Что такое администратор?
Администратор - это человек, который получает результаты через других людей. Администратор отвечает за выполнение действий, необходимых для достижения целей организации. В частности, администратор выполняет определенные базовые функции для продвижения организации к достижению этих целей. (Аллен и Гилмор, стр.20)
С годами возникли различные определения того, что такое администрирование и, следовательно, что такое администратор. Минцберг (2013, с. 26) очень хорошо резюмировал то, что произошло, следующим образом:
Генри Файоль рассматривал управление через осуществление контроля, в то время как Том Питерс рассматривал его как «действие». Вместо этого Майкл Портер приравнял это к мышлению, в частности к анализу. Уоррен Беннис назвал его ведущим, в то время как Герберт Саймон рассматривает его как принятие решений, и Harvard Business Review много лет писал на своей обложке, что это «журнал для лиц, принимающих решения. ». Все ошибались, потому что все были правы. Управление - это не что-то из этого, а все, это контроль и выполнение, управление и мышление, руководство и принятие решений и многое другое, не добавленное, а смешанное. Если любое из этих действий будет удалено, работа администратора не будет завершена.
Согласно тому, что сказал Минцберг, тогда можно было бы сказать, что:
Администратор - это тот, кто контролирует, выполняет, управляет, анализирует, обменивается данными, связывает, планирует, ведет, ведет переговоры, мотивирует и принимает решения, среди многих других действий, внутри организации, области, филиала, подразделения или отдела того же самого, с цель достижения определенных целей.
Это определение основано на том, что делает администратор, поэтому его можно дополнить, если больше известно о задачах администратора, как показано ниже.
Что делает администратор?
Согласно сложившейся академической теории, работа администратора может быть синтезирована в функциях, составляющих административный процесс: планирование, организация, руководство и контроль.
Администратор - это лицо, отвечающее за планирование, организацию, руководство и контроль деятельности в учреждении, оптимально управляет материальными, человеческими, финансовыми и технологическими ресурсами, которые ему доверены, для достижения целей, которые учреждение ранее поставило., (Хуарес, стр.21)
Хотя это правда, что эти действия являются неотъемлемой частью управления, они не являются действиями, которые администраторы выполняют на повседневной основе.
Друкер (1963, с. 54), задавая вопрос : какова работа администратора? установлено, что:
Работа менеджера состоит в том, чтобы направлять ресурсы и усилия организации на возможности, которые позволят ей достичь значимых в финансовом отношении результатов. Звучит банально, и это так. Но каждый анализ эффективного распределения ресурсов и усилий, который я видел или проводил в различных компаниях, ясно показал, что большую часть времени, работы, внимания и денег в первую очередь уходит на «проблемы», а не на проблемы. возможности, и, во-вторых, области, где даже исключительно успешные выступления будут иметь минимальное влияние на результаты.
Минцберг (1975, с. 4-8) выделил 10 ролей, с помощью которых он описывает работу менеджера, деятельность менеджера при исполнении этих ролей находится между рефлексией (думает, оценивает, анализирует) и действием (участвует, назначает, решает), взаимодействуя с другими людьми внутри и вне организации, бизнес-подразделения, области или отдела в соответствии с их уровнем. Эти роли объединены в 3 категории: межличностные, информационные и принимающие решения.
- Межличностные роли. Есть три роли администратора, которые возникают непосредственно из формальных полномочий и включают в себя базовые межличностные отношения:
- Администратор как видимый руководитель организации. В качестве главы организационного подразделения каждый администратор должен выполнять некоторые церемониальные функции. Президент приветствует деятелей туризма. Бригадир идет на свадьбу рабочего. Менеджер по продажам обедает с важным клиентом. Эти обязанности иногда могут быть рутинными, они не связаны с принятием важных решений или излишне формальным общением. Однако они важны для бесперебойной работы организации, и их нельзя игнорировать. Менеджер как лидер, Руководители несут ответственность за работу сотрудников своего подразделения. Ваши действия в этом отношении составляют роль лидера. Некоторые из этих мер включают прямое руководство, например, в большинстве организаций менеджеры обычно несут ответственность за найм и обучение своего персонала. Кроме того, есть косвенное исполнение роли лидера. Например, каждый менеджер должен мотивировать и поощрять сотрудников, тем или иным образом согласовывая их индивидуальные потребности с целями организации. Администратор по ссылке, В этой роли менеджер устанавливает контакты за пределами вертикальной цепочки команд. Руководители проводят со своими коллегами и другими людьми за пределами своих подразделений столько же времени, сколько со своими подчиненными, и очень мало времени со своим начальством.
- Администратор как получатель информации. Администратор как наблюдатель постоянно анализирует среду для получения информации, во многом это результат его сети личных контактов. Большая часть информации, которую менеджер накапливает в этой роли, приходит к нему устно, часто в виде сплетен, слухов или домыслов. Администратор как распространитель информации. В роли распространителя менеджер передает конфиденциальную информацию непосредственно подчиненным, которые в противном случае не имели бы к ней доступа. Когда у подчиненных нет возможности легко связаться друг с другом, менеджер служит мостом между ними. Администратор в качестве официального представителя, В роли официального представителя администратор отправляет информацию за пределы организации. Президент выступает с речью, призывая к решению организационных вопросов, руководитель предлагает поставщику изменить продукт или условия поставки.
- Администратор как предприниматель. Как предприниматель, он стремится улучшить свое подразделение (или организацию в целом), адаптировать ее к меняющимся условиям окружающей среды. Это происходит посредством разработки новых продуктов, новых способов выполнения ключевых процессов, реорганизации отдела или корпоративной реструктуризации, слияний или поглощений, а также кампаний по связям с общественностью, среди прочего. Администратор как контроллер нарушений. Проблемы, кризисы - это факторы, которые необходимо учитывать и которыми нужно управлять. В этой роли администратор стремится сделать так, чтобы вызовы и проблемы, с которыми сталкивается организация или ее область, наилучшим образом принимались его командой и чтобы переходы были как можно более позитивными.Администратор как распределитель ресурсов. В этой роли вы будете решать, кто что получит, с точки зрения ресурсов, человеческих, финансовых и других, включая ваше собственное время. Администратор как переговорщик. Пытаетесь ли вы найти нового клиента, нового сотрудника или расторгнуть контракт с поставщиком, менеджер всегда будет вести переговоры в поисках лучшего для своего подразделения, своего отдела, своего филиала или всей организации.
Друкер (стр. 275), со своей стороны, установил, что есть пять задач, которые составляют работу администратора: он ставит цели, организует, мотивирует и общается, измеряет и, наконец, развивает своих сотрудников.
- Ставьте цели. Администратор устанавливает цели для каждой области, сообщает о них тем людям, участие которых требуется для их достижения, и решает, что необходимо сделать для их достижения. Организуйте. Менеджер анализирует необходимые действия, решения и отношения. Он классифицирует работу, разбивает ее на управляемые действия и классифицирует их на управляемые задания. Сгруппируйте эти подразделения и должности в организационную структуру. Он также выбирает людей для управления этими подразделениями и на ключевые должности. Мотивируйте и общайтесь, Менеджер объединяет своих людей в команду. Он делает это через практику и в своих отношениях с людьми, с которыми он работает; Он делает это через свои «кадровые решения», решения относительно оплаты, размещения и продвижения по службе; Он делает это благодаря постоянному общению со своими подчиненными, со своими начальниками и со своими коллегами и с ними. По размеру, Администратор устанавливает критерии и индексы, некоторые факторы так важны для работы организации и тех, кто ее составляет. Это гарантирует, что каждый человек знает показатели эффективности всей организации и, в то же время, свои функции и, таким образом, помогает им выполнять их. Он анализирует, оценивает и интерпретирует результаты своей работы и, как и во всех других областях своей работы, сообщает значение показателей и их результаты своим подчиненным, начальству и коллегам. Развивайте своих людей и себя. С ростом числа работников умственного труда важность этой задачи возросла. В экономике, основанной на знаниях, люди - это самый важный актив организации, и ответственность за их развитие лежит на менеджере.
Профиль администратора: навыки и компетенции
Кац (стр. 6-18) упомянул о существовании трех типов основных навыков администратора, позволяющих эффективно выполнять административный процесс:
- Технические возможности. Он состоит из использования знаний, методов, приемов и оборудования, необходимых для выполнения их конкретных задач, посредством их обучения, опыта и образования. Человеческие способности. Он заключается в умении и проницательности работать с людьми, понимать их отношения и мотивацию и применять эффективное руководство. Концептуальные способности. Он заключается в способности понимать сложности глобальной организации и корректировать поведение человека в организации. Эта способность позволяет человеку вести себя в соответствии с целями всей организации, а не только в соответствии с целями и потребностями его непосредственной группы.
Роббинс и Де Ченцо (с.13) добавляют к трем основным навыкам, предложенным Кацем, четвертый:
- Политические способности. Умение улучшить личное положение, установить опору власти и установить нужные контакты. Менеджеры, обладающие хорошими политическими навыками, часто лучше находят ресурсы, чем те, у кого их нет. Они также получают более высокие оценки и получают больше продвижения по службе.
Вдобавок эти же авторы предлагают шесть наборов моделей поведения, которые объясняют немногим более 50% эффективности менеджера, они называют их конкретными навыками, и они:
- Контролируйте среду организации и ее ресурсы. Способность действовать и быть лидером в изменении окружающей среды. Он предполагает принятие решений относительно ресурсов в рамках четкого, актуального и точного знания целей организации. Организуйте и координируйте. Он состоит из организации вещей вокруг задач, и оттуда они координируют отношения взаимозависимости между задачами, когда это необходимо. Управляйте информацией. Понимать использование каналов связи и информации для выявления проблем, понимания изменений в окружающей среде и принятия правильных решений. Способствовать росту и развитию, Постоянно обучаясь, администратор способствует личному росту и развитию своих сотрудников. Мотивируйте сотрудников и управляйте конфликтами. Благодаря положительному подкреплению они вызывают у своих сотрудников желание выполнять свою работу, а устраняя конфликты, они подавляют возможные проблемы, которые подрывают мотивацию. Решайте стратегические задачи. Они берут на себя ответственность за свои решения и следят за тем, чтобы подчиненные правильно применяли свои навыки принятия решений.
Американская ассоциация менеджмента (стр.2) установила 4 ключевых навыка / компетенции, которыми должен обладать менеджер:
- Критическое мышление и решение проблем. Способность принимать решения, решать проблемы и предпринимать соответствующие действия; Эффективное общение. Умение синтезировать и передавать свои идеи как в письменной, так и в устной форме; Сотрудничество и командная работа. Способность эффективно работать с другими людьми, в том числе с представителями разных групп и с противоположными точками зрения; Творчество и новаторство. Способность видеть то, чего нет, и делать что-то.
Друкер (2004, с. 3) в другом своем мастерском сочинении указал, что эффективные менеджеры следуют восьми простым правилам:
- Они спрашивают, что нужно сделать. Они спрашивают: правильно ли это делать для компании? Они составляют план действий. Они берут на себя ответственность за решения. Они берут на себя ответственность за общение. Они сосредотачиваются на возможностях.
__________________
С помощью следующего видеоурока (5 видеороликов, 36 минут) вы сможете узнать больше о функциях, ролях и способностях администраторов (менеджеров, директоров) в организации.
Библиография
- Аллен, Уильям Р. и Гилмор, Гарольд Л. Что делают менеджеры. Американская ассоциация менеджмента, 1993. Американская ассоциация менеджмента. Исследование критических навыков, 2010 г. Друкер, Питер Ф. Менеджмент для повышения эффективности бизнеса. Harvard Business Review, май - июнь 1963 г. Друкер, Питер Ф. Менеджмент. Задачи, обязанности, практика. Книги Трумэна Талли / EP Dutton, 1986. Дракер, Питер Ф. Что делает эффективного руководителя. Harvard Business Review, июнь 2004 г. Хуарес Мартинес, Херардо Д. Обучение менеджменту для повышения эффективности школы. EUMED, 2006 Кац, Робет Ли, Навыки эффективного администратора. Harvard Business Press, 1974. Минцберг, Генри. Простое управление: что делают менеджеры и могут делать лучше. Издательство Berrett-Koehler, 2013. Минцберг, Генри. Работа менеджера: фольклор и факты. В: Harvard Business Review, июль - август 1975 г. Роббинс, Стивен П. и Де Ченцо,Дэвид А. Основы менеджмента: основные концепции и приложения. Pearson Education, 2009 г.
