Часто, когда мы говорим о клиентах, мы все думаем о тех, кто приходит с улицы, чтобы покупать или потреблять наши товары и услуги, и, следовательно, о тех, кто оставляет нам дивиденды. Однако не только их следует называть клиентами.
В различных организациях есть люди, которые являются ее частью и которым также нужны услуги, предлагаемые другими сотрудниками или областями. Это относится к системному отделу, который, как и обслуживание, закупки и многие другие, предоставляет услуги и решения для других областей компании, которые требуют их правильного функционирования.
Много раз отделы, обозначенные как услуги, не считаются такими важными, как те, которые генерируют иностранную валюту, те, которые имеют прямой контакт с потребителями, продающие и т. Д., Однако они так же важны, как и те, поскольку без услуг, которые Эти предложения, компании вряд ли будут такими, какие они есть.
В большинстве случаев недостаток внимания к этим отделам связан с незнанием их и их деятельности, известно, что они существуют, что у них есть расходы, но нет реального и широкого обзора того, что они делают, и их прицелы.
Эта работа направлена на распространение информации о существовании сервисных отделов, сосредоточенных на системном отделе (также называемом компьютерными науками) и наименее известном из предыдущих, именно из-за существующего табу, что это полностью техническая область, полная кибернетика и непонятные термины.
До 1960-х годов компании не знали или ничего не знали о системах и автоматизации, все их операции выполнялись с помощью руководств, и они тратили на них бесчисленное количество человеко-часов, их эффективность была очень низкой, а их надежность - очень высокой. маленький. С введением компьютера компании начинают усиливать свои процессы и производить с меньшими затратами и меньшими усилиями, хотя автоматизация все еще была табу и оставалась таковой в течение долгого времени, постепенно организации начали все больше и больше использовать эти преимущества заставляют технологии мыслить о себе более практичным и осязаемым образом; Тем не менее, и почти в 21-м веке, есть неведение и некоторые подозрения на эту тему.
Работа представит отдел из его организационной структуры и покажет различные услуги, которые он предлагает, подчеркнув, насколько они важны, и их практическое применение. В нем будет указано, кому эти услуги направлены, и будет продемонстрировано, что различные области организации, которые используют эти службы и нуждаются в них, также считаются клиентами, и что, хотя они не приносят доход, они так же важны, как и любые другие.
По завершении этой работы читатель сможет ответить на такие вопросы, как:
Что такое системный отдел?
Что такое информационная система?
Как ваша организационная структура?
Какие услуги он предлагает?
Какие инструменты вы используете?
Насколько это полезно или может быть внутри организации?
Что вы можете мне помочь как часть компании и ее клиент?
Поэтому это очень полезная работа, которая должна быть частью административных и эксплуатационных руководств организации.
ГЛАВА I. ЧТО ТАКОЕ ОТДЕЛ СИСТЕМЫ.
1.1 Определение.
Все компании или организации, также называемые институтами, состоят из областей или отделов, которые позволяют создать организационную структуру, основанную на специализированных центрах деятельности и более четко распределенном распределении обязанностей. Вот почему важно сначала определить, что такое институт?
Институт - это стабильная и формальная социальная структура, которая берет ресурсы из окружающей среды и обрабатывает их для получения продуктов. (один)
За время существования этих учреждений опыт формировал различные типы организаций и создавал их в соответствии с тем, который наилучшим образом отвечает их потребностям, и на сегодняшний день мы можем сказать, что в каждой из компаний уже есть четко определенные модели. Классические модели устанавливают наличие управлений или направлений, которые, в свою очередь, состоят из отделов, сгруппированных в соответствии с выполняемой ими деятельностью и их обязанностями; и, таким образом, мы находим бухгалтерию, отдел закупок, технического обслуживания, маркетинга и т. д., каждый из которых имеет свою цель и ряд действий. Эти отделы часто классифицируются по их важности, которая основана на доходе, полученном через них,Скорее, это должно быть связано с тем, насколько они важны для правильного функционирования компании.
Точно так же, как существуют отделы, которые по определению должны существовать, есть и такие, которые формируются под конкретные нужды и, в свою очередь, считаются роскошью, чтобы придать лучший имидж или почему нет, потому что они модные.
Еще несколько лет назад системный отдел принадлежал к последней группе и рассматривался только теми организациями, которые располагали достаточными ресурсами для его обслуживания, даже когда он не приносил дохода, но постепенно эта идея перестала существовать, чтобы стать убеждением в том, что Системный отдел имеет жизненно важное значение внутри компании, так как он отвечает за предоставление ему информации, которая сегодня необходима для выживания компаний.
Но что такое системный отдел? Это часть или область учреждения, которая отвечает за предоставление информации, а также необходимые инструменты для ее манипулирования. Это отдел, который помогает с компьютерным оборудованием, способен преобразовывать простые данные в информацию, отвечает за удовлетворение потребностей и подготовку вычислений для всех членов компании и отвечает за предложение компьютерных решений и оборудования. необходимо для его реализации.
(1) Администрирование информационных систем. Третье издание. Кеннет С. и Джейн С. Лаудон Глава 4 с. 95.
Он называется отделом систем, потому что именно через информационные системы предлагается большинство решений, однако он также называется отделом компьютеров, поскольку именно он является поставщиком информации.
Основная работа Департамента информатики осуществляется, как указано выше, с помощью информационной системы. Знание информационных систем охватывает как технические, так и поведенческие аспекты, подчеркивая осведомленность об их административных, организационных и технологических аспектах. Информационные системы определяют пять ключевых задач для менеджеров сегодня: стратегическая задача бизнеса; вызов глобализации, вызов информационной архитектуры; проблема инвестирования в информационные системы и проблема ответственности и контроля.
Вы предоставляете реальные решения для различных типов информационных систем в существующих учреждениях: системы обработки бизнес-операций, системы автоматизации знаний / делопроизводства, информационные системы управления, системы поддержки принятия решений и Системы поддержки управления. Эти системы служат различным целям, поддерживая различные уровни и функции учреждения.
Информационные системы также используются в бизнесе для получения конкурентного преимущества. Стратегические информационные системы изменили продукты и услуги учреждений, маркетинговые стратегии, отношения с клиентами и поставщиками, а также внутренние операции. Чтобы стратегически использовать информационные системы, учреждения должны подвергаться техническим и социальным изменениям.
Информационные системы разграничены в соответствии с организационной структурой, культурой политических процессов и администрацией, поскольку информационные технологии также могут влиять на институты.
Информационная система может быть технически определена как набор взаимосвязанных компонентов, которые позволяют собирать, обрабатывать, хранить и распространять информацию для поддержки принятия решений и контроля в учреждении. Кроме того, для поддержки принятия решений, координации и контроля информационные системы также могут помочь менеджерам и персоналу анализировать проблемы, визуализировать сложные проблемы и создавать новые продукты.
1.2 Организационная структура.
Поскольку у каждой компании разные потребности, каждая из них должна создать свою организацию и изменить ее в соответствии со своими требованиями и возможностями, в нашем конкретном случае мы покажем текущую организационную структуру, поясняющую, что из-за быстрого роста, который мы переживаем, Вполне вероятно, что скоро его придется изменить:
1.3 Описание работы.
Одна из наиболее важных частей в любой организации, несомненно, имеет ее четкое определение и точное знание того, что каждый человек, который формирует указанную организацию, делает или должен делать в ней, поэтому становится необходимым работать с описаниями киосков. В системном отделе определены общие позиции, которые занимаются организацией и адаптируются в соответствии с ее потребностями. Ниже мы приведем пример указанных общих позиций, а затем рассмотрим, как они были адаптированы к нашим конкретным потребностям и случаям.
| профессия | Желаемая деятельность и знания |
| Главный компьютерный ученый | Имея большой опыт работы в разных отраслях. Желательно, чтобы его работа проводилась в области эксплуатации и разработки проектов. Знающие Системы. |
| Эксперт по развитию проекта | Большой опыт работы менеджером проектов. Аналитик эксперт. Знаток важнейших методик развития. |
| Системный техник | Эксперт по операционным системам и базовому программному обеспечению. Знаток аналогичных товаров на рынке. Обширные знания по эксплуатации. |
| Эксперт по базам данных и администрированию тоже самое. | С опытом в обслуживании баз данных. Знание совместимых и эквивалентных продуктов. Хорошие знания по эксплуатации |
| Эксперт по коммуникационному программному обеспечению | Высокая специализация в системной технике. Глубокое знание сетей. Очень опытный в подсистемах телепроцессинга. |
| Эксперт по эксплуатации и управлению CPD | Ответственный за расчетный центр. Большой опыт в автоматизации работы. Эксперт по человеческим отношениям. Хорошее знание систем. |
| Техник по организации | Организационный и координирующий эксперт. Специалист по анализу информационных потоков. |
| Техник по оценке затрат | Экономист с компьютерными знаниями. Управление затратами. |
В отделе есть разные должности, на которые возложены различные виды деятельности и обязанности, характеристики каждого из которых описаны ниже.
Оно имеет:
1 менеджер
1 As / 400 менеджер по развитию
1 менеджер технической поддержки As / 400
1 менеджер по развитию сети
1 Менеджер сети и связи
1 оператор и установщик
1 секретарь
ОПИСАНИЕ РАБОТЫ
Имя …………….: Густаво Бонифаз С.
Отдел ……. Системы
Должность ……………….: Менеджер отдела систем
Определение:
Он отвечает за направление создания и функционирования отдела, чтобы он отвечал потребностям компании в краткосрочной и долгосрочной перспективе.
Он является консультантом по вопросам управления использованием компьютеров, а также техническим и административным директором всех операций по обработке данных.
Это помогает руководству определить потребности в информации и оборудовании, необходимых для достижения целей компании.
Определите и контролируйте бюджет и необходимые средства для отдела.
Интерпретировать потребности компании, подготовить и опубликовать план автоматизации.
Подготовьте проекты с пользователями, убедившись, что работы интегрированы надлежащим образом, обоснованы и утверждены.
Подготовить исследования по подбору и приобретению компьютерной техники и аксессуаров.
Предлагает расширение или замену существующих объектов
Он стандартизирует методы и устанавливает нормы эффективности и затрат, гарантируя, что персонал знает и принимает их.
Он сообщает о различных проблемах через подчиненных и следит за тем, чтобы применять быстрые и эффективные решения.
Он устанавливает связь между сотрудниками отдела и способствует установлению хороших отношений между ними.
Это обеспечит соответствие ответственных за пользовательские услуги таким образом, чтобы указанный пользователь был удовлетворен.
ОПИСАНИЕ РАБОТЫ
Имя …………….: Игнасио Баньуэлос.
Отдел …….: Системы.
Должность ……………….: Менеджер сетей и коммуникаций.
Определение:
Он отвечает за создание и эксплуатацию компьютерных сетей группы.
Он отвечает за разработку и внедрение этих сетей.
Он отвечает за настройку и установку необходимого программного обеспечения.
Он отвечает за оборудование связи.
Он отвечает за поддержание связи с компьютерным оборудованием.
Он отвечает за исследование и предложение сетевых и коммуникационных решений.
Он отвечает за поддержание и контроль проводки.
ОПИСАНИЕ РАБОТЫ
Имя …………….: Алехандро Соларес.
Отдел ……. Системы
Должность ……………….: Отвечает за разработку программного обеспечения для сетей и ПК.
Определение:
Он отвечает за разработку и обслуживание систем, которые работают в сети и ПК.
Отвечает за пакеты установленные в сети и шт.
Интерпретация потребностей пользователей и создание соответствующих решений.
Подготовьте проекты с пользователями, убедившись, что работы интегрированы соответствующим образом.
Подготовить исследования по выбору и приобретению программного обеспечения для сетей и шт.
Он отвечает за стандартизацию пакетов и программного обеспечения, которое работает в сетях и ПК.
Он отвечает за исследование и тестирование новых продуктов для сетей и ПК.
Он несет ответственность за целостность информации, которая генерируется и обрабатывается в сетях и шт.
ОПИСАНИЕ РАБОТЫ
Имя …………….: Родольфо Сегура.
Отдел ……. Системы
Должность ……………….: Ответственный за разработку программного обеспечения для As / 400.
Определение:
Он отвечает за разработку и обслуживание систем под управлением As / 400.
Он отвечает за пакеты, установленные в As / 400.
Интерпретация потребностей пользователей и создание соответствующих решений.
Подготовьте проекты с пользователями, убедившись, что работы интегрированы соответствующим образом.
Подготовить исследования для выбора и приобретения программного обеспечения для As / 400.
Он отвечает за стандартизацию пакетов и программного обеспечения, которое работает в As / 400.
Он отвечает за исследование и тестирование новых продуктов для As / 400.
Он отвечает за целостность информации, которая генерируется и обрабатывается в As / 400.
ОПИСАНИЕ РАБОТЫ
Имя …………….: Хуан Хосе Фигероа.
Отдел ……. Системы
Должность ……………….: Менеджер технической поддержки As / 400.
Определение:
Он отвечает за установку и обслуживание операционной системы As / 400.
Он отвечает за настройку As / 400.
Он отвечает за обнаружение неисправностей и их исправление.
Он отвечает за хорошую работу команды.
Подготовить исследования для выбора и приобретения программного обеспечения для As / 400.
Он отвечает за установку и настройку программного обеспечения для эмуляции и связи PC-As / 400.
Он отвечает за исследование и тестирование новых продуктов для As / 400.
ОПИСАНИЕ РАБОТЫ
Имя …………….: Арасели Сильва.
Отдел …….: Системы.
Должность ……………….: Секретарь.
Определение:
Она отвечает за содействие в административных процессах отдела.
Он отвечает за управление операциями обмена сообщениями.
Она отвечает за подготовку и получение заказов, корреспонденции, меморандумов, факсов и документов в целом.
Она отвечает за прием и ответ на телефонные звонки.
Она отвечает за организацию и поддержание файла в оптимальных условиях.
Она отвечает за мелкие деньги.
ОПИСАНИЕ РАБОТЫ
Имя …………….: Максимиано Пералес.
Отдел …….: Системы.
Должность ……………….: Оператор и установщик.
Определение:
Он отвечает за выполнение и контроль всех резервных копий информации с разных компьютеров.
Он отвечает за контроль инвентаря оборудования и аксессуаров, а также пакетов программного обеспечения для ПК.
Он отвечает за подготовку заказов на расходные материалы (дискеты, ленты, тонеры, картриджи для резервных копий и т. Д.).
Он отвечает за профилактическое обслуживание компьютеров.
Он отвечает за установку аппаратного и программного обеспечения на ПК.
Он отвечает за мелкие исправления и ремонт компьютеров.
1.4 Правила и процедуры .
Как и во всех организациях и частях, входящих в его состав, системный отдел должен иметь ряд норм и процедур, которые регулируют поведение как сотрудников, которые там работают, так и тех, кто использует средства, предоставляемые им этим отделом.; Мы представляем эти правила и процедуры ниже.
Правила процедуры.
Все сотрудники департамента должны ежедневно отчитываться о своей работе, кроме воскресных и праздничных дней, рассматриваемых компанией.
Они должны встречаться с понедельника по пятницу с 9:00 до 14:00 и с 15:30 до 18:00, в субботу с 9:00 до 13:30.
Все сотрудники должны проверить свое участие в расписании, найденном в локальной сети компании. У них есть период максимум 15 минут, поэтому они не считаются задержкой, если по какой-либо причине они не могут прибыть, они должны уведомить об этом, и причина должна быть обоснована.
Чтение нерабочих журналов, газет или книг в рабочее время запрещено.
Они должны содержать свои рабочие места в чистоте и в хорошем состоянии.
Телефон предназначен для работы, поэтому его следует использовать как можно меньше в личных делах.
Каждый раз, когда сотрудник должен покинуть отдел, необходимо уведомить секретаря или записать, куда он направляется.
Команда, с которой работает каждый сотрудник, является его обязанностью, поэтому он должен заботиться о ней и поддерживать ее в хорошем состоянии.
Мы являемся отделом обслуживания, поэтому необходимо, чтобы сотрудники дружили с пользователями.
Каждый сотрудник должен заполнить свой ежедневный отчет о деятельности.
В машинном помещении не должно быть курения, еды и питья.
Только авторизованный персонал может войти в рабочие зоны.
Последний человек, покидающий помещение, отвечает за закрытие и выключение света.
Поведение (лексика, одежда и т. Д.) Должно учитываться на рабочем месте.
Каждый понедельник должно проводиться внутреннее собрание, на котором будут рассмотрены рабочие планы, а также разработанные и подлежащие разработке мероприятия.
Должна быть сердечная рабочая обстановка, поэтому в случае недопонимания я должен немедленно уточнить, либо среди вовлеченных, либо при вмешательстве начальника отдела
Все, что не входит в это положение и может вызвать сомнения или конфликты, должно решаться непосредственно руководителем отдела.
процедуры
Так же, как существуют Правила, регулирующие работу отдела внутри компании, существуют некоторые процедуры, которые регулируют отношения с другими сферами деятельности компании, стоит упомянуть, что будут названы только те, которые напрямую влияют на отдел по отношению к другим.
Запрос процесса.
(См. Форму в приложении А.)
Каждый раз, когда пользователю или отделу требуется действие со стороны системного отдела, они могут запросить его в устной форме, если для этого действия не требуется много ресурсов, в противном случае это должно быть выполнено посредством запроса процесса.
Возврат денег.
У департамента есть денежная сумма для покрытия расходов, связанных с чрезвычайной ситуацией, которая должна быть обоснована и утверждена менеджером. Каждый раз, когда расходы покрывают 80% указанной суммы, необходимо сделать запрос на чек, чтобы возместить ее. К указанному запросу должны быть приложены примечания или счета-фактуры, покрывающие расходы, должным образом заполненные с указанием названия, адреса и федеральной регистрации компании, а также подпись руководителя и подробный НДС; примечания должны быть наклеены на белые листы и не должны быть изменены.
Запрос на покупку.
(См. Форму в приложении А.)
Когда департаменту требуются расходные материалы, оборудование или аксессуары, он должен запросить свою покупку по указанному запросу, в котором должны быть указаны дата, запрашивающий отдел и он, или требуемые предметы в дополнение к подписи (ам). авторизации.
Проверьте запрос.
(См. Форму в приложении А.)
Всякий раз, когда требуется платеж, будь то для сборов или других не чрезвычайных расходов, необходимо запросить чек с приложением, в котором должна быть указана дата, имя получателя (который будет будет платить), сумма, указывающая, являются ли они долларами или национальной валютой, и понятие, в дополнение к подписи (ам) авторизации.
Складской выход.
(См. Форму в приложении А.)
Когда отделу требуется товар, который находится на любом из складов компании (Канцелярские товары, Общие, Продукты питания и напитки), он должен запросить его через соответствующую заявку (ы), указав код, описание и количество или требуемые позиции, место назначения товара в дополнение к подписи (ам) авторизации.
Порядок работы.
(См. Форму в приложении А.)
Если требуется какая-либо специальная работа или установка, она должна быть запрошена в отделе технического обслуживания посредством рабочего заказа, кратко описывающего запрошенную работу, место, где она должна быть выполнена, и подпись (и) авторизации, Набор персонала.
(См. Форму в приложении А.)
Из-за ротации персонала, который у нас есть в системном отделе, и с учетом важности, которую этот ресурс имеет для надлежащего функционирования отдела, необходимо продиктовать процедуру, чтобы найм выполнялся надлежащим образом.
В настоящее время в отделе имеются следующие должности, на которые заключаются договора.
1 менеджер
1 As / 400 менеджер по развитию
1 менеджер технической поддержки As / 400
1 менеджер по развитию сети
1 Менеджер сети и связи
1 оператор и установщик
1 секретарь
1.- Как только станет известно, что человек перестанет работать в отделе, в отдел кадров направляется запрос на прием на работу, который должен указать должность, которую он должен заполнить, кого он заменит, если требование - завод или нет, и требования, которым должен соответствовать кандидат. Этот запрос должен быть подписан руководителем отдела и региональным руководителем.
Требования к каждой должности следующие:
Менеджер отдела.
- профессионал в области компьютерных систем
- Минимальный опыт работы от 4 лет на аналогичной должности
- Опыт управления персоналом
- возраст от 25 до 35 лет
- владение английским языком
As400 менеджер по развитию
- профессионал в области компьютерных систем
- Минимум 2 года опыта в аналогичной должности
- возраст от 22 до 30 лет
- владение английским языком
- Опыт работы с оборудованием As400 и совместимыми компьютерами.
- Знание Cobol и инструменты разработки в As400
- Простота общения с людьми.
Менеджер технической поддержки As400
- профессионал в области компьютерных систем
- Минимум 2 года опыта в аналогичной должности
- возраст от 22 до 30 лет
- владение английским языком
- Опыт работы с оборудованием As400 и совместимыми компьютерами.
- Знание операционной системы OS / 400
- Установка программного обеспечения и управление конфигурацией для As400
Менеджер по развитию сети
- профессионал в области компьютерных систем
- Минимум 2 года опыта в аналогичной должности
- возраст от 22 до 30 лет
- владение английским языком
- Опыт работы с ПК оборудованием
- Знание Clipper, Delphy, Windows 3.1 / 95/98 / NT DOS
и другие инструменты для управления ПК.
- Простота общения с людьми.
Менеджер сети и коммуникаций
- профессионал в области компьютерных систем
- Минимум 2 года опыта в аналогичной должности
- возраст от 22 до 30 лет
- владение английским языком
- Опыт работы с ПК оборудованием
- Опыт управления коммуникациями (хабы, роутеры и пр.)
- Знание Clipper, Delphy, Windows 3.1 / 95/98 / NT DOS
и другие инструменты для управления ПК.
- Знание сетевых операционных систем
- Знание установки и настройки программного обеспечения
- Знание установки и настройки оборудования
- Знание оборудования установки и настройки
Коммуникации.
оператор
- Стажер или техник в области компьютерных систем
- Минимальный опыт 6 месяцев в эксплуатации as400
- Минимальный опыт 6 месяцев в установке программного обеспечения
для ПК
- Минимальный опыт 6 месяцев в установке оборудования
для ПК
- возраст от 19 до 28 лет
- знание английского языка
Секретарь
- Секретарские исследования
- требуется минимум 6 месяцев опыта
- возраст от 18 до 23 лет
- Знание в использовании клавиатур и компьютерной техники
- знание английского языка
- Полная занятость
- Доброе отношение к людям
- женский секс
2.- Кадровые ресурсы должны набирать кандидатов и отправлять их в системный отдел с заявкой, ранее заполненной кандидатом.
3.- Менеджер отдела должен провести собеседование с кандидатами и в отношении выполнения ранее перечисленных требований, применяя свои критерии, он должен выбрать одного. В случае, если ни одна из них не удовлетворительно заполнит эту должность, обратитесь в отдел кадров для продолжения набора персонала.
4.- После выбора человек отправляется в отдел кадров для запроса документов, подписывает временный контракт и начинает работать.
5.- В начале вашей работы вам будет дано небольшое введение, состоящее из знакомства с людьми и инструментами, с которыми вы будете работать с этого момента.
6.- После месяца работы он оценивается и, в случае квалификации, составляется ваш окончательный контракт.
Безопасность.
Очень важным моментом в компьютерном центре и системном отделе является, без сомнения, безопасность, активы и информация, которой они управляют, настолько важны, что любой ущерб, который они могут получить, станет большой катастрофой для учреждения. Поэтому жизненно важно внедрить процедуру, которая регулирует именно этот момент.
1.- Контроль доступа в область Систем.
2.- Используйте обновленный антивирус.
3.- Определить ответственность за безопасность данных, систем и программ.
4.- Вовлекайте несколько человек в деликатные функции. Не полагайтесь на одного, чтобы выполнить их.
5.- Подчеркните сотрудникам отдела важность безопасности и личной ответственности.
6.- Создайте планы действий в чрезвычайных и чрезвычайных ситуациях.
7.- Сообщать только уполномоченному персоналу, где он находится и как получить конфиденциальные данные.
8.- Держите пожарные извещатели, огнетушители и другое оборудование на случай пожара или другой катастрофы в хорошем состоянии.
9.- Защитить оборудование от физического повреждения. (Пыль, дым и т. Д.)
10.- Держите подальше весь магнитный материал, так как он может повредить устройства хранения.
11.- Регулярно меняйте коды доступа.
12.- Иметь и выполнять план резервного копирования.
13.- Периодически просматривайте эти резервные копии.
14.- Иметь процедуру восстановления данных.
15.-Держите область в чистоте и порядке.
16.- Используйте регуляторы, кондиционеры и батареи для текущих изменений.
17.- Разработка безопасных систем и программ.
18.- Внедрить систему безопасности для доступа (противопожарная стена).
Глава II. ФУНКЦИИ ОТДЕЛА.
2.1 Основные функции и услуги, которые он предлагает.
Основная функция системного отдела заключается в создании и предложении информационных систем, которые позволяют решать потребности учреждения в области вычислений и принятия решений.
Следует отметить, что мы, как системный отдел, являемся отделом обслуживания, и что нашими клиентами являются именно другие отделы, которые составляют группу. Продукты, которые мы предлагаем, являются услугами и могут быть сгруппированы по следующим функциям:
1.- Администрирование и обслуживание существующих систем в группе
2.-Консультации и обучение для различных отделов и компаний группы.
3.- Технико-экономическое обоснование, покупка и установка оборудования
4.- Оценка и приобретение программного обеспечения и пакетов.
5.- Разработка новых систем.
6.- Подготовка руководств и документации
7.- Администрирование и обслуживание ПК, сетей и оборудования As400
8.- Периодический обзор информационных потребностей.
9.- Наем услуг и внешних консультантов.
10.- Обслуживание и ремонт компьютерной техники.
11.- Контроль покупки всего, что связано с компьютерной техникой, программным обеспечением, расходными материалами и аксессуарами.
12.- Внедрение и администрирование услуг Интернет и Интранет и электронной почты.
2.2 Основные клиенты.
Для отдела обслуживания внутри компании его клиентами являются все отделы, районы и люди, которым она точно предоставляет свои услуги. В конкретном случае системного отдела его клиенты варьируются от высшего руководства или руководства до вспомогательного административного персонала, которому требуется информация для правильного выполнения своей работы.
Наши клиенты могут классифицировать их следующим образом:
- а) руководители. Это те, которые находятся на вершине организационной структуры, им требуются наши услуги в форме чистой информации, то есть им не требуются системы или программы, которые позволяют им обрабатывать или собирать информацию, им должны предоставляться простые инструменты что он предоставляет краткую информацию в их распоряжение для принятия решений б) начальники и координаторы. Это те, кто находится в средней части организационной структуры, они контролируют работу и дают результаты. Они нуждаются в наших услугах через программы и системы, которые позволяют им визуализировать и контролировать работу своих подчиненных, что также позволяет им управлять информацией, получаемой в результате повседневных операций, и, в свою очередь, иметь возможность создавать отчеты для представления результатов.Информация на этом уровне немного более подробная, и у пользователей этого типа есть возможность управлять ею. C) Административные помощники, операторы, секретари, которые непосредственно управляют системами. Это те, чья работа состоит в том, чтобы снабжать системы данными для получения информации, это наши самые многочисленные клиенты, которым требуются наши программы для выполнения их работы. D) Работники в целом. Это те, которые без использования какой-либо системы также требуют информации или услуг, то есть для сбора, они требуют запуска процесса начисления заработной платы, который, несомненно, представляет собой целую систему. Это, как и предыдущие, требует информации, генерируемой различными системами и службами.c) Административные помощники, операторы, секретари, которые непосредственно управляют системами. Это те, чья работа состоит в том, чтобы снабжать системы данными для получения информации, это наши самые многочисленные клиенты, которым требуются наши программы для выполнения их работы. D) Работники в целом. Это те, которые без использования какой-либо системы также требуют информации или услуг, то есть для сбора, они требуют запуска процесса начисления заработной платы, который, несомненно, представляет собой целую систему. Это, как и предыдущие, требует информации, генерируемой различными системами и службами.c) Административные помощники, операторы, секретари, которые непосредственно управляют системами. Это те, чья работа состоит в том, чтобы снабжать системы данными для получения информации, это наши самые многочисленные клиенты, которым требуются наши программы для выполнения их работы. D) Работники в целом. Это те, которые без использования какой-либо системы также требуют информации или услуг, то есть для сбора, они требуют запуска процесса начисления заработной платы, который, несомненно, представляет собой целую систему. Это, как и предыдущие, требует информации, генерируемой различными системами и службами.Это наши самые многочисленные клиенты, и они требуют, чтобы наши программы выполняли свою работу. D) Работники в целом. Это те, которые без использования какой-либо системы также требуют информации или услуг, то есть для сбора, они требуют запуска процесса начисления заработной платы, который, несомненно, представляет собой целую систему. Это, как и предыдущие, требует информации, генерируемой различными системами и службами.Это наши самые многочисленные клиенты, и они требуют, чтобы наши программы выполняли свою работу. D) Работники в целом. Это те, которые без использования какой-либо системы также требуют информации или услуг, то есть для сбора, они требуют запуска процесса начисления заработной платы, который, несомненно, представляет собой целую систему. Это, как и предыдущие, требует информации, генерируемой различными системами и службами.Это, как и предыдущие, требует информации, генерируемой различными системами и службами.Это, как и предыдущие, требует информации, генерируемой различными системами и службами.
Все вышеперечисленное требует, помимо систем, обучения, документации, обучения, установки и других услуг, предлагаемых отделом.
2.3 Цели и задачи.
Основная задача системного отдела - предоставить информацию, необходимую для управления стратегией и выполнения различных функций компании, а также инструменты, необходимые для ее манипулирования.
Хотя цель уникальна и имеет первостепенное значение, говорят, что она недостижима, так как это цель, которой нужно достичь, и цель знаменует собой конец всего. К цели приближаются, и достижения к ней измеряются посредством целей, которые являются конкретными и достижимыми.
С момента создания департамента был установлен ряд целей, которые были достигнуты с течением времени, однако при завершении административного цикла (планирование и контроль) и рассмотрении планов действий и полученных достижений новые цели пересматриваются. которые часто совпадают с некоторыми нововведениями или улучшениями, и мы можем сосредоточиться на следующем как главном и постоянном.
а) Создайте группу как единое учреждение и внедрите единую информационную систему, которая работает для всех областей.
б) стандартизировать оборудование и системы.
c) Создать и применять постоянный и эффективный план обучения и подготовки.
- Создание и реализация плана по обновлению и обновлению оборудования и программного обеспечения. Поддержание целостности информации. Создание эффективного плана действий в чрезвычайных ситуациях. Разработка надежных и оперативных программ и систем, которые облегчают работу сотрудников и позволяют добиться значительной экономии и принимать правильные решения. Необходимо документировать все системы. Создать реальный и надежный бюджет. Создать план и принять необходимые меры для защиты от проблемы 2000 года. Создать здоровую и сердечную среду среди сотрудников департамента и другие пользователи. Сохраняйте себя как ведущий отдел в предлагаемых нами услугах.
Глава III. ОСНОВНЫЕ ИНСТРУМЕНТЫ, ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ ОТДЕЛОМ.
3.1 Необходимые ресурсы.
Организация для достижения своих целей требует ряда ресурсов, это элементы, которые при правильном управлении позволят или облегчат вам достижение ваших целей.
Ресурсы и возможности.
Отличительные способности организации возникают из двух взаимодополняющих источников: ресурсов и возможностей. (2). Ресурсы относятся к финансовым, физическим, человеческим, технологическим и организационным средствам компании. Они могут быть разделены на материальные ресурсы (земля, здания, заводы и оборудование) и нематериальные ресурсы (бренды, репутация, патенты и маркетинговые или технологические ноу-хау). Чтобы создать отличительный навык, ресурсы компании должны быть уникальными и ценными. Уникальный ресурс - это тот, который не принадлежит ни одной другой компании. Например, отличительная способность Polaroid в области мгновенной фотографии основана на исключительном нематериальном ресурсе: технологическом ноу-хау, вовлеченном в процесс мгновенной разработки.Это технологическое ноу-хау Polaroid было ценным, потому что оно вызвало большой спрос на его фотографическую продукцию.
Возможности относятся к способностям компании координировать свои ресурсы и распределять их для продуктивного использования. Эти навыки находятся в рутине организации, то есть в том, как компания принимает решения и управляет своими внутренними процессами для достижения целей организации. В целом, возможности фирмы являются продуктом ее организационных структур управления и систем. Они указывают, как и где решения принимаются внутри них, тип поведения, которое они платят, и их культурные нормы и ценности.
Существует целый ряд ресурсов, которые необходимы и необходимы для деятельности компании или учреждения, что непосредственно отражается в ее различных областях или отделах, поскольку именно они формируют его.
Ресурсы, которые мы используем в системном отделе, можно сгруппировать в три основные ветви: человеческие, материальные и финансовые.
Отдел кадров.
Что такое человеческий ресурс?
(2) S. Ghoshal и CA Barlet. Matsushita Electrical Industrial в 1987 году. Гарвардская школа бизнеса кейс 399-144. 1998.
Это все люди, которые работают в компании, и это основной элемент качества. (3).
Самые важные ресурсы, которыми располагает учреждение, это его люди. (4).
Характеристика персонала.
Они не могут принадлежать организации, в отличие от других ресурсов. Знания, опыт, навыки и т.д.; они являются частью личного имущества.
Деятельность людей в организациях, как отмечалось, является добровольной; но не за факт заключения трудового договора организация будет рассчитывать на все усилия своих членов; напротив, они будут рассчитывать на него только в том случае, если они осознают, что такое отношение каким-то образом будет выгодным.
Нематериальный опыт, знания, навыки и т. Д.; они проявляются только через поведение людей в организациях. Их участники предоставляют услугу в обмен на финансовое и эмоциональное вознаграждение.
Общие человеческие ресурсы страны или организации в любой момент времени могут быть увеличены. В основном, для этого есть два пути: открытие и улучшение.
Людские ресурсы скудны; не у всех одинаковые навыки, знания и т. д. Например, не каждый является хорошим певцом, хорошим администратором или хорошим математиком.
Существует ряд определений для людских ресурсов, однако все согласны с тем, что это набор людей и что они являются основными для работы любого учреждения, поэтому многие авторы, написавшие на эту тему, считают его наиболее важный.
В эту группу входят не только человеческие усилия или деятельность, но также и другие факторы, которые придают этой модальности различные условия: знания, опыт, мотивация, профессиональные интересы, способности, отношения, способности, возможности, здоровье и т. Д.
Людские ресурсы могут улучшить и усовершенствовать использование и конструирование материальных и финансовых ресурсов, что не является обратным.
Вот почему становится необходимым разработать стратегии, позволяющие нам управлять, сохранять и развивать этот ресурс.
(3) Качество обслуживания клиентов. Диплом в области администрирования в сфере обслуживания клиентов. Модуль VII.
(4) Рейес Понсе, Агустин. Администрация персонала. Первое издание, 1979 г.
Стратегия и эффективность человеческих ресурсов.
Производительность сотрудников является одним из ключевых факторов эффективности компании и структуры затрат. Чем продуктивнее сотрудники, тем ниже удельные затраты. Задача человеческих ресурсов в компании состоит в том, чтобы изобрести способы повышения производительности труда. У него есть три фундаментальных альтернативы: обучать сотрудников, организовывать рабочую силу в самоуправляемые команды и связывать оплату труда с производительностью.
Обучение сотрудников Физические лица являются важным вкладом в производственный процесс. Фирма, в которой работают люди с большими навыками, вероятно, будет более эффективной, чем фирма с менее квалифицированным персоналом. Более квалифицированные специалисты могут выполнять задачи быстрее и точнее и с большей вероятностью усваивают сложные задачи, связанные со многими современными методами производства, чем люди с меньшими навыками. Обучение может повысить уровень квалификации сотрудников, обеспечивая фирме прирост производительности, связанный с производительностью (5).
Действительно, исследование, проведенное Комиссией по промышленной производительности MIT, показывает, что одним из основных источников конкурентного преимущества, которое многие японские компании имеют по сравнению со своими европейскими и американскими конкурентами, является их стремление повысить уровень квалификации своих сотрудников путем программы постоянного обучения. (6). Эти программы имеют четыре важных компонента. Во-первых, ротация сотрудников в нескольких отделах позволяет им приобрести общие навыки. Например, все новые работники, нанятые Sanyo, японской компанией, производящей бытовую технику, должны уделять время продажам и ротации между исследованиями и производством.
Во-вторых, многие японские фирмы проходят обширное обучение без работы. Из 30 000 сотрудников Sanyo 10 000 ежегодно проходят обучение в Корпоративном учебном центре Sanyo, где каждая из них остается в течение не менее трех дней. В-третьих, многие японские организации мотивируют своих сотрудников на развитие навыков посредством заочных курсов, стоимость которых часто компенсируется работодателями в конце программы. Наконец, участие в командной деятельности, направленной на повышение эффективности компании, приводит к общему повышению уровня квалификации сотрудников. Неяпонские компании, которые хотят улучшить навыки своих сотрудников, могут рассмотреть возможность принятия аналогичных мер.
Команды с самостоятельным управлением Эти команды являются относительно недавним явлением в североамериканской промышленности. Несколько компаний использовали их до середины 1980-х годов, однако с тех пор они быстро распространились.
(5) А. Зорге и М. Уорнер. Обучение персонала, организация производства и рабочие места в Великобритании и Западной Германии. Британский журнал трудовых отношений, 18. 1980. С. 318-333.
(6) М. Л. Дертузос, Р. К. Лестер, Р. М. Солоу. Сделано в Америке. MIT Press. 1989
Рост гибких производственных ячеек, которые составляют рабочие группы, несомненно, способствовал расширению самоуправляемых команд.
Типичная команда состоит из от 5 до 15 сотрудников, которые производят полный продукт или сборку. Члены команды изучают все задачи команды и меняют их. Результатом является более гибкая рабочая сила. Члены команды могут заменить отсутствующих товарищей по команде. Команды также берут на себя административные обязанности, такие как планирование работы и отпусков, заказ материалов и наем новых членов.
Большая ответственность, налагаемая на членов команды, и расширение прав и возможностей, которое это подразумевает, считаются мотивацией. (Расширение прав и возможностей - это процесс предоставления сотрудникам более низкого уровня возможности принимать решения.) Люди часто хорошо реагируют, когда им дают большую самостоятельность и ответственность. Дополнительные бонусы в сочетании с производством команды и целями качества работают как дополнительная мотивация.
Чистым эффектом от введения команд самоуправления является увеличение производительности на тридцать процентов и более, а также существенное повышение качества продукции. Дополнительная экономия средств достигается за счет исключения руководителей и создания более плоской организационной иерархии. Возможно, самая мощная комбинация - это команды с самоуправлением и гибкие производственные модули. Кажется, эти двое созданы друг для друга. Например, после внедрения в 1988 году гибких технологий производства и методов работы, основанных на оборудовании самоуправления, завод General Electric, расположенный в Солсбери, штат Северная Каролина, увеличил производительность на двести пятьдесят процентов по сравнению с другими заводами. компании, которая произвела те же продукты в 1984 году (7).Однако эти наборы не являются панацеей; Если они не интегрированы с гибкой технологией производства, команды могут не реализовать весь свой потенциал.
Платите за производительность. Люди работают за деньги, поэтому сложно удивляться тому, что привязка заработной платы к производительности может помочь повысить производительность труда сотрудников. Однако проблема не так проста, как просто введение систем стимулирующих платежей; Также важно определить, какой тип производительности будет оплачиваться и как. Некоторые из наиболее эффективных компаний в мире, осознавая необходимость сотрудничества между сотрудниками для получения преимуществ в плане производительности, не связывают оплату труда с индивидуальными результатами. Скорее, они связывают это с работой группы или команды. Например, в Nucor, который считается одним из самых эффективных производителей стали в мире, рабочая сила делится на команды из тридцати или более человек. Выплата бонусов,которая может составлять до тридцати процентов от базовой заработной платы, связана со способностью команды достигать целей производительности и качества. Этот общий пример сильно мотивирует людей сотрудничать друг с другом в достижении целей команды; то есть это облегчает совместную работу.
(7) J. Hoerr. Плей-офф из командной работы. Деловая неделя, июль 1989 года. С. 56-62.
Человеческий ресурс в системном отделе - это его сотрудники, персонал, который работает там и состоит из:
1 менеджер
1 As / 400 менеджер по развитию
1 менеджер технической поддержки As / 400
1 менеджер по развитию сети
1 Менеджер сети и связи
1 оператор и установщик
- Секретарь
Материальные ресурсы.
Это относится ко всем тем ощутимым предметам, которые используются как инструменты для облегчения работы.
Очень важно иметь строгий контроль над ними, потому что, хотя многие из них не очень дороги, они также имеют большую экономическую и утилитарную ценность, они, как правило, необходимы, а иногда даже зависят от них, поэтому очень важно их получить. держать их в хорошем состоянии и держать их.
Необходимо установить процедуры их приобретения и контроля, поскольку, если они не соответствуют требованиям к качеству и функциональности, они будут только статьями и не будут полностью соответствовать своим целям.
Среди материальных ресурсов, необходимых для системного отдела, мы имеем:
Компьютерное оборудование.
Электромонтажные работы.
Коммуникационная команда.
Аксессуары и расходные материалы (ленты, тонеры, дискеты и т. Д.)
Канцтовары и ОФИС.
Мебель и оргтехника.
Электрические установки.
Офисы.
Телефонные линии
Декоративные элементы.
Руководства, книги и письменная документация.
Чистка статей.
Инструмент.
Программное обеспечение и пакеты.
Запчасти для компьютерной техники и средств связи.
В зависимости от текущих и критериев некоторых авторов, другим ресурсом может быть Техник, в котором сгруппированы Программное обеспечение, Навыки, Технологии, Исследования и т. Д., Однако для целей данной работы мы сгруппировали их только в три и поместили в них. что некоторые люди определяют как технические ресурсы.
Финансовые ресурсы.
«Великий джентльмен - это деньги», - говорит очень точное высказывание. «С деньгами собака танцует», - говорит другой. И поэтому мы могли бы назвать серию высказываний и предложений, относящихся к этому ресурсу, что является не чем иным, как подтверждением его важности в повседневной и повседневной жизни, а тем более для открытия и функционирования любого учреждения. Сильные инвестиции и денежные суммы ежедневно вкладываются для существования и развития компаний, и именно с помощью этого фактора измеряются результаты и результаты большинства коммерческих и коммерческих компаний.
Несомненно, что финансовый ресурс очень важен для деятельности организаций и их отделов, и хотя, когда мы говорим о финансовых ресурсах, мы обычно думаем о деньгах, их компоненты различны и иногда сложны. Среди основных компонентов финансовых ресурсов мы можем назвать: деньги, акции, кредиторскую задолженность, дебиторскую задолженность, чеки, платежи, документы, инвестиции, кредиты, облигации, кредитные и дебетовые карты и многое другое.
В конкретном случае нашего отдела мы могли бы сказать, что наиболее обычными являются деньги, и мы используем их для покупки различных материальных ресурсов, для выплаты заработной платы, льгот и стимулов, для покупки продуктов питания и оплаты услуг; однако для этой же цели мы также используем чеки, банковские счета, облигации и в некоторых случаях кредиты или финансирование для приобретения оборудования.
В настоящее время электронная торговля все шире используется, и в настоящее время она осуществляется с помощью кредитных карт, но вскоре вероятно, что для этого типа операций будет создан какой-то другой инструмент, и мы уверены, что мы, как отдел и компания, которую мы должны использовать.
3.2. ОБЩЕСТВЕННЫЕ ОТНОШЕНИЯ КАК ИНСТРУМЕНТ РАБОТЫ
Одним из основных инструментов в работе являются связи с общественностью, для лучшего общения и охвата области системы.
Среди связей с общественностью особенно выделяется интервью с пользователями, поскольку можно сказать, что все основано на взаимодействии между людьми.
Интервью с Пользователем.
Собеседование должно проводиться для проверки предоставленных данных и ситуации зависимости в системном отделе. Его цель - узнать мнение пользователей о предоставляемых услугах, а также о распространении компьютерных приложений и операционных систем.
Интервью должны проводиться, если это возможно, для всех пользователей или случайным образом для некоторых из них, как наиболее важных, так и наименее важных с точки зрения использования оборудования.
С точки зрения пользователя, системы должны:
- Соблюдайте общие требования пользователей. Охватите все необходимые элементы управления. Не превышайте первоначальные бюджетные оценки. Их можно будет легко изменить.
Чтобы система отвечала требованиям пользователей, требуется полное взаимодействие между пользователями и ответственными за разработку системы.
На этом же этапе качество информации, которая будет обрабатываться компьютером, должно быть определено, устанавливая риски и способ минимизировать их. Для этого должны быть определены соответствующие средства контроля, также устанавливающие уровни доступа к информации, то есть, кто имеет права на консультации, изменяет или даже удаляет информацию.
Этот этап должен быть тщательно проверен внутренним аудитором системного специалиста и компьютерным аудитором, чтобы убедиться, что было достигнуто адекватное понимание требований пользователя и удовлетворительный информационный контроль.
Чтобы проверить, являются ли услуги, предоставляемые пользователям, необходимыми и предоставляются ли они адекватно, необходимо рассмотреть как минимум следующую информацию.
- Описание предоставляемых услуг. Критерии оценки, используемые пользователями для оценки уровня предоставляемой услуги. Периодический отчет об использовании и концепции пользователя об услуге. Запись требований, предъявляемых пользователем.
Получив эту информацию, можно начать собеседование, чтобы определить, покрывают ли услуги, предоставляемые и планируемые ИТ-отделом, информационные потребности зависимостей.
Ниже приведено руководство по анкетированию, которое будет применяться во время интервью с пользователем.
АНКЕТА
- Считаете ли вы, что Департамент систем предоставляет ожидаемые результаты?.-
Да () Нет ()
Почему? Как вы в целом относитесь к услуге, предоставляемой Департаментом систем?
Плохо () Приемлемо () Удовлетворительно () Отлично ()
Почему?
- Система, которую вы используете, покрывает ваши потребности? ?
Не покрывается () Частично () Большинство () Все ()
Почему? Доступен ли системный отдел для ваших требований?
Обычно не существует () Иногда () Регулярно () Всегда ()
Почему? Работы выполняются вовремя?
Никогда () Редко () Иногда () Обычно () Всегда ()
Почему? Что вы думаете о представлении работ, запрошенных в системном отделе?
Плохо () Приемлемо () Удовлетворительно () Отлично ()
Почему? Что вы думаете о совете, который дан по вычислительной технике?
Не предусмотрено () Недостаточно () Удовлетворительно () Отлично ()
Почему? Что вы думаете о безопасности при обработке информации, предоставляемой системой, которую вы используете?
Null () Risky () Удовлетворительно () Отлично () Неизвестно ()
Почему? Есть ли ошибки в информационных процессах?
Какие из них? Как вы используете предоставленные вам отчеты? Какие из них вы не используете? Из тех, которые вы не используете, почему вы их получаете? Какие у вас есть предложения относительно ликвидации отчетов, изменения, слияния, разделения отчетов?
- Существует ли руководство пользователя для каждой системы?
ДА () НЕТ () Является ли руководство пользователя ясным и объективным?
ЕСЛИ НЕ ()
- Каково мнение руководства?
ПРИМЕЧАНИЕ: попросите руководство пользователя, чтобы оценить его. Кто участвует в разработке вашего отдела?
- Какие системы вы хотели бы видеть включенными?
- Замечания:
3.3 Важность общения.
Ключевой момент человеческой эволюции заключается в хорошем взаимопонимании между людьми, хорошее общение является основой для того, чтобы проблемы, прежде чем они возникли, были проанализированы и попытались их избежать.
По мере развития отдельных функциональных иерархий функции становятся все более отдаленными друг от друга. В результате становится все сложнее общаться между функциями и координировать их действия. Эта проблема исходит из функциональных ориентаций. С большей дифференциацией различные функции развивают различные ориентации на проблемы и трудности, с которыми сталкивается организация. Разные функции имеют разное время или цели. Некоторые функции, такие как производство, рассматривают проекты на ограниченный период времени и фокусируются на достижении краткосрочных целей, таких как снижение производственных затрат. Другие, такие как исследования и разработки, смотрят на вещи с долгосрочной точки зрения и на их цели (т.е.инновации и разработка продукта) может иметь временной интервал в несколько лет. Эти факторы могут побудить каждую функцию выработать свое видение стратегических аспектов, с которыми сталкивается компания. Например, производство может учитывать такую проблему, как необходимость снижения затрат, для продаж это может быть необходимость увеличить способность удовлетворять потребителя, а исследования и разработки могут определить это как необходимость создания новых продуктов.и исследования и разработки могут определить это как необходимость создания новых продуктов.и исследования и разработки могут определить это как необходимость создания новых продуктов.
В таких случаях у функций возникают проблемы со связью и координацией, и бюрократические издержки возрастают.
Вот почему в Системном отделе основой работы является межведомственное взаимодействие, то есть анализ систем, которые необходимо выполнить, и модификация уже существующих систем.
Поскольку между участвующими департаментами существует связь, создаваемая ситуация анализируется, и отделы достигают точки, анализируются, и создается система, соответствующая потребностям, с учетом характеристик компьютерного оборудования, на котором будет осуществляться система. и все вокруг вас.
Это, например, мешает системному программисту выполнять работу, не обращаясь к субъекту данных, и делать вещи, не принимая его во внимание, избегая избыточности работы и делая это много раз. Это также препятствует тому, чтобы у пользователя было смутное представление о том, что он получит в качестве конечного продукта.
Достигнутые соглашения должны быть записаны либо в минуту, либо в меморандуме, чтобы эти соглашения были записаны.
В области систем у нас есть несколько способов коммуникации:
Вербальная коммуникация. Это может быть личность, посредством телефонных звонков, встреч и рабочих сессий.
Письменное сообщение. Письма, инструкции, факсы, документы и меморандумы.
Электронное общение. Это делается с использованием компьютерной техники, персональных компьютеров, электронной почты, Интернета и интранета.
Пиктографическое общение Через значки в программах и системах и знаки с символами.
3.4 Лидерство и мотивация
Вы не можете говорить об успешной компании без лидера во главе.
Лидер.
Быть лидером означает иметь способность сочетать действия, которые воздействуют на людей, чтобы выявить их чувства, интересы, стремления, ценности, отношения, склонности и вообще все виды человеческих реакций.
Лидер должен участвовать в качестве администратора на стадии контроля действий среды своей организации, поскольку хороший лидер не только инициирует движение, но и должен направлять его или, по крайней мере, направлять.
Эффективная организация - это такая организация, которая заставляет всех людей, которые являются ее частью, знать цели, которые она преследует, а также то, что для нее плохо; таким образом, они могут принимать наиболее подходящие решения на уровне, который им соответствует, без необходимости прибегать к более высоким уровням указанной организации.
Чтобы быть лидером, необходимо знать, как управлять и осуществлять власть и власть над другими людьми.
Лидер - это тот, кто способен решать проблемы, удовлетворять потребности и учит тому, как придать смысл жизни, имея способность превращать обычных людей в необычных людей.
Сегодняшние времена приводят к тому, что босс считается равным, в том числе критикует его и бросает ему вызов. В прошлые годы вождь пользовался поддержкой и уважением и был замечен как начальник; Теперь у босса должна быть возможность справляться с ситуациями и правильно обращаться со своими сотрудниками, чтобы заслужить их послушание и преданность, это заслуга, которую может получить только лидер.
Лидерство не изучается ни в одном университете, оно является результатом личной убежденности стать лидером, оно имеет характер, видение, решение, волю и уверенность в себе. Не исходя из своих ограничений, но из своих возможностей, ограничения должны оставаться во вчерашнем дне, а возможности - в будущем.
Чтобы быть лидером, вы всегда должны думать об инновациях, развитии, ожидании, принятии решений и вдохновении; визуализировать в малом, среднем и долгосрочном плане; сталкиваться с проблемами и не зависеть от кого-либо, чтобы дать им лучшее решение в кратчайшие сроки.
Человек должен быть готов научиться различать то, что он хочет и что он может, между тем, что нужно, и тем, что удовлетворяет, и, прежде всего, между личными ценностями и ценностями организации, которой он руководит для достижения самоконтроля. и получить творческие способности расти в знаниях и опыте.
Руководствуясь словом и внушая доверие, заставьте сотрудников проявить инициативу, чтобы выполнять свою работу с энтузиазмом и преданностью, побуждая их выражать свои связанные с работой потребности, таким образом получая формулу, чтобы знать, как мотивировать их.
Самый простой способ мотивировать - это знать, что работник будет соответствовать своим интересам; то есть существует связь между мотивацией и потребностями работника. Это означает, что для мотивации последователей лидеры должны быть в состоянии удовлетворить их потребности.
Наиболее распространенными потребностями являются: еда, одежда, жилье и образование, среди прочих.
Короче говоря: ведущий бизнесмен - это тот, кому удается создавать лидеров в своей организации, позволяя им под его руководством решать повседневные проблемы компании, чтобы благодаря их решению они были обучены, получая необходимый опыт, чтобы учиться и лучше выполнять свою работу.
Мотивация к персоналу.
Умение - это способность знать, как делать вещи, а мотивация - хотеть делать вещи.
В этом порядке идей можно сказать, что навык получается в результате наличия следующих навыков:
- Образование и обучениеЗнаниеОбучениеПодготовкаИнтересный интересSkill
Сотрудник, обладающий этими навыками, является хорошим кандидатом на роль лидера, чтобы мотивировать его и получить от него хорошую работу, используя его навыки на благо Компании.
Следует помнить, что из всех активов компании человеческие ресурсы (интеллектуальный капитал) являются единственными, которые ценятся, тогда как все остальные обесцениваются.
Ценить их - значит интересовать их, обучать их и развивать их, чтобы обрести их лояльность и их наилучшее желание хотеть делать что-то.
Недостаток мотивации приводит к неэффективности и однообразию на работе, непродуктивности и низкому качеству обслуживания и, как следствие всего этого, к высокой доле текучести кадров.
Мотивация вызывает цепную реакцию, которая начинается с внутреннего желания удовлетворить потребности, которые порождают постановку целей, которые провоцируют действия, направленные на их достижение и, следовательно, удовлетворение этих потребностей.
Мотивировать - значит совершать действия, направленные на достижение реакции, поэтому мотивировать - значит побуждать работника к действиям.
Руководитель должен искать то, что эти действия называют мотиваторами, которые он должен использовать, чтобы заставить его персонал реагировать.
Чтобы компания была продуктивной, лидеру необходимо оценить, что работник является ее самым важным ресурсом, и по этой причине он должен работать в постоянном удовлетворении своих потребностей.
Большинство потребностей работника удовлетворяются, когда он чувствует, что у него есть безопасная работа, которая позволяет ему стабильность в его среде и последовательность в его семейной экономике.
В настоящее время модернизация всех систем торговли привела к тому, что сотрудники приобретают больше знаний и навыков, которые могут стать значительным вкладом в повышение качества обслуживания и производительности; Они должны эксплуатироваться, обеспечивая адекватную среду и условия, которые мотивируют работника использовать свои навыки в оптимизации производительности труда.
Принцип баланса.
В каждой структуре необходим баланс.
Принцип баланса является общим для всех областей науки и для всех функций администратора. Неэффективность длинных отрезков администрации должна быть сбалансирована с неэффективностью длинных линий связи. Убытки, вызванные множественным командованием, должны быть сбалансированы с выгодами от опыта и единообразия, чтобы делегировать функциональные полномочия отделам персонала и служб. Экономия от функциональной специализации в отделении должна быть сбалансирована с преимуществами создания ответственных отделов прибыли, полунезависимых по трубопроводам или территориям. Опять же ясно, что применение теории управления зависит от конкретной ситуации.
Принцип гибкости.
Чем больше мер предпринято для придания большей гибкости структуре организации, тем лучше она может выполнить свое предназначение. Процедуры и методы должны быть включены в каждую структуру, чтобы предвидеть и реагировать на изменения. Каждая компания движется к своей цели в изменяющейся среде, как внешней, так и внутренней. Компания, которая страдает от негибкости, будь то сопротивление изменениям, слишком сложные процедуры или слишком жесткие ведомственные линии, рискует оказаться неспособной противостоять вызовам экономических, технических, биологических, политических и социальных изменений.
Принцип лидерства.
Поскольку управление в значительной степени зависит от качества руководства тех, кто занимает руководящие должности, важно, чтобы организационная структура способствовала созданию ситуации, в которой менеджер мог бы руководить более эффективно. В этом смысле организация - это метод продвижения лидерства. Если распределение полномочий и структурные меры создают ситуацию, при которой руководители департаментов имеют тенденцию считаться лидерами и в которых им оказывается помощь в выполнении ими своих руководящих задач, организационное структурирование выполнит важную задачу.
Личная власть и командное лидерство.
Лидерство - это слово и тема в моде. Стремление развивать лидерские навыки наводняет руководящие уровни организаций во всем мире. Авторы и докладчики, деловые, политические, религиозные и военные лидеры с интересом выслушиваются как источник знаний для развития этого потенциала, который часто рассматривается как подарок.
Это знание является необходимой отправной точкой, чтобы спросить себя:
Из этого знания мы учимся быть лидерами?
Учимся ли мы играть в футбол, разговаривая или слушая футбол?
Как мы можем построить наше личное лидерство?
Как перейти от харизматического лидерства к командному лидерству?
«Лидер это тот, что другие признают такие «
Начнем со следующих постулатов:
Лидеры создают мощные повествования, которые придают смысл их жизни и жизни других. Рассказы, в которых последователи признают себя главными героями.
Лидерство рождается из глубокого прислушивания к устремлениям самого себя и других, выходящих за рамки его выражения словами.
Лидерство, основанное на построении мощных нарративов, порождает командное лидерство, поскольку именно оно поддерживает и развивает этот нарратив.
Действие лидера включает в себя развитие навыков в:
- Область творчества, построения интерпретаций, которые создают новые возможности для окружающей среды. В области языка, передачи видений и повествований, которые мобилизуют других. В эмоциональном поле, создания новых склонностей к слушанию., совершать и действовать в поисках видения. В телесной сфере развитие присутствия, эмпатии, близости.
«Те, у кого есть четко определенная миссия, всегда возглавляли тех, у кого ее нет»
Лидерство означает доверие к способности последователей действовать, их важности, их обогащающей роли собственных представлений лидера.
Только лидер делает работу лидера, вдохновляя своих последователей .
Кем я должен быть, чтобы произвести лидерство?
Лидеры являются источником вдохновения для других. Кого я вдохновляю?
Какое вдохновение можно получить от моего поведения и идей, которые я передаю?
Лидеры служат другим, они придают смысл жизни других. Кому я служу? Какой смысл могут найти другие в моей речи и моих действиях?
Стили лидерства.
В свою очередь, Авраам Носник использует Джеймса МакГрегора Бернса, который отличает лидеров переговоров и трансформации. Лидер переговоров дает что-то в обмен на что-то; его контакт с подчиненным - это транзакция ресурсов престижа, статуса, материалов, времени, обязательств и т. д. Изменяющийся лидер меняется и меняется, когда вступает в контакт со своими подчиненными.
Существует взаимное удовлетворение потребностей, и в результате этого взаимодействия обе стороны получают выгоду, они трансформируются. Преобразующий лидер - это тот, кто привлекает людей к действию, кто превращает последователей в лидеров и кто может превратить лидеров в агентов перемен. (8)
Далее он заявляет:
«В нашей среде, согласно имеющимся исследованиям и моему собственному опыту, лидеров переговоров даже больше, чем трансформаторов». (9)
Также отмечалось высокое сопротивление программам организационного развития в мексиканских учреждениях.
Это связано с тем, что изменения угрожают уменьшить статус или престиж отдельных лиц или групп. Любые изменения, которые приводят к тому, что менеджер или группа теряют престиж, будут противодействовать. Иногда изменения могут привести к потенциальному недостатку для человека или группы. Рабочие места могут быть поставлены под угрозу, возможности продвижения по службе уменьшены, возможности карьерного роста уменьшены, заработная плата или пособия уменьшены, или увеличена рабочая нагрузка.
(8) Носник Островяк, Абрахам, «Преобразующие предприниматели и организационная эффективность: заметки для случая с мексиканцами», Хавьер Элгея С., «Мексиканская экономика и ее предприниматели», Universidad Anáhuac del Sur, México, 1989, pp. 71 -89.
(9) Бермудес Ролдан, Элоиза, «Результаты, полученные в мексиканских компаниях при реализации программ организационного развития», Диссертация на соискание звания бакалавра делового администрирования, Instituto Tecnológico Autónomo de México, ITAM, México, 1985.
Одной из наиболее важных задач, стоящих перед организациями, является управление изменениями. Столкнувшись с требованиями, предъявляемыми динамической средой, необходимо произвести быстрые и сложные изменения. Для их выполнения необходима психическая и эмоциональная подготовка. Изменение организации включает в себя изменение организационных, структурных и культурных систем для достижения нового уровня производительности или другого стандарта. Большинство менеджеров признают, что если организация хочет поддерживать превосходство, она должна реагировать на значительные изменения в окружающей среде.
Например, Альфредо Акле Томазини утверждает в своей книге «Стратегическое планирование и полный контроль качества»:
«В современной компании - и это способ поднять качество жизни - каждый должен мыслить и демократически участвовать в решении проблем в своей сфере деятельности. Каждый в пределах своей ответственности и иерархического уровня, но всегда под идеей командной работы, которая должна не только представлять арифметическую сумму способностей каждого индивида, который ее интегрирует, но и то, что совместными усилиями можно развить синергия, которая повышает потенциал группы ". (10).
Другая важная проблема для латиноамериканского руководства связана с рождением информационного века. В эту эпоху бизнес и правительство будут опираться на знания и в основном укомплектованы специалистами, которые направляют и контролируют свои собственные результаты посредством организованной обратной связи, получаемой от коллег и клиентов.
Распространение организаций, поддерживаемых информацией, создает новые проблемы управления, но среди них выделяется разработка наград, признание и возможности развития для специалистов. В целом, возможности для развития в традиционных компаниях были разработаны для продвижения специалистов на административные должности.
Это не будет возможно в компаниях будущего. Будет необходимо создать возможности повышения заработной платы для специалистов независимо от существующих структур заработной платы, которые в основном ориентированы на вознаграждение в соответствии с положением в иерархической структуре. Таким образом, специалисты должны иметь возможность зарабатывать больше, чем администраторы, которые им руководят. Это сталкивается с существующей иерархической системой, которая преобладает в большинстве латиноамериканских компаний.
(10) Acle Tomasini, Alfredo, «Стратегическое планирование и тотальный контроль качества. Реальный случай, сделанный в Мексике. », Редакция Grijalbo, México, 1990, pp. 29 - 30
ВЫВОДЫ
Фактом является то, что системный отдел является отделом обслуживания, что его клиенты являются собственными сотрудниками компании и ее подразделениями и что они являются теми, кто заботится о ее услугах, которые так же важны, как и предлагаемые ему. внешним клиентам; потому что, хотя ошибочно полагают, что отдел обслуживания только вызывает расходы и не приносит дохода, последние подразумевают сбережения, которые он продвигает, и что это достигается путем надлежащего управления информацией.
Могут ли информационные системы сгладить институты за счет сокращения количества их уровней? Позволят ли информационные системы учреждениям работать с меньшим количеством менеджеров и сотрудников? Могут ли информационные системы уменьшить объем работы с документами? Можно ли их использовать для «реинжиниринга» институтов, чтобы они стали меньше, эффективнее и подвергались тщательному нападению? Могут ли учреждения использовать информационные технологии, чтобы децентрализовать власть для работников более низкого уровня и таким образом раскрыть творческие таланты миллионов работников?
Это одни из самых важных административных вопросов. Проблемы, которые поднимают современные информационные системы (эффективность, креативность, бюрократия, занятость, качество трудовой жизни), являются серьезными проблемами в индустриальном обществе и предшествуют компьютерам. Достижения в области информационных систем повысили интерес к этим вопросам, потому что многие известные авторы по теме бизнеса утверждают, что технология информационных систем может радикально преобразовать учреждения в маленькие и легкие машины. Никто не может отрицать, что информационные системы способствовали организационной эффективности и результативности.
Инновации в учреждении трудно и сложно достичь. Это больше, чем просто покупка технологий. Чтобы воспользоваться преимуществами технологии, инновации должны быть должным образом использованы и управляться. Это, в свою очередь, требует изменений в ценностях, нормах и руководящих принципах заинтересованных групп внутри учреждения.
Роль лидеров заключается в том, чтобы воспользоваться обстоятельствами, чтобы укрепить их
Власть и власть самой компании. Лидеры должны использовать внешние возможности для управления внутренним конфликтом в учреждении в свою пользу и для успешного развития его и своих собственных программ.
ПРИЛОЖЕНИЕ
БИБЛИОГРАФИЯ
- Клемонс, Эрик к. «Оценка стратегических инвестиций в информационные технологии». Сообщения ACM (январь 1991 г.) Кеннет К. Лаудон, Джейн П. Лаудон. «Администрирование информационных систем.» Прентис Холл. Третье издание (1996) Чарльз Уилл Хилл, Гарет Джонс. "Стратегическое управление." Макгроу Хилл. Третье издание (сентябрь 1997 г.).Системный отдел. «Руководство по кафедре». Гошал и С.А. Барлет. "Matsushita Electrical Industrial в 1987 году". Гарвардская школа бизнеса кейс 399-144. 1998. Качество обслуживания клиентов. «Диплом по администрированию в сфере обслуживания клиентов». Модуль VII. 1999. Рейес Понсе, Агустин. «Администрация персонала». Limusa. Первое издание, 1979, Джордж и М. Уорнер. «Обучение персонала, организация производства и отношения на рабочих местах в Великобритании и Западной Германии».Британский журнал трудовых отношений. 1980. ML Dertouzos, RK Lester, RM Solow. Сделано в Америке. MIT Press. 1989. Hoerr. «Плей-офф из командной работы». Деловая неделя июль 1989 года. Носник Островяк, Авраам. «Трансформационные предприниматели и организационная эффективность: заметки для мексиканского кейса.», In Javier Elguea S., «. Мексиканская экономика и ее предприниматели », Universidad Anáhuac del Sur, Mexico, 1989. Бермудес Ролдан, Элоиза,« Результаты, полученные в мексиканских компаниях при реализации программ организационного развития ». Диссертация на соискание звания бакалавра делового администрирования, Автономный технологический институт Мексики, ITAM, Мексика, 1985. Acle Tomasini, Alfredo, «Стратегическое планирование и тотальный контроль качества. Реальный случай, сделанный в Мексике. ». Редакция Grijalbo, Мексика, 1990. Фернандо Ариас Галисия."Управление людскими ресурсами.". Редакция Trillas México 1979. Информация взята из Интернета. Университет инженеров Мадрида. Обновления с 1995 года. Idelberto Chiavenato. «Введение в общую теорию управления».
