Управление документами позволяет всем областям организации более эффективно использовать информацию на основе документов, обеспечивая при этом лучшее местоположение и поиск документов.
Документ-управление-по-стандарты ISO-презентацияКогда мы говорим об управлении документами, мы имеем в виду применение технологий, а также процедуры, которые позволят управлять и унифицировать информацию, генерируемую организацией.
Преимущества управления документами:
- Это позволяет создать пространство, разделяемое между компанией и клиентом, значительно увеличивает информативность компании, избегает дублирования задач и времени, необходимого для поиска внутренней информации организации, а также увеличивает качество обслуживания и производительность внутри компании.
Управление документами
В самом простом и наиболее достоверном определении этого термина, это система, используемая для управления документами, независимо от формата, в котором они систематизированы.
Документ
Согласно концепции Майкла Бакленда:
информационный контейнер, то есть то, что позволяет организовать, представлять и управлять информацией, связанной с фактом, лицом или определенным субъектом.
Документ в
соответствии с NC-ISO 9000: 2005, 3.7.2:
Это информация (данные, которые имеют значение) и средства ее поддержки, например Запись (3.7.6), спецификация (3.7.3), документированная процедура, план, отчет, стандарт.
Документ
- ПРИМЕЧАНИЕ 1. Носителем может быть бумажный, магнитный, оптический или электронный диск, фотография или образец рисунка или их комбинация. ПРИМЕЧАНИЕ 2. Набор документов, например спецификации и записи, часто называют «документацией». ПРИМЕЧАНИЕ 3: Некоторые требования (3.1.2) (например, требование быть разборчивым) относятся ко всем типам документов, хотя могут быть разные требования к спецификациям (например, требование, которое должно контролироваться путем пересмотра). и записи (например, требование к возмещению).
Задний план
Основные ручные инструменты:
Журналы, папки, шкафы, ящики и полки, где хранятся бумажные документы (и более поздние аудиовизуальные материалы и документы на магнитных или оптических носителях), файлы или стенограммы, которые допускают перекрестные ссылки и длинный список методы поиска информации с использованием систем кодирования и классификации
Задний план
В 60-х годах 20-го века
- Создаются программы баз данных, известные как MARC (машиночитаемая каталогизация) или машиночитаемая каталогизация, базы данных, текстовые процессоры и другие офисные приложения и шкафы для хранения документов.
СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕСОМ С ДОКУМЕНТАРНОЙ ПОДДЕРЖКОЙ
Системы управления бизнесом
- Система менеджмента качества, в соответствии с положениями стандарта NC ISO 9001: 2008. Система менеджмента для компетенции калибровочных лабораторий, в соответствии с положениями стандарта NC ISO IEC 17025: 2005. Система менеджмента для Компетенция проверяющих органов, в соответствии с положениями
NC ISO IEC 17020: 1999, Система менеджмента гигиены и безопасности труда, в соответствии с положениями NC 18001: 2005, Интегрированная система менеджмента для конкуренции человеческого капитала, в соответствии с положениями стандарта NC 3001: 2005
Системы управления бизнесом Система экологического менеджмента, в соответствии с положениями стандарта NC ISO 14001: 2004. Система внутреннего контроля в соответствии с положениями резолюции 297/2003 Министерства финансов и цен. Руководство по управлению и технической организации Продукт (в MINBAS). Совершенствование бизнеса в соответствии с положениями Декрета-закона Государственного совета 252 «О преемственности и укреплении кубинской системы управления и администрирования бизнеса».
Постановление-закон 281 Постановления Совета Министров о внедрении и консолидации
Государственной системы управления и администрирования бизнеса. Система энергоменеджмента в соответствии с положениями НК ISO 50001: 2011
Регламент
Связь между стандартами в отношении системной документации
NC ISO 9001: 2008 NC ISO 14001: 2004 NC 18001: 2004
4.2 Требования к документации 4.4.4 Документация
SGA 4.4.4 SST Документация
4.2.1 Общие положения 4.4.5 Контроль документов 4.4.5 Контроль документов
4.2.2 Руководство по качеству
4.2.3 Контроль документов
4.2.4 Контроль записей
Правила разработки
Первое правило: реализм
Второе правило: избегайте лишних деталей
Правило третье: используйте диаграммы и блок-схемы
Правило четвертое: используйте ссылки на другие документы
Правило пятое: используйте модели, когда это уместно
Правило шестое: используйте преимущества существующей документации
NC ISO 9001: 2008
4.2.1 Общие положения
"РАСШИРЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИИ"
Размер организации
Вид деятельности
Сложность процессов
Взаимодействие процессов Компетенция персонала
Частые ошибки
- Недооценка важности обязательств со стороны высшего руководства. Бесконечное руководство. Неверное распределение ответственности за проект. Разрешить участию перерасти в хаос. Безнаказанно копировать то, что делали другие компании. Частые ошибки. Бесполезное словоблудие. и распределение Оставьте всю задачу в руках советника
ЭТАПЫ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ
Документация
Идентифицированные этапы
1. Определение потребностей в документации
Цель: определить типы документов, которые должны существовать в организации, чтобы гарантировать, что процессы выполняются в контролируемых условиях.
Задачи: 1. Изучить нормы, регулирующие системы управления, применяемые в организации.
2. Изучите конкретные правила отрасли.
3. Определите типы документов, которые должны существовать
Типы документов
Поэтому обычно у нас должны быть организации:
- Руководства по процедурам в юридических папках Общие и специальные процедуры План действий по профилактике Контрольные действия Файловые записи
Кроме того, могут быть другие документы, такие как:
- Планы проверок и испытаний Основные файлы продукта Отчеты Планы Чертежи, диаграммы Этикетки Сертификаты Перспективы Правила Счета Карты памяти Модели Инструкции
2. Диагностика документации ситуации
Цель: узнать ситуацию с документацией в организации, сравнивая то, что существует с потребностями, определенными на предыдущем этапе
Chores:
- Подготовьте руководство по диагностике. Выполните диагностику. Подготовьте и представьте отчет по диагностике.
Цель: установить все общие элементы, необходимые для разработки Документарной системы.
Chores:
- Определите иерархию документации. Определите полномочия и ответственность за разработку документации на каждом уровне. Определите структуру и формат Руководства. Определите процессы документации. Определите поток документации. Планирование обучения задействованного персонала
Определите процессы документирования.
Управление технической документацией.
Использование документации.
Планирование подготовки.
Записи: информация о потребности в документации и реальной возможности удовлетворения этой потребности.
4. Подготовка документации.
Цель: подготовить, рассмотреть и утвердить все документы на каждом уровне.
Chores:
- Обучите задействованный персонал. Подготовьте общие процедуры. Подготовьте руководства. Подготовьте другие документы в соответствии с планом. Просмотрите и утвердите все документы.
Внедрение Документальной Системы
Цель: реализовать на практике то, что установлено в подготовленных документах.
Chores:
- Определите график реализации. Распространите документацию среди всех участвующих. Определите потребности в обучении и обновите план обучения. Выполните положения документов. Соберите документальное подтверждение вышеизложенного.
Обслуживание и улучшение
Цель: поддерживать адекватность системы потребностям организации путем постоянного совершенствования.
Chores:
- Провести внутренний аудит для выявления возможностей для улучшения.Внедрить корректирующие и предупреждающие действия, направленные на устранение несоответствий в документации.
Структура общих процедур в соответствии с NC ISO 10013
Содержание символов персонажей
Обязательная цель Определит цель процедуры
Обязательный Объем Укажите область применения процедуры
Обязанности Обязательные Назначат лиц, ответственных за выполнение и надзор за соблюдением процедуры.
Термины и определения Необязательно Он разъяснит при необходимости использование необычных терминов или определений, применимых к процедуре.
Обязательная процедура В хронологическом порядке будет описан набор операций, необходимых для выполнения процедуры.
Требования к документации Обязательно Перечислите все записи, которые должны быть заполнены во время выполнения процедуры.
Ссылки Обязательно будут ссылаться на все те документы, с которыми были проведены консультации или упомянутые в процедуре.
Приложения
Необязательно: в него будет включен формат записей, планов, таблиц или некоторых других материалов, облегчающих понимание процедуры.
Скачать оригинальный файл
