Вещи, которые имеют наибольшее значение, никогда не должны зависеть от вещей, которые имеют меньшее значение. Гете.
С тобой случается, что вместо того, чтобы выполнять свои обязанности, ты выполняешь работу пожарного, всегда "туша пожары"? Реагирование на неотложные обстоятельства является одной из основных причин, которая мешает менеджерам и администраторам эффективно выполнять свои задачи. Давайте подумаем над тем, как разорвать этот порочный круг, от которого страдают многие компании.
Между срочным и важным
В любой организации существует четыре вида деятельности: 1. Срочно и важно. 2. Не срочно, но важно. 3. Срочно без важности и 4. Ни срочно, ни важно. Мы можем найти срочные и важные действия, такие как доставка заказа, сделанного нашим главным клиентом сегодня. В другом смысле есть задачи, которые хотя и важны, но не являются неотложными, например, обучение персонала, планирование стратегии развития компании на ближайшие 10 лет или обслуживание фотокопировального устройства. В задачах, которые не важны, мы находим некоторые, которые являются неотложными, а другие - нет. Во-первых, это несущественные мероприятия, но с ограниченным сроком, например, посещение социального мероприятия, которое происходит сегодня, но нас это не интересует; заполнить анкету, которую телефонная компания отправила нам по почте не позднее завтра и т. д.К последним относятся досуг и безответственность, так как это действия, которые не имеют значения и не являются срочными, такие как «общение», игра в пасьянс, просмотр слишком большого количества телевидения и т. Д. Ответственные люди обычно сосредотачиваются на том, чтобы заниматься неотложными делами, поскольку именно они, очевидно, оказывают наибольшее давление.
Чрезвычайные ситуации не возникают в одночасье
Большинство организационных чрезвычайных ситуаций не являются непредвиденными или внезапными ситуациями. Это задачи, которые мы отложили из-за того, что они не были срочными, поэтому мы отложили их до тех пор, пока они не стали срочными. Проблема заключается в том, что когда мы срочно занимаемся чем-то, возникают такие вредные последствия, как стресс, сверхурочные, высокие расходы, напряженность в отношениях и т. Д.
К сожалению, что-то важное, но не срочное, не рассматривается до тех пор, пока оно не вступит в срочное дело. Мы знаем, что очень важно создать эффективную систему управления запасами, но мы не делаем этого, пока не потеряем клиента из-за несвоевременной доставки или пока мы не пострадаем от недостатка финансовой ликвидности из-за большого присутствия на складе. Таким образом, мы думаем о приобретении системы немедленно, любой ценой. То же самое относится и к обслуживанию ксерокса.
Мы знаем, что это важно сделать, но поскольку это все еще работает, мы забываем об этом до тех пор, пока «внезапно» оно не начнет выходить из строя. Таким образом, поскольку нам крайне необходимо иметь копии, мы обращаем внимание на ситуацию, которая будет связана не только с расходами на техническое обслуживание, но и с ремонтом и оплатой фотокопий по той цене, на которой установлена наша машина.
Поэтому то, что было важным, но не срочным, становится важным и срочным, что заставляет нас платить более высокие цены, чем мы должны были покрыть, если бы действовали своевременно.
Что в первую очередь, срочно или важно?
Поскольку у нас ограниченные ресурсы, мы должны признать, что невозможно сделать все. Тогда решение заключается в выборе того, что делать, и в расстановке приоритетов. Для этого есть простая логика: сначала делай то, что важно, потому что это важно. Из неотложных дел мы должны действовать только на тех, которые, помимо срочности, имеют значение. Позже удобно заняться важными, которые не являются срочными.
Вы можете задаться вопросом, что происходит с задачами, которые являются срочными, но не важными. Ответ прост: не делай этого. Если они действительно не важны, то зачем их делать? Они только крадут время, которое мы должны посвятить тому, что важно.
Я не знаю как сказать нет
Не бойтесь сказать «нет» всем тем действиям и обязательствам, которые для вас не важны. Только не делайте этого, это только отнимает у вас время, которое вы должны потратить на то, что ценно для вас или вашего бизнеса. Если вы один из тех, кто считает, что вы не знаете, как сказать «нет», позвольте мне сказать вам, что вы не правы, потому что вы говорите «нет» чаще, чем думаете. Каждый раз, когда вы говорите «да» неважной деятельности, вы говорите «нет» другой, которая действительно была, потому что, выполняя первое, вы перестали выполнять второе. Поменяйтесь ролями, потратьте время на то, что действительно ценно, и отказывайтесь инвестировать в те задачи, которые не имеют отношения к делу.
Инвестируйте в то, что важно
Расписание действий на важные мероприятия, даже если они не призывают. Если вовремя принять участие, они не станут очередным «огнем для тушения». Если вы всегда поддерживаете свой копировальный аппарат, более вероятно, что он не подведет. Помните, что в важных и несрочных ситуациях - это обучение, планирование, обслуживание оборудования, исследования, инвестиции в обслуживание клиентов и все те действия, которые способствуют росту и эффективности вашей организации.
У нас всегда будут чрезвычайные ситуации
Не ждите, пока насущные ситуации полностью исчезнут, это невозможно. Что возможно, так это значительно их уменьшить. Когда мы обращаем внимание на важное, срочность, вызванная отсутствием планирования, организации и приоритетов, уменьшается; Тем не менее, всегда будет скрыто возникновение реальных непредвиденных обстоятельств, таких как несчастные случаи и резкие или внезапные ситуации, которые влияют на рынок (официальные правила, война, природные катастрофы, девальвация песо и т. Д.).
Передайте, что имеет значение
Не оставляйте воображению своих людей то, что важно для компании. Напишите ценности, цели и миссию вашей компании. Отсюда следует то, что действительно важно. Постоянно делитесь и повторяйте эту информацию со своими сотрудниками. Действуйте согласно этим важным параметрам и публично поздравляйте тех, кто делает то же самое. Реализуйте эти идеи, но, пожалуйста, сделайте это сейчас, потому что если вы этого не сделаете, вы все равно рискуете обратить на них внимание, пока они не станут очередным пожаром, который нужно потушить.
