Моделирование и управление процессами для повышения эффективности

Моделирование и управление процессами для повышения эффективности

РЕЗЮМЕ

Достижение эффективности, результативности и качества в целом при производстве товаров и услуг является первоочередной задачей любого учреждения. Исследования организации бизнеса и методы реинжиниринга занимаются этим предметом с особым вниманием, в рамках которого процесс устанавливается как фундаментальная и ключевая концепция, и определено, что именно они определяют качество производимой продукции.

Цель данной работы - показать полезность моделирования процессов учреждения как инструмента для систематических и методических действий, то есть с научной и технической базой, для улучшения работы и производимых товаров и услуг. организацией.

Согласно данной презентации, моделирование процессов осуществляется с использованием методологии под названием IDEF-0 и программного обеспечения BPwin 2.5, разработанного специально для этой цели и эффективность которого доказана в международной практике, а на Кубе она успешно применялась, но только на уровне компании или частично обрабатывает учреждение.

Его применение не требует использования дополнительных сил или приобретения нового оборудования или оборудования; Достаточно иметь компьютер, указанную методику и программное обеспечение. Моделирование выполняется специальной междисциплинарной командой, состоящей из специалистов по процессам, выполняемых самим учреждением, которые работают неполный рабочий день, не отказываясь от своих обычных задач. По этим причинам затраты на его применение минимальны, в то же время, когда положительные эффекты могут быть достигнуты в любой совокупности процессов учреждения, как стратегических, так и важных или дополнительных.

Базовые концепции

Изменяющаяся среда, в которой работают организации, подразумевает быстрое развитие, чтобы столкнуться с новыми возможностями, рисками и ожиданиями, и очень важно усвоить концепцию изменений как часть организационной культуры и, таким образом, избежать сопротивления, которое возникает из-за страха перед новым. неизвестному.

Организации - это социальные системы, поэтому они управляются динамическими процессами и должны претерпевать изменения, чтобы выжить. Эта потребность затрагивает даже ее самые глубоко укоренившиеся элементы, такие как культура. Люди, составляющие человеческую социальную подсистему, разделяют взгляды, убеждения, мотивацию, ценности, методы, инструменты и в целом общее поведение, составляющее организационную культуру.

Изменение культуры подразумевает изменение состояния, состояния или ситуации. Эти преобразования формируют новый тип организационной культуры, характеризующийся новым способом мышления и визуализации организации, новым способом развития деятельности и открытым отношением к инновациям и творчеству. Все это влияет на общую эффективность организации. Когда дело доходит до организационных изменений, удобно понимать, что они должны происходить как следствие существующего отношения в организации, и что они должны соответствовать существующей организационной культуре.

Слово «изменение » прижилось в самых разных организациях и стало главным действующим лицом деловой активности. Изменения - это не что иное, как новые тенденции и отношения организаций, а также реальность, которая сильно влияет на них, настолько, что весьма вероятно, что то, что сегодня является уникальным или прочным, завтра будет на удивление другим.

Следует отметить, что организационные изменения не следует оставлять на волю случая или импровизации, они должны быть надлежащим образом спланированы, чтобы гарантировать, что их результаты принесут пользу организации.

Организационные изменения - краеугольный камень постоянного совершенствования организаций. Это феномен, посредством которого будущее вторгается в нашу жизнь, и его удобно наблюдать внимательно, уделяя необходимое внимание с точки зрения людей, работающих в организациях.

Процесс изменений включает в себя все действия, направленные на то, чтобы помочь организации успешно принять новые отношения, новые идеи и новые формы выполнения работы.

Важно учитывать естественную склонность людей сопротивляться переменам. Мы должны создать и развить отношение и менталитет, открытые к изменениям, а также культуру, которая позволяет нам приветствовать хорошие инициативы и использовать их в своих интересах, а также отбрасывать плохие.

Самая нормальная вещь в обществе и мире, в котором мы живем, - это бояться перемен и сопротивляться им. Люди склонны спасаться бегством и препятствовать тому, чего они еще не знают, особенно когда то, чего они не знают, означает резкое изменение их образа жизни и способа работы.

Все люди, работающие в компаниях, рабочие и даже менеджеры, сегодня являются пленниками устаревших теорий об организации труда, теорий, восходящих к началу промышленной революции. Жесткие идеи - разделение труда, необходимость тщательного контроля, административная иерархия - больше не конкурируют в этом неспокойном мире глобальной конкуренции и неумолимых изменений. Чтобы заменить их, нет нового кредо, и невозможно отказаться от них ради них самих, а сосредоточиться на аспектах, которые фундаментально движут организациями, являющимися их процессами.

В течение многих лет почти все деловые организации были организованы вертикально, по ролям. В настоящее время организация по процессам позволяет уделять больше внимания удовлетворению потребностей клиентов за счет эффективного и действенного комплексного управления: происходит переход от системы функционального управления к системе управления процессами.

Технический характер и ложное ощущение индивидуальной специализации, наряду с внутренней конкуренцией и иерархией, привели членов многих организаций к ориентации на выполнение своих личных задач. Каждый гордится своей работой с технической точки зрения, а остальное не имеет значения.

Каждый человек концентрирует свои усилия на поставленной перед ним задаче, пытаясь выполнить ее в соответствии с полученными инструкциями и спецификациями, но с небольшой информацией относительно конечного результата своей работы, то есть они не знают, по крайней мере, четко, как их работа способствует к конечному продукту.

Эта пирамидальная структура очень актуальна в организациях, где решения всегда принимаются главным начальником, и начинает испытывать трудности, когда абсолютное качество требуется в каждой операции, в каждом процессе; поскольку он заставляет этого главного начальника размножаться, особенно в сфере надзора.

Происхождение традиционных структур основано на фрагментации естественных процессов, продукте разделения труда (Тейлор), и последующем группировании возникающих специализированных задач в функциональные области или отделы. В этих традиционных структурах; Ни один региональный директор не несет единоличной ответственности за успешное завершение процесса, поскольку ответственность разделена на области, и несколько областей участвуют в одном процессе. Таким образом, ответственность за это будет возложена на общее руководство. Подводя итог, можно сказать, что в традиционном менеджменте ОБЩЕЕ УПРАВЛЕНИЕ должно очень часто вмешиваться в полные процессы, потому что в одном и том же процессе многие отделы или области взаимодействуют с разными менеджерами, единственная координация которых может быть достигнута высшим руководством.

Речь идет о воссоединении действий вокруг процессов, которые ранее были фрагментированы в результате серии решений, что означает признание того, что сначала процессы, а затем организация, которая их поддерживает, чтобы они работали. Рассматривать процесс как естественный способ организации работы. Структура может совпадать, а может и не совпадать с процессом, так как в одной должности вы можете выполнять функции для разных процессов.

Компания - это система систем, каждый процесс - это система функций, а функции или виды деятельности сгруппированы по отделам или функциональным областям. Таким образом, УПРАВЛЕНИЕ ПРОЦЕССАМИ заключается в комплексном управлении каждым из процессов, выполняемых компанией. Системы координатных функций независимо от того, кто их выполняет. Вся ответственность менеджера, который делегирует, но сохраняет за собой окончательную ответственность. Общее руководство участвует в координации и конфликтах между процессами, но не в конкретном процессе, за исключением исключения.

Каждый человек, участвующий в процессе, не всегда должен думать о том, как лучше делать то, что он делает (разделение труда), но почему и для кого он это делает; поскольку удовлетворенность внутреннего или внешнего клиента определяется последовательным развитием процесса в целом, а не правильным выполнением каждой отдельной функции или действия.

В УПРАВЛЕНИИ ПРОЦЕССАМИ внимание сосредоточено на результате процессов, а не на задачах или действиях. Есть информация об окончательном результате, и каждый знает, как индивидуальная работа способствует глобальному процессу; что означает ответственность за весь процесс, а не за вашу личную задачу (долг).

УПРАВЛЕНИЕ ПРОЦЕССАМИ основано на назначении менеджера, отвечающего за каждый из процессов компании. В наиболее радикальной форме происходит замена ведомственной организации. В других формах, возможно переходных, структура отделов сохраняется, но лицо, отвечающее за процесс, несет за нее ответственность, и, по крайней мере, в том, что касается этого процесса, они могут иметь власть над функциональными (матричными) менеджерами.

Управление процессами имеет следующие характеристики:

Проанализировать ограничения вертикальной функциональной организации для повышения эффективности компании.

Признайте наличие внутренних процессов (актуально):

- Определить процессы, связанные с критическими факторами успеха компании.

- Измерьте их эффективность (качество, стоимость) и сопоставьте их с добавленной стоимостью, воспринимаемой клиентом.

Выявить потребности внешних клиентов и направить Компанию к их удовлетворению.

Понимать различия в масштабах между улучшением, ориентированным на процессы (что и для кого делается), и улучшением, ориентированным на отделы или функции (как это делается):

- Производительность в целом по сравнению с индивидуальной (Глобальная эффективность по сравнению с частичной эффективностью).

- Отдел - это звено в цепочке, процесс, к которому он добавляет ценность

- Организация вокруг результатов, а не задач.

Распределите личные обязанности по каждому процессу.

Установите показатель эффективности и цель улучшения в каждом процессе.

Оцените способность процесса удовлетворить их.

Держите их под контролем, уменьшая их изменчивость и зависимость от неслучайных причин (используйте статистические диаграммы управления процессами, чтобы сделать качество и стоимость предсказуемыми).

Постоянно улучшайте свою глобальную производительность, ограничивая общую изменчивость

Измерьте степень удовлетворенности внутреннего или внешнего клиента и сопоставьте ее с оценкой личной работы.

Между прочим, сложность заключается не в технической составляющей этого способа управления организацией, а в изменении отношения людей. Некоторые из парадигм, по которым мы получили образование, такие как тейлорийская логика, организационная структура и Иерархия, должны подвергаться сомнению, так же как некоторые культурные ценности, которые сейчас рассматриваются как тормоз для творчества.

Изменения в поведении, особенно менеджеров и директоров, необходимые для управления процессами Организации, кратко описаны в:

1. Объедините мысли людей и действия для улучшения против логики Тейлора. Речь идет не о том, чтобы работать больше, а о том, чтобы работать по-другому.

2. Приверженность результатам по сравнению с соблюдением требований.

3. Процессы и клиенты против отделов и начальников.

4. Участие и поддержка перед лицом иерархии и контроля.

5. Ответственность за процесс перед функциональной иерархической властью.

Если миссия и цели процессов четко определены с точки зрения добавленной стоимости, воспринимаемой потребителями, те виды деятельности, которые считаются неэффективными и, следовательно, важными, будут автоматически обнаружены.

Цели управления процессом

Как система менеджмента качества, основная цель Process Management состоит в повышении результатов Организации за счет достижения более высокого уровня удовлетворенности клиентов. Помимо повышения эффективности за счет:

Сократите ненужные внутренние затраты (деятельность, не создающая добавленной стоимости).

Сократите сроки (сократите время цикла).

Повышение качества и ценности, воспринимаемой клиентами

Чтобы понять процесс управления, мы можем рассматривать его как систему, основными элементами которой являются:

• Ключевые процессы Координация и контроль ее работы Управление ее улучшением.

Несомненно, организация этого типа с высоко автономными командами процессов более гибкая, эффективная, гибкая и предприимчивая, чем классические бюрократические функциональные организации. Это также ближе и лучше нацелено на клиента.

В заключение, конечная цель УПРАВЛЕНИЯ ПРОЦЕССОМ - сделать улучшение удовлетворенности клиентов совместимым с лучшими организационными результатами.

Управление процессами легко понять по подавляющей логике, но его трудно усвоить из-за парадигматических изменений, которые оно содержит.

Реинжиниринг - одно из явлений менеджмента, оказавших наибольшее влияние на последние десятилетия, поскольку его быстрое и всеобъемлющее распространение вызывало и продолжает вызывать крупномасштабные изменения во многих организациях.

В рамках различных подходов к концепции реинжиниринга предложены разные авторы. Эти подходы объединяет то, что ключевыми факторами концепции являются: ориентация на процессы, изменения и величина ожидаемых результатов.

Реинжиниринг фокусируется на стратегических процессах компании, то есть на тех, которые связаны с ее наиболее важными видами деятельности и прочно связаны с ее стратегией. В организации процессы не изолированы полностью, существуют структуры, политики и практики, которые их поддерживают. При поиске улучшений процесса иногда приходится менять многие из этих опорных рамок.

Цели, которые преследует реинжиниринг при анализе процессов для поиска точек улучшения:

Большая экономическая выгода как за счет снижения затрат, связанных с процессом, так и за счет повышения их производительности.

Повышение удовлетворенности пользователей за счет сокращения периода обслуживания и повышения его качества.

Повышение удовлетворенности персонала за счет лучшего определения процессов и задач

4. Больше знаний и контроля процессов

5. Добиться лучшего потока информации и материалов

6. Сокращение сроков обслуживания.

7. Повышение гибкости перед лицом изменений в окружающей среде.

Реинжиниринг, как мы уже сказали, фокусируется на изучении и улучшении процессов, поскольку именно они движут организациями. Это, возможно, самый важный и самый распространенный элемент в управлении бизнесом.

Зачем изучение процессов? Потому что организации столь же эффективны и действенны, как и процессы производства товаров и услуг. Большинство организаций, которым стало известно об этом, отреагировали на неэффективность и решили, как улучшить процессы и избежать некоторых общих зол, таких как: низкая производительность, барьеры между отделами, бесполезные подпроцессы из-за отсутствия глобального видения процесса, среди прочего.

Процесс может быть определен как набор взаимосвязанных действий, которые на основе одного или нескольких входных материалов или информации приводят к одному или нескольким выходным результатам, также материалов или информации с добавленной стоимостью для пользователя. Другими словами, так поступают в Организации. Отправной точкой организационного успеха является наличие хорошо продуманных процессов.

Трансформации, происходящие внутри процессов, неоднократно пересекают функциональные или структурные ограничения, тем самым вынуждая сотрудничать и создавая иную корпоративную культуру, более открытую и менее иерархичную, более ориентированную на получение результатов.

Чтобы понять в процессах взаимосвязь между действиями системы, мы должны помочь себе в их моделировании. Модель - это представление сложной реальности. Выполнение моделирования процесса заключается в синтезе существующих в нем динамических отношений, проверке его предпосылок и прогнозировании его эффектов. Эти методы были разработаны для облегчения общения и сбора информации для лучшего изучения.

Системы (наборы процессов и подпроцессов, интегрированные в организацию) часто трудны для понимания, обширны, сложны и сбивают с толку; с множеством точек соприкосновения друг с другом и с большим количеством задействованных функциональных областей, отделов и должностей. Модель может предоставить возможность систематизировать и документировать информацию о системе.

Но что такое модель? Модель - это представление сложной реальности. Моделирование - это разработка максимально точного описания системы и выполняемых в ней действий.

При моделировании процесса с помощью графического представления (диаграммы процесса) можно легко оценить взаимосвязи между различными действиями, проанализировать каждое действие, определить точки соприкосновения с другими процессами, а также идентифицировать задействованные подпроцессы. В то же время существующие проблемы могут быть четко обозначены, давая возможность инициировать действия по улучшению.

Диаграмма предназначена для создания визуального представления процессов и подпроцессов, которое позволяет получить предварительную информацию об их амплитуде, времени и времени их активности.

Графическое представление облегчает анализ, одной из целей которого является разложение рабочих процессов на отдельные действия. Это также позволяет различать те, которые обеспечивают добавленную стоимость, и те, которые не делают, то есть они ничего не предоставляют напрямую клиенту процесса или желаемого результата. В этом последнем смысле необходимо сделать пояснение, поскольку не все виды деятельности, не обеспечивающие добавленной стоимости, должны быть ненужными; Это могут быть вспомогательные мероприятия, которые могут потребоваться для повышения эффективности функций управления и контроля по соображениям безопасности или по нормативным и законодательным причинам.

Составление диаграмм - это деятельность, тесно связанная с фактом моделирования процесса, который сам по себе является важным компонентом управления процессами.

Первый шаг в моделировании процессаИменно через карты процессов, которые являются не чем иным, как схемой, которая определяет организацию как систему взаимосвязанных процессов, это также помогает нам идентифицировать их и позволяет нам четко документировать наиболее важные элементы Организации: какие виды деятельности необходимо, как они выполняются и какие ресурсы потребляют. Это дает точное представление не только о том, что делается, но и о том, делается ли это эффективно. Это побуждает организацию выходить за рамки своих географических и функциональных ограничений, показывая, как связаны ее действия. Такие «карты» дают возможность улучшить координацию между ключевыми элементами организации. Они также дают возможность различать ключевые, стратегические и вспомогательные процессы,составляющие первый шаг к выбору процессов, над которыми нужно действовать.

Эффективной методологией моделирования и отражения различных процессов, которые развиваются в компании со сложной деятельностью, является IDEF-0, который представляет собой простой, но мощный метод, широко используемый в отрасли на этапе анализа при реинжиниринге процессов. Это позволяет правильно идентифицировать процессы и их интерфейсы, а также составлять документы, позволяющие управлять ими на любом из этапов их разработки. С помощью этого инструмента мы систематически анализируем Организацию, уделяя особое внимание задачам, которые выполняются на регулярной основе, политикам контроля, которые используются для обеспечения правильного выполнения этих задач, и ресурсам (как человеческим, так и материальным), которые используются для их выполнения., результаты задачи и сырье, на котором действует деятельность.Будучи основанным на стандарте с точными и строгими спецификациями, который позволяет достичь любого уровня детализации, он имеет широкое применение в качестве средства передачи правил и процессов, получения их стратегического обзора и облегчения анализа для определения точек для улучшения.

Методология IDEF-0 может быть представлена ​​различными программными пакетами, такими как программа BPwin. Это мощный инструмент моделирования для анализа, документирования и улучшения процессов. С помощью модели BPwin вы можете легко задокументировать такие факторы, как то, какие действия необходимы, как их выполнять и какие ресурсы использовать. Это дает целостную картину того, как работает организация, от моделей рабочих процессов небольшого отдела до более сложных древовидных диаграмм.

Используемые инструменты

Дословный перевод аббревиатуры IDEF - определение интеграции для моделирования функций (Определение интеграции для функций моделирования). IDEF состоит из серии стандартов, определяющих методологию представления смоделированных функций.

Как объяснялось в предыдущей главе, методология IDEF-0 обеспечивает основу для представления и понимания процессов, определения влияния различных событий и определения того, как процессы взаимодействуют друг с другом, что позволяет нам выявлять неэффективные или избыточные действия.

Эти модели состоят из серии иерархических диаграмм вместе с некоторыми текстами и перекрестными ссылками между ними, которые представлены прямоугольниками или прямоугольниками и серией стрелок. Описание каждого процесса рассматривается как комбинация пяти основных величин, которые графически представлены как:

Процессы или действия

входные

управления

Механизмы или ресурсы для выполнения задач

Выходы или результаты, достигнутые в процессе (которые, в свою очередь, могут быть входами, механизмами или средствами контроля других процессов)

Процессы: это поле, в котором заключены все действия, которые являются частью процесса.

Входы: представляет собой материал или информацию, которые потребляются или преобразуются процессом для получения выходных данных. Некоторые процессы могут не иметь ввода.

Выходы: материал или информация, полученные в процессе. Каждый процесс, чтобы считаться таковым, должен иметь хотя бы один выход

Средства управления: регулируют, ограничивают или устанавливают способ, которым процессы осуществляют свою деятельность для получения выходных данных из входных данных. У каждого процесса должен быть хотя бы один элемент управления. Наиболее распространены законы, указы, постановления, руководства, процедуры.

Механизмы: те ресурсы, которые необходимы процессу и которые, как правило, во время него не потребляются. Пример механизма: количественно и качественно адекватный персонал, машины, компьютерная техника, копировальные аппараты и т. Д.

Одним из наиболее важных аспектов IDEF-0 является то, что как концепция моделирования он постепенно вводит все больше и больше уровней детализации по всей структуре модели. Таким образом, общение происходит путем предоставления читателю четко определенной темы с большим количеством подробной информации, доступной для углубления модели. (См. Приложение 1)

Программное обеспечение BPwin - мощный инструмент для моделирования процессов. Это показывает нам, как создать модель, которая иллюстрирует организацию, и на этой основе мы можем быстро изучить и проанализировать процессы. Используя BPwin, вы можете построить диаграмму, наглядно отображающую бизнес-деятельность. Это дает целостную картину того, как Организация делает что-то, от Организации в целом или от ее части.

С помощью BPwin три методологии моделирования можно объединить в один инструмент для удовлетворения потребностей бизнес-аналитиков и технических аналитиков. Это: бизнес-процессы (IDEF-0), рабочие процессы (IDEF-3) и потоки данных (DFD).

Для любой методологии, используемой с BPwin, существует общая перспектива всей модели. Графика (прямоугольники и стрелки) используются для создания структуры, которая дает графическое представление модели процесса. С помощью этой программы можно подробно рассмотреть всю интересующую систему, и даже детали организации могут быть проанализированы, поняты и, что, возможно, более важно, переданы другим людям.

Организация работы

Основа для организации работы по моделированию процессов, как мы уже указывали, закладывается методологией IDEF-0 и начинается с создания многопрофильной рабочей группы, состоящей из специалистов из разных областей учреждения. Можно и желательно варьировать состав группы в соответствии с моделируемым процессом.

Практический опыт работы, проводимой в Системе таможенных органов, учит, что необходимо строго придерживаться положений методологии, не нарушая и не изменяя указанные шаги.

Перед тем, как приступить к моделированию процессов, необходимо провести семинар с отобранными специалистами для разъяснения целей работы и содержания методологии IDEF-0 и программного обеспечения BPwin.

Впоследствии первым шагом в создании модели является описание самого высокого уровня, называемого контекстной диаграммой A-0. Данная диаграмма описывает систему в целом, то есть дает общее описание деятельности института, который будет моделироваться, поэтому определение будет совпадать с миссией организации. Способ создания этой диаграммы A-0 такой же, как и способ, используемый для всех процессов, и в результате получается графическое представление блока ICOM, описанное ниже.

Для определения процессов, возникающих в результате декомпозиции контекстной диаграммы A-0, проводится первое занятие, которое начинается с того, что члены команды устно выражают все идеи, которые приходят в голову о деятельности, осуществляемой учреждением. Он составляет второй этап методологии, который мы опишем ниже.

По мере того, как элементы поднимаются, они записываются на доске и перечисляются с тем принципом, что ни одна идея не отвергается или не критикуется. Идеям, которые можно выразить, нет предела. Собственно, чем она обширнее и полнее, тем лучше.

Затем мы переходим к анализу каждой из этих идей, отсюда возникают варианты: одна - отказаться от нее, потому что она не является частью процесса, а другая - объединить их с другими родственными. Важно сохранить нумерацию, потому что это укажет на элементы, составляющие результирующий процесс.

3. В конце будет список от 3 до 8 действий, которые эквивалентны потокам контекстной диаграммы. Они составят основу диаграммы разложения, которую мы объясним позже.

После определения процесса третий шаг соответствует рисованию ICOM (который в английском языке аббревиатура означает входы, элементы управления, выходы и механизмы). ICOM состоит из прямоугольника, к которому сначала стрелками подключены выходы, затем входы и, наконец, механизмы и элементы управления. Для этого также принимаются во внимание ранее достигнутые результаты и устанавливаются возможные отношения с другими уже определенными и подлежащими определению процессами. При подготовке ICOM, который представляет собой не что иное, как графическое представление процесса, используется программное обеспечение BPwin.

На четвертом шаге определение процесса записывается в форме глоссария: то есть будут объяснены критерии, которые будут определять соответствующий процесс.

На пятом шаге диаграммы разложения будут построены последовательным иерархическим способом (от самого высокого до самого низкого уровня) из контекстной диаграммы. Для этого будет применена та же процедура, описанная выше, при объяснении подготовки контекстной диаграммы.

Диаграмма декомпозиции графически представляет в форме ICOM каждое из действий, которые составляют или интегрируют процесс следующего более высокого уровня, отражая посредством стрелок ICOM связи между каждым из них и с другими процессами за пределами диаграммы декомпозиции, которые являются конкретизирует.

В случае первой диаграммы декомпозиции (той, что в поле A-0), обычно три процесса, которые составляют ее: процесс управления (группирует стратегические действия), процесс выполнения (который включает действия которые придают учреждению его собственную идентичность или характеристику), а также поддерживают или дополняют его (что относится к деятельности по материально-технической поддержке).

Каждый раз, когда диаграмма декомпозиции завершается, они схематично переносятся в дерево узлов, вверху которого находится ICOM A-0, Каждый из составляющих его подпроцессов. Таким образом, дерево узлов и диаграммы декомпозиции разрабатываются параллельно, пока не будет завершено моделирование учреждения.

Диаграмма последовательной декомпозиции должна быть составлена ​​для каждого из подпроцессов, представленных на предыдущей диаграмме декомпозиции, до достижения уровня детализации, который является удовлетворительным для целей полного и полного определения и описания деятельности учреждения.

Программное обеспечение BPwin дает нам графическое представление процесса. С тем преимуществом, что он указывает на возможные несоответствия, которые могли быть допущены при определении входов, выходов, механизмов и средств контроля; позволяет увидеть взаимосвязь между различными процессами, то есть их взаимосвязь; чтобы избежать дублирования, и мы можем визуализировать, как изменение одного процесса влияет на другие.

Зная досконально методологию IDEF-0 и все составляющие ее элементы, моделирование с помощью программного обеспечения BPwin становится довольно простым.

Краткое описание программы поможет нам разобраться в ней. В нем есть два окна: одно слева, где вы можете видеть процессы и их разложение, называемое древовидной диаграммой, а другое справа, где нарисована диаграмма, соответствующая процессу, выбранному слева. Эта диаграмма состоит из нескольких блоков (от 2 до 8), которые представляют собой не что иное, как необходимые подпроцессы или действия с определенной степенью детализации, которые являются частью данного процесса, и их соответствующие взаимосвязи, представленные уже определенными стрелками. в главе III, которые, в свою очередь, представляют людей, вещи, концепции или события. Ящики не дают информации о временном развитии или последовательности процессов, а скорее,вместе со стрелками они описывают необходимые данные и информацию, созданную в результате действий. Стрелки названы и связаны с начальной и конечной точкой. В зависимости от того, что они представляют, входы, выходы, элементы управления или механизмы переходят от исходного процесса к целевому, либо в пределах диаграммы декомпозиции, либо к другим диаграммам, либо от или к процессам за пределами учреждения, то есть исходному или конечному. стрелки в этих случаях являются внешними по отношению к организации.то есть источник или назначение стрелок в этих случаях находятся вне организации.то есть источник или назначение стрелок в этих случаях находятся вне организации.

Когда требуется разложить процесс на несколько потоков, программа создает новую диаграмму, называемую дочерней, где процесс, который ее породил, называется родительским блоком. В этой операции программа автоматически включает в дочернюю диаграмму все стрелки, которые связаны с родительским, так что это позволяет нам видеть возможные несоответствия или упущения, которые могли иметь место во время моделирования, хотя с дочерним элементом может быть связано больше стрелок, чем то, что сделайте их более конкретными и чтобы они не обязательно отображались в родительском поле.

С помощью BPwin также может быть представлена ​​диаграмма дерева узлов, которая, как уже было сказано, позволяет нам визуализировать полную модель, что помогает нам сосредоточиться на ее функциональной декомпозиции.

Другая возможность, которую предлагает нам программа, - это предоставить структуру, которая может быть использована для придания ценности модели. Другими словами, могут быть указаны такие характеристики, как стоимость, время, выполнение или метрические единицы. Это дает возможность использовать два метода: один - это деятельность на основе затрат (ABC), а другой - свойства, определяемые пользователем.

Также очень важны многочисленные отчеты, которые программа предоставляет для извлечения и публикации информации, над которой работает модель.

В дополнение к инструментам, которые использовались ранее для работы, использовались и другие инструменты, такие как консультации с экспертами, посещения подразделений и ознакомление с документами.

Выводы

• В представленной работе мы показали результаты работы, выполненной на этом центральном уровне, чтобы определить основные процессы и подпроцессы, как самой таможенной деятельности, так и руководства таможней и технологической поддержки таможенной работы. Для этого мы использовали методологию IDEF-0 и программу BPwin. Мы понимаем, что это первый раз, когда организация использовала эту методологию и изучила все ее основные, стратегические и вспомогательные процессы. К этому добавляется, что мы начали применять полученные результаты в таких задачах, как: определение функций АРМ по процессам и подпроцессам,использование процессов в качестве аналитического инструмента в стратегическом планировании и для определения загрузки и мощности объектов, а также материальных и человеческих ресурсов в сочетании с операционными исследованиями и математической статистикой. И мы намерены работать над организацией нормативной базы.

Библиография

• Чампи, Дж; М. Хаммер. 1994. Реинжиниринг. Ed.Norma.F. Саес Вакас, О. Гарсия, Х. Палао и П. Рохо. Технологические инновации в компаниях Приложение №1 Резюме Методология IDEF-0

цели

Моделирование функций, требуемых системой.

Разработайте общую, строгую и точную, краткую, концептуальную и гибкую технику моделирования.

Применимость:

Проекты, требующие методов моделирования для анализа, разработки, реинжиниринга, интеграции или приобретения информационных систем.

Проекты, которые включают методы моделирования в методологию анализа бизнес-процессов или разработки программного обеспечения.

Определения:

Диаграмма A-0: контекстная диаграмма IDEF-0 с одним блоком, содержащая высокоуровневую функцию, которая должна быть смоделирована, вместе с ее входами, выходами, элементами управления и механизмами.

Стрелка: прямая линия, состоящая из одного или нескольких сегментов, которая моделирует открытый канал или канал данных или объектов от источника к использованию. Есть четыре типа стрелок: ввод, вывод, управление и механизм.

Метка стрелки - имя, определяющее значение стрелки.

Сегмент стрелки: сегмент линии, который начинается или заканчивается прямоугольником, ветвью или линией без соединенного конца.

Стрелка ограничения: стрелка, один конец которой не соединен с рамкой или диаграммой.

Поле: прямоугольник, содержащий имя и номер, используемый для представления функции.

Имя блока : глагол или глагольная фраза, расположенная внутри блока IDEF-0 для описания моделируемой функции.

Номер поля : число от 0 до 6, которое помещается в нижнем правом углу поля IDEF-0, чтобы идентифицировать поле на диаграмме.

Ветвь: стрелка, разделенная на две или более частей, которые описывает один и тот же объект или данные.

Номер C: хронологически созданный номер, который однозначно используется для идентификации диаграммы и отслеживания ее истории. Его можно использовать в качестве подробного справочного выражения для указания конкретной версии диаграммы.

Стрелка вызова: Тип стрелки механизма, которая позволяет разделять детали между моделями или внутри модели путем их соединения.

Дочерний блок: блок дочерней диаграммы.

Дочерняя диаграмма: диаграмма, которая детализирует родительскую диаграмму.

Контекстная диаграмма: диаграмма, которая представляет контекст модели, номер узла которой равен An (n больше или равно нулю). Блок-диаграмма A-0 является необходимой контекстной диаграммой; диаграммы с количеством узлов A1, A2,… являются необязательными контекстными диаграммами.

Стрелка управления: Тип стрелки, которая выражает управление IDEF-0, то есть те условия, которые необходимы для получения правильного вывода. Данные или объекты, смоделированные как элементы управления, могут быть преобразованы функцией, создавая таким образом выходные данные. Стрелки управления обычно связаны с верхней частью поля IDEF-0. Примерами могут быть: политики, руководства, процедуры и т. Д.

Декомпозиция: разделение функции моделирования на составляющие ее функции.

Выражение детальной ссылки: выражение, написанное под нижним правым углом поля IDEF-0, чтобы показать, что оно детализировано, и указать, какая диаграмма его детализирует.

Диаграмма: Блок модели IDEF-0, представляющий детали коробки.

Номер узла диаграммы: часть ссылочного узла диаграммы, соответствующая номеру узла его родительского блока.

Ветвь: соединение, в котором сегмент IDEF-0 разделен на два или более сегментов.

Функция: действие, процесс или преобразование (смоделированное рамкой IDEF-0), идентифицированное глаголом или глагольной фразой, которая описывает, что это должно быть выполнено.

Имя функции: то же, что и имя коробки.

Глоссарий: Список определений ключевых слов, фраз и акронимов, используемых в сочетании с узлом IDEF-0 или моделью в целом.

Код ICOM: Акроним для вывода, управления, вывода и механизма. Код, который связывает бесконечные стрелки дочерней диаграммы со стрелками ее родительской диаграммы; также используется в справочных целях.

Модель IDEF-0: Графическое описание системы или контента, разработанного с определенной целью и с определенной точки зрения. Набор из одной или нескольких диаграмм IDEF-0 описывает функции области системы или предмета с графикой, текстом и глоссарием.

Стрелка ввода: тип стрелки, обозначающей ввод, данные или объект, преобразованные функцией в вывод. Стрелки ввода расположены в левой части поля. Это могут быть потребности, требования, состояния и т. Д. а с более конкретной точки зрения это могут быть такие документы, как счета-фактуры и т. д.

Интерфейс: соединение между двумя или более компонентами модели с целью передачи данных или объектов от одного к другому.

Стрелка механизма: Тип стрелок IDEF0, которые представляют механизмы, то есть то, что необходимо для разработки функции. Стрелки механизма расположены внизу коробки IDEF0. С точки зрения менеджера, механизмы показывают взаимосвязь с другими процессами, внешние ресурсы, необходимые для процесса и т. Д. Это будет включать персонал, не связанный с представляемым процессом, информационные системы, внешних консультантов.

Узел: Блок, из которого происходят дочерние блоки; родительский ящик

Стрелка вывода: Тип стрелки, которая выражает вывод IDEF0, то есть данные или объект, созданные функцией. Стрелки вывода связаны с правой стороной поля IDEF0. С точки зрения менеджера они могут быть удовлетворением и т. Д.

Родительский блок: блок, который подробно описан дочерней диаграммой.

Родительская диаграмма: диаграмма, содержащая родительский блок.

Заголовок: глагол или глагольная фраза, описывающая общую функцию, представленную на диаграмме IDEF0; заголовок дочерней диаграммы соответствует имени ее родительского блока.

Диаграммы и их составляющие

Ящики

Имя блока всегда должно быть глаголом или глагольной фразой, описывающей функцию, которую представляет блок. Форма коробки всегда должна быть прямоугольной с прямыми углами под углом 90 ° и достаточно большой, чтобы вместить название функции.

Стрелы

Стрелки всегда должны содержать прямые сегменты, образующие углы 90º. Наклонные штрихи не допускаются.

Стрелки, которые входят в поле слева от вас, - это входы. Входные данные преобразуются или потребляются функцией для получения выходных данных. Стрелки, которые входят в поле сверху, являются элементами управления. Элементы управления определяют условия, необходимые функции для получения правильных выходных данных. Стрелки, которые выходят из коробки с правой стороны, - это выходы. Выходы - это данные или объекты, созданные функцией.

Стрелки, прикрепленные к нижней части коробки, представляют механизмы. Стрелки, указывающие вверх, указывают на некоторые носители, поддерживающие выполнение функции. Стрелки механизма, которые выходят из коробки вниз, являются стрелками вызова. Стрелки выноски позволяют обмениваться деталями между моделями или между частями одной модели. Вызываемое поле предоставляет подробную информацию о вызывающем поле, вызывающем поле, откуда выходит стрелка.

Правила представительства

Графическая диаграмма является основным компонентом модели IDEF0. Функции, представленные прямоугольниками на этих диаграммах, можно разделить или разложить на более подробные диаграммы, пока описанная тема не будет описана до уровня, необходимого для достижения конкретных целей представленного проекта. Схема верхнего уровня модели дает более общее или абстрактное описание темы, представленной в модели. Эта диаграмма сопровождается серией дочерних диаграмм (ветвей), которые предоставляют более подробную информацию по этому вопросу.

Контекстная диаграмма верхнего уровня

Каждая модель должна иметь контекстную диаграмму верхнего уровня, на которой тема модели представлена ​​одним прямоугольником с соответствующими стрелками. Эта диаграмма называется диаграммой A-0 (минус ноль). Стрелки на этой диаграмме связаны с функциями за пределами области темы.

Поскольку одна рамка представляет всю тему, имя, которое ее описывает, будет очень общим. То же самое произойдет и со стрелками интерфейса, поскольку они представляют набор внешних связей темы. Диаграмма A-0 также устанавливает цель модели, а также ее ориентацию.

На диаграмме A-0 также представлены краткие обзоры с указанием точки зрения и цели модели. Точка зрения определяет, что можно увидеть в контекстной модели и с какой точки зрения.

Заявление о цели выражает причину создания модели и определяет структуру модели.

Дочерняя диаграмма

Функция, представленная на диаграмме верхнего уровня, может быть разложена на различные дочерние диаграммы более низкого уровня. Точно так же эти подфункции можно разложить на новые дочерние диаграммы нижнего уровня. На диаграмме можно разложить все функции, некоторые или ни одну из них. Каждая дочерняя диаграмма содержит дочерние блоки и стрелки, которые предоставляют дополнительные сведения о родительском блоке.

Диаграмма отца

Родительская диаграмма - это диаграмма, содержащая один или несколько родительских блоков. Каждая обычная диаграмма (кроме контекстной) также в свою очередь является дочерней диаграммой, поскольку по определению детализирует родительский блок.

Выражение ссылки на детали (DRE Detail Reference Expression) сообщает нам, что у родительского блока есть дочерний блок, который его детализирует. ERD - это короткий код, записанный под нижним правым углом поля детализированной диаграммы (родительского).

ERD может принимать одну из следующих форм:

Созданный хронологический номер под названием C-Number, который однозначно идентифицирует конкретную версию дочерней диаграммы.

Номер страницы дочерней диаграммы в опубликованном документе, в котором появляется модель.

Номер узла, на который ссылается дочерняя диаграмма. Если существуют разные версии дочерней диаграммы, конкретную версию указать нельзя.

Номер примечания модели, текст которой определяет условия выбора конкретной дочерней версии.

Правила синтаксиса для диаграмм

Диаграммы контекста должны иметь номера узлов An, где n равно или больше нуля.

Модель должна содержать контекстную диаграмму A-0, содержащую только одно поле.

Номер коробки для отдельного поля на контекстной диаграмме A-0 должен быть 0.

На диаграмме, отличной от контекстной, должно быть от трех до шести полей.

Каждый прямоугольник на неконтекстной диаграмме должен быть пронумерован в правом нижнем углу от 1 до 6.

Каждый блок, который был детализирован, должен иметь подробное справочное выражение его дочерней диаграммы, написанное под нижним правым углом блока.

Стрелки должны быть нарисованы горизонтальными и вертикальными штрихами, а не диагональными.

В каждом поле должно быть минимум одна управляющая стрелка и одна стрелка выхода.

В поле может быть ноль или более стрелок ввода.

Ящик может иметь ноль или более стрелок вызова без механизма.

В поле может быть 0 или 1 стрелка вызова.

Неподключенный конец ограничительных стрелок должен иметь собственный код ICOM, определяющий его подключение к родительскому блоку, если он не туннелирован.

Стрелки границ с открытым концом, представляющие одни и те же данные или объект, должны быть соединены стрелками ветвления ко всем затронутым областям, если это не делает диаграмму непонятной.

Имена стрелок и прямоугольников не должны состоять исключительно из таких слов, как: функция, действие, процесс, ввод, вывод, контроль или механизм.

Правила нумерации узлов

Контекстная диаграмма верхнего уровня всегда имеет номер A-0.

Другие ненужные контекстные диаграммы более высокого уровня нумеруются как An, где n больше нуля.

Дочерние (вспомогательные) диаграммы первого порядка пронумерованы A1, A2,…

Дочерние диаграммы нижнего уровня будут иметь номера A11, A12,…, A61, A66… и так далее.

Активация коробки

Ящик может активировать различные части своей функции при разных обстоятельствах, используя разные комбинации своих входов и элементов управления и создавая разные выходы. Эти различные действия называются активациями коробки.

Цепные операции

Некоторые функции в модели могут быть построены по цепочке, если выполнены необходимые условия. Выходные данные блока могут предоставлять некоторые или все данные и объекты, необходимые для активации одного или нескольких блоков.

Когда выходные данные одного блока предоставляют некоторые или все входы, элементы управления или механизмы, необходимые для другого блока, активация последнего блока будет зависеть от последовательной разработки. Однако разные активации одного и того же бокса с разными требованиями могут работать в цепочке.

Отзыв или обратная связь

В моделях IDEF0 может быть представлена ​​обратная связь элементов управления, входов или механизмов. Это происходит, когда любой из этих элементов повторно входит в процесс, возвращая его обратно. Способы выразить это следующие:

Элементы управления обратной связью показаны стрелкой, которая идет вверх и входит в верхнюю часть.

Обратная связь по входу показана стрелкой, которая идет вниз и входит справа.

Механизмы обратной связи следует обозначить стрелкой, которая идет вниз и входит в коробку снизу.

Скачать оригинальный файл