Вы когда-нибудь обои на стену? Не случалось ли с вами, что через короткое время края или ключевые точки начинают отслаиваться? Обычно это происходит в течение недель, а иногда и дней. Если это уже произошло с вами, то вы знаете, что правильная подготовка, установка и выбор материалов являются критически важными шагами, чтобы этого не произошло, а ваши обои прослужили долго. Система калькуляции затрат по видам деятельности (ABCosting) уже зарекомендовала себя не только как мимолетное увлечение. В последнее десятилетие он стал наиболее актуальной методологией не только для контроля затрат, но и для повышения прибыльности продуктов и услуг, увеличения доходов, улучшения отношений с клиентами и достижения большей точности с бюджетами, для не говоря уже об улучшениях, которые могут быть достигнуты в операционной сфере бизнеса.
Но тогда почему ABCosting еще не получил широкого распространения среди компаний? Ответ прост: потому что большинство компаний не понимают долгосрочного характера ABCosting. Давайте посмотрим на некоторые из наиболее частых ошибок, которые допускаются при работе с системой ABCosting:
1. Подходите к ABCosting только как к проекту
Как правило, компании запускают проект ABCosting, чтобы решить какую-то сложную проблему, например, низкую прибыльность на одного клиента или рост затрат в определенном отделе. Но как только проект ABCosting завершает решение исходной проблемы, от него, как правило, отказываются; мало или совсем не прилагается никаких усилий, чтобы поддерживать его или распространять на другие области компании. В результате компания возвращается к своей старой системе калькуляции и в конечном итоге сталкивается с теми же проблемами, что и до ABCosting. Это проблема понимания ABCosting только как проекта, а не как системы постоянного улучшения.
2. Недооценивайте свой стратегический потенциал.
ABCosting часто рассматривается как метод расчета затрат, применяемый для определенных целей, а не как инструмент для измерения прошлых и будущих затрат.
Например, одно из наиболее важных, но обычно неизвестных применений - в области стратегического планирования. Когда стратегические планы вашей компании меняются, ABCosting может точно определить, какое влияние это окажет на расходы. Компании, у которых мало опыта работы с ABCosting, склонны недооценивать последствия этих критических изменений, таких как увеличение продаж, расширение услуг, предоставляемых клиентам в связанных отделах, таких как Отдел кадров, Системы или Операции.
Известно, что система расчета затрат с помощью обычного учета не дает всех ответов, которые необходимо знать ответственным за компанию. Например, если будет принята стратегия роста, не все постоянные затраты останутся неизменными, но многие из них также будут затрачены на более высокий объем продаж; Или компания может приступить к этой стратегии роста, не зная, способна ли ее административная или операционная структура поддерживать более высокий уровень деятельности.
Хорошая модель ABCosting свяжет текущую структуру затрат с максимальными будущими доходами и установит слабые места, где стратегия может потерпеть неудачу.
3. Обширный сбор данных
Часто делается ошибка, ожидая, что ABCosting предоставит ответ на все проблемы, стоящие перед компанией, и поэтому определены многие первоначальные цели, что требует значительных усилий для поиска информации. Затем команда, отвечающая за ABCosting, замечает, что работа по поддержанию модели в актуальном состоянии становится непосильной. Объем необходимых данных настолько велик, что система рушится под собственным весом.
Это особенно верно, если вы используете систему ручного ввода данных в своей модели ABCosting. Модель ABCosting, разработанная вручную, может быть полезной в качестве отправной точки в использовании этого метода, но она является неустойчивой, если ее постоянно внедрять в компанию. По мере развития вашей модели ABCosting вам нужно будет найти способ автоматически интегрировать ее с существующими системами.
4. Используйте противоречивую информацию.
Компании, которые вкладывают свои усилия в ABCosting, часто сталкиваются с проблемами интеграции данных. Непоследовательная информация приводит к разным толкованиям таких бухгалтерских терминов, как доход, которые дают разные значения в зависимости от отделов, которые их представляют.
Это влияет на модель ABCosting, которая требует стандартизированных общих терминов для всей компании.
5. Сосуществование двух типов информации.
Одно из препятствий, которое компания должна преодолеть, - это наличие двух типов информации о затратах: одна предоставляется традиционным бухгалтерским учетом, а другая - ABCosting. Вместо того, чтобы искать его дополнения и интеграции, компании склонны возвращаться к традиционному учету и постепенно отказываться от ABCosting.
6. Неспособность передать полученные знания
Часто система ABCosting возникает по инициативе должностного лица, стремящегося к совершенствованию и динамичному внедрению новых методов анализа в компанию. Однако, если этот чиновник покидает компанию, проект ABCosting прекращается.
7. Сопротивление согласию с выводами.
ABCosting с удивительной точностью показывает, как возникают затраты внутри организации. Эта информация может не понравиться некоторым менеджерам или менеджерам, которые могут почувствовать угрозу в своем положении в компании из-за этих выводов ABCosting.
Например, может быть определено, что крупнейший клиент компании испытывает дефицит из-за большого количества коммерческих уступок или уступок в отношении услуг, которые были сделаны ему. Давайте представим, что эти выводы не понравятся тем, кто отвечает за обслуживание указанного клиента.
Некоторые способы решения этих проблем:
1. Свяжите ABCosting с другими системами постоянного улучшения
Истинный вклад ABCosting не должен ограничиваться получением результатов для отдела или бизнес-подразделения, а заключается в том, как он может взаимодействовать с другими методами улучшения, применяемыми во всей организации.
Например, ABCosting предлагает гораздо лучшие и интересные результаты в сочетании с EVA, сбалансированной оценочной картой или системами измерения качества ISO. ABCosting может предоставить правильную информацию о затратах для измерения производительности, что является наиболее четкой тенденцией управления, к которой движутся методы управления.
2. Создайте хранилище данных.
Чтобы избежать проблем сосуществования двух стоимостных систем, необходимо интегрировать систему ERP (административный учет) с ABCosting. Информация, зарегистрированная через ERP, должна быть экспортирована в ABCosting. Это можно сделать электронным способом и автоматически, что позволяет избежать громоздкой проблемы ручного ввода данных. С тем же источником информации ваша модель ABCosting сможет предлагать отчеты «что, если…», анализ по различным сценариям, планирование и составление бюджета и т. Д. Но одно предостережение: не забывайте, что важно уметь сравнивать «груши с грушами», то есть обеспечивать согласованность данных.
3. Ставьте реалистичные цели
Лучшие модели ABCosting - это те, которые можно обновлять, не вызывая невыносимой нагрузки на тех, кто несет ответственность за их выполнение. Ограничьте свою модель расчетом затрат для тех объектов затрат, с которыми вы действительно можете справиться. Самая большая ошибка - это стремление распределить все затраты с высокой степенью детализации. Рабочая нагрузка будет настолько велика, что больше всего усилий будет приложено в текущем обновлении модели, а не в анализе результатов.
4. Определите менеджеров и спонсоров.
Когда инициатива ABCosting кем-то одобряется, у высшего совета гораздо больше шансов на реализацию. Также ключевой является фигура лидера в ABCosting, который вложит силы, необходимые для разработки системы.
5. Используйте словарь действий.
Словарь должен содержать описание и определение всех действий модели, включая факторы затрат, информацию о поставщиках, информацию о клиентах, а также всю входную и выходную информацию. Цель состоит в том, чтобы все пользователи получали одни и те же концепции; Это позволяет избежать ошибок и недоразумений.
6. Ограничьте себя одной системой ABCosting в организации.
Некоторые компании представляют две или более системы ABCosting, сосуществующие вместе, в результате инициатив, предпринятых в разных областях. Чтобы сделать шаг к единой интегрированной системе ABCosting, все модели должны быть стандартизированы в одну, которая способна отвечать потребностям различных областей.
7. Сделайте ABCosting реальным для ваших сотрудников
Современные технологии в моделях ABCosting настолько развиты, что способны ежедневно отправлять информацию о затратах для каждого вида деятельности пользователям, которые в ней нуждаются, что позволяет им направлять свои действия в соответствии с целями отдела или общими целями. Эта информация особенно полезна и мотивирует, когда существует система вознаграждений и льгот в зависимости от результатов работы агентов. Основной стимул способствует улучшению качества моделей ABCosting.
Вывод:
Примите эти меры предосторожности, чтобы спланировать и запустить свою модель ABCosting и со временем сделать ее устойчивым и полезным инструментом. Ваши преимущества важны, и самые большие проблемы будут с вашими конкурентами.
