Ведение переговоров требует знаний, навыков и отношения. Для достижения успеха в переговорах необходима предварительная подготовка, среди основных аспектов которой: определение целей, устремлений и препятствий; обрисовать стратегию, тактику и методы применения; установить границы переговоров и их возможные варианты; знать правовые рамки, в которых будут проходить переговоры; охарактеризуйте партнера, его переговорную группу и людей, которые ее составляют.
Для этого создание переговорной группы имеет жизненно важное значение, поскольку успех переговоров, о которых идет речь, будет в значительной степени зависеть от их подготовки.
Подход, который раскрывается здесь в отношении переговорной группы, применяет и признает полезность динамики групповой работы, которая определяет группу как «ограниченную совокупность людей константами времени и пространства, находящихся во взаимном контакте, выраженную их внутренним представлением и что задача предлагается - явно или неявно -… ».
Таким образом, переговорную группу можно рассматривать как целевую группу, характеризующуюся выполнением конкретной переговорной задачи, для которой требуется предварительное формирование группы для лучшего выполнения различных ролей ее членов. Еще одна его характеристика - определение лидера (координатора) и наличие центробежных сетей связи (от группы к среде) и центростремительных (от среды к группе) в их динамике.
Подготовка переговорной группы имеет важное значение, чтобы она могла направить переговоры к своим целям и воспользоваться возможностями, которые появляются в процессе ее развития.
Таким образом, во время переговоров задачи, стоящие перед переговорной группой, различны, и, как упоминалось выше, ее члены должны брать на себя разные роли.
Роль - это организованная модель поведения, которая определяет позицию, которую должен занять человек. В переговорной группе роли определяются заранее, в соответствии со стратегией переговоров и ее целями. Среди наиболее важных автор считает:
- Водитель (Лидер). Он отвечает за формирование и подготовку переговорной группы. Вы должны взять на себя ответственность за команду во время переговоров, даже если в остальное время вы не являетесь начальником. Не обязательно, чтобы это был самый высокий рейтинг, это может быть даже тактика, которая не является таковой.
Он тот, кто открывает сессию переговоров, говорит и дает слово членам своей группы; обнаруживает и указывает на препятствия, представленные задачей; проанализировать функционал ролей; закрывает сеанс переговоров и отчитывается перед вышестоящим начальством.
- Синтезатор. Он отвечает за то, чтобы задавать вопросы, делать пояснения, обобщать общие положения, выигрывать время в переговорах в пользу своей группы или своего водителя. Уточняйте предложения. Это вспомогательный драйвер.
- Наблюдатель. Ваша основная задача во время переговоров - слушать, записывать сигналы, улавливать тонкости и нюансы, «читать» общую атмосферу и анализировать реакции, готовность и отношения между членами партнера.
- Emergent. Его можно предвидеть или обсуждать в ходе переговоров. Реагирует на интерпретацию конкретной ситуации. Это помогает климату и динамике переговорного процесса.
Он заявляет или передает что-то как свое, но это всегда соответствует интересам переговорной группы и целям переговоров. В разных ситуациях могут появляться разные всплывающие окна.
- Козел отпущения. Это особый тип эмерджентности, которому в ходе переговоров приписываются определенные негативные аспекты. Это создает неблагоприятный имидж для другой стороны, и его часто удаляют из переговорной группы после того, как он выполняет свою роль.
Для ведения переговорной группы необходимо придерживаться определенных методических указаний. Прежде всего, необходимо определить задачу, цель группы, ответить на вопрос, для чего? Далее, содержание сессий, тема, которую нужно обсудить, которая должна ответить на вопрос, что? Они следуют процедурам развития своей деятельности, то есть применяемым методам ведения переговоров, которые отвечают на вопрос, как? Все это требует координации, чтобы направлять групповой процесс и способы выполнения задачи: динамические.
Методические РУКОВОДСТВА по ведению переговорной группы
1. Задача: Цель группы. за что?
2. Тема: Содержание занятий. чем?
3. Техники: процедуры для выполнения деятельности. как?.
4. Координация: направляет групповой процесс.
5. Динамика: способы выполнения задания.
Домашнее задание
Цель группы - подготовить и провести переговоры, деятельность, на которой будет сосредоточена задача. Разнообразие и сложность переговоров часто требует, чтобы группа состояла из людей разных специальностей (бизнес, юристы, экономисты, психологи и т. Д.).
Освоение задачи позволяет лучше прояснить, понять, принять и мобильность ролей, которые должен играть каждый из членов группы.
тематическая
Содержание рабочих сессий группы разделено на два этапа: один предшествует переговорам, а второй - развитию переговоров.
На этапе, предшествующем переговорам, содержание сессий будет направлено на прояснение задачи и поиск всей необходимой информации, позволяющей контролировать ее каждому из членов группы. В это время важно определить роли каждого из его членов на более позднем этапе.
В ходе переговоров содержание будет определяться прогрессом, достигнутым в переговорах, и умением обращаться с различными методами и применять их. Вся предыдущая работа раскрывается в этой постановке, в которой не всегда есть время для консультации, а иногда результаты зависят от навыков членов команды и их быстроты действий и реакции.
методы
Приемы часто путают с динамикой. Оба элемента имеют большое значение. Техники переговоров разнообразны и должны быть освоены группой в соответствии с поставленной задачей и стратегией, которой необходимо следовать. И методы, и стратегия должны обсуждаться с группой, а не навязываться. Таким образом, группа будет более привержена этой задаче, которая должна рассматриваться как их.
Техники (как?) Должны соответствовать теме (что?) И подтверждать задачу (для чего?).
координация
Координатор группы должен быть помощником в общении и активно участвовать в группе. Помимо прочего, он выполняет следующие функции:
1. Поддерживайте и поддерживайте раму.
2. Создавайте, поощряйте и поддерживайте общение.
3. Облегчить связь и задачу.
4. Обнаруживайте и указывайте на препятствия, возникающие при выполнении задания.
5. Поощряйте расследование и открытие новых вкладов.
6. Выявление возникающих ситуаций: возможности и угрозы.
7. Проанализируйте функциональность ролей.
8. Поразмышляйте об отношениях между участниками.
динамика
Тема связана с центральной задачей, ее ясностью и объективностью. Динамика со способами выполнения этой задачи (как?), Движение ролей и климат или среда, которая окружает это групповое пространство, понимаемое как пространство, генерируемое индивидуально-групповым взаимодействием в процессе его разработки.
Тематические и динамические элементы должны быть сбалансированы так, чтобы они способствовали лучшему развитию и развертыванию задачи, не создавая напряженности среди членов группы.
Можно сказать, что нет двух одинаковых переговоров, поэтому одна и та же переговорная группа будет творчески подходить к каждому переговорному процессу, даже если в нем участвует один и тот же продукт и один и тот же контрагент, переговоры будут иметь разные характеристики, поскольку среда, в которой они будут проходить не такой, как предыдущий, и его участники не будут точно такими же. Знание того, как вести переговоры, овладение этими методами и культурное выполнение этих действий, способствует созданию хорошего имиджа объекта.
Подготовка переговоров - это внутренняя деятельность переговорной группы, которая разрабатывается в ходе рабочих сессий, направленных на прояснение задачи, освоение темы переговоров, поиск необходимой информации и определение ролей, чтобы каждый из членов команды знать общие аспекты переговоров и особенности своего участия, чтобы добиться большей согласованности и интеграции группы.
Нет двух одинаковых переговоров; они столь же разнообразны, как и спектр продуктов, услуг, видов деятельности и действий, которые предоставляют и развивают различные учреждения и компании, участвующие в этом типе функций.
Для успешной подготовки к переговорам необходимо учитывать следующие элементы:
1. Расположение группы в переговорной задаче:
- Чего добиваться. Почему это предназначено для достижения. Конфликт интересов. Совпадение интересов 2. Цели переговоров: что должно быть достигнуто. Чего бы вы хотели добиться.
3. Информация о контрагенте:
- Члены: должности, культурный уровень, стиль и происхождение. Власть переговорщиков. Сильные и слабые стороны Отношения в устойчивом общении с переговорной группой. Прогноз ваших переговорных целей: порядок приоритета Прогноз достигаемых результатов: порядок важности. Определение информации, которую необходимо предоставить. Прикинь, когда дезинформация сработает.
4. Планирование:
- Подготовка плана действий (стратегии) по достижению поставленных целей. А также конкретные меры (тактика). Решение общего подхода к переговорам: атаковать, ждать, опираться на силу и т. Д. Решение о сохранении позиции и первоначальное предложение. Уровень гибкости. Обстановка: обстановка, благоприятствующая желаемому тону переговоров; место, внимание, услуги и т. д., которые помогают создать среду в соответствии с выбранной стратегией, уровнем переговоров и изображением, которое предполагается проецировать.
5. Определение рабочей программы:
- Место и время встречи, условия, контекст Повестка дня: вопросы для обсуждения в порядке важности Желаемые результаты в порядке приоритета.
6. Роли:
- Определение ролей членов команды для начала переговоров. Проверяйте в конце каждой рабочей сессии.
Информация
Подготовка переговоров в значительной степени зависит от организации информационной системы организации. Это должно быть основано на структуре, миссии и возможностях организации. Среди основных информационных мероприятий выделяются следующие: сбор внутренней и внешней информации об объекте переговоров, контрагенте и его участниках переговоров, а также оценка и анализ этой информации и ее распространение среди членов переговорной группы и других участников.,
Знание этой информации позволяет:
- Оцените сильные и слабые стороны противника и определите свои собственные в отношении объекта переговоров. Узнайте мнение другой стороны. Знание мнений по этому поводу Уменьшите неопределенность и избегайте сюрпризов. Подготовьте предложения и их варианты. Признавайте и сталкивайтесь с изменениями в ходе переговоров.
связь
Коммуникация в переговорах важна, потому что через ее формы выражается управление организацией и проецируется имидж ее организационной культуры, отсюда ее важность при подготовке переговорной группы.
Таким образом, переговоры также являются формой общения между двумя или более сторонами с общими интересами и с противоположными интересами. Точки зрения представлены во время переговоров; Принимаются другие, которыми обмениваются, чтобы прийти к подходящим решениям и достичь компромисса, приемлемого для всех.
Как управленческий персонал, специалисты, продавцы, промоутеры и другие лица организации, они часто участвуют в переговорах с клиентами, поставщиками, дистрибьюторами или другими людьми, связанными с деятельностью, коммуникациями, которые устанавливаются при подготовке переговоров и во время их., создает, поддерживает и развивает человеческие отношения, которые иногда более важны, чем достижение изолированного соглашения.
Способы общения
В переговорах формы общения могут быть разнообразными: письменными, вербальными и невербальными.
В письменной форме осуществляется обмен сообщениями, которые могут способствовать подготовке переговорной группы и ее информации относительно предмета переговоров или ее партнера, а также установлению или поддержанию отношений и созданию климата взаимного доверия.
Форма глагола является первичным в развитии переговоров и определяет его ход и успешное завершение.
Во время переговоров используется невербальная форма. Он состоит из жестов и действий, которые действуют как сигналы или означающие, и могут использоваться независимо или в сочетании с вербальной формой.
Во всех этих формах связи необходимо уделять внимание тому, чтобы передаваемое сообщение достигло и было понято получателем.
Переговоры также представляют собой особую форму семиотической коммуникации, которая из-за слияния кодов (административный, юридический, технический, художественный язык и т. Д.) Приобретает специфические характеристики, поскольку в этом коммуникативном процессе каждая сторона излучает сообщения, предназначенные для понимания окружающими. Другой. Помните, что в процессе коммуникации они вмешиваются в некую цепочку: отправитель, получатель, сообщение, код, референт:
- Отправитель является тот, кто разрабатывает и выдает сообщение.
- Приемник является тот, кто получает это сообщение. (Знание получателя и его кодов способствует лучшему оформлению сообщения).
- Код, в свою очередь, является системой условных знаков, необходимых для общения, знание которых имеет важное значение для разработки и понять сообщение. Знание кода (технического или художественного, или знание языка, на котором он разработан) необходимо для проведения конкретных переговоров. Участник переговоров должен знать эти коды и знать, как использовать их в общении.
- Референт, со своей стороны, является предметом или объектом, который упоминается в сообщении.
Разработка сообщения
Обычно коммуникация объясняется как процесс, с помощью которого отправитель на основе определенных кодов разрабатывает сообщение, которое передает через канал, которое при получении декодируется его получателем, который дает ответ, который может состоять из ответное сообщение в виде отношения, решения или поведения.
Теперь разработка сообщения - это тоже процесс, только он выполняется в обратном порядке: он начинается с определения желаемого ответа получателя, на основе знания кодов этого получателя определяется наиболее удобный канал и который лучше всего подходит для сообщения, которое вы хотите транслировать. Затем сообщение обрабатывается используемыми кодами (языком). Таким образом, полученный ответ имеет больше шансов соответствовать ожидаемому ответу.
Сообщение может иметь два типа основных значений: прямое и косвенное. Прямое значение выражает правильный смысл того, что выражается. Наиболее частое его проявление - словесное. Косвенное значение выражает смысл между строк, иногда метафорический.
Все разнообразие значений, которые могут быть получены в сообщении, указывает на сложность процесса коммуникации и необходимость анализа каждого из этих факторов, чтобы лучше понять значения сообщений, полученных и отправленных во время переговоров.
Фреймворк
Интерпретация сообщения зависит от распознаваемых кодов. Это то, что называется системой отсчета. В той степени, в которой система взглядов отправителя и получателя различна или похожа, общение будет предпочтительным или нет.
Поскольку культура человека играет важную роль, поскольку она характеризует и определяет его поведение, в системе отсчета это условие необходимо учитывать при разработке сообщения и для оценки его понимания. Когда дело касается отправителей и получателей из разных культур, процесс может быть более сложным.
Не следует забывать, что люди, которые получают сообщение, обычно связывают его с социальным воображением и опытом социальных групп, к которым они принадлежат. Они будут судить о сообщении, сочтут его отрицательным или положительным; приемлемым или осуждаемым, в зависимости от того, как это помогает или придает ценность их социальной группе. Эта система отсчета представляет собой своего рода «фильтр» информации, поскольку различные группы могут ассимилировать явное содержимое как неявное содержимое и наоборот, или они также могут преобразовывать явное содержимое в его противоположность.
Барьеры в общении
Очень разнообразны могут быть барьеры, которые возникают в общении во время переговоров. Одно из них - это различное восприятие сторонами или их членами проблемы или аспекта переговоров. Такое восприятие зависит от профессиональной подготовки, культуры, опыта, кодексов и языка человека.
Еще одним препятствием может быть отсутствие контроля над эмоциями. Гнев, защитное отношение, страх или стыд, которые могут вызвать ненужный конфликт.
Хотя язык является средством общения по преимуществу, вместе с ним, влияние движений тела, одежды, жестов и мимики значительно влияет на определенные ситуации переговоров, если наблюдатель внимателен. Знание этого позволяет нам заметить, когда нет соответствия между вербальным и невербальным общением, и если это так, значит, коммуникационный барьер явно возник.
Недоверие еще один барьер, который существует взаимное незнание частей, однако, может быть преодолен в развитии переговоров, а еще лучше, на стадии его подготовки.
Как уже было сказано, вся работа по подготовке переговоров раскрывается во время развития переговоров и их рабочих сессий, они представляют собой своего рода постановку (без репетиций), в которой не всегда есть время для консультаций и обычно достигают результатов, зависящих от способности и оперативности действий и реакции членов переговорной группы.
Библиография
Администрация Пятое издание. Глава восемнадцатая Общение и переговоры. С. 563-594.
Центр внешнеторговых услуг. Методы международных переговоров. Мексика, 1992 год.
Жиро, Пьер. Семиология. Под ред. Siglo XXI Editores, ed. 23, Mexico, 1997. 133 с.
Лесикер, Раймонд В. "Общий семантический подход к коммуникационным барьерам в организациях" в: Организационное поведение: Книга для чтения. Нью-Йорк. Mc Graw Hill. 1977.
Масвидал, Марио. Лекции в модуле «Культура и общение» магистратуры по развитию культуры. ЭТО. Январь 2000 г.
Паоли, Х. Антонио. Связь и информация. Теоретические перспективы. Эд Триллас. Мексика, 1989. 138 с.
Рой Левицки и Хосепт Литтерер. Переговоры и переговорщик. трости, упражнения и футляры, Homewood III. Ирвин, 1985 г.
