Информация важна при принятии деловых решений; а значит, точная и доступная информация поможет сделать правильный выбор.
В компаниях информация приобретает первостепенную роль, когда дело доходит до направления и управления их деятельностью. Хорошая информация сделает известными реальность окружающей среды и позволит быстро и эффективно предвидеть изменения, которые происходят с каждым днем.
Для достижения поставленных целей и предотвращения будущих изменений в окружающей среде потребуется сбор информации как извне, так и внутри компании. А для этого нужно знать и уметь управлять существующими источниками информации.
С точки зрения бизнеса, источником информации является «документ, работа или материал, который служит информацией или вдохновением для принятия компанией решений».
Проблема возникает, когда информация, которая обрабатывается в компании, не совсем ясна и лаконична, и это приводит к тому, что иногда при принятии решения этот тип распространенной информации порождает конфликты или ошибочные решения.
Концепции
Информация
По словам Идальберто Кьявенато, информация - это набор данных, имеющих значение, то есть уменьшающие неопределенность или увеличивающие знания о чем-либо. По правде говоря, информация - это сообщение, имеющее значение в определенном контексте, доступное для немедленного использования и обеспечивающее руководство к действиям путем уменьшения предела неопределенности в отношении наших решений. (Идальберто, 2006)
В Словаре Королевской испанской академии среди нескольких значений есть следующие: (от лат. Informatĭo, -ōnis). 1. ф. Действие и эффект информирования. 2. е. Офис, где что-то сообщается. 3. е. Юридическое и юридическое расследование факта или преступления. 4. f. Доказательства качества и обстоятельств, необходимых человеку для работы или получения чести. М. М в пл. 5. ф. Коммуникация или приобретение знаний, позволяющих расширить или уточнить то, что имеется в данном предмете. 6. f. Таким образом передаются или приобретаются знания. (Словарь Королевской испанской академии, 2008 г.)
По словам Чинкоты и Котабе, информация состоит из выбранных и упорядоченных данных для определенной цели. (Масааки, 2001)
Для Феррелла и Хирта информация включает в себя данные и знания, используемые при принятии решений. (Джеффри, 2004)
Элвин и Хайди Тоффлер в своей книге «Революция богатства» приводят следующее различие между тем, что такое данные, и что такое информация: «Данные часто описываются как отдельные элементы, лишенные контекста: например,» 300 Действия». Когда данные контекстуализируются, они становятся информацией: например, «у нас есть 300 акций фармацевтической компании X» ». (Тоффлер, 2006).
Размытый
Что ему не хватает ясности или точности или что оно воспринимается таким образом, как правило, потому, что оно далеко или потому что оно слишком длинное.
Нечеткая информация
Основываясь на приведенных выше определениях, можно установить, что нечеткая информация - это нечеткая и неточная информация, которая мешает руководителям и подразделениям организации решать проблемы и принимать правильные решения.
В процессе обработки разрозненной информации ее должно использовать высшее руководство компании, поскольку оно отвечает за предложение информационных потребностей.
Источники деловой информации
Компании имеют разные ресурсы или источники информации внутри и вне организации.
Внутри компании есть вся информация, полученная в результате деятельности, ежедневных операций компании, размещения заказов и выставления счетов своим клиентам, среди прочего, но есть также информация, которая не является частью операционного мира компании., но реагирует на общение и принятие решений, базы данных лояльности и поиска, исследования рынка, отраслевые исследования и внешние списки.
Следовательно, источники информации можно разделить на внутренние и внешние источники, как показано на рисунке 1.
Источники деловой информации
Внутренние источники информации
Внутренние источники - это те, которые находятся в самой компании и могут быть письменными, личными или аудиовизуальными. Эти внутренние источники делятся на первичные и вторичные.
Primary:
Первичные внутренние источники - это информация, которую компания собирает напрямую; создание новой и оригинальной информации. Это данные, которых не существует и которые специально созданы для изучения и анализа. Эти источники можно разделить в зависимости от того, кто выпускает внутреннюю публикацию:
- Торговый персонал: привлечение новых клиентов, заказы на продажу, информация о конкурентах, претензии и жалобы клиентов… Административный персонал: файлы клиентов и поставщиков, записи продаж и отгрузки, бухгалтерские записи, производственные записи… производство: отчеты о поломках, детали входа и выхода со склада, машинные часы и человеко-часы…
Под вторичными внутренними источниками информации понимается вся информация, которая уже была обработана ранее. То есть любая информационная поддержка, которая есть у компании, кроме исходных данных исследования. Среди этих источников можно найти:
- Маркетинговые и коммерческие отчеты Бухгалтерские отчеты Экономико-финансовые отчеты Коммуникационные отчеты Производственные и логистические отчеты Кадровые отчеты Юридические отчеты Отчеты по качеству и безопасности пищевых продуктов Обширная информационная панель.
Внешние источники информации
Компании должны знать, что происходит вокруг них, чтобы быть готовыми к принятию решений.
Внешние источники информации компании позволяют удовлетворить информационные потребности и предоставят руководству обновленную, актуальную, надежную и достоверную информацию, необходимую для решения проблем и оптимального принятия решений. Это очень богатые источники информации, которые подразделяются следующим образом:
Primary:
Внешние первичные источники - это те, которые явно собираются для конкретной информации или исследовательских целей. Для этого необходимо знать, какую информацию мы хотим получить, с кем связаться, где и каким образом собирать эту информацию.
Издатели и информация из-за границы, которую они могут нам предоставить, следующие:
- Дистрибьюторы: заказы на продажу, информация о конкурентах, жалобы и жалобы клиентов… Клиенты: опросы для исследования рынка, предложения, жалобы и жалобы… Потребители: вкусы, опросы для исследования рынка, опыт, удовлетворенность… Поставщики: информация о новых товарах и услугах, предложениях…
Способы сбора этой информации могут быть качественными (интервью, групповая динамика, проективные методы, методы творчества, наблюдения…) или количественными (опросы, панели и автобусы).
Вузы:
Под вторичными внешними источниками информации понимается вся информация, которая уже была собрана, опубликована или доступна и имела информативную цель, отличную от той, которую ищет компания. Из-за их низкой стоимости и доступности предпочтительнее обращаться к этим источникам, чем обращаться к первоисточникам; Однако после составления его следует тщательно изучить, чтобы избежать искажений и неправильного толкования информации.
- Специализированные публикации по общей и отраслевой деловой информации Новости, публикуемые самими конкурентами. Проведение рекламы и связей с общественностью. Консультационные фирмы, которые продают информацию. Медиа. Бизнес-ассоциации. Национальные или местные правительственные источники недвижимость,…)
Помимо этих источников, компания должна внимательно относиться к любым изменениям, которые происходят и влияют на них напрямую, в следующих областях: демографическая, социокультурная, экологическая, политическая, технологическая, экономическая и юридическая.
Процесс управления распространенной информацией
Процесс должен осуществляться высшим руководством организации, поскольку оно отвечает за предложение информации, необходимой со стратегической точки зрения. (Эскобар, 2013)
1 . Информационная потребность
Это возникает из-за беспокойства о знании:
- Внутренняя и внешняя среда организации: вам необходимо знать экологические и социально-культурные ситуации, маркетинговые планы, рабочие ситуации, национальную или местную экономику, ваше положение в конкуренции и др. Интересы и цели организации: каковы они? заботы, интересы, потребности, которые компания может удовлетворить клиентов: необходимо знать, какие потребности компания может удовлетворить. Производственные или операционные системы: это системы, на которых сосредоточены возможности компании, поскольку они несут ответственность за предоставление продуктов. для клиентов таким образом, чтобы было важно, какой тип системы следует использовать для лучшего предложения продукта Технология: это должно быть известно, поскольку производственные затраты могут быть сокращены и могут быть более эффективными.
2 . Информационный поиск
Чтобы иметь возможность выполнить это, важно знать, какие информационные потребности; рекомендуется подготовить график мероприятий, который содержит следующее:
- Задачи для достижения целей организации. Упорядочьте действия в логическом порядке действий. Определите ресурсы и средства, которые будут использоваться. Определите время выполнения.
3 . Получение всевозможной информации (распространение информации)
Обычно при поиске информации получается большой объем несекретной, дезорганизованной, нестабильной информации, создающей впечатление, что ей не хватает содержания и формы. Чтобы определить, является ли полученная информация разрозненной, следует задать следующие вопросы: соответствует ли она бизнес-потребностям компаний? Является ли она точной и полной? Является ли она надежной? Доступна ли она для члены организации?
4 . Использование инструментов для поиска и получения четкой информации
Они возникают из-за необходимости уточнить и облегчить понимание информации. Некоторые инструменты, которые могут быть полезны для обработки нечеткой информации, упомянуты ниже.
К
Количественная информация обычно более ясна, поскольку дается численно. Его измерение и анализ можно проводить, зная об использовании различного программного обеспечения, которое облегчает получение информации для принятия решений.
К
Эти данные труднее анализировать, поскольку они измеряются на основе субъективных представлений, поэтому информация становится расплывчатой. С помощью различных эвристических методов можно предложить несколько решений, и в некоторых случаях методы, используемые специализированным программным обеспечением, могут сгенерировать идеальное решение.
Диффузная логика
Нечеткая логика - это процедура, которая обеспечивает простой и привлекательный способ получить вывод из расплывчатой, неточной или неполной информации, в целом нечеткая логика имитирует человека при принятии решений на основе информации с указанными характеристиками.
Это метод вычислительного интеллекта, который позволяет обрабатывать информацию с высокой степенью неточности.
5 . Оценка информации
Этот этап актуален, поскольку он определяет, как реагировать на цели или информационные потребности или реагировать на них.
Для проведения оценки вы должны:
- Установите цели оценки. Различайте общую и частную информацию. Применяйте соответствующие критерии для сбора, отбора, интеграции и систематизации. Обеспечивайте согласованность информации…………………………………………………….. эволюция информационной работы Различайте первичные и вторичные источники
Причины проведения оценки
- Потому что старший менеджер просит его Разрешить модификации В рамках планирования Уметь документировать результаты или влияние на организацию Предоставлять мнения, дающие новые точки зрения
6 . Контроль обработки и производства
Эта обработка выполняется для того, чтобы понять, обозначить, определить местонахождение и дифференцировать во времени-пространстве, узнать, выразить и убедить, чтобы впоследствии принести пользу организации и добиться ее успеха.
Некоторые мероприятия, выполняемые на этом этапе, упомянуты ниже.
- Синтезировать, систематизировать и представлять информацию Уметь проводить анализ и синтез информации Обдумывать и делать выводы Освоение основных техник письменного выражения Создание отчетов Использование диаграмм Интеграция перефразирования, преобразование информации каким-либо образом Использование таблиц Использование графиков Знание того, как писать эссе Не копирование и вставка Использование синоптических таблиц
Все это поможет создать своевременные и четкие инструменты коммуникации, отвечающие реальным информационным или коммуникационным требованиям.
7 . Принятие решения
Основным инструментом для принятия правильного решения является четкая, правдивая и своевременная информация, поскольку это как исходный материал для руководителей высшего звена с точки зрения их решимости, мы можем сказать, что чем выше качество информации, тем лучше качество решения. решение.
вывод
Информация является жизненно важной и фундаментальной частью каждой компании, и именно это обеспечивает ей высокий уровень конкурентоспособности по сравнению с конкурентами. Таким образом, они вносят свой вклад в администрирование и управление компаниями, поэтому рекомендуется, чтобы профессионалы в области администрирования знали и владели предметом информационных систем.
Успех организации не только зависит от того, как она использует каждый из своих материальных ресурсов (труд, капитал и т. Д.), Но, скорее, основан на использовании нематериальных активов, таких как ноу-хау (делайте как), знание клиентов и рынка и т. д.
Компания тем более конкурентоспособна на мировом рынке, чем больше внимания она уделяет максимальному использованию и эксплуатации своей информации.
Правильное управление нечеткой информацией - это фундаментальная часть процесса принятия решений в компании, это то, чем нельзя пренебрегать, поскольку иногда это может изменить ход ранее принятого решения.
Ссылки
McGraw-Hill.
Идальберто, К. (2006). Введение в общую теорию управления.
McGraw-Hill.
Масааки, CM (2001). Управление маркетинга. Thomson. Тоффлер, А. Т. (2006). Революция богатства. Мондадори,.
Скачать оригинальный файл
