Одним из наиболее важных моментов в рабочей среде является внутреннее общение. Это ключ к мотивации, это то, что позволяет людям чувствовать, что они могут выразить себя и что их идеи будут услышаны, оценены, они, несомненно, будут чувствовать себя комфортно на своем рабочем месте; повышение лояльности сотрудников к компании, повышение приверженности. Это становится стратегией для области людских ресурсов.
Богатый проверенный опыт работы в разных компаниях показывает, что наличие эффективных каналов связи (руководители знают политику занятости, а сотрудники знают, каковы их права) с меньшей вероятностью вызовет недопонимание или чувства со стороны сотрудников, которые они не являются частью команды компании. Поскольку корпорации становятся все более сложными, необходимо создать многочисленные каналы связи, чтобы информация перемещалась вверх, вниз и в боковом направлении в рамках организационной структуры компании.
Информация, которую отправляют и получают в сообщениях, бывает двух типов: о фактах и чувствах. Факты - это фрагменты информации, которые можно объективно измерить или описать. Например, стоимость компьютера.
Чувства - это эмоциональные реакции сотрудников на решения или действия, сделанные менеджерами или другими сотрудниками. Случай, когда компания должна быть особенно осторожна с чувствами своих сотрудников, это когда она проходит процесс реструктуризации или решает уменьшить размер своего завода и, следовательно, сделать значительные увольнения.
Как работает связь
Коммуникация начинается с отправителя, который хочет отправить сообщение получателю. Отправитель должен закодировать сообщение и выбрать канал связи, способный передать его получателю. Когда речь идет о передаче фактов, сообщение может быть закодировано словами, когда речь идет о передаче чувств, сообщение может быть закодировано на языке тела или в тоне голоса.
Поскольку существует высокая вероятность недопонимания, при передаче чего-то важного важно иметь возможность обратной связи. Таким образом можно уточнить истинный смысл сообщения. Тип связи, который допускает обратную связь, называется двунаправленной связью, поскольку отправитель и получатель могут взаимодействовать друг с другом. Существует другой тип связи, в котором отсутствует обратная связь, называемая односторонней связью.
Нисходящее общение позволяет менеджерам применять принятые ими решения и влиять на сотрудников в нижних эшелонах иерархии компании. Восходящая связь позволяет сотрудникам на самых низких уровнях компании передавать свои идеи и чувства лицам, принимающим решения, на самых высоких уровнях.
Как способствовать эффективному общению
Информация в компаниях - это источник силы и стратегии, как упоминалось выше. Сегодня компании все больше зависят от того, что умелые работники освоили, чтобы предоставлять услугу или производить продукт. Информационные работники превращают информацию в продукт или услугу и нуждаются в большом количестве раскрытия, чтобы правильно выполнять свою работу.
Наиболее важными методами распространения информации внутри компании являются следующие:
Справочник сотрудника:
Находится необходимая информация, чтобы сотрудник добивался отличного выполнения своих функций, а также условий и правил компании.
Философия, культура организации и права и обязанности каждого работника (получают единообразное и последовательное обращение). Информируют руководителей о том, как оценивать и предотвращать их принятие произвольных решений по отношению к сотрудникам, что может привести к негативным последствиям для недовольных сотрудников.
В некоторых штатах США они предполагают, что инструкции для сотрудников представляют собой не что иное, как неявный договор между компанией и сотрудником, который ограничивает свободу первого уволить второго без уважительной причины.
Некоторые компании сделали все возможное, чтобы защитить себя. Они просят сотрудников подписать квитанцию о том, что сотрудник получил руководство, и что они будут обращаться к нему, чтобы узнать о правилах, положениях и политике компании, принимая во внимание, что это никоим образом не является контракт.
Тем не менее, руководства для сотрудников могут помочь избежать или решить трудовые проблемы. Компания может подробно рассказать о политике кумовства через руководство для сотрудников (кумовство - это практика, предусматривающая благоприятное отношение к членам семьи по отношению к другим работникам в организации).
Ожидание возникновения ситуации для установления политики может быть дорогостоящим. Однажды два адвоката из одной крупной чикагской юридической фирмы влюбились и решили развестись со своими супругами, чтобы выйти замуж. Поэтому, пока они были в свадебном путешествии, компания решила установить политику, запрещающую вступление в брак между сотрудниками. Один из двоих должен был покинуть фирму, и именно женщина наконец ушла в отставку. Поскольку у этой компании не было никакой политики в этом отношении до того, как пара вступила в брак (на самом деле это казалось политикой, которая вступила в силу задним числом, она была предназначена именно для этой пары), женщина подала в суд на компанию и получил награду в шесть долларов.
Письменные сообщения:
Меморандумы являются полезным средством передачи изменений, которые происходят в различных политиках и процедурах компании, которые не отражены в руководстве для сотрудника. Например, когда есть изменение в покрытии для определенного типа медицинской процедуры. Финансовые отчеты должны.
Обращайтесь к сотрудникам, чтобы они знали результаты компании и получали отзывы о ее общей эффективности.
Новостная рассылка:
Он состоит из небольшой ежемесячной публикации, где вы можете найти информацию о важных событиях встреч и изменениях в работе или новости организации
Электронная связь:
Электронная почта или электронная почта - это система, через которую различные сотрудники компании могут общаться друг с другом посредством письменных электронных сообщений, которые отправляются через терминалы персональных компьютеров, подключенных к сети. Это означает, что можно быстро передать финансовые результаты или ключевые события компании большому количеству сотрудников.
Одна из проблем заключается в том, что, будучи очень простым в использовании, в некоторых случаях это приводит к избыточной информации. Кроме того, люди, как правило, печатают все полученные сообщения, что приводит к лавине бумаг, которых точно следует избегать по электронной почте.
Встречи:
Они облегчают диалог и способствуют личным отношениям, особенно между сотрудниками, которые обычно не часто взаимодействуют друг с другом, потому что они разлучены.
Встречи обычно проводятся на разных уровнях бизнеса. Плохо спланированные встречи могут стать феноменальной тратой времени, что приведет к снижению производительности компании.
Изъятия:
В последние годы они приобрели популярность среди американских компаний. Отступление состоит в том, чтобы отвести группу сотрудников в тихое место, такое как горное убежище, где работа сочетается с развлекательными мероприятиями, такими как гольф.
Другие типы компаний часто используют эти отступления, чтобы объявить о рекламных акциях или важных событиях, которые вызывают изменения в организации.
Неформальные коммуникации:
Обычно называются служебными слухами, он состоит из обмена информацией, которая происходит спонтанно между офисными служащими без запланированной встречи, а скорее спонтанно. Информация, которая обычно передается, является информацией о мерах, принятых компанией, за или против нее.
Управление через прогулки:
Используется для контроля неформального общения. Он состоит из директора, который ходит по компании, чтобы сотрудники всех уровней имели возможность вносить предложения и жалобы.
Исследования отношения сотрудников:
Сотрудника просят ответить, как он относится к работе, которую он выполняет, к руководителям, возможностям продвижения по службе, качеству полученной информации. Ответы, которые дают разные подгруппы для изучения отношения сотрудников. Ответы, данные различными подгруппами к исследованию, можно сравнить с ответами всей совокупности сотрудников, чтобы менеджеры могли определить группы с наихудшими внутренними отношениями и, таким образом, предоставить им необходимое внимание.
Апелляционные процедуры:
Они позволяют сотрудникам реагировать на действия руководства и обсуждать управленческие решения.
Наименее регламентированной является программа открытых дверей, общий знаменатель этого типа программ заключается в том, что сотрудники имеют прямой доступ к любому директору или менеджеру компании. У него есть два важных преимущества: сотрудники чувствуют себя более защищенными и уверенными в компании, а директора действуют менее произвольно.
Программа помощи сотрудникам:
Они помогают работнику сталкиваться с личными проблемами, которые мешают его работе на работе, такими как злоупотребление наркотиками или алкоголем, насилие в семье. Когда проблема сотрудника мешает его работе, он считается обеспокоенным сотрудником, поскольку начинается снижение производительности, в их внешнем виде, среди других факторов.
Процедура состоит из четырех этапов:
1-й шаг
Идентификация проблемных сотрудников, то есть идентификация их самими и руководителем
2-й шаг
Консультации в рамках программ помощи сотрудникам. Если работник отказывается от помощи и уволен, если его проблема оказывает серьезное негативное влияние на работу
3-й шаг
Если проблема решена, работник продолжает работать, если мы не прибегаем к лечению
4-й шаг
Мы не нашли предыдущую ситуацию решенной проблемы, продолжаем работать, если лечение не увенчалось успехом, сотрудник уволен
Система предложений:
Он предназначен для того, чтобы привлекать, ценить ценные идеи сотрудников. При разработке системы предложений директора должны следовать следующим трем принципам:
* иметь комитет по оценке предложений, чтобы объективно оценить предложенные идеи
* Примените предложения, которые приняты, и поблагодарите человека, который сделал это
* Установите стоимость вознаграждения в пользу, которую предложение представляет для компании
Признание:
Они публично благодарят сотрудников, которые вносят заметный вклад в работу компании. Эти люди часто становятся образцами для подражания для других внутри организации, давая понять, какое поведение и достижения ценятся. Награда «Работник месяца» от Mc Donald состоит из знака, размещенного в каждом из ресторанов, чтобы сотрудники и клиенты могли его увидеть.
Чтобы эффективно использовать любой из вышеупомянутых методов, важно, чтобы надзорные органы при получении информации от сотрудников действовали на них для достижения ожидаемого изменения, в противном случае сотрудники воспримут это как исследование напрасно и, безусловно, не вернутся к сотрудничать.
Во-вторых, информация должна использоваться этично, она не должна использоваться негативно (увольнять сотрудника за то, что он недоволен). В-третьих, некоторые методы должны использоваться конфиденциально, например, консультантом.
