1. Введение
В Венесуэле организации государственного сектора характеризовались сложной организационной структурой, централизацией принятия решений, краткосрочной ориентацией, а также чрезмерной формализацией, что приводит к ослаблению модели университета, ориентированной на значительные преобразования, которые влияют на Качественные и количественные аспекты, где преобладает четко сформулированное управление и отвечает новым требованиям и достижениям, которые имеют место в области корпоративных коммуникаций, информационных услуг и управления.
По сути, управление в информационных подразделениях государственных университетов заслуживает укрепления культуры общения, командной работы и обучения персонала новым технологическим тенденциям обработки и использования информации в организациях. Эти процессы должны способствовать конкурентоспособному развитию университетского сектора.
Кроме того, информационные единицы или единицы управления информационными документами в государственных университетах создаются с основной целью предоставления информационных услуг и защиты университетской памяти, где сохраненные документы объединяются, поскольку они считаются культурными, историческими, административными и законный, превосходный для организационных и социальных целей.
Эти подразделения поддержки управления университетами являются фундаментальными единицами для эффективного управления интеллектуальными записями человеческого капитала, которые способствуют обеспечению непрерывности развития, достигнутого высшими учебными заведениями. Кроме того, они позволяют узнать достижения и недостатки каждого руководства для его распространения и анализа, сравнить его с текущим и проверить результаты.
Важно подчеркнуть, что технические процессы управляют документами и предлагают их пользователям (кодификация, классификация, организация и документальное описание), а также процессы управления, выполняемые в информационных блоках (планирование, организация, управление, измерение и контроль) способствовать университетам в достижении их целей в благоприятной среде для производительности и академического административного качества. Если эти процессы не адаптируются к современным мировым научно-техническим тенденциям, предлагаемые услуги будут не соответствовать действительности и не будут способствовать эффективному и своевременному принятию организационных решений.
Определить процессы управления информационными подразделениями государственных вузов.
2. Процессы управления информационными блоками
По сути, для Bonachera (2005) управление информационными подразделениями отвечает за планирование, организацию, руководство, измерение и контроль ресурсов, систем и действий, связанных с информацией; Его разработка направлена на минимизацию затрат и максимизацию выгод от его использования и обработки, в то время как информационные обязанности возложены на обеспечение постоянной циркуляции информационных потоков.
Аналогичным образом Cantera (2008) считает, что управление информационными единицами представляет собой набор знаний и практик, связанных со структурированием, организацией и функционированием документарных учреждений, что подразумевает рассмотрение концептуального измерения, которое они представляют как организации и открытые системы. к среде, в которой они работают, и наблюдать за их работой в результате набора процессов принятия решений, которые они принимают.
Информационные подразделения, согласно Гутьерресу и Сарате (2007), нуждаются в принципах, которые лежат в основе и поддерживают административный процесс для быстрого, гибкого и быстрого достижения своих целей, даже если их цели не являются прибылью или экономической выгодой, для достижения его цель - удовлетворение потребностей пользователей в документальной информации, являющихся частью общества, которое его создает.
Следовательно, информационные единицы, которые включают здания, материальные, экономические и человеческие ресурсы для достижения своих целей, нуждаются в управлении. Для Cantera (2008) применение процессов управления является в значительной степени результатом признанной важности использования информации в качестве стратегического ресурса для организаций.
В организациях управляются два типа ресурсов: материальные и нематериальные активы. Первые, среди которых материальные и финансовые ресурсы, позволяют развивать производственные процессы в организациях. Последние, состоящие из информации и знаний, помимо прочего, определяют организационные выгоды и реализацию долгосрочных стратегий и устремлений. По этим причинам оба должны быть должным образом администрированы.
Однако управление, понимаемое как набор операций и действий, которые дают жизнь и динамизм периодам деятельности организаций, должно быть организовано и интегрировано с классическими этапами административного процесса, который включает планирование, организацию, интеграцию, управление и планирование. контроль (Гутьеррес и Сарате, 2007). Другими словами, управление - это действие, которое выполняется и выполняется в каждой из операций и задач всего административного процесса на разных его этапах.
2.1. планирование
Процесс планирования как метод управления, согласно Bonachera (2005), во многих случаях для информационных единиц имеет решающее значение, поскольку они не могут рассчитывать на ощутимые выгоды из-за своей некоммерческой природы и, тем не менее, должны реагировать на бюджеты. оплачивается с налогообложения налогоплательщиков.
Аналогично, Jaramillo, Montoya и Uribe (2008) отмечают, что планирование - это административный процесс, который позволяет развивать и поддерживать стратегическое положение между информационной единицей и меняющимися внешними условиями, которые предлагает или требует контекст. Следовательно, как внешний контекст, в котором он действует (определяется угрозами и возможностями), так и навыки человеческого таланта, связанные с внутренним контекстом информационной единицы (для усиления ее сильных сторон и устранения или преодоления слабые стороны).
Однако Bonachera (2005) указывает, что не планирование или случайное планирование не может означать сбой в управлении информационными единицами, а тем более его исчезновение. Это было бы немыслимо по причинам, очевидным для государственного органа. Тем не менее, это вычтет большие возможности и возможности против конкурентов, потому что планирование может иметь большое значение, чтобы избежать ошибок при принятии решений.
Что касается этой идеи, Chiavenato (2006) указывает, что планирование должно осуществляться на трех уровнях организации, на институциональном уровне (стратегическое планирование), промежуточном уровне (тактическое планирование) и операционном уровне (оперативное планирование). Поскольку планирование пытается принимать решения на основе суждений каждого организационного уровня, а не только на данных, которые позволяют нам сталкиваться с элементами окружающей среды в долгосрочной, среднесрочной и краткосрочной перспективе.
В другом порядке идей, согласно Bonachera (2005), планирование обозначает процесс заблаговременного определения пути продвижения вперед. Он состоит из определения заранее, что должно быть сделано, как это должно быть сделано, сколько должно быть сделано и кто должен это сделать. Он включает в себя прогноз будущего и анализ настоящего, чтобы определить миссию, доверить себя целям и разработать ряд мероприятий, направленных на их достижение.
Для Мелинкова (2004) планирование включает в себя идею рациональности, понимаемой как выбор одной возможности среди многих. Он также включает в себя рациональное упорядочение ресурсов после достижения точных целей и подразумевает формулировку и исполнение в гармоническом синтезе. Это позволит материальное, духовное и социальное удовлетворение внутри и за пределами организации.
Аналогично, Мендес (2004) указывает, что процесс планирования является «перспективной функцией и имеет свою собственную теорию и методологию, которая ее поддерживает» (стр. 31). Менеджеры должны принимать решения о том, что они собираются делать и как они собираются это делать.
Кроме того, автор выделяет два момента планирования. Первый связан с общим развитием организации, которое включает операции по принятию решений и прогнозированию. Второй момент связан с организационным планированием, которое включает операции по принятию решений и проектирование структуры самой организации.
2.2. организация
Посредством этого процесса информационные подразделения разрабатывают и осуществляют свою деятельность и операции организованным образом, применяя принципы, которые в совокупности позволяют им принимать лучшие решения для осуществления контроля над своими активами, обязательствами и обязательствами, которые приведут их к положению с пользователями. (Bonachera, 2005).
Для Чиавенато (2006) организационный процесс включает в себя институциональный, ведомственный дизайн, а также должности и задачи членов компании. В этом смысле, после разработки планов развития организации, разрабатывается физическая структура организации, а также соответствующие внутренние социальные процессы.
В этом порядке идей Мендес (2004) утверждает, что организационный дизайн также предполагает принятие решений и предполагает наличие точной информации. Поэтому необходимо проводить социотехническую диагностику окружающей среды.
Упорядочение каждой из областей организации является одной из основных функций, которые постоянно касаются администрации, потому что при этом очень безопасно достичь ожидаемых результатов. Чтобы организовать, вам нужно знать, как использовать пространство, время, работу, человеческие ресурсы и финансовые ресурсы (Bonachera, 2005).
2,3. Адрес
Направление для Chiavenato (2006) понимается как лидерство, которое берет на себя человек, который посредством координации и руководства делегирует другим людям: задачи, функции и, в частности, работу по его развитию с мотивированной ответственностью и соответствием, для достижения целей как организованная команда. Функция управления напрямую связана с тем, каким образом должны достигаться цели посредством деятельности людей, составляющих организацию.
Как упоминал Мендес (2004), этот процесс направлен на то, чтобы «руководить членами организации руководителем, чтобы выполнить планы развития и, следовательно, достичь предлагаемых результатов» (стр. 42). Аналогичным образом цитируемый автор считает, что управление связано с тремя взаимосвязанными потоками: лидерство, мотивация и общение. Члены организации мотивированы на выполнение своей деятельности, если появляются лидеры, которые в силу своих личных или профессиональных характеристик выступают в качестве законных представителей группы и, следовательно, дают им основу, чтобы привести их к достижению. Эти люди осуществляют свое лидерство эффективно только через общение.
В другом порядке идей для Rubio (2008) руководство считается первым звеном лестницы управления и несет ответственность за выполнение установленных руководящих принципов и основано на предложении и формулировании четких целей, которые предполагаются организация и пытается всеми средствами для их достижения.
Таким образом, чтобы иметь признание в качестве ведущего лидера, по крайней мере, вы должны иметь личные качества, а именно: общение, мотивация и авторитет. Это позволяет применять эффективные теории мотивации, делегирования и коммуникации. Отличный менеджмент повысит эффективность компании благодаря мотивации и удовлетворенности персонала.
2,4. измерение
Измерения проводятся, согласно Bonachera (2005) и Contreras (2007), с помощью индикаторов управления, которые позволяют проверить соответствие целям мероприятий и проектов и их вкладу в достижение целей информационного подразделения. Мендес (2004) указывает, что посредством этого процесса, после анализа организации, менеджеры раскрывают состояние или ситуацию в определенный момент на основе установленных показателей. Аналогично, для Chiavenato (2006) процесс измерения осуществляется на трех уровнях организации посредством наблюдения и отчетов для применения соответствующих корректирующих действий.
В этом порядке идей Bonachera (2005) и Contreras (2007) указывают, что процесс измерения осуществляется с помощью анализа, который будет учитывать основные переменные, которые определяют работу, производство и эффект. Эти переменные по-разному отражают степень получения ожидаемой выгоды от управленческой деятельности в информационных единицах, а также предоставляют информацию для получения необходимых рабочих параметров для подготовки новых видов деятельности и проектов.
В целях измерения цитируемые авторы отмечают, что основными показателями работы и результатов могут быть:
Показатели эффективности: они соотносят затраты на продукт / услугу деятельности или проекта со временем, затраченным на производство. Их следует сравнивать с прогнозами и в целом с допущениями, которые были приняты во внимание при предварительной оценке деятельности или проекта, в котором была определена минимальная добыча, по стоимости за период времени.
Индикаторы покрытия: связывают количество пользователей или бенефициаров деятельности или проекта в данный период времени. Как и предыдущие показатели, их необходимо сравнивать с целевой группой населения и прогнозами включения во времени.
Показатели качества: они соотносят характеристики товаров или услуг, произведенных информационным подразделением, с точки зрения качества, в соответствии с принятием пользователями. Его получают с помощью опросов или систем для получения предложений, жалоб или претензий от пользователей. Они выражаются как хорошее, удовлетворительное или плохое качество в соответствии с содержанием указанных систем и весами, определенными для каждой переменной, которая измеряет качество.
Индикаторы воздействия: они измеряют вклад деятельности или проекта в изменение диагностических показателей в результате его работы.
2.5. контроль
Контроль применяется после измерения результатов управления, сравнивая с запланированными и предпринимая корректирующие действия по отклонениям, чтобы обеспечить достижение поставленных целей. Мендес (2004) утверждает, что «контроль относится к тому факту, что ответственные за руководство организацией постоянно проверяют, выполняются ли планы или нет» (стр. 49).
Управленческий контроль основан на взаимосвязи между различными уровнями ответственности за достижение целей организации (Rubio, 2008). Это сравнительная информационная система, целью которой является отслеживание хода выполнения планов, которые были реализованы в организации. Посредством этого определяются полученные результаты и устанавливаются различия этого сравнения и их возможные причины, чтобы принимать корректирующие решения для поддержания переменных в желаемых пределах.
Согласно Chiavenato (2006), процесс контроля отвечает за проверку того, достигает ли проверяемая деятельность желаемых результатов и, следовательно, предполагает наличие ранее разработанных целей и планов.
Таким образом, указывает Рубио (2008), фундаментальная цель контроля состоит в том, чтобы обслуживать деятельность организации посредством выявления отклонений, расследования их причин и осуществления корректирующих действий. Это может включать простые шаги, такие как незначительные изменения в направлении, переформулирование целей для их достижения или превышения, планы, системы или процедуры. В других случаях надлежащий контроль может привести к постановке новых целей, разработке различных планов, изменению структуры организации, улучшению интеграции или существенным изменениям в методах управления и руководства.
3. Методология
Это исследование носит описательный характер, поскольку, как упоминали Эрнандес, Фернандес и Баптиста (2006), оно будет независимо измерять исследуемые переменные.
Описание побуждает исследователя представлять объект исследования таким, какой он есть, группирует факты и превращает их в информацию, характеризующую наблюдаемую реальность. Таким образом, он пытается описать отличительные и конкретные характерные аспекты объекта исследования (Finol и Camacho, 2006).
План настоящего исследования не экспериментальный, трансекционный, в котором не строится ни одна ситуация, а наблюдаются скорее существующие ситуации, не преднамеренно вызванные исследователем.
Неэкспериментальное исследование - это то, которое проводится без преднамеренного манипулирования переменными, то есть явление наблюдается так, как оно происходит в естественном контексте, а затем анализируется. Не экспериментальные проекты имеют менее строгий контроль, чем экспериментальные, что более естественно и ближе к повседневной реальности (Fernández, Hernández and Baptista, 2006).
Население, являющееся объектом исследования для развития этого исследования, представлено 25 руководителями подразделений информативного документооборота или информационных подразделений государственных университетов муниципалитета Маракайбо. В случае настоящего исследования, поскольку это конечная популяция до пятидесяти (50) субъектов, выборка была определена путем переписи населения.
4. Результаты
Что касается управления, показано, что 64,00% всегда руководят персоналом, чтобы выполнить планы развития и, следовательно, достичь предлагаемых результатов. Кроме того, 33,33% почти всегда делают это и 2,66% иногда. Также наблюдаются результаты, соответствующие измерению, и видно, что 41,33% всегда осуществляют этот процесс управления, а 40,00% почти всегда его выполняют. Хотя 9,33% иногда проверяют свои организационные процессы, 6,66% почти никогда и 2,66% никогда не делают этого.
Контрольный показатель показал, что 45,33% почти всегда выполняет процесс проверки предлагаемых организационных процессов и целей. Точно так же 34,66% всегда проверяют их, в то время как 13,33% иногда и 6,66% никогда не выполняют этот процесс.
Затем, что касается управления информационными единицами, в отношении процессов планирования, организации, направления, измерения и контроля ресурсов, систем и действий, связанных с информацией; очевидно, что они стандартизированы, имеют тенденцию всегда использовать их и что, совпадая с Bonachera (2005), они применяются для разработки целей по минимизации затрат и максимизации выгод от использования, обработки информации и ответственности, назначаемых для обеспечения постоянного обращения информационных потоков.
5. Выводы и рекомендации
Фундаментальная цель процессов управления информационными единицами государственных университетов состоит в применении административных принципов для адекватного использования информации, которая требуется университетам для их наилучшей работы. Управление информационными единицами университета развивается посредством планирования, организации, направления, измерения и контроля. Эти административные принципы сосредоточены на информационных услугах, технических, стратегических и производственных процессах, а также на ресурсах, которые позволяют использовать и обрабатывать информацию.
Фундаментальная цель процессов управления информационными единицами государственных университетов состоит в применении административных принципов для адекватного использования информации, которая требуется университетам для их наилучшей работы.
6. Библиографические ссылки
Аревало, Дж.; Echeverría, M. and Martín, S. (2000). Управление университетскими библиотеками: показатели для их оценки. Работа, представленная на семинаре: показатели в вузе: информация и решения. Университет Леона. Программа институционального качества. 9-11 июня 1999 г.
Аревало В. (2008). Архивология в науке о документации. 2-е издание. Кордова, Аргентина: Ediciones del Sur.
Bonachera, F. (2005). «Некоторые аспекты управления в информационных подразделениях: предложение стратегического плана для публичной библиотеки». Бюллетень Андалузской ассоциации библиотекарей, 15-й год, номер 60.
Бустело, C. (2008). Управление знаниями, управление информацией и документооборотом. Мадрид: Наваррский фонд качества.
Бустело, C. (2009). "Сертифицированные системы управления информацией и документацией?" Ежегодник ThinkEPI. EPI SCP, стр. 129-131.
Кантера А. (2008). «Стратегическое видение управления документами с точки зрения управления информацией». Bibliotecológica Critic: Журнал наук об информации. 1 (1) 92-103.
Chajín, M.; Turbay, T.; Ромеро, М.; Альварес, С. и Рохас, J. (2007). Дидактика с точки зрения диалогической педагогики. Барранкилья: Uniautónoma.
Chiavenato, I. (2006). Принципы администрирования: основные в общей теории управления. Рио-де-Жанейро: издательство Elsevier.
Контрерас, Ф. (2007). Индикаторы управления в информационных блоках: Рабочий документ. Барселона, Испания: Совет провинции Барселона.
Куева Д. (2008). Организационная разведка и информационно-коммуникационные технологии в металлообрабатывающих компаниях на восточном побережье озера. Оценку работы еще не опубликовал. Университет Рафаэля Беллозо Чацина. Научный и аспирант декан. Мастер в области управления промышленными проектами. Маракайбо.
Деагостини А. и Коменцана Ф. (2005). Роль новых информационных и коммуникационных технологий в организационном интеллекте применительно к малому и среднему бизнесу. Монтевидео: Католический университет Уругвая.
Фернандес, Н. (2000). Методы управления в управлении библиотечно-архивными услугами ЛУЗа. Неопубликованные докторские диссертации. Докторская программа в области наук управления. Университет Рафаэля Беллозо Чацина. Научный и аспирант декан. Маракайбо.
Finol, M. and Camacho, H. (2006). Процесс научного исследования. Маракайбо: Редакция университета Сулия.
Гуэрра, Л.; Молинилло, С. и Бермудес, Г. (2009). «Организационный интеллект как динамический элемент конкурентных организационных конфигураций предпринимательского сектора». Пространства. 30 (3) 10-28.
Гутьеррес А. и Сарате Ф. (2007). Управление бизнесом применяется в библиотеках и информационно-документационных центрах. Информационная наука. 18 (1-2) 91-95.
Helliringel и Slocum (2002). Общение в организациях. Мексика: Макгроу-Хилл.
Эрнандес, Р.; Fernández, C. and Baptista, P. (2006). Методология расследования. 4-е издание. Каракас: Макгроу-Хилл.
Хуртадо, J. (2007). Исследовательский проект: Методология целостного исследования. 5-е издание. Каракас: Хирон Издания.
Харамильо, О.; Монтойя М. и Урибе А. (2008). Публичная библиотека: управление ею в контексте информационного общества. Буэнос-Айрес: Альфаграмма.
Леон, М.; Кастанеда Д. и Санчес И. (2007). «Управление знаниями в информационных организациях: процессы и методы измерения». Acimed. 15 (3).
Манфредини, C. (2007). «Comunicação как стратегическое направление работы для компаний». Общение и инновации. 8 (14) 23-34.
Мелинкофф Р. (2004). Административные процессы. Каракас: Панапо.
Мендез Э. (2004). Академическая гологеренсия: если у вас есть смелость, примите изменения. Маракайбо: Эди-Луз.
Морейра, М. (2006). «Управление процессами в информационных учреждениях». Acimed. 14 (5).
Нуньес, I. (2006). «Концептуальные основы программного обеспечения управления знаниями». Ссылка: Венесуэльский журнал информации, технологий и знаний. Лус-SAILUZ. Год 3: № 2, май-август 2006 года. С. 63-95.
Нуньес, I. (2007). «Управление людьми или людьми при построении обществ знаний». Acimed. 16 (3).
Orozco, E. (2005). Профиль профессионала бизнес-аналитики. Документ, представленный на Международном семинаре по бизнес-аналитике и управлению знаниями в компании, Intempres. Биомунди Консалтинг / IDICT: Гавана, Куба.
Orozco, E. (2007). Организационный интеллект в биофармацевтической промышленности. Биомуниди Консалтинг / IDICT. Гавана Куба.
Паредес А. (2008). «Трансформация культуры информационных услуг: правовое видение и технологии». Enl @ ce: Венесуэльский журнал информации, технологий и знаний. 5 (2) 109-127.
Паредес А. и Кальдера Е. (2006). «Виртуальные информационные услуги: конкурентный подход в обществе знаний». Enl @ ce: Венесуэльский журнал информации, технологий и знаний. 3 (1) 77-88.
Пенья, Т. (2009). Вовлечение информационных и коммуникационных технологий в процессы организации и представления знаний. Кандидатская диссертация. Универсидад дель Сулия, факультет гуманитарных наук и образования, отдел аспирантуры, докторантура по гуманитарным наукам. Маракайбо Венесуэла. 573 стр.
Peña, T. (2001). Управление документальной информацией и ее влияние на решения менеджеров ЛУЗа. Специальная дипломная работа для получения степени магистра коммуникационных наук. Упоминание: Коммуникация и управление информацией. Университет Сулия. Факультет гуманитарных наук и образования. Отдел аспирантуры. Маракайбо. Венесуэла. стр. 199.
Рейес, Л.; Салазар, W.; Muñoz, D. и Villalobos, Z. (2009). Исследования в области наук о здоровье: интегративное видение. Университет Сулия. Коллекция текстов университета. Издания академического проректора.
Родригес Ю. (2008). «Управление информацией и интеллектом: интеграция в организационных контекстах». Acimed. 17 (5).
Родригес Ю. и Галан Е. (2007). «Организационный интеллект: необходимый подход к управлению информацией и знаниями». Ciências da Informação. Бразилиа, с. 36, н. 3, с. 51-58.
Рубио, П. (2008). Введение в управление бизнесом. Мадрид: Европейский институт управления бизнесом.
Санчес И. и Кальсада Л. (2006). «На пути к самостоятельному видению в управлении организационными знаниями как альтернативе организационному интеллекту в кубинских университетских учреждениях». Доклад представлен на VI Международном семинаре по бизнес-аналитике и управлению знаниями в компании. Гавана Куба.
Санчес, П. (2009). Дисциплина интеллекта в принятии маркетинговых решений. Восстановлено 15.03.2010 из:
Санчес Э. и Семиде А. (2008). «Коммуникация как фундаментальный инструмент лидерства сегодня». Венесуэльский журнал технологий и общества. 1 (1) 26-42.
Серра Э. и Сеньал М. (2005). «Компетенции библиотекаря-документалиста в XXI веке». В кн.: XV конференция Ассоциации библиотекарей и библиотек архитектуры, строительства и урбанизма. Барселона, Испания.
Урибе А. (2005). «Информационные подразделения и информационно-документальные компании, необходимые сегодня в Латинской Америке: взгляд со стороны менеджмента и маркетинга с социальной ответственностью». Межамериканский журнал библиотечного дела. 28 (2) стр. 11-41.
Van Riel, C. (2000). Корпоративные коммуникации. Мадрид: Прентис Холл.
