Организации так же эффективны, как и их процессы. Большинству стало известно об этом - также обнадежено новыми стандартами ISO 9001: 2000 и EFQM - и они думают о том, как улучшить процессы и избежать некоторых распространенных проблем, таких как: плохая ориентация на клиента, низкая производительность процессов, барьеры на уровне подразделений, бесполезные потоки из-за отсутствия общего видения процесса, чрезмерных проверок, переработки и т. д.
Фактически, в проекте по реинжинирингу и управлению процессами неудивительно, что некоторые новые процессы улучшают свою производительность на 100%, достигая среднего увеличения производительности примерно на 30%. В качестве примера и может быть типичным случаем, несколько месяцев назад, в проекте такого профиля в отрасли автомобильной промышленности команда Improven Consultores добилась увеличения производительности производственных процессов на 52% при минимальных инвестициях, достигнув снимать доходность клиентов.
Процесс может быть определен как набор взаимосвязанных действий, которые из одного или нескольких входов материалов или информации приводят к одному или нескольким выходам также материалов или информации с добавленной стоимостью. Другими словами, именно так все и делается в организации.
Примерами процессов являются производство и доставка товаров и / или услуг, управление взаимоотношениями с клиентами, разработка стратегии, разработка новых продуктов / услуг,… Эти процессы должны надлежащим образом управляться с использованием различных инструменты управления процессами.
Управление процессами не будет обсуждаться в этой статье, потому что из-за глубины и интереса этой концепции, это будет обсуждаться в последующих статьях.
Общими целями реинжиниринга и управления процессами являются:
1. Большие экономические выгоды, обусловленные как снижением затрат, связанных с процессом, так и повышением производительности процессов.
2. Повышение удовлетворенности клиентов за счет сокращения времени обслуживания и улучшения качества продукции / услуг.
3. Большая удовлетворенность персонала за счет лучшего определения процессов и задач
4. Больше знаний и контроля процессов
5. Добиться лучшего потока информации и материалов
6. Снижение времени обработки продукта или услуги.
7. Большая гибкость в отношении потребностей клиентов
Таким образом, идеальная ситуация состоит в том, чтобы столкнуться с первоначальным реинжинирингом процессов и оттуда работать с концепциями постоянного улучшения. Для этого мы предлагаем следующую методологию:
Таким образом, методология схематично будет:
0.- Создание глобальной команды проекта.
Это будет команда, которая будет руководить преобразованием организации и в которой должно участвовать старшее руководство.
1.- Определите карту процессов компании, проанализировав ключевые процессы (то есть те, которые оказывают наибольшее влияние на результаты организации)
Карта процессов помогает нам идентифицировать и взаимосвязывать процессы, так как это первый шаг для их понимания и улучшения.
Поскольку ресурсы по существу ограничены, в таком проекте приоритетность в наиболее важных процессах является определяющей для успеха проекта, для этого прежде всего необходимо определить, каковы критические факторы успеха (FCE) организации. элементы, которые определяют успех организации.
2.- Соотнесите стратегию и стратегические цели компании с показателями процессов, используя такие инструменты, как стратегическая карта сбалансированной системы показателей.
В таком проекте, как это, важно связать стратегию с процессами, и мы достигаем этого, связывая показатели процесса со стратегическими целями компании.
Эта взаимосвязь создает эффект, который можно развить с помощью таких инструментов, как стратегическая карта сбалансированных показателей, является ключом к достижению успеха организации. Также очень важно определить объективные показатели, то есть цели и видение, которые мы определяем для каждого из процессов и которые будут направлены на то, чтобы сосредоточить усилия как на реинжиниринге, так и на постоянном улучшении.
Определение целей для индикаторов имеет важное значение для процесса постоянного улучшения и реинжиниринга, поскольку, если мы не знаем, куда мы хотим идти, трудно правильно выбрать путь.
3.- Создание команд для каждого из процессов, определяющих лидера процесса, а также показатели для каждого из них.
Команды должны быть созданы для работы в каждом из процессов, стремясь максимально вовлечь всех людей в обучение и внутреннюю коммуникацию.
Кроме того, определение лидера процесса - на основе сотрудничества, а также показатели процесса будут очень важны.
4.- Процесс реинжиниринга
Чтобы справиться с реинжинирингом процессов, существуют методологии, которые избегают содержания этой статьи, но в основном основаны на пяти концепциях:
- Надежная и проверенная методология разработки и внедрения реинжиниринга. Знание процессов членов организации. Лучшие практики (лучшие практики) обычно предоставляются внешними консультантами организации. Информационные системы, поддерживающие новые процессы. Глобальный взгляд на процессы, который позволяет не только оптимизировать процессы локально, но и глобально.
5.- Непрерывное улучшение процессов с использованием специальных методов.
После реинжиниринга вы готовы начать процесс постоянного улучшения, хотя вы никогда не должны исключать возможность нового реинжиниринга.
В рамках концепций непрерывного улучшения в основном используется цикл PDCA (Plan, Do, Control, Correct) с использованием различных инструментов, таких как Six Sigma, TPM (Total Productive Maintenance), управление затратами по видам деятельности (ABM), блок-схемы, графики контроль - статистический контроль процесса (SPC), причинно-следственные схемы, отображение функции качества (QFD)…
6.- Мониторинг и контроль.
Хотя это подразумевается в концепциях постоянного улучшения, важно отметить, что проект такого профиля приведет к постоянному мониторингу и управлению процессами для достижения оптимизации и контроля.
Важно подчеркнуть разницу между реинжинирингом и управлением процессами. Проект реинжиниринга приносит радикальную пользу процессам и, следовательно, бизнес-результатам.
По сравнению с проектами непрерывного улучшения, которые достигают постепенных улучшений, реинжиниринг достигает радикальных улучшений, как показано на следующем графике:
В рамках концепции реинжиниринга внедрение новых технологий позволяет переопределять процессы, достигая уровня эффективности и действенности, невообразимого несколько лет назад. Организации, которые могут открыть эти возможности и правильно их реализовать, получат конкурентные преимущества, достигнув:
1. Оптимизация бизнес-процессов.
2. Доступ к достоверной, точной и своевременной информации.
3. Возможность обмена информацией между всеми компонентами организации.
4. Удаление данных и ненужных операций.
5. Сокращение временных и технологических затрат.
Что касается процессов, которые имеют возможности для улучшения, то в любом процессе, в котором происходит обмен информацией, влияние новых технологий будет очень важным. Одной из наиболее важных возможностей улучшения ваших процессов с помощью Интернета является возможность быстрой отправки информации через цепочку создания стоимости.
В заключение я считаю, что мы должны уделять больше внимания процессам наших организаций и правильно относиться к ним, чтобы повысить прибыльность организации в целом.
