Управление закупок

Акт покупки является одним из старейших в человечестве, когда в каменном веке им приходилось обмениваться одним предметом с другим (или более известным как бартер), именно поэтому рождаются покупки и продажи.

В 1961 году в Соединенных Штатах Америки заговорили об управлении материалами, пока через 20 лет управление и контроль над закупками не созрели.

В Мексике администрация указала, что ее менеджмент зарождается и раздражает, поскольку 90% действующих компаний были просто отделами размещения заказов, заявки поступали с поставщиками, уже выбранными в технических областях, переговоры уже были подготовлены другими людьми. не хватает только административных документов, выполненных так называемым отделом закупок, По логике вещей, люди, отвечающие за эти отделы, были практичны, у них не было никакого обучения в управлении областью, в которой они были расположены; выполняемые ими функции были полностью отключены от функции закупок, и в целом организация самой функции была неуместна и совершенно неуместна и вышла из-под контроля.

Сегодня многие бизнесмены осознали вышеуказанную ситуацию, поэтому они решили сменить администрацию, лучше подготовить свой персонал и больше вовлекать его в другие связанные функции.

Однако, когда работодатели захотели лучше подготовить свой персонал и привлечь его больше в этой области, это стало настоящей катастрофой: североамериканские модели функций, блок-схемы и иерархия неправильно использовались, они развалились в отделах снабжения, снабжения, снабжения, поставок и даже приобретения в Мексике. Все они составляют саму торговую деятельность.

Но что покупает? Это приобретение вещи в обмен на определенную сумму денег. Это описание приводит нас к административному процессу; Отдел закупок играет очень важную роль в управлении операциями, поэтому необходимо представиться в этом вопросе.

1.1.1 Определение покупок, важность.

Определение покупки как профессии в промышленной и коммерческой жизни бизнес-конгломерата следующее: торговля - это акт получения продукта или услуги правильного качества, по правильной цене, в нужное время и в правильном месте.; до этого момента это определение используется специализированными книгами, и слово «правильный» можно заменить на «адекватный», «справедливый» и / или «точный».

Тем не менее, в настоящее время закупки как таковые значительно изменились и стали частью других концепций во многих компаниях, таких как приобретения, поставки или материалы, деятельность, которая включает приобретения, и многие другие, такие как управление запасами и складом.

Следовательно, когда вы даете персонализированное определение покупок с точки зрения управления бизнесом, можно утверждать, что закупка включает в себя процесс поиска и выбора поставщиков, покупки товаров (сырья, комплектующих или готовых изделий) после переговоров. о цене и условиях оплаты, а также сопровождении указанного процесса, чтобы гарантировать его соответствие согласованным условиям; и, с точки зрения маркетинга, покупка - это приобретение за денежную цену какого-либо товара, права или товара.,

В связи с вышеизложенным, возможно, определение, ранее использовавшееся в управлении бизнесом, может скорее соответствовать концепции снабжения, закупок, поставок, материалов, а различные виды деятельности, вытекающие из одного и того же определения, могут привести к разделению труда. различные отделы, включая отделы закупок, все сгруппированы под более общим и / или полным названием.

Упоминается слово «возможно», так как бизнес-администрирование динамично и концепции варьируются от одной компании к другой.

Определенно, ни одна функция не является автономной, и все они связаны друг с другом и с функциями других отделов, но чем сложнее становится функция, тем больше появляется подфункций и тем сложнее определить каждую из них. Таким образом, действительные определения вчера больше не действительны сегодня.

Существует несколько причин, по которым покупки особенно важны во всех сферах производственной, коммерческой и сервисной деятельности, а именно: участие отдела закупок в получении прибыли, установление цены покупки, установление цены продажи, эффективная эксплуатация инвестиций, а также затраты и замена материалов.

Мы проанализируем каждый из них в конкретных точках, кроме определения цены продажи.

1.1.2 Участие отдела закупок в получении прибыли.

Получение прибыли является основной целью любой компании, поэтому торговля является одним из действий, которые помогают генерировать их, пока совершается хорошая покупка.

Затраты будут непосредственно влиять на цену продажи конечного продукта, если они низкие, может быть предложена конкурентоспособная рыночная цена и, как следствие, будет получена более высокая прибыль.

1.1.3 Установка цены покупки.

Некоторые поставщики поддерживают цену только в течение определенного времени, так как сырье, которое вмешивается в продукт, может быть импортировано, для чего должна быть немедленная корректировка цен в соответствии со снижением курса песо по отношению к доллару, поэтому Покупатель должен быть проинформирован о ситуации с обменом в данный момент, чтобы гарантировать, что указанная цена соблюдается.

Необходимо знать, что пропорционально проскальзывание или резкая корректировка отношения веса к доллару влияет на приобретаемый продукт, поскольку цена продажи закупаемого материала будет увеличиваться пропорционально количеству импортируемых материалов, которые он перевозит. указанный продукт; например, если он состоит из 30% импортируемого материала, покупатель не согласится на увеличение на 80%; с другой стороны, в переговорах должен учитываться обменный курс, созданный правительством в качестве помощи или для коммерческих сделок.

Многие поставщики ежемесячно корректируют свои цены на свои материалы, даже если импортная продукция не вмешивается в их производство, это гарантирует, что размер прибыли для них всегда будет одинаковым,

1.1.4 Эффективное функционирование инвестиций.

Отдел закупок должен обеспечить прием соответствующих материалов и в необходимом количестве, чтобы преобразовать себя и иметь возможность доставлять готовую продукцию вовремя клиентам; в то же время вы должны позаботиться о том, чтобы хранить только соответствующий инвентарь, чтобы покрыть потребности и поддерживать разумный коэффициент безопасности, и не допускать затрат на хранение, которые составляют проценты на инвестиции, моральный износ и затраты на пространство.

1.1.5 Затраты и замена материалов.

Покупки представляют собой строку в затратах, которая может контролироваться отделом закупок, поскольку они могут увеличиваться или уменьшаться в зависимости от возможностей покупателя.

Например, психологический анализ на переговорах через опыт закупок персонала, такой как прогнозирование спроса и предложения, чтобы можно было заставить понизить цену покупки или получить скидки на объем, для оплата наличными и коммерческие скидки, Находясь в постоянном контакте с рынком в целом, отдел закупок может представить новые материалы для замены других, которые могут иметь более низкую стоимость конечного продукта, не жертвуя его качеством.

Необходимо помнить, что мы живем в мире множества технологических изменений, что то, что сегодня является новым, скоро устареет, потому что уже будет что-то лучшее; по этой причине важно быть в курсе, чтобы искать новые альтернативы, и, прежде всего, быть связующим звеном, позволяющим поставщикам, которые предлагают новые материалы, подходящие для процесса, быть утвержденными, таким образом оценивая целесообразность внесения этих изменений на основе экономия на цене, уменьшение количества используемого процесса, являющегося линейным продуктом с поставщиком, а не специальностью.

1.2 Управление покупкой, процесс.

Компания, которая решает покупать материалы, а не производить или вертикально их интегрировать, должна управлять функцией закупок.

Принимая во внимание определение административного процесса Терри и Фрэнклина: «применение планирования, организации, исполнения и контроля, с помощью которого администратор управляется»Процесс управления закупками структурирован.

Лично вы можете определить управление закупками как задачу департамента, которая сосредоточена на затратах на инвентарь и транспортировку, наличии поставок и качестве поставщиков.

Следовательно, оно также содержит планирование, организацию, руководство и контроль.

Упомянутый процесс администрирования закупок имеет некоторые модификации, которые будут рассмотрены ниже.

1.2.1 Планирование

Говоря о планировании в администрации закупок, мы должны обязательно понимать, что мы должны ставить цели, которые направляют нас и направляют нас к достижению целей отдела закупок и, по логике, самой компании.

1.2.1.1 Прогноз продаж.

«Прогнозирование - это искусство и наука прогнозирования будущих событий», Прогнозирование - это метод, используемый в планировании продаж на основе опыта прошлых лет, который служит основой для подготовки планов и программ во всех сферах деятельности компаний; Кроме того, он указывает количество изделий или продуктов, которые должны быть изготовлены или произведены в данное время при благоприятных условиях и с заданным качеством для удовлетворения потребностей рынка.

Для подготовки прогноза продаж необходимо учитывать следующие факторы:

Тип фруктов. Статистика продаж за предыдущие годы. Тип рынка, на который направлен продукт. Прямая или косвенная конкуренция. Качество товара. Цена. Инфляция.

После того, как прогноз продаж был подготовлен и предоставлен в отдел проектирования и контроля запасов, который, в свою очередь, запрограммировал количество материалов или предметов для покупки, Поэтому, как и время, в которое они должны быть доставлены на склады, установлены общие цели отдела закупок.

1.2.1.2 Общие и особые задачи отдела закупок,

Основными задачами отдела закупок являются:

Устанавливать нормы и политику в соответствии с условиями и потребностями компании. Искать и приобретать по правильной цене, в необходимом количестве, с наилучшим качеством, контролируемый продукт, в кратчайшие сроки, с гарантированной покупательской способностью и доступностью, и с честным соблюдением. Разработка и управление закупками. Создание хорошо оцененных поставщиков. Информирование о технологических изменениях, которые могут возникнуть при использовании новых материалов, с целью их перевода в экономию средств, улучшение качества материалов или изделий, улучшение услуги по приобретению и распространению.

Конкретными целями отдела закупок являются:

Сохраняйте запасы как можно ниже, но достаточно, чтобы удовлетворительно удовлетворять производственные потребности. Найти и разработать источники поставок. Найти новые материалы и продукты. Обеспечить хороший сервис от поставщиков, включая быструю доставку и адекватное качество товаров. Внедрить политику закупок, которая приносит пользу компании. Разработать оптимальные процедуры и средства контроля. Поддерживать экономичные эксплуатационные расходы в отделе закупок, которые будут сбалансированы с полученными хорошими результатами. Информировать руководителей компаний об изменениях в продуктах или материалах. это может повлиять на организацию. Сбор информации и оценка существующих и потенциальных поставщиков. Поддерживать динамичную и постоянную связь с руководством компании,прямо или косвенно определить, какие производственные программы будут знать их, и принять меры для своевременного удовлетворения их потребностей: сотрудничать с другими отделами компании (отделы продаж, отдел кадров, производство, бухгалтерия и т. д.), которые запрашивают их услуги. быть в курсе существующих достижений в методах и методах закупок Получить одобрение контроля качества на новые товары или изделия, которые требуют нового поставщика. Для этого необходимо получить образцы у потенциальных поставщиков. Следить за тем, чтобы персонал района эффективно выполнял установленные процедуры. Указать нормы морального поведения. Получить прибыль для компании.Определите, какими будут производственные программы, чтобы познакомиться с ними, и предпримите шаги для своевременного удовлетворения их потребностей: Сотрудничайте с другими отделами компании (отдел продаж, отдел кадров, производство, бухгалтерия и т. Д.), Которые запрашивают их услуги. Существующие методы и методы закупок. Получите одобрение контроля качества на новые товары или изделия, требующие нового поставщика. Для этого необходимо получить образцы у потенциальных поставщиков. Следить за тем, чтобы персонал района эффективно выполнял установленные процедуры. Указать нормы морального поведения. Получить прибыль для компании.Определите, какими будут производственные программы, чтобы познакомиться с ними, и предпримите шаги для своевременного удовлетворения их потребностей: Сотрудничайте с другими отделами компании (отдел продаж, отдел кадров, производство, бухгалтерия и т. Д.), Которые запрашивают их услуги. Существующие методы и методы закупок. Получите одобрение контроля качества на новые товары или изделия, требующие нового поставщика. Для этого необходимо получить образцы у потенциальных поставщиков. Следить за тем, чтобы персонал района эффективно выполнял установленные процедуры. Указать нормы морального поведения. Получить прибыль для компании.Будьте в курсе последних достижений в методах и методах закупок Получите одобрение контроля качества для новых товаров или изделий, которые требуют нового поставщика. Для этого необходимо получить образцы у потенциальных поставщиков. Следить за тем, чтобы персонал района эффективно выполнял установленные процедуры. Указать нормы морального поведения. Получить прибыль для компании.Будьте в курсе последних достижений в методах и методах закупок Получите одобрение контроля качества для новых товаров или изделий, которые требуют нового поставщика. Для этого необходимо получить образцы у потенциальных поставщиков. Следить за тем, чтобы персонал района эффективно выполнял установленные процедуры. Указать нормы морального поведения. Получить прибыль для компании.

1.2.1.3 Программы.

Это административный инструмент, в котором указывается количество предметов, которые должны быть приобретены, а также время, в которое он должен быть доставлен на склад, для производства которого занимается компания.

В случае промышленных компаний программа сообщает нам, сколько единиц каждой детали необходимо приобрести для прогнозируемого производства их конечного продукта.

Стоит отметить, что важно классифицировать предметы по стоимости, что составляет 80% от общей суммы покупки при максимальной стоимости, 15% при средней стоимости и оставшиеся 5% при самой низкой стоимости.

Эта классификация называется «Азбука».

1.2.1.4 Бюджеты.

Бюджет называется числовым выражением плана. План - это выбор пути для достижения цели за определенный период.

Достижение цели включает объединение доступных ресурсов, и это объединение ресурсов предполагает организацию.

Составляющие бюджета:

Иметь полную организацию. Поддерживать строгое знание ресурсов. Иметь четко определенные цели. Имею большой опыт работы. Установить определенный период времени. Будьте предсказуемы. Достигайте воображения. Имейте хорошие способности.

1.2.2 Организация.

Организация - это иерархическое время достижения цели. Организация - это основная потребность в совершенстве знать цели компании, для достижения целей, изложенных в планировании.

Затем появляется разделение труда, но оно идеально синхронизировано для достижения поставленной цели. Это средство, с помощью которого мы можем определить наиболее подходящую структуру для достижения целей любого социального организма.,

1.2.3 Адрес.

Если мы знаем, что лидерство - это искусство тесной связи мужчин друг с другомуказывает нам на то, что в отделе закупок должна существовать эта динамичная и эволюционная связь, благодаря которой менеджеры постоянно сообщают то, что они хотят, так, как они надеются, будут мотивировать подчиненных поддерживать планы и задачи компании.

1.2.3.1 Управление по целям.

Таргетинг не является чем-то действительно новым, хотя некоторые авторы представили его. Это больше, чем система, это философия, образ мышления и основанные на бизнесе, В административной сфере управление по целям (DPO) - это метод управления, который делает упор на результаты, а не на операции, указывает цели, которые должны быть достигнуты на всех уровнях организации, и использует результаты по сравнению с поставленные цели, как метод оценки вклада каждого члена и как руководство для управления подразделением.

DPO требует создания системы планирования, которая не должна видеть то, что мы будем делать завтра, а то, что мы будем делать сегодня, чтобы завтра было так, как мы хотим; это значит работать для достижения будущего.

Дело в том, что, поскольку человек знает, чего он хочет достичь, его шансы на успех возрастают.

К сожалению, эффективность путается с эффективностью, которая часто заставляет человека, отдел или компанию эффективно выполнять то, что они никогда не могли сделать, и которая, потому что это хорошо сделано, дистанцирует их от того, что можно считать их (их)) цели).

Вот почему DPO должен для удобства ставить краткосрочные цели, в которых они должны пересматриваться как минимум каждые восемь дней.

1.2.3.2 Управление исключениями.

Часто встречается ряд ситуаций, возникающих неоднократно в работе руководства отдела закупок. Когда они случаются, они требуют внимания исполнительной власти, чтобы снова и снова идти в одном и том же направлении.

Управление исключениями (DPE) состоит из системы идентификации и связи, которая испускает сигнал, когда требуется внимание опекуна, и хранит молчание, когда оно не требуется.

DPE основан именно на выявлении исключений, понимая за исключением тот сигнал, который предупреждает менеджера по закупкам, что он может предпринять какое-либо действие.

Действие, которое должно быть выполнено, может быть, в зависимости от типа рассматриваемого исключения: корректирующим или творческим.

Первый относится к тому, с помощью которого он предназначен для восстановления баланса, аналогичного ранее поддержанному, и который мы можем разделить на действия по переустановке, направленные на восстановление контроля.

Второй направлен на то, чтобы воспользоваться возникшими возможностями, и хотя он также направлен на установление баланса, человек больше не ищет аналогичного предыдущему, но имеет превосходный тип.

Например, если отдел приема материалов обнаруживает наличие дефектов в определенных продуктах поставщика.

Корректирующее действие состоит в том, чтобы сообщить поставщику об указанном дефекте и правильно доставить продукт нам; Кроме того, если мы заменим этого поставщика на другого с такими же условиями товара, это будет корректирующее действие.

Творческое действие - это когда мы пользуемся не сменой поставщика, а покупкой другого, который продает нам тот же товар, но с лучшими условиями, разделяя покупки.

1.2.3.3 Коммуникация и мотивация.

Коммуникация - это действие и эффект от участия другого в том, что он имеет: обнаружение, проявление или знакомство с некоторыми вещами, консультации; обсуждать с другими вопросы, принимая их мнение, Исходя из этого, мы срочно нуждаемся в коммуникации в отделе закупок, который должен быть строгим, точным и лаконичным, поскольку указанный отдел имеет постоянный контакт с другими важными областями.

Говорят, что отдел закупок имеет 50% отношений с поставщиками и еще 50% с самой компанией.

Именно поэтому общение играет важную роль в отделе закупок.

Хотя «человек работает за вознаграждение» - это грубое и преувеличенное упрощение, вознаграждение в деньгах является жизненно важным источником удовлетворения. Но зарплата означает больше, чем то, что можно получить благодаря спокойствию.

Эти аспекты, не связанные с экономическим вопросом о заработной плате, оказывают более сильное влияние на поведение мужчин на их рабочих местах, чем на их покупательную способность.

Голос опыта отвечает «деньги не все». Компетентные люди меняют работу, если другая работа более привлекательна, даже если зарплата ниже.

Те, кто остаются в неприятных позициях, вероятно, будут развивать негативное отношение к своей работе и, следовательно, к компании; они мало инициативны и даже ограничивают свою производительность.

Наоборот, если зарплата ниже, чем у другой компании, но работа самой работы оставляет его с большим удовлетворением, работник все равно будет чувствовать себя некомфортно, потому что, хотя ему нравится эта должность, он также хочет, чтобы другие хорошо о нем думали. и твоя работа.

1.2.4 Контроль.

Помните, что контроль - это измерение текущих и прошлых результатов по отношению к ожидаемым, чтобы исправить, улучшить и сформулировать новые планы, Необходимо отличать контрольную функцию административного характера от контрольных операций технического характера.

Таким образом, отдел контроля качества (приемная инспекция), получает статистику по материалам, которая является контрольной операцией; тогда как когда оно отправляется в отдел закупок, где действия интерпретируются и предпринимаются, это уже сама функция контроля.

Контроль невозможен, если нет заранее определенных стандартов или норм; чем точнее и количественнее такие стандартизации, тем эффективнее они будут.

Кроме того, это средство, а не самоцель. Система контроля должна создаваться только в том случае, если работа и расходы оправданы с учетом ожидаемых от нее выгод.

Административный контроль намного лучше, когда в случаях, когда запланированное не было достигнуто, а не в результатах, которые были получены согласно плану.

Очень важно, чтобы в любом отделе закупок было руководство, которое позволяет нам выполнять процесс закупок для выполнения контрольных функций.

Руководство по закупкам определяется как официальное руководство отдела, с помощью которого предоставляется четкое определение целей, их структуры, процедур, функций, обязанностей и делегированных полномочий для выполнения поставленных задач.

Руководство по закупкам будет иметь в качестве основной цели соблюдение общей политики компании.

Политика компании определяется как ориентация административных действий в определенном смысле, в игре определенных общих и конкретных целей, которые желательно достичь.

Эта ориентация может быть задана письменными нормами, которые представляют собой линии поведения, поведения и предварительные решения по определенным аспектам.

Заявления или нормы представляют собой общий план действий, которым руководствуется руководство компании, они являются основой динамики решений, они выражают формы поведения, цель которых состоит в том, чтобы направлять действия согласованным образом и принимать априори решили определенные проблемы.

Политика закупок является неотъемлемым аспектом общей политики компании и определяется финансовой политикой, а политика закупок последней в действительности должна быть адаптирована двумя способами.

В целом, правила, направленные на руководство действиями отдельных секторов компании, имеют большее практическое значение: это может быть финансовая политика, обеспечение, производство, маркетинг, персонал и т. Д. Набор этих стандартов составляет руководство для каждого сектора компании.

1.2.4.1 Оценка

Чтобы определить значение, которое каждый сотрудник представляет для отдела, рекомендуется проводить оценку персонала не реже одного раза в 6 месяцев. Существуют значения по умолчанию в каждой компании, где могут быть установлены критерии оценки.

Конечно, оценки основаны на результатах, полученных в цифрах (количество совершенных покупок, процент от количества баллов, полученных за счет бонусов поставщиков и т. Д.), Однако можно указать общие квалифицирующие факторы: качество и количество выполненной работы, инициатива и креативность, надежность и честность, профессиональные знания и умение учиться, сотрудничество, суждение, пунктуальность и помощь, ценность отдела и т. д.

1.3 Порядок, блок-схема покупок

Операция закупок должна регулироваться четкими организационными и функциональными правилами, которые гарантируют, что запланированные операции всегда выполняются одинаково.

Следовательно, необходимо установить стандартизированные процедуры, целью которых является определение для каждой операции или группы операций участия секторов компании и заинтересованного зарубежного государства.

Одна процедура - последовательность последовательных шагов, чтобы выполнить действие. У нас есть общие шаги, которые разрабатываются в отделе закупок:

Реквизиции. Это запрос к поставщику об определенной необходимости удовлетворить определенный спрос на покупку.

В большинстве случаев это происходит в устной форме, что приводит к диалогу между покупателем и поставщиком для будущей покупки-продажи товара или услуги.

Цитата. Это установление суммы оплаты, формы и срока оплаты для приобретения товара или услуги, о которой идет речь. Это открывает путь к переговорам между оферентом и истцом.

Говоря о расценках, вы говорите об оценке, которую поставщики дают вашему предложению, выраженному в деньгах. В государственном секторе котировки делаются в соответствии с Законом о закупках, который определяет поставщика-победителя посредством конкурсов или тендеров; В частном секторе котировки запрашиваются в соответствии с политиками запрашивающих компаний, которые обычно представляют собой три запрашиваемых котировки.

Заказы или заказы на покупку. Это физический документ в письменном виде, в котором указывается количество и качество, которое поставщик должен предоставить заявителю, с указанием подходящего времени и места для него, поэтому было бы смешно не оговаривать условия покупки товаров или услуг.

Заказ может измениться с точки зрения его формы, размера, печати, но его цель никогда не изменится: запросить товар или услугу.

Содержание заказа должно содержать как минимум следующие элементы: ссылочный номер, дата, назначенный поставщик, требуемая дата, место доставки, условия оплаты, количество, единица измерения, описание, цена, общая сумма, разрешение и пункты.

Экспедиция. Это только подтверждение заказа. Первое, что должен сделать экспедитор, - убедиться, что поставщик прекрасно осведомлен о том, что в его пользу есть заказ и что он согласен со всеми данными, количествами, ценами, датами и т. Д., Которые указаны в порядке покупка.

Получение материалов. Чтобы быть точным в этом описании, раздел, область или отдел получения (часто называемый контрольной таблицей), должен проверить, что доставка поставщика осуществляется именно так, как это предусмотрено в заказе или заказе. купить с правильным количеством.

После выполнения операции с денежными переводами составляется отчет о получении с указанием даты, имени поставщика, номера заказа, частичной или полной поставки, полученного количества, описания, наблюдений и соответствующих разрешений.

Контроль качества. Качество продукции всегда будет важным фактором. Все поставленные товары будут рассмотрены, а также оценка услуг, предлагаемых поставщиком, если это применимо; Если они содержат дефекты, поврежденные или неполные характеристики в изделиях, они будут отделены, подсчитаны и зарегистрированы для их последующего возврата производителю или дистрибьютору (поставщику), который осуществил доставку.

Именно здесь, в области контроля качества, инженеры и администраторы действуют для достижения своей главной цели: обеспечить продукцию с наилучшим требуемым качеством. То, что представляло интерес для небольшой группы техников по контролю качества, в настоящее время является главной заботой растущего числа менеджеров, инженеров и статистиков.

Контроль качества является вспомогательным, а не заменяет проектные работы, хорошие методы производства или усердную инспекционную деятельность, которая всегда требуется при производстве высококачественных изделий.

В более точных терминах качество - это выражение измеренных свойств, условий или характеристик продукта или процесса, обычно устанавливаемых в терминах сортов, классов, спецификаций, определяемых применением продукта., Таким образом, контроль качества представляет собой совокупность эффективных усилий различных групп организации по интеграции разработки, обслуживания и контроля качества продукта, чтобы сделать возможным производство и сервис, к полному удовлетворению потребителя и на самом экономичном уровне,

Отказы и / или возвраты. Это физический возврат товара, который не соответствует характеристикам, наложенным областью контроля качества, которые всегда сопровождаются физическим документом, описывающим причины, по которым указанное действие представлено.

Это действие повлияет как на оплату поставщика, так и на пополнение следующего заказа. Отчет должен быть сделан ответственному покупателю.

Платежи. Платеж - это экономическое вознаграждение за получение товара и / или услуги от поставщика покупателю, будь то в виде наличных денег, электронного перевода или любых других средств, которые косвенным образом представляют собой сбор определенной суммы наличных средств по сравнению с выставкой. соответствующего счета.

Было много споров о том, должен ли отдел закупок вмешиваться в оплату счетов, приводя множество доводов в пользу и других противоречивых.

По моему личному мнению, отдел закупок должен вмешиваться только для отслеживания платежей поставщикам, но не для выполнения такой функции, поскольку основной задачей отдела закупок является приобретение товаров и / или услуг; Тем не менее, закупки должны инициировать и закрыть договор купли-продажи с поставщиком, поскольку он предоставляет покупателю руководящие указания по исчерпанию инструментов для будущих переговоров с поставщиками.

Дополнительный контроль. Некоторые компании работают исключительно с концепцией дополнительного контроля в распоряжении нанимающего человека или подразделения для координации неотъемлемой контрольной деятельности поставщиков.

По моему мнению, отдел закупок должен иметь глубокий анализ в отношении обработки размера прибыли, внутренних и конкурентных продажных цен, ротации запасов, анализа поставщиков по Паретто и т. Д., Чтобы определить местонахождение Ответственный покупатель с реалиями рынка и компании.

Чем больше знаний, которыми можно управлять на переговорах, тем больше возможностей у покупателя для достижения своих целей с поставщиком.

1.4 Запасы.

1.4.1 Определение и связь с товарно-материальными запасами.

Управление запасами представляет интерес для любого бизнеса; без этого никакая операция не может быть выполнена, Факт наличия инвентаря не увеличивает ценность продукта, но добавляет полезность в использовании; запасы добавляют к той же полезности времени, места и количества, так как предмет, который не найден в определенном месте, в требуемое время и в запрошенном количестве, имеет небольшую возможность потребления, Деятельность компании в основном измеряется ее способностью генерировать денежные средства и тем, насколько привлекательна рентабельность инвестиций.

Управление запасами заключается в установлении, вводе в действие и поддержании наиболее выгодных количеств сырья, материалов в процессе и продукции, используя для этого методы, процедуры и программы, наиболее удобные для нужд компании., Термин «инвентарь» имеет различное принятие, в зависимости от приложения, которое дано. Для промышленной компании это означает, что ее инвентарь состоит из сырья, продуктов в процессе и готовых изделий; тогда как для коммерческой компании это подразумевает наличие товаров, Другое определение, которое может быть присвоено инвентарю: «инвентарь используется для обозначения совокупности того материального личного имущества, которое предназначено для продажи в ходе обычной деятельности, находится в процессе производства для продажи или должно потребляться регулярно. в производстве товаров или услуг, которые будут доступны для продажи », Запасы являются мостом между производством и продажей. Как правило, они являются крупнейшей статьей активов; Под приобретением, распределением и хранением товарно-материальных запасов понимается исключительно список товаров, приобретенных для повторной продажи, товаров, являющихся частью строки оборотных активов.

Одной из основных целей учета товарно-материальных запасов является правильное определение прибыли за счет процесса покрытия соответствующих расходов на доходы.

В управлении запасами уровни инвестиций в запасы поглощают наибольший процент оборотных активов.

Процесс конфронтации заключается в определении того, сколько из общей стоимости предметов, составляющих начальный запас, плюс чистые покупки определенного периода, должны быть вычтены из продаж, сделанных в этот период, чтобы определить окончательный запас, который должен быть перед продажи следующего периода.

В настоящее время из отдела закупок ответственное лицо обеспокоено политикой, которая влияет на сырье с точки зрения его количества, качества, количества существующих единиц и т. Д., Которые связаны с объемом производства.

Управление запасами означает хорошее планирование производственных операций в долгосрочной, среднесрочной и краткосрочной перспективе, а также правильное планирование производства и методы контроля. Комплексная и интегрированная система управления, которая включает планирование, планирование и контроль производства, должна быть тесно связана с другими действиями в административном процессе, такими как движение денежных средств, финансовое бюджетирование и прогнозирование продаж.

Никакая система управления запасами не устранит нехватку запасов. Техники только помогают максимально приблизиться к симуляции реальности мира; Что способствует эффективному управлению запасами, так это функция закупок.

1.4.2 Инвентарная классификация.

Классификация инвентаря основана на типе материала, который они хранят, поэтому у нас есть следующие классификации:

Расходные материалы. Непрямые статьи затрат, потребляемые в процессе производства. Сырье. Сырье в относительном выражении, так как оно является основным содержанием, которое будет использоваться в будущем в продукции, выпускаемой компанией. Это товары, к которым не добавлен ни один фактор или компонент на фабрике, где они находятся. Продукты в процессе. Те, кто находится в периодах трансформации, прежде чем стать готовой продукцией, и их стоимость увеличивается, поэтому требуются трудовые и косвенные затраты. Производственные материалы. Части или компоненты, которые могут быть получены из источников за пределами компании или могут быть изготовлены на заводе и храниться для будущего использования. Рабочий материал. Это те, которые используются в работе завода или в производстве компании,но они не становятся неотъемлемой частью одних и тех же продуктов. Конечный продукт. Это готовая продукция, которая хранится для продажи и доставки покупателям. Товары в пути. Относится к товарам, приобретенным компанией, которые являются частью ее активов, даже если они физически не находятся на ее складах. Товары на консигнацию. Это те, которые были отправлены для того, чтобы найти для них рынок, и являются собственностью компании, если они не проданы. Складские товары. Это те, которые были переданы на хранение на депозитный склад и на них имеется соответствующий депозитный сертификат. Иногда их называют залогом полученного кредита, поэтому их также называют предметом залога. Устаревшие товары. Это кусочки, инструменты,старые материалы, в ремонте использованные из производственных и восстановленных машин. Они являются объектами, которые должны быть проданы по любой низкой цене, рассчитывая на возврат немного прошлых инвестиций.

По мере роста бизнеса и становления все более научным для управления, менеджеры находят свои проблемы более сложными и масштабными, а также усиливают давление на принятие решений.

Интуиционные решения больше не конкурируют с решениями современных менеджеров, которые основаны на проверке реальных фактов посредством своевременных данных, состояния их бизнеса и технического и математического анализа их операций.

1.4.3 Оценка запасов.

Существует четыре метода оценки запасов: идентифицированный или исторический, PEPS (первые входы первых входов), средние значения и UEPS (первые выходы первых записей).

Идентифицирован или исторический.

С помощью этого метода товарно-материальные запасы оцениваются по стоимости или происхождению приобретения или производства, указывая в каждом из них тот, который ему соответствует. Для этой цели обычно используется ключ, связанный со словом.

Мы будем использовать слово «летучая мышь».

Ключ: летучая мышь

Интерпретация: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Согласно этому ключу, статья, помеченная ключом «LEMAR.CO», означает, что стоимость ее приобретения составляет 65 072,39 долларов США. Этот метод оценки запасов часто встречается в магазинах, помимо того, что он знает стоимость товаров на складе и в продаже, он служит для определения суммы скидки, которая может быть предоставлена покупателю, без чрезмерного снижения цены. Таким образом, если мы найдем следующую форму на этикетке:

9 950,00 долл.

США

Это фактически указывает, что его стоимость составляет 4 975,00 $

PEPS

Метод First Inputs First Outputs работает как его имя, то есть первое, что приходит, это первое, что выходит, но не в единицах, а в значениях. Чтобы реализовать такой метод в стоимостном выражении, это затраты, которые применяются в соответствии с порядком, в котором был приобретен товар.

Стоимость единицы, по которой была совершена первая покупка, - это стоимость, которая должна применяться к первой продаже, пока партия не будет исчерпана. Как только продажа будет завершена, соответствующая стоимость следующей покупки будет применена как стоимость единицы проданного товара.

Давайте возьмем в качестве примера, что покупка предмета X 1 января стоила 50 долларов каждая, а сумма покупки составила 10 штук. 1 февраля было закуплено 5 штук по 60 долларов каждая. 15 февраля было продано 12 штук по 150 долларов каждая. Можно видеть, что стоимость 10 долларов США будет применяться к 10 предметам, а оставшиеся два будут применяться к 60 долларам.

10 × 50 = 500

2X60 = 120

Сумма: 620

12 × 150 = 1800

Доход: 1 800

Стоимость: 620

Валовая прибыль 1 180

Сред.

Средняя стоимость просто для получения средней суммы в единицах затрат на покупку. Продолжая предыдущий пример, средняя стоимость выглядит следующим образом:

10 штук, купленных по 50 долларов каждая: 500 долларов

5 штук, купленных по 60 долларов каждая: 300 долларов

Всего: 15 штук: 800 долларов

800/15 = 53,33 12 предметов, проданных по цене 53,33: $ 639,96

Доход: 1

800,00 Стоимость: 639,96

Валовая прибыль: 1 160,04

UEPS

Это метод оценки запасов, полностью противоположный PEPS, потому что, хотя в этом случае выходы со склада оцениваются как самая старая стоимость, в UEPS они оцениваются, начиная с последней, до тех пор, пока они не исчерпают запасы в единицах каждого покупка много

Для приведенного примера стоимость 12 проданных товаров выглядит следующим образом:

5 товаров стоят 60 долларов США: 300 долларов США

7 товаров стоят 50 долларов США: 350 долларов США

Итого: 650 долларов США

Доход: 1 800

Стоимость: 650

Валовая прибыль: 1 150

Нет правила, определяющего, какой метод следовать, все зависит от подхода, который компания использует при покупке своих товаров. Хорошей отправной точкой будут характеристики предмета и стоимость его хранения в инвентаре.

1.4.4 Ротация инвентаря.

Под оборотом товарных запасов мы понимаем количество раз, когда различные элементы активов, такие как сырье, товары для продажи, дебиторская задолженность и т. Д., Заменяются в течение определенного периода, обычно одного года.

Товарооборот в значительной степени зависит от объема, который обрабатывается на входах, а также на выходе. Низкий товарооборот может быть вызван тем фактом, что всегда было достаточно товаров в любое время, или потому что товар устарел или пользуется низким спросом.

При большом обороте следует учитывать, что в случае производства определенные изделия, необходимые для производства, могут быть проданы на рынке, и это производство было парализовано; С другой стороны, когда речь идет о готовых изделиях, постоянная ротация мотивирует то, что иногда компания не выполняет заказы в те дни, когда ее заказчики запрашивают ее.

Следовательно, количество раз, когда товар будет заменен, будет в значительной степени зависеть от отношения количества входов на выход рассматриваемого вращения.

Существует три способа расчета товарооборота: общее применение, метод розничной торговли и применение к отраслям.

Общего применения.

Стоимость продаж делится на среднее значение товарно-материальных запасов. Рекомендуется, чтобы среднее значение было ежемесячным или еженедельным, поскольку среднегодовое значение не является репрезентативным показателем, который можно использовать для эффективного решения. Пример:

Стоимость продажи: $ 18,000.00.

Среднемесячный запас: $ 3500.00.

18000/3500 = 5,14, что является коэффициентом вращения.

Метод розничной торговли.

Общая процедура подачи заявок изменяется для складов магазинов одежды, предметов домашнего обихода, хозяйственных магазинов и т. Д. И заменяется этим методом, который используется для проведения инвентаризации. Оборот рассматривается как соотношение между продажами по продажной цене и товарно-материальными запасами, отмеченными по той же продажной цене.

Продажи, сделанные: 7 000 000,00 $ Товара

в наличии: 500 000,00

7 000 000/500 000 = 14, что является коэффициентом вращения.

Вращение применяется к отраслям.

Как готовые, так и готовые изделия включают сырье, рабочую силу, производственные затраты и т. Д.

Эти элементы должны быть приняты во внимание, так что при расчете ротации сырья необходимо разделить стоимость материалов, найденных в себестоимости, чтобы разделить результат на стоимость среднего запаса.

Себестоимость реализованной продукции: 12 000 000,00 долл. США.

Средний запас сырья и материалов

: 1 200 000,00 долл. США. Включенные материалы: 7 200 000,00 долл. США.

12 000 000-7 200 000 = 4 800 000

4 800 000/1 200 000 = 4, что является коэффициентом вращения.

Конечно, коэффициент оборачиваемости является фактом, который администратор компании использует в качестве одной из многих мер, чтобы предотвратить стагнацию или снижение продаж, но этот коэффициент должен приниматься в некоторых случаях с определенными оговорками.

Необходимо учитывать, что ротация претерпевает некоторые изменения в зависимости от характера торговли или отрасли, класса товаров и времени года.

Это показывает, что при сравнении ротаций между различными отделами тот факт, что один из них имеет низкий уровень ротации, не означает, что он работает плохо.

Ноты:

Институт специализации, AC, Legajos, 1976.

Mercado, S., Закупочные принципы и приложения, LIMUSA, 1991, с. 15.

Benaque rojas, josé luis, Анализ информации о товарах, приобретенных Департаментом закупок для контроля за входами и выходами продуктов, диссертация UNITEC, Мексика 2000, с. 28.

Leenders & fearon, Управление закупками и снабжением, Ed. Mc. Graw Hill, США, 1997, с. 308.

Zenz, G., Закупки и управление материалами, под ред. Limusa Noriega, Мексика, 1992, p. 386.

Терри Дж. Принципы администрирования, CECSA, Мексика, 1975, стр. 22.

Render, B. & HEIZER, Jay, Операционное управление, Эд. Прентис Холл, Мехико, 1995 с. 47.

Менахе П., Руководство по закупкам, Мексика, 1990 г., с. 29.

Институт специализации для руководителей, AC, Legacies, 1996.

Гарсия МФМ, Управление и развитие менеджмента, COPARMEX, Мексика 1988, стр. 197.

То же, П. 202.

Флорес Д. и Орозко Г., На пути к всеобъемлющему административному общению, Эд. Трильяс, Мексика, 1990, с. 21.

Рейес П.А., Управление бизнесом, под ред. Limusa Noriega Editores, Мексика, 1994, с. 378.

Zens, Gary J., Управление материальными потоками, Ed. Gpo. Норьега, Мексика 1992, с. 205.

В. Фейгенбау, Закупки и полный контроль качества, инжиниринг и администрирование, под ред. CECSA, Мексика 1991, с. 13.