника ресурсов, но делайте это с как можно меньшим количеством людей. Попытайтесь подумать о том, чтобы пригласить людей на вашу встречу лично - с точки зрения ресурсов, чтобы присутствующие могли внести свой вклад и не задавались вопросом, что я здесь делаю?
4. Обратите внимание на скрытые цели
Люди идут на встречу со своими целями и ожиданиями, как и вы. Попробуйте достичь соответствия между этими целями и ожиданиями. Иногда это происходит потому, что люди не знают, что произойдет на собрании.
- Сообщите о проблеме заранее, чтобы обдумать ее. Сообщите повестку дня и попросите комментарии, если что-то нужно изменить или включить. Однажды на приоритетном собрании вопросы, которые люди хотели видеть, были решены.
5. Обеспечить проведение встречи. Не допускать недисциплинированности
Избегайте вылетов, телефонных звонков, опозданий. Удалите их, чтобы ваша встреча была уважаемой.
- Объявите о месте, времени и времени 48 часов, чтобы люди могли планировать без перерывов время. Объясните другим, почему вы должны быть на собрании, чтобы люди знали, что вы там, потому что Что-то, и вы не должны пропустить ни минуты на собрании. Скажите людям, что вы ожидаете от них на собрании.
6. Начните прямо с самого начала
Чем больше вы беспокоитесь о том, чтобы начать хорошо, тем больше у вас шансов начать плохо, потому что вы сами возьмете на себя ответственность, а другие вовлеченные не будут об этом думать. В начале встречи подумайте, как вы можете заставить эту группу чувствовать ответственность за то, что мы собираемся сделать?
В начале встречи вы должны создать приятную атмосферу и установить отношения между участниками и вами, и друг с другом, поскольку, если вы не сделаете этого, люди будут покрыты своими карточками, пытаясь защитить свои собственные интересы и избегая ответственности за проблемы, которые они пытаются решить.
7. Принять стиль, основанный на цели встречи
- Для информационных встреч: от вас до них. Самодержавный. Для принятия решений: демократичный. Для решения проблем: демократический. Для сбора информации: демократический. Для продажи решений: демократ. Демократичен в принятии решений и самодержавен в применении.
8. Подумайте о решении проблемы
- Определите проблему. Выясните ее влияние на компанию и то, что о ней думают люди. Ищите причины, а не виновников. Генерируйте альтернативные решения. Выберите хорошие решения для компании.
9. Избегайте вирусных заболеваний
Синдром многоголового животного - это тенденция группы рассредоточиваться в нескольких направлениях одновременно (различные цели).
Эффективность встречи означает сосредоточить внимание на объективной проблеме, вы должны сосредоточиться на одном фокусе. Одна из особенностей человеческого разума заключается в том, что он позволяет вам сосредоточить внимание только на одной точке за раз. Не игнорируйте это.
Сколько раз вы не были на собрании и вам приходилось использовать свою энергию, чтобы запечатлеть момент и начать разговор, чтобы быть услышанным?
Иногда, когда это удается:
- Уже слишком поздно. Он забыл, что собирался сказать. На него напал кто-то другой.
Участники боятся нарушающей группы их индивидуальности и соответствия или принятия того, что говорят другие, могут быть созданы.
- Он манипулирует собой, когда у него есть личный интерес к цели. Он не является объективным, когда они пытаются приостановить его проект. Он будет влиять на их жесты и мнения. Он играет слишком много ролей: игрок, судья, бомбардир и командный капитал. Он говорит на 60% время встречи.
Вы можете иметь свою повестку дня или повестку дня собрания, но у людей есть другие неофициальные, скрытые, но укоренившиеся повестки дня, и тогда вы начинаете работать с ними, особенно когда на собрании возникают кризисы или трудные времена. Эти скрытые планы представляют собой причину антагонизмов, подавленных мотивов и желаний, скрытых стремлений, осторожных реакций. Есть тот, кто хочет быть лидером группы, группа сопротивляется, потому что они думают, что босс "тяжеловес", босс, который хочет размолоть чьи-то кости и т. Д.
Эти приказы не являются хорошим знаком, но они также не плохие.
- Откройте для себя эти скрытые повестки дня. И вы, и другие. Доверяйте людям, чтобы рассказать, что находится внутри.
- Что помешало нам пойти дальше? Что мы сделали, чтобы достичь соглашения так быстро? Почему мы так долго? Кто были главными героями встречи? Что нам не следует делать, если мы начали снова?
10. Планируйте результаты, а не встречи
Вы хотите получить результат, а не проводить очередную встречу. Встреча - это средство, а не конец - это да. Это должно быть принято во внимание в своей конечной цели, и будет продумано, как встреча может привести нас к этому.
Совещание имеет конечную цель: проанализировать и решить проблему, принять решение по ней, проверить последствия этого решения, проверить понимание других и спланировать, как оно будет реализовано.
Не со встречи, если у вас нет проблемы, которую нужно решить
