В настоящее время очень важно знать, что такое коммуникация, не только в обществе, но и в организациях. Как мы хорошо знаем, в организации существует множество дисциплин, которые так или иначе взаимосвязаны, поэтому организационные коммуникации изучаются с разных точек зрения.
В этой статье будут проанализированы типы общения, которые могут происходить внутри организации, и, таким же образом, то, как они могут принести пользу целям организации.
Организационная коммуникация
Этот тип общения происходит в учреждениях и каким-то образом составляет часть их культуры, поскольку связь между различными иерархическими уровнями организации: руководители, работники и даже менеджеры должны быть плавными.
Однако что происходит, когда у организаций нет правильного взаимодействия? Одна из ошибок, которые очень часто возникают в организациях, заключается в том, что между самими отделами нет привычки обмениваться информацией, поскольку они ошибочно полагают, что информация дает определенную власть, имея в виду, что сохранение - это информация. он будет в привилегированном положении, но, напротив, все указывает на большую незащищенность. (Кастро, 2014)
Очень характерным явлением является то, что в организациях существует очень сильное желание сотрудников действительно знать, что происходит в организации, поэтому, когда они лучше знают свою организацию, это помогает им уменьшить беспокойство, а это, в свою очередь, заставляет терять меньше времени из-за дезинформации.
Вот почему сегодня организации должны сосредоточиться на предоставлении своим работникам места для того, чтобы они знали, что происходит в организации. Кроме того, это могло бы избежать серьезных последствий.
Типы общения в организации
Стоит отметить, что очень важно различать два типа общения в организациях: формальное общение и неформальное общение.
Формальное общение
Этот тип коммуникации - это тот, который компания уже устанавливает с самого начала, когда функция организации и ее цели уже определены и, следовательно, подчиняются правилам. Организации могут использовать разные инструменты или средства для связи между различными отделами, среди наиболее загруженных мы можем найти электронную, письменную переписку, меморандумы и т. Д.
Очень важно, что в этом виде общения он несет определенную направленность, поскольку это указывает на важность сообщения. Он может быть нисходящим, восходящим, горизонтальным или диагональным.
Нисходящая коммуникация - это то, что происходит от самых высоких уровней организации до самых низких уровней. Обычно они обрабатывают информацию о процедурах, правилах и т. Д.
Восходящее общение - это то, что происходит от низших уровней до высших. Этот тип общения очень важен для организаций, поскольку он позволяет им увидеть другую точку зрения на рабочую среду. Среди наиболее часто используемых средств - ящики для предложений.
Горизонтальная коммуникация - это то, что происходит между всеми уровнями одного и того же иерархического уровня. Такой тип коммуникации необходим в организации для обеспечения адекватной координации между различными отделами компании, поскольку таким образом можно избежать двойной работы.
Диагональная коммуникация происходит между разными отделами, которые связаны друг с другом и не обязательно находятся на одном иерархическом уровне. Таким же образом можно обрабатывать и другие типы коммуникаций в рамках формального общения, такие как визуальное, жестовое, устное и письменное общение.
Визуальная коммуникация
Это первый тип общения, который мы собираемся установить, исходя из того, как мы выглядим физически, как мы ходим, как одеваемся, наши движения и т. Д. Этот тип общения отражает всю информацию вокруг нас. Вот почему важно использовать этот тип языка, чтобы отразить безопасность аудитории и хорошее отношение.
Жестовое общение
Очень важно знать, на что указывают позы и жесты людей, с которыми мы говорим, чтобы иметь возможность получить представление о том, что происходит у них в голове.
Устное общение
Этот тип общения дает нам определенную дополнительную информацию, которую нам не дает письменная информация, ее можно получить благодаря тональности голоса, типу словарного запаса, скорости речи и т. Д.
Письменное сообщение
Этот тип общения позволяет вам оставить след того, что происходит на самом деле, в дополнение к необходимости установления определенных критериев. Очень часто наиболее используемым средством в этом типе общения является электронная почта, однако обмен мгновенными сообщениями стал очень модным среди различных отделов организаций, что, хотя в определенном смысле они не одобряются, они необходимы, поскольку предоставлять информацию в реальном времени, тем самым ускоряя общение.
Неформальное общение
Этот тип общения происходит спонтанно, поскольку иерархические уровни здесь не имеют значения, любые социальные отношения между различными членами организации, есть ли какие-то дружеские отношения или нет. Неформальное общение может помочь или навредить организации, в зависимости от того, как она работает.
В позитивном ключе это можно увидеть как отражение в адекватной сплоченности рабочей группы, в дополнение к предоставлению обратной связи на основе работы.
Негативным образом это может быть отражено сплетнями или слухами, которые только снижают продуктивность. Эти типы слухов характеризуются тем, что они не могут контролироваться руководством компании, они служат только людям, которые их распространяют, и, к сожалению, большинство сотрудников больше верили слухам, чем официальной информации.
Напористое общение
Для любого типа общения важно выделить два аспекта; самоуважение и напористость. Самооценка - это набор чувств, поведения и представлений, которые есть у каждого человека. Напористость - это признание, данное другому человеку. Зная эти два важных аспекта, мы можем прийти к выводу, что напористое общение - это такое искреннее общение, которое также уважает позицию других и свое собственное. (Идальго, 2005)
Коммуникативное поведение в компании.
Согласно Роббинсу (2010), компании демонстрируют следующее поведение:
Прямое принудительное поведение
Он выдается за человека, которого считают агрессивным, человека, который:
- Имеет очень твердые мнения и идеи. Не боится выражать их даже за счет других. Часто общается авторитарно, саркастично и даже неуважительно. Язык его тела и тон голоса агрессивны, устрашающе, громко. На переговорах ищет беспроигрышные сделки и ориентируется на свои позиции.
Косвенное принудительное поведение
Со своей стороны, человек с таким поведением, то есть этот пассивный / агрессивный человек:
- Избегайте конфликтов. Всегда есть что сказать, но говорите это неуместно. Редко говорите напрямую. Обсуждайте проблемы с теми, кто не имеет прямого отношения. Сохраняет гнев и разочарование, которые не выражаются.
Косвенное ненасильственное поведение
Между тем есть люди с непрямым ненасильственным поведением, то есть пассивным, и их характеристики:
- Они редко вмешиваются Редко жалуются, предпочитают избегать конфликтов Они часто демонстрируют послушные невербальные коммуникативные черты: Чрезмерно мягкий тон голоса Неуверенность при разговоре Отсутствие зрительного контакта Выглядят счастливыми, но под давлением выражают скрытые эмоции различными способами неожиданный.
Прямое непринудительное поведение
И последнее, но не менее важное: есть люди с прямым ненасильственным поведением, то есть напористые:
- Они показывают свое лицо Они делают положительное предположение, что проблемы можно решить. Выражать свои потребности и проблемы надлежащим образом. Они уважают права и личное пространство других. Они используют открытый язык тела. Они поддерживают зрительный контакт с другими людьми. Они не боятся. Спросите: почему? Они знают, чего хотят, и различают релевантное и нерелевантное. Они, как правило, искренни и уважительны. В переговорах они ищут взаимовыгодные соглашения. Они сосредоточены на интересах обеих сторон.
Важные аспекты для хорошей организационной коммуникации
Каждая организация должна иметь определенные руководящие принципы, направленные на то, чтобы взаимодействие между различными отделами работало. Вот почему люди, отвечающие за человеческие ресурсы, гарантируют, что каждый из сотрудников, независимо от иерархического положения, в котором они находятся, знает, каковы миссия, видение, цели и культура организации. (Llacuna, 2010)
Ежегодная оценка производительности
Все, кто является частью организации, которая оценивается не реже одного раза в год, независимо от иерархического уровня, должны все пройти эту оценку. В этой оценке будут выставляться баллы за выполнение задач в соответствии с должностной инструкцией, выполнение целей и задач, отношение и т. Д.
Еженедельные отчеты
Когда дело доходит до очень большой организации, настоятельно рекомендуется, чтобы руководители каждого из различных отделов контролировали работу организации. Для этого необходимо, чтобы еженедельные отчеты доставлялись с подробным описанием задач, выполненных в течение недели. Этот тип отчета должен содержать дату подготовки, имя человека, который его подготовил, и имя человека, которому он адресован. Компаниям необходимо заранее предусмотреть шаблоны или специализированное программное обеспечение для еженедельных отчетов, чтобы избежать задержек из-за потери времени при их подготовке.
Ежемесячные встречи с сотрудниками
Важно проводить встречи такого типа, чтобы сотрудники были в курсе условий организации, упоминали достигнутые цели, выделяли сотрудников месяца и т. Д.
- Они дают чувство принадлежности к делу Предоставлять сотрудникам правдивую информацию Мотивировать Избегать слухов
- Они не должны быть длинными Они могут вызвать бунт Имеют широкие пространства
Присутствует рабочая группа
В организации всегда важно иметь хорошую рабочую команду, поскольку именно они отвечают за достижение поставленной цели. Очень важно всегда проводить еженедельные или двухнедельные встречи, на которых рассматриваются предложения по проблемам, возникающим в организациях.
Встречи один на один
Для любого работника возможность общаться со своим начальником всегда мотивирует. Когда начальник проявляет к компании забвение, работник постепенно отдаляется от нее, поскольку его авторитетный деятель не принимает на себя обязательств. Таким образом, хороший начальник должен найти время, необходимое для того, чтобы поговорить со своими работниками в дополнение к выполнению своих задач. Поскольку этот тип общения позволяет начальнику узнать из первого источника, что думает каждый из его сотрудников, в дополнение к тому, что он знает их более личным образом.
вывод
Как мы видели, чрезвычайно важно, чтобы организации начали формировать привычку к организационному общению либо на разных иерархических уровнях, либо в том, как оно осуществляется, поскольку это принесет им много экономических и социальных выгод.
Без сомнения, успех компании основан на правильном общении.
Библиография
- Кастро, (2014), Организационная коммуникация, Колумбия, Университет дель Норте, Идальго, Р. (2005). Эффективная коммуникация. Чикаго: Государственный университет Чикаго Ллакуна Морера, Дж. И Пуйоль Франко, Л. (2010). NTP: 685: Коммуникация в организациях Роббинс, ИП и судья, TA (2010). Организационное поведение. 14 изд.
Мексика: Pearson Education.
Скачать оригинальный файл
