Продолжая публикации о том, как просто внедрить систему менеджмента качества, на этот раз мы рассмотрим вопрос ПОКУПКИ; Я уточняю, что это один из наиболее важных процессов с точки зрения его применения из-за количества интересов, которые вступают в игру, особенно монетарного характера, поэтому необходимо, чтобы старшее руководство внимательно следило за этим процессом.
Стандарт представляет то, что мы должны сделать, простым и несложным способом, давайте посмотрим:
Процесс покупки
«Организация (моя компания) должна убедиться, что приобретенный продукт соответствует указанным требованиям к покупке. Тип и объем контроля, применяемый к поставщику и приобретенному продукту, должны зависеть от влияния приобретенного продукта на последующую реализацию продукта или на конечный продукт ».
В этой части правила важно подчеркнуть, что в зависимости от роли продукта, который будет приобретен в товаре, который производит наша компания, именно таким образом мы будем усердно контролировать, как, например, поставщик и приобретаемый продукт. Наша организация производит автомобили, контроль, который мы будем осуществлять на тормозных колодках, будет сильно отличаться от того, который мы применяем на внутренних дверных ручках, которые позволяют нам поднимать их окна.
Другая вещь, которая возникает, состоит в том, чтобы «гарантировать, что приобретенный продукт соответствует определенным требованиям к закупке », это вряд ли логично, если мы хотим гарантировать покупателю, что продукт, произведенный нашей организацией, будет соответствовать их ожиданиям (например, с точки зрения эксплуатации).
«Организация должна оценивать и выбирать поставщиков на основе их способности поставлять продукцию в соответствии с требованиями организации. Критерии отбора, оценки и переоценки должны быть установлены. Должны храниться записи о результатах оценок и любых необходимых действиях, которые могут возникнуть в результате этих действий ».
Этот пункт очень важен, поскольку он позволяет нам отказаться от поставщиков, которые не соответствуют нашим потребностям и ожиданиям, или оставить тех, кто отвечает требованиям нашей организации.
При обсуждении критериев выбора поставщика, как правило, должны быть включены следующие пункты:
- Возможность доставки запрашиваемой продукции. Цены. Место доставки (объекты компании или установленное нами место). Количество продуктов согласно нашему запросу. Марка или запрошенные нами спецификации. Финансовая стабильность. Рыночная надежность. Своевременная информация о нашем заказе. Соответствия в запрашиваемой продукции.
Поскольку записи результатов этих оценок должны храниться, я предлагаю разработать контрольный список поставщиков со строками и столбцами, которые включают ранее связанные элементы и столбцы того, соответствует ли он, это позволяет сравнивать таблицы по поставщикам и выбирать ту, которая лучше всего подходит. адаптироваться к требованиям нашей организации.
В случае юридических или иных расхождений с поставщиком, они должны быть зарегистрированы в формате, соответствующем конкретному случаю, что позволяет избежать ошибок такого типа в будущем.
Информация о покупке
Информация о покупке должна описывать продукт, который будет приобретен, включая, при необходимости:
а) требования к одобрению продукции, процедуры, процессы и оборудование
Качество продукции, поставляемой поставщиком, будет во многом зависеть от информации о требованиях, предоставленных нашей организацией; для этого мы должны при необходимости полагаться на каталоги с четкими спецификациями или на демонстрации поставщиком возможных продуктов, которые будут приобретены. Только тогда, когда у нас есть достаточная ясность, мы должны приступить к разработке и определению этих требований.
б) требования к квалификации персонала
В тех случаях, когда организация приобретает оборудование, использующее технологию для ее обработки или сборки, и покупка или обучение нашего персонала включается в закупку, мы должны установить требования (например, опыт и другие) для лица, предоставленного провайдер для осуществления такой подготовки или совета.
в) требования к системе менеджмента качества.
Поскольку процесс закупок является одним из наиболее уязвимых в организации с точки зрения неадекватного управления из-за проводимых денежных операций и интересов, которые вступают в игру, необходимо, чтобы люди, непосредственно участвующие в нем, были честные и уважаемые люди в организации; Точно так же обязанности и полномочия в рамках всего процесса должны быть четкими; Необходимо, чтобы такие области, как производство и склад, активно участвовали в определении требований. Если организация решает создать зону или отдел закупок, она должна иметь необходимую инфраструктуру, включая коммуникационную часть, для эффективной работы системы.
Прежде чем сообщать поставщику список требований к закупкам, необходимо получить одобрение тех областей, которые будут непосредственно затронуты, если эти требования не будут выполнены, что позволит внести необходимые исправления до того, как информация связаться с поставщиком.
Проверка купленных продуктов
Организация должна установить и осуществить инспекцию или другие действия, необходимые для обеспечения того, чтобы приобретенный продукт соответствовал указанным требованиям к закупке.
Вряд ли логично, что для того, чтобы система закупок работала с требуемой эффективностью, необходимо, чтобы после выбора определенного поставщика продукты, поставляемые ею, проверялись на предмет соответствия указанным требованиям.
Для этого необходимо создать и внедрить систему инспекции или другие подобные мероприятия, в которых обязательно должны участвовать те люди, которые имеют непосредственное отношение к использованию продукта (например, к производству). В тех случаях, когда существуют определенные объемы определенного продукта, следует применять систему статистической выборки.
Временами наша организация не имеет необходимой инфраструктуры, чтобы гарантировать адекватный контроль за приобретенным продуктом, поэтому она должна использовать преимущества инфраструктуры поставщика для этой цели, в этом случае информация о покупке должна включать возможные проверки в лаборатории или оборудование поставщика и какие критерии будут приняты во внимание при приемке продукции.
Как мы могли видеть, возможно, что наша организация уже установила процедуру для закупок, важно то, что она включает разделы, которые поднимает правило.
