Модель планирования проекта

Планирование проекта начинается в рамках стратегического планирования в организации. Например, этап стратегического планирования сталелитейной корпорации привел к утверждению технико-экономического обоснования, легкого, всеобъемлющего для ситуации и конфигурации сталелитейной компании. В результате этого технико-экономического обоснования, которое оценивало семь альтернативных площадок, ситуация с заводом была исправлена ​​в Кливленде, штат Огайо. Во время планирования этого объекта было рассмотрено несколько вариантов, включая форму возврата основного контракта, адресованного консультанту по управлению строительством, при этом владелец выступает в качестве своего собственного генерального подрядчика с субподрядчиками и / или внутренним персоналом.Эти варианты были подробно рассмотрены перед окончательным планированием проекта с оценками утверждения и графиками этапов.

Стратегический контекст органического планирования можно перенести в проектную модель, как показано на Рисунке 11.3. Взяв вместе элементы рисунка 11.3, мы понимаем важные соображения, которые необходимо учитывать при разработке процесса планирования проекта.

2. Процесс планирования проекта

Часто проекты переносятся на много лет вперед. Таким образом, план проекта для таких проектов становится как оперативным (краткосрочным), так и стратегическим (долгосрочным). Отсюда следует, что процесс планирования проекта требует оперативного и стратегического мышления. Креативность, новаторство и способность «думать то, что вы, вероятно, думаете» составляют основу процесса планирования проекта. Настоящая ценность такого процесса - это набор вещей, которые необходимо учитывать в течение жизненного цикла проекта. Философия дизайнера проекта включает в себя такие характеристики, как:

• Необходимость исследования вне объективных данных, которые поддерживают основу и проект планирования и производственное решение.

• Ценность сомнений в предположениях, банках данных и выходных стратегиях проекта для проверки их достоверности и актуальности.

• Постоянная одержимость тем, куда должен идти проект и как он будет реализован.

• Продемонстрированная способность видеть возможности проекта в максимально широком контексте и постоянно стремиться понять, как все сочетается друг с другом в течение жизненного цикла проекта.

• Вера в то, что при представленной широкой возможности произойдет разделение: объединение событий воедино и разделение сил в проекте.

Люди, которые принимают решения по планированию проектов сегодня, будут иметь долгосрочное стратегическое влияние на организацию. Обычно стратегические роли важных лиц, участвующих в планировании проекта, следующие:

• Совет директоров рассматривает и утверждает (или направляет для дальнейшего изучения) планы основных проектов и следит за их реализацией.

• Высшее руководство руководит планированием, разработкой и внедрением системы стратегического планирования и философии планирования проектов и обрабатывает их для корпорации.

• Функциональные менеджеры несут ответственность за интеграцию инновационных функциональных технологий в планы проектов.

• Менеджер проекта отвечает за интеграцию и координацию деятельности по планированию проекта.

• Менеджер рабочего пакета отвечает за внесение вклада в планы проекта.

• Профессионалы участвуют в процессе планирования проекта.

Таким образом, планирование проекта - это «дело» многих людей в организации.

Привлекая этих людей к описанным ролям, важные люди получают возможность участвовать в планировании проекта. Конечно, такое участие потребует соответствующих знаний, навыков и понимания теории и практики планирования проектов. За счет максимального вовлечения важных лиц в планирование проекта следует повысить общую ценность плана проекта. Крупная организация осознала ценность такого планирования проекта:

В начале 1960-х годов, после того как были завершены сотни проектов, стало ясно, что многие проекты успешно достигли своих основных целей, в то время как некоторые из них не достигли первоначально установленных целей бюджета, графика и производительности.

История многих из этих проектов была тщательно изучена, чтобы определить условия и события, общие для успешных проектов, те условия и события, которые часто происходили в менее успешных проектах. Общим определяемым элементом большинства успешных проектов было качество и глубина раннего планирования руководящей группой проекта. Выполнение плана, поставленное руководством проекта над определенными этапами проекта, было еще одной важной причиной успеха проекта.

Планирование проекта можно рассматривать как форму развития информации и коммуникации. Когда проектная группа разрабатывает план проекта, проектная группа должна больше узнать о целях проекта, стратегиях и ролях членов команды. Затем можно определить цели проекта с точки зрения стоимости, графика и технических характеристик. Удовлетворение целей проекта достигается за счет выполнения рабочих пакетов проекта. Стратегия проекта - это план действий, сопровождаемый мониторингом, процедурами и распределением ресурсов в форме планов, обеспечивающих общее направление того, как органические усилия будут использоваться для достижения целей проекта и задач проекта.

Одновременное планирование проекта - это процесс, когда проектная группа рассматривает все аспекты, проблемы и ресурсы, необходимые для плана проекта, на одновременной основе. Сосуществующее планирование означает, что все, что они могут в проекте, проверяется на этапе планирования, чтобы убедиться, что явное решение о роли всех ресурсов в умеренной степени может привести к получению хорошей позиции. проект. Семинары по запуску проекта (PSW) могут быть полезны на этапе планирования проекта, чтобы помочь выявить и привлечь людей, приверженных идее обдумывания всех вероятных и возможных аспектов. проекта, которое должно быть отражено в плане проекта.

3. Рекомендации по планированию проекта.

Все мы часто думаем, что когда люди думают о проекте, который нужно спланировать, они воспринимают использование только техник и концепций, как (PERT), (CPM) или подключение к компьютерной сети. Эти техники не будут подробно обсуждаться в этой книге. Вместо этого ссылки в сносках могут служить полезными инструкциями по использованию PERT, CPM и подключения к компьютерной сети. Эти методы важно использовать при разработке графика проекта; однако планирование проекта включает в себя более широкий круг деятельности. Такие вещи включают цель, оценку стоимости и бюджета, настройку, ресурсы и предполагаемое использование, а также спецификацию устранения этих важных проблем.Планирование проекта также включает в себя определение органического плана поддержки проекта, а также информационной системы и системы команд, которые используются для планирования, оценки и перераспределения ресурсов по мере необходимости во время выполнения плана проекта.

Планирование проекта - это определение того, какие действия и какие ресурсы необходимо использовать для обеспечения правильного выполнения проекта. Полномочия и ответственность должны быть спланированы таким образом, чтобы члены проектной группы знали, каковы их конкретные роли и как они связаны с другими членами проектной группы, которые участвуют в выполнении действий рабочего пакета. Когда задолженность по деятельности? И какова продолжительность каждого действия? это самые важные вопросы. Какому человеку не нужны ресурсы другого человека для выполнения каждого действия в проекте? Каковы предполагаемые затраты, а также бюджет и финансирование, которые планируется установить для обоснования бюджетных соображений?

Одно из изменений - это марш в современных организациях, где в него вовлечено больше людей, а за пределами они выполняют управленческие функции.

Участие было запланировано и эффективно использовалось AT&T. Участие достигается за счет использования семинаров, которые включают всю команду проекта, и даже совместных сессий планирования с клиентами. Фасилитатор процесса планирования помогает направлять действия и продвигать планирование проекта. Цель семинаров - собрать участников и согласовать общие планы, графики и стратегии мониторинга и оценки проектов. Проводя семинары в начале проекта, вы получаете преимущества раннего планирования и продолжаете преодолевать проблемы планирования и вовлекаете членов команды в раннее планирование, что приводит к большей приверженности и преданности своей роли в проекте. Также,Членам команды дается раннее знакомство с их индивидуальными и коллективными ролями в проекте и возможность определить любые межличностные беспокойства, которые могут помешать развитию и функционированию команды в более поздний период. Эти экстренные семинары, которые были успешны в предоставлении продюсерам планирования, развития навыков планирования и построения взаимодействия и согласованности в команде.развитие навыков планирования и построение взаимодействия и согласованности в команде.развитие навыков планирования и построение взаимодействия и согласованности в команде.

Методы планирования и управления проектами многочисленны и разнообразны. Например, в одно исследование включены методы планирования проекта.

1. Рабочая структурная схема

2. Сеть

к. Схема стрелки

б. Схема узла

с. Предыдущие диаграммы

3. Заблокируйте карту

а) До

б) Без предварительного

4. Метод критического пути (CPM)

5. PERT - статистика

6. Моделирование GERT

7. Анализ затрат времени

8. Выравнивание ресурса

9. Помощь компьютера

10. Карта линейной ответственности (LRC)

Менеджер проекта отвечает за начало действия и побуждение к разработке плана. Выполняя роль управления проектом, руководитель проекта несет полную ответственность за то, чтобы «все было сделано правильно» в плане проекта. Сложность проработки деталей проекта ложится на специалистов, которые входят в состав плана проекта. Планирование становится методом координации и синхронизации предстоящей деятельности по проекту. Планирование проекта должно осуществляться после того, как проект был включен в общую стратегию компании; затем можно проводить детальное планирование.

Поскольку планирование связано с обдумыванием вероятностей и возможностей будущего проекта, подробный рецепт для планирования не может быть предоставлен. Тем не менее, при разработке плана действий необходимо учитывать некоторые важные рабочие пакеты и запланированные инструменты. Эти запланированные соображения описаны в следующем разделе.

4. Иерархическая структура работ

Самым основным соображением при планировании проекта является иерархическая структура работ (WBS). WBS делит весь проект на рабочие элементы, которые представляют отдельные рабочие единицы, назначенные либо организацией, либо внешним агентством в качестве поставщика.

Процесс WBS осуществляется следующим образом: каждый проект следует подразделить на задачи, которые могут быть назначены и могут быть выполнены каким-либо организационным подразделением или отдельным лицом. Затем эти задачи выполняются специализированными функциональными органическими компонентами. Карта проекта представляет собой совокупность этих единиц и показывает менеджеру проекта множество организмов и подсистему, которая связывает их для управления.

Основная философия структурной декомпозиции работ заключается в том, чтобы разбить проект на рабочие пакеты, которые можно назначить и чтобы можно было ожидать подотчетности. Каждый рабочий пакет представляет собой элемент акт-команда; согласовывается и назначается конкретному органическому менеджеру, обычно вызывается менеджер рабочих пакетов. Менеджер рабочего пакета отвечает за конкретную цель (которая должна быть измеримой), подробные описания задач, спецификации, установленные вехи задач и смещенный по времени бюджет в долларах и рабочей силе. Каждый менеджер пакета работ несет ответственность перед руководителями проекта и функциональными менеджерами за завершение рабочего пакета с точки зрения целей, графиков и затрат.

Иерархическая структура работ - это средство разделения проекта на легко управляемые приращения, которые помогают обеспечить целостность, совместимость и непрерывность всей работы, необходимой для успешного завершения проекта. WBS поддерживает фундаментальное понимание объема проекта и помогает гарантировать, что проект поддерживает цели и задачи организации.

Процесс разработки WBS заключается в создании схемы путем разделения проекта на основные группы, а затем разделения основных групп на задачи, разделения задач на подзадачи и т. Д. Проекты планируются, организуются и контролируются на нижнем уровне WBS. Организация WBS должна следовать некоторой упорядоченной схеме идентификации; Каждому элементу в WBS присваивается отдельный идентификатор. Например, для самолета WBS может выглядеть так:

Самолет

Последняя сборка

Фюзеляж

Хвост

Крыло

Артефакты

Графическое представление WBS может облегчить понимание. Цифровая надпись, используемая с самым глубоким отступом, поэтому последовательно самый низкий уровень может помочь в коммуникации и понимании путей развития всего проекта и его интегральных подсистем, подсистем и т. Д., Например:

1.0 ………………………..

1.1 …………………………..

1.1.1 ………………………

1.1.1.1 …………………

1.1.1.2 …………………

1.1.1.3 …………………

1.2.2 ………………………

И т.п.

Рабочие пакеты следуют WBS-анализу проекта. Когда анализ WBS завершен и рабочие пакеты определены, появляется WBS. WBS можно представить в виде пирамиды, подобной этой, с использованием для описания традиционной органической структуры.

В контексте проекта WBS и результирующие рабочие пакеты предоставляют модель продуктов (оборудования, программного обеспечения, услуг и других элементов), которые полностью определяют проект. Такая модель позволяет инженерам проектов, менеджерам проектов, функциональным менеджерам и генеральным менеджерам думать о совокупности всех продуктов и услуг, составляющих проект, а также его компонентных подсистем. Модель - это центр управления проектом. В частности, разработка WBS предоставляет средства для:

Обобщение всех продуктов и услуг, составляющих проект, включая поддержку и другие задачи.

Развертывание взаимоотношений от пакетов работ к нам, всего проекта и других инженерных мероприятий в организации.

Установление организации матрицы полномочий-ответственности.

Смета стоимости проекта

Проведение анализа рисков

Исправление пакетов работ

Развивающая информация для управления проектом

Ведение базы, контролирующей использование ресурсов в проекте

Ссылка, цель которой - заинтересовать людей в поддержке проекта.

Рабочие пакеты - это цели, которые должны быть достигнуты в проекте. Есть определенные критерии, которые он должен применять к целям проекта:

• Ясны ли цели?

• Насколько они специфичны?

• Они основаны на времени?

• Поддаются ли они измерению?

• Могут ли они легко общаться с командой проекта?

• Могут ли они быть четко закреплены за профессиональным менеджером рабочего пакета?

WBS поддерживает естественную структуру или скелет, определяющий рабочие элементы проекта: оборудование, программное обеспечение, документацию и прочие работы, которые необходимо выполнить и довести проект до завершения. WBS предоставляет идентификатор и направляющую нить для обработки аспектов проекта.В некоторых проектах можно найти только рабочие пакеты. Например, в некоторых глобальных проектах рабочий пакет культурного планирования включен в иерархическую структуру работ. Из рабочего пакета можно провести успешное культурное обучение и ориентацию.

5. Графики проекта

Важным показателем выполнения проекта является планирование графика проекта вместе с графиками поддержки, которые представляют собой графическое представление времени всех необходимых связанных действий. График проекта устанавливает параметры времени проекта и помогает менеджерам эффективно координировать и облегчать усилия всей проектной группы в течение всего срока реализации проекта. График становится эффективной частью системы управления проектом. Будьте эффективны, это должен быть хороший график проекта

• Понятен командой проекта.

• Способность определять и выделять важные рабочие пакеты и задачи

• Обновление, модификации по мере необходимости и гибкость в применении

• Существенно детализирован для поддержания базы привлечения, мониторинга и оценки использования ресурсов проекта.

• Основываясь на достоверном времени, которое вы оцениваете, согласно имеющимся ресурсам

• Совместимость с другими органическими планами, использующими общие ресурсы.

Чтобы разработать график проекта, необходимо выполнить несколько шагов. Их нужно искать в соответствующей последовательности:

1. Определите цели, задачи и общие стратегии проекта.

2. Разработайте проект и определите время для работы вместе с соответствующими рабочими пакетами.

3. Преемственность, рабочие пакеты, проект и задачи

4. Оцените элементы времени и затрат.

5. Просмотрите график проекта со временем проекта.

6. Согласуйте расписание с ограничениями органических ресурсов.

7. Проверьте график на предмет соответствия стоимости проекта и техническим требованиям.

8. Старшие менеджеры утверждают график.

Установка методов

Несколько методов планирования полезны при работе с временным аспектом ресурса проекта.

Планирование проектов с помощью панели карты

Простой метод планирования проекта - закрепить его на основе гистограммы. Эта карта состоит из шкалы, разделенной на единицы времени (например: день, неделя, месяц), и надписи рабочих пакетов или элементов проекта. Полосы или линии используются для обозначения времени и статуса каждого рабочего пакета относительно шкалы времени.

На рис. 11.4 показан пример проекта с гистограммой планирования разработки электронного устройства. Задание, упаковывающее проект, отображается слева, а единицы времени отображаются в рабочих днях вверху. Светлые горизонтальные линии обозначают график для элементов проекта с указанием конкретных задач или выступлений над строкой графика. Проделанная работа обозначается жирной линией под временной шкалой. Большая буква V на шкале времени вверху карты отмечает время объявленного прогресса. Прогресс объявляется через регулярные промежутки времени. Системная линия на рисунке 11.4 показывает, что проект в целом отстает от графика на 6 дней. Объявляя последнее, получатель,видеоусилитель был самым дальним задним графиком. Развертывание и антенные блоки были выполнены с опережением графика.

Блочная графика, ее легко разрабатывать и понимать, она показывает опубликованный результат и полную упаковку; они дают простую картину того, где находится проект. Разновидностью гистограммы является карта этапов, на которой полоса заменяется линиями и треугольниками, указывающими на статус проекта. Гистограмма не показывает взаимозависимость рабочего пакета и времени-ресурса. Сетевые методы, эффективно используемые в крупных проектах, помогают планировать, решать и вести сложные проекты.

6. Приемы работы в сети.

Максимальный пик PERT и CPM для сетевых технологий пришелся на 1950-е годы. Сетевая диаграмма технологии PERT / CPM обеспечивает более эффективную меру времени и взаимосвязи рабочего пакета, чем линейная диаграмма или трассировка вехи. Сетевая диаграмма, лежащая в основе методов PERT / CPM, обеспечивает более динамичную взаимосвязанную картину событий и действий и взаимосвязь по отношению к проекту. Основная ценность сетевой техники - ее способность отслеживать время и затраты на проект. В то время как PERT и CPM являются отличными системами для отслеживания всех действий в большом проекте, ценность сетевых методов планирования считалась столь же важной, как и контроль рабочих пакетов проекта во время выполнения проекта.,

Планирование жизненного цикла проекта.

Жизненный цикл проекта является важным фактором при планировании проекта. После того, как соответствующие рабочие пакеты для каждой фазы жизненного цикла проекта были расписаны, существенным отклонением от курса стало развитие плана проекта. На рисунке 11.5 показан пример того, как рабочие пакеты будут реализованы на этапе проекта. Эта модель также показана на рисунке 2.3 в другом контексте.

Элементы планирования проекта.

В процессе планирования проекта есть несколько ключевых компонентов. Эти элементы включают в себя характеристики, составляющие ранее обсужденные методы и процессы, а также элементы, которые обсуждались в следующем материале.

Техническое задание.

В техническом задании описываются фактические работы, которые должны быть выполнены по проекту, если они обычно сочетаются со спецификациями, которые составляют основу контрактного соглашения по проекту. Как производное от WBS, техническое задание (иногда называемое объемом работ) описывает, что должно быть выполнено, описание задач, конечные продукты, которые должны быть произведены, такие как оборудование, программное обеспечение, тестирование, документация, обучение и т. д., а также ссылки на спецификации, директивы или стандарты. Техническое задание также включает в себя, что входные данные требовали других задач, связанных с проектом, и важного элемента потребительского спроса для формирования предложения.

Спецификация проекта.

Технические характеристики являются описанием технического объема проекта. Эти технические характеристики должны быть совместимы с WBS и должны описывать различные характеристики различных подсистем в продукте или услуге проекта, которые могут включать общую спецификацию системы, аппаратное и программное обеспечение, характеристики технических испытаний и логистическую поддержку.

Смета стоимости.

Смета, которая используется для того, чтобы сохранить ее реальностью и прогнозировать стоимость проекта, обычно имеет несколько уровней, согласованных с системой декомпозиции работ. Одна из целей оценки затрат - своевременно составлять отчеты о фактической стоимости проекта в сравнении с предполагаемой стоимостью проекта и пакетов работ по проекту. Смету затрат также можно использовать для получения подробной ежемесячной разбивки затрат по каждому элементу проекта. Элементом системы затрат является отчет, в котором приводится расчетная стоимость при слабо реальной стоимости, а также сравнивается ее с реальными рабочими часами с назначенными рабочими часами с произведенными или строительными работами.

Счет затрат обычно считается базовым уровнем, на котором выполнение проекта является умеренным и информированным. Эта учетная запись представляет собой определенный рабочий пакет, определенный WBS, обычно отслеживаемый по информации в газете или еженедельной табло учета рабочего времени, привязанной к системе учета органических затрат.

Финансовый план.

Предполагая, что бюджет проекта, бюджет рабочего пакета и бюджеты для соответствующих счетов затрат были разработаны, финансовое планирование включает разработку планов действий для получения и управления органическими фондами для поддержки проекта посредством использования. процесса авторизации работы.

Менеджер проекта обычно санкционирует расходование ресурсов по проекту на работу, которая должна быть выполнена внутри организации, а также работу, переданную на аутсорсинг поставщикам. Процесс авторизации работы - это упорядоченный способ делегирования полномочий на расходование ресурсов для проекта. Документ о разрешении на работу обычно включает

1. Ответственное лицо и / или организация

2. Рабочий пакет WBS

3. График

4. Смета и назначение консолидации

5. Техническое задание.

Обычно документ о разрешении на работу имеет формат «один лист», который считается письменным контрактом между менеджером проекта и представительской организацией и / или лицом.

Функциональный план.

Каждый функциональный менеджер должен подготовить функциональный оперативный план, который устанавливает характер и сроки функциональных ресурсов, необходимых для поддержки плана проекта. Например, организация финансиста, которая поддерживает руководителя проекта, должна разработать план, как можно контролировать бюджет проекта. Такой план был бы информационной системой для отслеживания фактических затрат по проекту и сравнения их с идеальными затратами.

Формальный план.

Организация и составление плана проекта зависят от характера проекта. Пункты плана проекта включают:

• Краткое изложение того, что будет сделано, а также методы и приемы, которые будут использоваться. В нем перечислены конечные продукты, подлежащие поставке, таким образом, чтобы их можно было легко идентифицировать и сравнить с планом после их производства.

• Список ощутимых и дискретных целей, идентифицируемых аналогично, что не может быть двусмысленности, если цель была достигнута.

• WBS, который достаточно подробен, чтобы обеспечить значимую идентификацию всех задач, связанных с номерами заданий, а также все группировки более высокого уровня, такие как рабочие единицы или рабочие пакеты.

• Стратегия, описывающая, как органические ресурсы будут использоваться для достижения целей и задач проекта.

• Сеть действий, показывающая последовательность элементов проекта и их взаимосвязь (что можно делать параллельно, что может начаться только тогда, когда другой будет завершен, и т. Д.)

• Отдельные бюджеты и графики для всех элементов проекта, чтобы кто-то отвечал за них.

• План интерфейса, который показывает, как проект соотносится с остальным миром, в частности с клиентом.

• Указание процесса проверки, кто проверяет проект, когда и с какой целью.

• Список важного персонала проекта и их назначений в отношении WBS.