Сегодня организации должны быть в курсе последних событий, соответствовать тенденциям и вводить новшества в продуктах и услугах, что обеспечивает их постоянство на рынке при соответствующей динамике высокоэффективных компаний; и таким образом удовлетворить потребности текущих рынков. Для этого необходимо взять на себя обязательства на корпоративном уровне, которые позволят ему придать ценность, которая действительно обусловлена жизненно важными коммуникационными процессами компаний, которые позволяют им достигать институциональных целей и быть конкурентоспособными по сравнению с другими организациями.
В настоящее время организационная коммуникация является важным инструментом, требующим значительного труда, что приводит к передаче информации внутри организаций для определения требований и достижений организации и ее сотрудников. Организационная коммуникация позволяет узнать о человеческих ресурсах, их развитии в компании, продуктивности в рабочих отделах.
Основная цель организационной коммуникации имеет важное значение для достижения институциональных целей; элементы, которые вместе уступают место организационному развитию и сотрудникам, которые готовятся к достижению своих лучших результатов на рынках.
Определение организационной коммуникации
Коммуникация, применяемая в организациях, называется организационной коммуникацией. Такое общение происходит естественным образом в любой организации, независимо от ее типа или размера, и, следовательно, невозможно представить организацию без коммуникации. С этой точки зрения организационная коммуникация - это общий набор сообщений, которыми обмениваются члены организации, а также между ней и ее окружением.
Организационная коммуникация - это процесс, с помощью которого участники собирают соответствующую информацию о своей организации и изменениях, которые происходят в ней. Это также понимается как набор методов и действий, направленных на облегчение и оптимизацию потока сообщений, которые происходят между членами организации или между организацией и ее средой; Или, чтобы повлиять на мнения, отношения и поведение внутренней и внешней аудитории организации, с целью обеспечения того, чтобы последняя лучше и быстрее выполняла свои задачи. (Гарсия, 2012)
Преимущества организационной коммуникации
Преимущества управления эффективным планом коммуникации в организации:
- Он позволяет лучше управлять доступными ресурсами. Он способствует взаимоотношениям между людьми. Он объединяет неформальное и формальное общение. Он повышает корпоративную идентичность. Он направляет сотрудников к достижению общих целей. можно использовать большую свободу и воображение, интеллект и инициативу людей ü Это позволяет создать позитивную рабочую среду (Cebrian, 2013)
Типы организационной коммуникации
Типы общения в организации классифицируются в соответствии с потоком формального общения, который может быть:
Нисходящая связь
Нисходящая коммуникация происходит, когда информация передается от более высоких иерархических допущений к более низким.
Задача:
Информирование сотрудников обо всех аспектах, которые необходимы для безупречного выполнения их задач.
Передаваемая информация:
Об среде, в которой работает организация
Об эволюции целей организации
О разрабатываемых мероприятиях и процессах
Эффективность:
- Предоставляет людям подробную информацию о деятельности, которую они должны выполнять. Это позволяет предотвратить ошибочные толкования и / или недопонимание, которые могут привести к будущим конфликтам из-за принятых решений. Это вызывает уважение и внимание среди людей, порождая доверие между разные организационные уровни.
Барьеры:
o Стили управления: совместное или императивное o Вера в то, что информация является силой и поэтому не может быть передана. o Размер организации.
Инструменты:
- Рабочие встречи Учебные и / или повторные встречи Личные собеседования Руководства по процедурам Личные письма, почта Электронные порталы (интранет, Интернет и т. Д.)
Восходящая связь
Восходящая коммуникация перетекает с более низких иерархических позиций на более высокие.
Задача:
Это позволяет менеджерам знать, что работает, а что нет в организации, и поддерживать прямой контакт со своими сотрудниками, зная их мнения и потребности, что облегчает принятие решений с использованием более объективных критериев.
Эффективность:
- Он позволяет узнать потребности, ожидания и проблемы профессионалов. Он способствует вкладу идей и вовлечению профессионалов в разработку как заботы, так и управленческой деятельности. Он улучшает сближение между руководством и их командами. и с какой степенью точности распространяется нисходящая широковещательная информация.
Барьеры:
o Стили управления: совместное или императивное o Когда восходящая коммуникация прерывается на каком-то уровне организационной структуры. o Боязнь профессионалов выражать свое мнение.
Инструменты:
- Периодические встречи. Группы совершенствования. Личные интервью. Опросы. Системы предложений.
Горизонтальная связь
Это коммуникация между отделами, сферами обслуживания, обычно развивающимися на одном иерархическом уровне.
Задача:
Это позволяет продвигать междисциплинарную и межведомственную работу, улучшая координацию работы команды.
Эффективность:
- Он порождает корпоративный дух и создает общую рабочую среду. Он способствует возникновению межведомственных недоразумений. Он упрощает официальное общение, достигая людей и отделов, участвовавших ранее. Он способствует пониманию и поиску общих решений. Он порождает доверие и дружбу.
Барьеры:
- Технически-профессиональный язык: важность, которую каждый отдел придает себе и относится к другим членам и областям организации.
Инструменты:
- Рабочие встречи между отделами, службами, направлениями и т. Д. oo Коммюнике (Olamendi, Типы организационной коммуникации, 2006)
План внутренних коммуникаций
Чтобы иметь эффективные планы внутренней коммуникации в организации, необходимо разработать стратегический план коммуникации, включенный в культуру организации, который позволяет с помощью соответствующих средств и каналов удовлетворять потребности в коммуникации, представленные отдельными лицами и группы, составляющие организацию.
Эта коммуникационная стратегия обязательно проходит несколько этапов:
- Приверженность высшего руководства.
Без поддержки или при недостаточной поддержке со стороны высшего руководства невозможно провести какие-либо изменения в организации.
- Диагностика коммуникационной ситуации в организации.
Планы коммуникаций должны основываться на аудите коммуникации, а не на интуиции или вкусах управленческой команды.
Аудит должен выявить коммуникационные потоки, каковы их слабые места и где возникают проблемы, знать потребности и ожидания людей, участвующих в новом коммуникационном плане, и спроектировать видение желаемого будущего состояния компании.
3. Дизайн плана
Определение целей, выбор средств, планирование действий, сроки, создание механизмов и процедур для мониторинга во время и в конце реализации.
Для адекватного выбора средств удобно принимать во внимание цель, которую переданное сообщение пытается достичь (мотивировать или интегрировать, передавать вопросы, связанные с работой, информировать и т. Д.), И тип информации, которую вы хотите передать (факты спорные или деликатные цели, чувства, темы).
Однако реализация этих опор не гарантирует эффективности коммуникационных потоков, если одновременно не обеспечивается изменение ценностей и организационной культуры. Таким образом, следующий пункт важен в плане коммуникации.
- Стратегия коммуникации, осведомленности и переговоров.
Необходимо повышать осведомленность, обучать и обучать сотрудников на всех уровнях коммуникации, чтобы они осознавали ее важность.
- Внедрение и мониторинг.
Внедрение должно сопровождаться системой постоянного мониторинга и обратной связи (с помощью анкет по рабочей среде и интервью с руководителями) для выявления отклонений от целей и их причин и для разработки корректирующих действий. (Оламенди, Этапы плана внутренней коммуникации, 2006 г.)
Барьеры для организационной коммуникации
Многие администраторы считают одной из своих самых больших проблем устранение сбоев и неудобств в общении в организации. Но администратор, который действительно знает свою компанию, такой, какой она должна быть, может понять, что многие проблемы со связью возникают как следствие более серьезных проблем.
Пример того, что установлено выше, - это когда в организации планирование несовершенно и порождает неопределенность в направлении и пути развития компании, точно так же, как если у организации нет адекватной структуры, это может ограничить или негативно изменить отношения. организационные и, следовательно, коммуникационные. Барьеры, возникающие при передаче информации, могут быть связаны с отправителем, сообщением, получателем сообщения или с обратной связью полученной информации.
Основными коммуникационными барьерами, особенно в случае организаций, являются:
Отсутствие или отсутствие планирования
Этот барьер очень часто встречается в организациях, так что коммуникация в организации является адекватной и отвечает ее целям, она должна возникать как следствие планирования, анализа и формулирования передаваемого сообщения, а также его происхождения и объективности; Кроме того, лицо, подлежащее передаче, должно выбрать наиболее удобный канал связи, а также сроки, указанные для передачи информации, и, таким образом, прекратить сопротивление изменениям.
Запутанные предположения или факты
Во многих случаях при передаче информации определенные ситуации воспринимаются как должное или понимаемое, и, следовательно, они не взаимодействуют с остальной информацией, которая передается, например, это происходит, когда клиент отправляет уведомление одному из своих поставщикам, посещающим объекты компании, предположение, которое предполагается отразить, заключается в том, что клиент может предположить, что поставщик организует их прибытие с места перевозки, как в отношении размещения, а также готовит прием и просмотр программы в пределах своих объектов. Что касается поставщика, он может верить и предполагать, что визит клиента в город может быть вызван личными причинами, поэтому он будет посещать объекты организации, но как часть обычной деятельности.Именно в этом примере подразумевается, что предположения или факты, которые не выяснены между вовлеченными сторонами, могут вызвать путаницу и иногда более серьезные проблемы.
Искажение контекста сообщения и / или семантики
Говорить об искажении контекста или семантики сообщения означает сослаться на один из основных барьеров в общении. В качестве примера вы можете рассмотреть тот факт, что компания размещает в одной из своих точек продаж рекламу с надписью «Распродажа по сниженным ценам». Это неоднозначно для тех, кто получает это сообщение. Главный вопрос, который они задают: факт Менее в чем или в чем? И бесконечное количество реакций может генерироваться при получении этой информации. Другим примером, который можно рассмотреть в этой классификации, является концептуализация концепции в зависимости от сообщения или ситуации каждой организации; В случае слова «правительство» его можно считать бюрократической деятельностью с небольшим доверием, но для другого сектора это может означать поддержку, равенство или справедливость.
Плохо выраженная информация
Еще один распространенный коммуникационный барьер возникает, когда, несмотря на тот факт, что создатель информации ясно показывает идеи и основы информации, он, возможно, выбрал неправильные слова, возможно, было непоследовательным принимать некоторые условия как должное или неправильно структурировать информацию. Это может быть очень дорого для организации, поэтому важно, чтобы отправитель проявил особую осторожность при кодировании передаваемого сообщения.
Барьеры в международном контексте
Когда коммуникационный процесс препятствует существованию различных и разнообразных культур, языка и правил действий, это еще больше усложняет передачу информации.
Пример представлен при попытке перевести лозунги компании или опубликовать рабочие концепции, которые могут значительно различаться в разных культурах, а в некоторых случаях даже могут быть оскорбительными, если с ними не обращаться должным образом.
Потеря информации из-за ограниченного хранения
Эта ошибка происходит, когда информация, которая передается от одного человека к другому, теряет точность во время передачи, и это является одной из основных причин серьезной проблемы связи. В таких случаях важно выполнять защитные действия, такие как резервное копирование информации, повторение данных и использование нескольких каналов одновременно.
Информация с ограниченным прослушиванием и предварительной оценкой
Не все люди привыкли слушать надлежащим образом, многие могут поддерживать связь, не имея реальной связи с предметом, в дополнение к тому, что многие люди склонны судить о содержании информации поспешно много раз без объективного анализа полученной информации.
Общение безлично
Использование средств связи в компании может препятствовать передаче информации соавторам, общение в основном эффективно при личном контакте (лицом к лицу) с получателями сообщения в организации, поскольку таким образом будет больше уровень доверия и понимания, а также это легче представить в обратной связи информации.
Недоверие или страх в общении
Отношения, которые поддерживаются между начальством и сотрудниками, позволяют улучшить или ухудшить условия в потоке информации, когда начальник или начальник не прикладывают усилий для поддержания благоприятного организационного климата, доверия, а рабочая среда слишком враждебна или угрожает, может вызвать недоверие и страх, который блокирует общение.
Недостаточно времени до изменений
В организациях, представленных в рамках нескольких обменов информацией, многие из них связаны с существенными организационными изменениями, имеющими большое значение и влияющими на сотрудников компании. Многие из сотрудников не реагируют на изменения одинаково, некоторым требуется больше времени, чтобы адаптироваться к ним, и эта нехватка времени может вызвать осложнения в общении с последствиями в компании.
Избыток информации
Когда поток информации слишком велик, ее понимание часто может быть ограничено, и сотрудники компании оценивают информативность с учетом своих убеждений и точек зрения, в некоторых случаях преуменьшая данные, которые эмитент считает важными, а также это тот случай, когда перегрузка данных может привести к конфликтам и ошибкам при попытке обработки информации. Вот почему необходимо позаботиться о содержании информации, чтобы она передавалась в сжатой и точной форме, чтобы не было фильтров, которые бы вычитали ценность и контент из информации, передаваемой компанией или наоборот.
Другие барьеры в общении
В дополнение к барьерам или препятствиям в общении, упомянутым ранее в этой работе, можно упомянуть не только неисчислимое, которое может быть представлено в организации, например:
- Частичное или избирательное восприятие Иерархическая разница между отправителями и получателями информации Проблемы отношения, концентрации или расположения, среди многих других. (Король, 2013)
Инструменты внутренней коммуникации
Руководство / портал для сотрудников
Вы найдете информацию, необходимую сотруднику для достижения отличного выполнения своих функций, а также условия и правила организации.
Письменные сообщения
Меморандумы (или записи, которые следует запомнить) являются полезным средством передачи изменений, которые происходят в различных политиках и процедурах организации.
Новостная рассылка
Публикация с определенной периодичностью, в которой можно найти информацию о важных событиях встреч и смене места работы или новости организации.
Intranet
Он предоставляет безграничные возможности, такие как межведомственный обмен информацией, обучение через сеть и другие.
Встречи
Они способствуют диалогу и укрепляют личные отношения, особенно между сотрудниками, которые обычно не взаимодействуют друг с другом, часто потому, что они разделены.
Плохо спланированные встречи могут стать пустой тратой времени, что приведет к снижению производительности компании.
Апелляционные процедуры
Они позволяют сотрудникам реагировать на действия руководства и обсуждать управленческие решения.
Наименее регламентированной является программа открытых дверей, общий знаменатель этого типа программ заключается в том, что сотрудники имеют прямой доступ к любому директору или менеджеру компании. У этого есть два важных преимущества: благодаря ему сотрудники чувствуют себя в большей безопасности и уверенности в компании, а директора действуют с меньшим произволом.
Почтовый ящик предложений
Он разработан для того, чтобы просить и ценить ценные идеи сотрудников. При разработке системы предложений директора должны следовать следующим трем принципам:
- Создайте комитет по оценке предложений для объективной оценки предложенных идей. Подайте заявку на принятые предложения и поблагодарите человека, который их сделал. Определите ценность вознаграждения для той выгоды, которую предложение представляет для компании.,
вывод
Организационная коммуникация обычно рассматривается как процесс, происходящий между членами социального сообщества. Коммуникация внутри организации, будучи процессом, представляет собой динамическую деятельность, определенным образом непрерывно меняющуюся, но при этом сохраняющую определенную степень структурной идентификации. Однако следует учитывать, что эта структура не статична, а меняется, и что она корректируется в соответствии с развитием организации.
Коммуникация жизненно важна для правильного функционирования организации. Ведь недостаток этого может дестабилизировать развитие компании и привести ее к провалу. С другой стороны, те организации, которые имеют хорошую коммуникацию в своей структуре, имеют большие преимущества и большие возможности для успеха.
Ссылки
Цебриан, В. (2013). Важность организационной коммуникации. Получено с
Гарсия, М. (2012). Организационная коммуникация. Получено с
Кинг, К. (2013). Организационная коммуникация. Получено с
Оламенди, Г. (2006). Этапы плана внутренней коммуникации. Получено с
Оламенди, Г. (2006). Типы организационной коммуникации. Получено с
Скачать оригинальный файл
