Эта работа имеет практическую цель: стать кратким справочным материалом для всех тех, кто стремится улучшить внутреннюю коммуникацию в организациях, где они работают. Речь идет об организации управления во внутренней коммуникации и придании ему того значения, которого оно заслуживает.
Введение
Общение в помещении развивает атмосферу искренности, выслушивания и распространения информации в рабочих отношениях. Для этого, во-первых, важно проводить диагностику и планирование на основе участия. Если способность слушать другого не стимулируется, обратной связи нет, и смысл теряется. Как сказал бы Прието Кастильо (1999), «энтропия связи» имеет место. Если вы не знаете, как слушать, вы рискуете донести информацию, которая никому не интересна, и урезается другой способ обмена, чтобы создать креативность и командный дух.
Внутренняя коммуникация помогает миссии и истории организации быть общими для всех. В потоках, связанных с управлением, это связано с «личной мотивацией». Игнорирование общих планов работы часто приводит к фрагментации и незнанию значения своих действий в организации.
Прежде чем приступить к реализации плана, вам необходимо знать организацию, поставить диагноз. В этом случае, поскольку речь идет только о внутренней связи, вы можете:
- Провести опрос и анализ коммуникационных предложений и требований. Интервью с членами. Анализ документов: по документам мы определяем все нормативные или распространяемые материалы, которые организация использует в различных форматах, и поддерживает диаграмму наблюдений SWOT (анализ сильных сторон, возможностей, слабостей и угроз).)
После завершения этого этапа обработанный материал будет проанализирован. На основе интерпретации данных будут определены субъекты, которые генерируют и получают информацию, потоки информации, объем и тип информации, которую они получают и генерируют, потенциальные потребности.
Что такое управление связью?
Управление коммуникацией включает в себя определение набора действий и процедур, с помощью которых используются различные коммуникационные ресурсы для поддержки работы организаций.
Благодаря управлению внутренней коммуникацией, развертывание всех коммуникационных устройств для персонала облегчается для того, чтобы:
- Содействие общению между членами. Содействие интеграции между личными и институциональными достижениями. Снижение фокуса внутреннего конфликта путем усиления сплоченности членов. Содействие созданию пространства для информации, участия и мнения.
Мы не должны забывать, что внутренняя коммуникация любой организации погружена в организационную культуру. То есть по совокупности ценностей, ссылок, привычек, обрядов, признаков и т. Д. Которые поддерживают концепцию организации о себе. Эту культуру следует рассматривать в качестве отправной точки и основы для внедрения управления, поскольку оно обуславливает коммуникацию.
Получатели
Говоря о «внутренней публике», речь идет только о персонале данной организации. Но также важно учитывать в стратегии всех тех близких людей, таких как провайдеры или члены семьи сотрудников, которые косвенно разделяют распорядок дня учреждения и могут идентифицировать себя с ним.
В связи с этим стоит отметить, что внешнее общение также имеет отношение к внутреннему общению. Все, что сообщается снаружи, через средства массовой информации, также влияет на внутреннюю публику. Если мы разработаем институциональную рекламную кампанию, в отличие от сообщений, которые распространяются за закрытыми дверями, могут возникнуть серьезные конфликты.
Участие: краеугольный камень
Участие, которого так боятся некоторые организации, имеет важное значение и не ограничивается только знанием того, что происходит. Необходимо создать новые коммуникационные пространства, которые способствуют обучению, участию и участию в процессах, направленных на создание ценностей в организациях, чувства принадлежности и оценки члена как человеческого ресурса. Другими словами, речь идет о привлечении, а не убеждении и навязывании, содействии принятию решений на основе опыта их собственных членов, содействии интеграции между институциональными и индивидуальными целями, привлечении персонала в качестве ресурса. стратегический, как внутренний клиент (как они любят дифференцироваться в передовом институциональном маркетинге), а не только как связующее звено на конвейере.
Случаи участия различаются на трех уровнях, которые включают разные степени приверженности:
- Информация: Наличие информации об организации позволяет каждому члену знать, где он находится. Мнение: облегчить учет опыта членов организации. Некоторые авторы называют это «нематериальным активом». Все это в погоне за институциональным развитием. Мнение предполагает знание информации. Речь идет о добавлении точек зрения, выявлении проблем, которые другие не наблюдали. Принятие решений: связано с развитием необходимой автономии в каждой области. Это самый высокий уровень участия и предполагает два предыдущих уровня.
Диагностика и планирование:
Согласно аспекту, который нас зовет, анализ внутренней коммуникации будет привилегированным:
Он предлагает:
- - Определить участников, ответственных за институциональные коммуникационные задачи. - Признать, что субъекты воспринимают свои собственные задачи, их имидж учреждения, их восприятие других членов организации и их собеседников. - Определить и проанализировать отношения между группы организации - анализируют содержание и форму сообщений - оценивают коммуникационные потоки и ресурсы
Поскольку диагноз является способом построения процесса участия организации, его удобно проводить группе, а не одному человеку, поскольку сложность представлений делает его более обогащающим. По словам Пичона Ривьера, «чем больше неоднородность, тем выше производительность».
Определите следующие шаги:
- Предварительный диагноз: оценка возможности и возможности диагностики. Существуют ли политические и материальные условия для начала диагностического процесса? Общие и конкретные цели: общая цель определяет, что именно вы хотите диагностировать, и объясняет цель анализа. Конкретные цели вытекают из этой цели Концептуальные рамки: это теоретические понятия, которые используются для анализа ситуации общения. Они относятся к области коммуникации, задачам диагностики или другим дисциплинам социальной теории Методологические рамки и инструменты: выберите методы (качественные или количественные) и инструменты, которые будут использоваться для обзора информации. Коммуникативная реальность: опишите ситуации общение и актеры,Впоследствии слабые и сильные стороны будут проанализированы и оценены на основе их влияния на управление. Таким образом, станет возможным понять, как каждый из участников состоит из сложной структуры социальных отношений и практик. Все это с конечной целью понимания организационных процессов. Слабые стороны, сильные стороны и решающие причинно-следственные связи: определить слабые и сильные стороны, связанные с управлением, непосредственный контекст и структурный порядок общества. Слабые стороны и сильные стороны относятся к фактам, ситуациям, способностям, достижениям, которые считаются положительными или отрицательными для руководства.Все это с конечной целью понимания организационных процессов. Слабые стороны, сильные стороны и решающие причинно-следственные связи: определить слабые и сильные стороны, связанные с управлением, непосредственный контекст и структурный порядок общества. Слабые стороны и сильные стороны относятся к фактам, ситуациям, способностям, достижениям, которые считаются положительными или отрицательными для руководства.Все это с конечной целью понимания организационных процессов. Слабые стороны, сильные стороны и решающие причинно-следственные связи: определить слабые и сильные стороны, связанные с управлением, непосредственный контекст и структурный порядок общества. Слабые стороны и сильные стороны относятся к фактам, ситуациям, способностям, достижениям, которые считаются положительными или отрицательными для руководства.
- Определите причинные пути, другими словами, сеть слабостей, связанных друг с другом причинно-следственными связями.Установите критические узлы, то есть те слабые места, которые более актуальны из-за их появления на других и имеют возможность стать фронтами будущих действий., Кроме того, немедленные действия актуальны.
планирование
Планирование является руководящим инструментом для организации. Заказывает шаги и средства, основываясь на предыдущем диагнозе. В соответствии с теоретической основой, три типа планирования дифференцированы:
- Традиционная или нормативная Стратегическая перспектива
В соответствии с четкой политикой, которая принимает участие в качестве важной оси, удобное планирование является третьим. Перспективное планирование рассматривает планирование как возможность для коллективного производства знаний в рамках совместного образовательного процесса. Люди и организация укрепляются в своих управленческих способностях благодаря выработке взаимных обязательств между членами, организацией и обществом. Будущие альтернативы разрабатываются на основе коллективных примеров производства знаний как с точки зрения анализа текущей ситуации, так и с точки зрения разработки альтернатив для трансформации.
Определите содержание шагов планирования:
- Общие и конкретные цели: общая цель реализуется через конкретные цели, которые указывают пути ее достижения и направляют программы, которые должны быть разработаны.Цели и ожидаемые результаты: цели являются количественным выражением достижения конкретных целей планирования. Ожидаемые результаты - это объяснение услуг и / или продуктов, которые, как ожидается, будут получены из действий, предусмотренных в программировании Политические и стратегические критерии для действий: первые связаны с миссией, видением, организационной культурой и идеал общения. Они являются руководящими принципами и ожидаемыми ценностями, которые организация желает соблюдать при ее исполнении. Вместо этого, стратегические критерии действий,Они являются основными направлениями действий для решения конкретных коммуникационных ситуаций, распознаваемых в диагностике. Программирование: включает упорядочение и описание того, что мы хотим в нашей организации для достижения целей, ожидаемых результатов и целей. В планировании план отличается от программ и проектов. Программа представляет собой набор взаимосвязанных проектов, а проект представляет собой серию конкретных действий Таблицы соответствия: проверьте соответствие между конкретными целями, ожидаемыми результатами и действиями, включенными в проекты. Календарность: упорядочьте действия в хронологическом порядке для его последующее наблюдение.ожидаемые результаты и цели. В планировании план отличается от программ и проектов. Программа - это набор взаимосвязанных проектов, а проект представляет собой серию конкретных действий Таблицы соответствия: проверьте соответствие между конкретными целями, ожидаемыми результатами и действиями, включенными в проекты. его последующее наблюдение.ожидаемые результаты и цели. В планировании план отличается от программ и проектов. Программа представляет собой набор взаимосвязанных проектов, а проект представляет собой серию конкретных действий Таблицы соответствия: проверьте соответствие между конкретными целями, ожидаемыми результатами и действиями, включенными в проекты. его последующее наблюдение.ожидаемые результаты и действия, включенные в проекты. Календарность: в хронологическом порядке упорядочивает действия для их последующего мониторинга.ожидаемые результаты и действия, включенные в проекты. Календарность: в хронологическом порядке упорядочивает действия для их последующего мониторинга.
- Оценка проекта: спрашивает, должен ли проект быть выполнен и как это должно быть сделано. Непрерывная оценка: наблюдает за выполнением процесса. Он служит для выявления трудностей и введения механизмов коррекции. Оценка результатов: определяет, в какой степени проект достиг своей цели (цели и ожидаемые результаты) и каковы побочные эффекты.
На пути к плану внутренней институциональной коммуникации
Организация является продуктом слияния нескольких измерений: ее цели, организационные механизмы и экономические. Связь распространяется на все учреждения. В результате мы можем распознать различные сферы общения в организациях:
Объем информации: она состоит из правил и данных, которые позволяют организации функционировать в соответствии с поставленной целью.
Раскрытие информации: это новости и элементы, которые стремятся захватить людей, убедить их, убедить их и добавить их волю к целям организации. Бюллетени, публикации, являются некоторыми из элементов, которые могут быть реализованы.
Объем обучения и социализации: он направлен на явное укрепление институциональной культуры. В этих рамках включены учебные мероприятия, развлекательные мероприятия и праздники.
Объем участия: это участие, предназначенное для каждого, чтобы выразить себя, дать ему слово и предложить ему признание. Это может включать командную работу, признание инициатив, предложений и предложений.
План включает в себя информацию о видении, целях и ценностях организации. Для его разработки и исполнения необходимо политическое решение высшей власти, иначе оно останется в ящике, и усилия будут напрасны.
Декалог атрибутов для управления коммуникациями, согласно Норберто Чавесу:
- Актуальность: адаптация к личности и целям организации. Синергия: взаимная поддержка между сообщениями. Одно подтверждает другое. Классическая синергия происходит между рекламой и прессой компании. Синтез: концентрация и специфика. Эффективное общение имеет высокую степень концентрации и специфики. Концентрация на контенте и специфика на контенте и возможностях. Контекст сообщения определяет сообщение, дает значение Динамичность: постоянная адаптивная эволюция. Общение должно постоянно адаптироваться без потери стиля.
Инструменты управления
Важно генерировать разные Поддержки внутренней коммуникации, чтобы коммуникация была более насыщенной. Они могут быть устными, письменными, аудиовизуальными, цифровыми и т. Д. Новые информационные и коммуникационные технологии (NTIC) открывают широкий спектр возможностей и объединяют различные модальности, генерирующие поддержку мультимедиа и гипермедиа. Развитие этой последней темы заслуживает отдельной главы.
Письмо персоналу:
Письма должны быть короткими и разборчивыми. Они используются для распространения важной информации, такой как результаты, изменения в организации и т. Д. Его преимущество заключается в скорости его прибытия и воздействии, вызванном отправителем. По этой причине желательно не выполнять их несколько раз с обычным получателем, а персонализировать их.
Рекламные щиты:
Это древнее, но эффективное средство связи должно быть размещено в безопасном месте для персонала. Он может содержать общую информацию, институциональные положения и информацию, которой обмениваются сотрудники. Необходимо, чтобы его содержание было упорядочено таким образом, чтобы оно было визуально читаемым и заметно при периодическом изменении вашей информации. Чтобы избежать недоразумений, необходимо записывать отправителей и их дату в каждом сообщении.
Приветственный буклет:
Любой, кто входит в новое Учреждение, должен знать, куда он присоединился. Для этой цели некоторые организации разрабатывают этот материал, который в предварительном порядке может включать: исторический синтез, внутренние правила, схему организации, ее членов и т. Д.
Руководства по стилю:
Это систематизированные руководства по институциональным процедурам, которые собирают техническую, организационную, историческую информацию и т. Д. Они помогают организовывать и координировать мероприятия. Кроме того, поскольку измерение коммуникации является широким, оно косвенно взаимодействует в образе, создавая синергию дискурсов, которые не обязательно являются вербальными; избегая противоречий.
Брошюры:
По конкретным темам, таким как освещение АРТ или что делать в случае несчастного случая на работе? Простые и практичные брошюры для персонала могут быть разработаны в контексте внутренних информационных кампаний.
Институциональная публикация:
Внутренний журнал информирует, мотивирует и объединяет сотрудников. Его важность заключается в том, что он объединяет информацию из разных областей. Таким образом, происходит восходящее, нисходящее и боковое общение. Кроме того, отождествление участников с их содержанием подразумевает, с одной стороны, оценку личности, а с другой - чувство принадлежности. Эти публикации адаптированы к привычкам чтения друг друга и создают регулярную встречу между редакцией и персоналом.
Встречи:
Встречи - это пространство для общения: информировать, обучать, размышлять, принимать решения и т. Д. Важно иметь подходящее место и своевременно вызвать участников.
Открытая линия или прямая линия:
Это телефонная линия, где каждый может позвонить и оставить свои вопросы, предложения, страхи и т. Д. на автоответчике. Он может использоваться всеми членами организации, и обязательно, чтобы вместе с сообщением они оставили свое имя и сектор. Сообщения будут рассмотрены ответственным лицом, и в течение нескольких дней на сообщения должны быть даны ответы.
Почтовый ящик связи:
Они позволяют всем членам организации свободно выражать свое мнение и доводить свое предложение до более высоких уровней организации. Анонимные сообщения не должны рассматриваться.
Электронные СМИ
Отношения человек-космос / человек-человек в контексте научно-технической революции становятся все менее очевидными. Все большее число сетей перемежаются и организуют взаимодействие. Исходя из этого, необходимо создавать новые обменные отношения не только от человека к человеку, но и от отдельных лиц с организацией как пространством принадлежности. Среди возможностей, которые может начать компания, мы можем упомянуть:
Электронная почта: ее достоинства: скорость, интерактивность, многоадресность, простота настройки получателя.
Интранет: это внутренняя сеть. Преимущество состоит в том, что он быстрый и мгновенный носитель. Вам просто нужно подключить компьютеры к сети.
Списки рассылки и онлайновые дискуссионные форумы: могут мотивировать участников к использованию этих инструментов и стимулировать их членство. Соответствующие вопросы будут институциональными.
На веб-сайте учреждения вы можете предоставить ограниченную зону только для членов учреждения и проводить форумы.
Оценка:
Периодическая оценка процесса необходима для анализа возможности внесения корректировок курса в случае необходимости. Полученные данные приведут к будущим действиям. Если эти данные не будут приняты во внимание или исследованы, будет трудно поддерживать внутреннюю коммуникационную структуру. Наиболее широко используемыми методами являются внутренние опросы и опросы.
Также необходимо учитывать оценки до начала проекта или плана, во время его выполнения и, впоследствии, его воздействия. То есть, если поставленные цели, цели и ожидаемые результаты были достигнуты.
Консультация по библиографии:
- Даниэль Прието Кастильо, Коммуникация в образовании, Ediciones Ciccus La Crujía, Аргентина, 1999. Франсуа Элдин, Коммуникационный менеджмент, Edicial SA, Аргентина, 1998. Алехандро Р. Бальза и Карина Афал, События во внутренней коммуникации, коммуникаторы.com. Джесика Крочи, Коммуникация в помещении, Monografías.com Леонардо Энрике Саяго, Исследования в области организационной коммуникации, Licencomunicacion.com.arLic. Моника Мария Виада, Институциональное общение: общение с пониманием начинается дома, licencomunicacion.com.ar
