Представлен технико-экономический анализ развития системы управления показателями в UNICA.
Упоминается ситуация без проекта, оптимизированная ситуация без проекта и ситуация с проектом.
Проанализированы материальные и нематериальные затраты и выгоды системы. Основной автоматизируемый процесс представлен через нотацию IDEF в вариантах AS-IS и TO-BE. Краткое описание системы сделано. Наконец, проводится анализ затрат и выгод, и приходит к выводу, что систему реально разработать для случая, когда имеется более 150 показателей.
ВВЕДЕНИЕ
В Университете Сьего-де-Авила (UNICA) специалисты по управлению в настоящее время внедрили механизм стратегического планирования и контроля, который фокусируется на концепции переменных и показателей, причем переменные представляют собой значения, связанные с показателями, в каждая из различных областей (органических единиц) учреждения.
Основной процесс, связанный с этим механизмом, начинается, когда ректор запрашивает у менеджеров информацию, связанную с интересующими переменными соответствующей органической единицы. Каждый из директоров (деканы, директора учебного центра, руководители департаментов и т. Д.) Должен посетить свою область, чтобы проверить текущее состояние каждого из переменных экземпляров индикаторов, которыми он управляет, в соответствии с их ролью (продвижение студентов, оценка) студенческой резиденции, инкассации и т. д.). Впоследствии он отправляет отчет советнику директора с этой информацией. Советник ректора начинает с этого и, используя критерии оценки, заданные им самим, обеспечивает качественную оценку каждой из переменных. Наконец, он предоставляет качественную оценку ректору для каждой органической единицы.
Этот процесс в настоящее время осуществляется вручную. Основная цель проекта - автоматизировать этот процесс, помогая гуманизировать работу, требуемую участвующими в нем субъектами.
РАЗРАБОТКА
2.1 Ситуация без проекта
Ситуация без проекта сводится к тому, что:
- Компьютерная поддержка этих процессов отсутствует. Вся информация обрабатывается вручную старшими должностными лицами университета, которые отводят значительную часть своего времени управлению ею. быстрая и своевременная информация.
2.2 Оптимизированная ситуация без проекта
Эта ситуация может быть оптимизирована за счет смягчения некоторых проблем. С этой целью возможные действия включают в себя:
- Создание отдела поддержки стратегического контроля с минимум тремя работниками. Разработка и печать моделей в жестком формате, чтобы упростить процесс.
2.3 Ситуация с проектом С разработкой проекта:
- Обмен информацией происходит только через компьютерную систему. Компьютерная система конденсирует информацию, сводя к минимуму роль советника директора как главного табулятора информации. Текущее состояние каждого из блоков можно просматривать с любого подключенного компьютера, в зависимости от разрешений соответствующего пользователя. Быстрый и своевременный доступ к информации, связанной со стратегическим контролем, будет гарантирован.
3. Преимущества и затраты
3.1. Ощутимые преимущества:
- Экономия в человеко-часах, у руководителей высшего звена университета.
3.2 Нематериальные блага
- Большая актуальность при принятии решений x Прозрачность в основных процессах университета. Лучший имидж университета.
3.3 Материальные затраты
- Расходы человеко-часов, разработчик, при настройке системы Расходы человеко-часов, обучение конечных пользователей.
3.4 Нематериальные расходы
- Сопротивление переменам Сложность освоения новых технологий
4. Представление процесса автоматизации
На рисунках 1 и 2 представлен процесс, описанный в разделе 1, который получил название Получить текущее состояние переменных индикатора. Чтобы следовать формальному определению процесса, который представляет собой «последовательность действий с четко определенными началом и концом», процесс был задуман ректором университета.
Однако в окончательной версии системы (TO-BE) этот процесс должен запускаться не только ректором, но и любым пользователем системы.
В версии TO-BE большинство обязанностей советника ректора исчезают, оставаясь лишь простым зрителем, точно так же, как ректор.
Желательно подчеркнуть, что критерии оценки находились в качестве контрольного механизма, потому что, хотя определение их является обязанностью советника ректора, эта деятельность не является частью основного процесса «Получение статуса переменных-индикаторов», а другого процесс не представлен здесь.
Рис 1. Получить текущее состояние переменных-индикаторов. КАК ЕСТЬ процесс.
Рис 2. Получить текущее состояние переменных-показателей. TO-BE процесс
5. Разработка системы
В настоящее время он используется в Университете Сьего де Авила, первой версии компьютерного приложения, поддерживающего сбалансированную систему показателей. Для ее разработки использовалась платформа Java 2 Enterprise Edition, широко проверенная бесплатная технология при разработке систем такого типа. Для создания базы данных была выбрана система управления базами данных PostgreSQL, которая отличается высокой масштабируемостью и производительностью. Методология разработки, использованная при его получении, была Xtreme Programming или XP, применяющая трехслойный архитектурный стиль. На рисунке 3 показана часть физической модели базы данных, где вы можете увидеть представление концепций, определенных выше.
Разработанная система управляет ключевыми областями результатов, критическими факторами успеха, индикаторами и органическими единицами, что позволяет применять каждый из индикаторов в каждой из органических единиц в зависимости от их характеристик.
Поскольку одним из его основных значений является наличие интерфейса, который, показывая все управляемые данные, может использоваться в качестве сбалансированной системы показателей (рис. 4). Этот интерфейс, соответствующий органическому подразделению, позволяет просматривать для каждой области ключевых результатов показатели, относящиеся к этому подразделению, сгруппированные по критическим факторам успеха и по уровням теории показателей (стратегический, тактический и операционный). Риск и его текущая оценка также показаны для каждого показателя. Текущее состояние индикатора отражается в числовом значении, обычно в форме% соответствия. Каждая из глав органических единиц может вставить текущее состояние индикатора, что эквивалентно, в терминологии сбалансированной системы показателей, для подачи индикатора,это разрешено через отдельный интерфейс (рис. 5), доступ к которому осуществляется через основной интерфейс. Текущая оценка индикатора рассчитывается с учетом этих поданных значений, отражая в виде цвета, который может быть красным, оранжевым, желтым или зеленым, при этом зеленый является наиболее положительной оценкой.
Программное обеспечение позволяет динамически определять способ оценки каждого из этих показателей. Администратор может установить критерии оценки показателя в зависимости от% соответствия (рис. 6), что является еще одним важным значением приложения.
Руководитель каждой органической единицы также получает возможность определять действия для конкретного месяца в каждом из своих показателей. Эти действия впоследствии могут быть отфильтрованы по месяцам, независимо от показателя, частью которого они являются, как рабочий план.
Дизайн этих интерфейсов был выполнен, отдавая приоритет фактору юзабилити как основному элементу при разработке веб-приложений.
Рис. 3 Фрагмент физической модели базы данных
Рис. 4 Основной интерфейс сбалансированной системы показателей
Рис. 5 Мощность индикатора
6. Анализ соотношения затрат и выгод
В этих типах пользовательских сценариев программного обеспечения для некоммерческих сред очень трудно количественно оценить долгосрочные выгоды, связанные с внедрением решения. С другой стороны, учитывая конкретные характеристики рассматриваемого сценария, решающее значение для руководителей следует обосновать целесообразностью внедрения в отношении текущей ситуации без проекта. По этой причине метод анализа точки равновесия выбран для анализа затрат и выгод.
Рис. 6 Определение критериев оценки показателя
В нынешней ситуации без проекта основным источником расходов являются трудозатраты менеджеров на ручную обработку информации. Эта обработка выполняется с помощью цифровых файлов Word и Excel, поэтому бумага и принтер не потребляются регулярно.
Дискретная переменная, выбранная для выполнения анализа, представляет собой число переменных индикатора, которыми необходимо управлять. Кроме того, в таблице 1 приведено подробное описание анализа безубыточности для текущей системы. Сделан вывод, что для чуть более 150 индикаторных переменных затраты с системой ниже, чем затраты без системы, как показано на рисунке 7. Этот результат соответствует тому, что было указано Классические авторы на тему Balanced Scorecard, которые утверждают, что присутствие компьютерной системы в этом сценарии оправдано из важного объема информации. В конкретном случае с ЮНИКА объем, который должен быть обработан, значительно превышает стоимость, для которой выравниваются расходы, что делает возможным развитие.
7. Выводы
По мере развития работы стало возможным сделать вывод о том, что построение компьютерных систем является приоритетом для поддержки процессов стратегического контроля в университетах, разработанных на основе философии сбалансированной системы показателей, поскольку в настоящее время она недоступна на национальном уровне. любого приложения, ни свободного, ни частного, которое отвечает этим потребностям.
Был также сделан вывод о том, что создание компьютерной системы для поддержки сбалансированной системы показателей и ее использование в университетской среде, в частности в университете Сьего-де-Авила, представляют собой заметное улучшение и важную поддержку процесса стратегического контроля. Наконец, один из них подтвердил, что фактор удобства использования является ключом к принятию клиентами компьютерных систем.
Рис 7. Балансный анализ
8. Ссылки
- Кастильцы. (2000). На пути к сбалансированной системе показателей для института. I Ибероамериканское совещание по управленческому учету. Совместное. (2007). Решения, сертифицированные BSC Collaborative. Получено 1 апреля 2010 г. Kaplan & Norton. (2000). Сбалансированная система показателей. Барселона: Редакция Gestión.Ortiz, P. & Campaña, P. (2010). Порядок оформления сбалансированной системы показателей в вузах. Учебники по образованию и развитию, Перес Н. (2005). Совершенствование стратегического контроля в университете Сьего де Авила. Докторская диссертация, Перес Н. (2010). Организационная система управления работой. Университет Сьего де Авила, Солан, OG (2006). Модель стратегического управления университетами. Камагуэй.
