С самого начала человечества человек, используя свою собственную инициативу и творческий потенциал, искал способы упростить все виды деятельности, которые он выполняет в своей производительной работе, независимо от того, какова его цель.
На бизнес-уровне концепция упрощения работы - это не что иное, как работа, которая постоянно выполняется посредством использования организованных планов, которые служат для применения более совершенных методов, облегчающих выполнение задач.
С административной точки зрения упрощение работы - это любой метод, устройство или ресурс, который помогает уменьшить или уменьшить количество усилий, необходимых для выполнения определенной задачи, и по сути задумывается как постоянная задача для минимизации обычных задач. типично для любой организации.
Среди некоторых задач упрощения работы на организационном уровне можно выделить следующие:
- Минимизируйте усилия, требуемые для выполнения определенной задачи, будь то умственная или физическая. Улучшение организационного функционирования с помощью таких методов, как перераспределение функций, устранение, сокращение и сочетание фаз деятельности или работы и выравнивание или табулирование работы. Оптимизация и использование доступных ресурсов. Улучшение потока или последовательности работ во всех областях, которые его составляют. Сокращение числа и стоимости административных операций за счет сокращения процедур и объединения Объединение или ликвидация печатных форм. Лучшее использование человеческих ресурсов за счет сокращения ненужных поездок и времени. Удовлетворенность персонала своей работой и более высокий уровень ее выполнения при поручении им задания или задачи. Улучшает контроль,поскольку стимулируется личная инициатива работника. Лучшее внимание общественности за счет сокращения времени, отводимого на обработку документов и рутинную работу. Возобновление интереса работника к его работе, обусловленное более четким пониманием цели его работы. домашняя работа и ее связь с другими работами в офисе.
Упрощение работы, несмотря на то, что оно является чрезвычайно логичным и здравым смыслом, должно также поддерживаться административными методами, которые могут помочь понять и облегчить его применение.
Чтобы добиться более эффективного применения, было разработано много методов, которые облегчают работу анализа и исследования, которые проводятся для достижения упрощения работы, они применяются последовательно и на усмотрение исследователя, что может помочь понять или поставить под сомнение каждый из аспектов. оценены, следующие являются наиболее известными и принятыми.
Измерение работы:
Он указывает на объем, объем и однородность выполняемой работы.
Наличие точных данных о рабочей нагрузке часто означает разницу между реалистичным и теоретическим решением. Зная, как получается определенный объем работы, можно улучшить методы, используемые для ее выполнения, переназначить назначение задачи, как правило, уменьшить нагрузку и устранить перегрузку. Это также помогает быстро обнаруживать проблемы, показывая, где существует неравная ответственность.
Измерение административной работы помогает установить график, план или программу, которая возвращает или поддерживает баланс в компании, необходимый для достижения большей эффективности. Это также помогает обнаруживать узкие места или узкие места и проверять потребности персонала.
Рабочий стол распределения.
Основным принципом хорошего администрирования является обеспечение хорошего распределения работы таким образом, чтобы все трудовые и личные полномочия сотрудников использовались должным образом. Когда два или три человека работают вместе, возникает проблема распределения функций, для которой должен применяться график распределения работы.
Эта таблица представляет собой таблицу работ, выполненных сотрудником в определенной группе или офисе. Разработка этого же - первый шаг в программе упрощения работы, это индикатор слабых мест, а также тех, которые нужно будет тщательно изучить, применяя методы программы.
Эта диаграмма распределения показывает работу, выполняемую в офисе, в которой сотрудники выполняют различные действия, а также время, необходимое для их выполнения. Это позволяет более эффективно перераспределять работу.
Исследования времени и движения:
Чтобы выполнить адекватное измерение работы, необходимо провести исследования времени и движения для каждого из процессов и их компонентов, а также для независимых функций, выполняемых на территории.
Методология проста, как следует из ее названия, она состоит в том, чтобы измерить эффективное время, в течение которого выполняется каждое действие, функция и / или процесс, и определить, по статистическим параметрам, эффективность, с которой они выполняются.
Он основан на принципах линейного баланса и экономии движений, которые относятся к распределению работы, использованию рук и тела человека, а также разработке и использованию инструментов с целью приложить минимум усилий возможно.
Схема процедур или процессов.
Диаграммы процедур помогают аналитикам полностью понять текущие процедуры агентства или офиса, а также служат для поиска улучшений, а также позволяют более эффективно обсуждать процедуры с обслуживающим персоналом.
Описывает список в последовательности действий, составляющих исследуемый процесс, и параллельно использует пять цифр, распределенных в независимых столбцах, которые демонстрируют операции, транспортировку, проверку, хранение и ожидание, их взаимосвязь и продолжительность. каждого из них.
Таблица распределения работы показывает, что делается в офисе, а также распределение задач между сотрудниками; в то время как диаграмма процесса показывает, как выполняется работа в офисе?
Блок-схемы:
Без сомнения, они возникли как следствие схемы процедур или процессов, их различие заключается в том, что список действий, составляющих процесс, не выполняется, а скорее, что они описаны непосредственно на рисунках, которые были разработаны, чтобы проиллюстрировать его.
Для его разработки существует около пятнадцати рисунков, которые, в свою очередь, служат основой для их дизайна, однако, обычно можно найти разные рисунки, созданные исследователем, в зависимости от степени сложности процессов или желаемого творчества. ввести в них.
Цифры связаны между собой линиями, которые помогают очертить и визуализировать взаимосвязь между составляющими действиями процесса в целом и теми, кто отвечает за их выполнение.
График физического распределения офиса и распределения на заводе:
Диаграмма физического распределения офиса направлена на оптимизацию рабочего цикла, распределение должным образом должностей для каждого из действий, которые должны быть выполнены, используя наилучшую возможную комбинацию, адаптируя мебель и оборудование в пределах доступного пространства наиболее эффективным способом. рационально, для достижения целей офиса, избегая пустой траты времени.
Со своей стороны, распределение на заводе - это организация физического пространства, в котором находятся ресурсы, которые будут использоваться для производства товара или услуги, а также определение местоположения рабочих мест машин, оборудования и материалов. в общем, с учетом возможного увеличения уровня спроса и установленной мощности.
Оба метода преследуют одни и те же цели, принципиальное различие заключается в том, что физическое распределение офиса основано на административных работах, а распределение завода - на машинах, оборудовании и материалах.
Инсульт диаграмма:
Маршрутная диаграмма является основным методом для физического распределения офиса и / или распределения на заводе, она основана на поиске облегчения рабочего процесса посредством сокращения ненужных транспортных операций и анализа передача персонала, материалов, продукции и канцелярских товаров в целом в рамках неотъемлемой части организации.
Разработка схемы маршрута помогает наглядно представить, почему бывают простои и узкие места, которые не позволяют процессам эффективно протекать в офисах, на производственных предприятиях или в компании в целом.
Диаграмма Ганта:
Это метод планирования и программирования, его также называют гистограммой, и его целью является управление одновременным выполнением различных действий, которые выполняются по согласованию. Он состоит из матрицы с двумя записями, которая занимает время в столбцах и линии, определяющие деятельность.
Для каждого действия помечается полоса, которая начинается в столбце, соответствующем дате его начала, и заканчивается в столбце, соответствующем дате, запланированной для ее завершения, так что длина строки представляет ее продолжительность.
Он устанавливает порядок выполнения действий и отношения зависимости, которые существуют между каждым из них, а также позволяет просматривать и контролировать между тем, что выполняется, и тем, что планируется.
График Cpm:
CPM - это метод критического пути, эффективный для планирования, планирования и управления всеми видами проектов. Его основная структура состоит из диаграммы или сети стрелок, которые графически, логически и последовательно представляют развитие действий или задач, составляющих проект, с целью экономии времени, эффективного использования доступных ресурсов и предварительного указания узких мест.
Его цель состоит в том, чтобы определить самое раннее возможное время, в которое все действия, которые достигают данного события, может быть завершено, самая длинная продолжительность всех действий, которые сходятся на событии, рассчитывается слева направо и в Постепенное добавление к начальному времени времени последующей деятельности.
Он также определяет максимальное время или последнюю приемлемую дату, в которую событие может быть выполнено без задержки всего проекта, он представляет собой наименьшее количество времени, в течение которого длится событие, вычисляется справа налево регрессивным способом, вычитая время каждого действия, Участок земли:
PERT - это методика, используемая для планирования, программирования и управления производственными процессами, снабженная количественными факторами. Поскольку CPM основан на изучении критической траектории, на графике стрелок, которые представляют работу, которая должна быть выполнена для достижения цели, отличается от других методов степенью и использованием статистики.
Он направлен на оценку прогресса проекта, раскрывает его основные реальные или потенциальные проблемы, предоставляет точную информацию о состоянии проекта, прогнозирует вероятность достижения целей и определяет кратчайшие сроки, в которые он может быть выполнен.
Как и CPM, он изучает время проведения анализа, которое делится на нормальное время, то есть время, которое потребуется для выполнения задачи или действия при нормальных условиях работы; Оптимистическое время - это время, которое будет использоваться для выполнения действия при условии, что возникают более благоприятные условия, без трудностей или осложнений; Пессимистическое время - это время, которое потребуется для выполнения действия в случае возникновения трудностей, осложнений или непредвиденных задержек; и предполагаемое или ожидаемое время, которое определяется по вероятности, получаемой в результате статистической взаимосвязи нормального, оптимистического и пессимистического времени.
