Введение
Все мы знаем, что сегодня информация, как и развитие отрасли в то время, стала элементом, способным изменить социально-экономическую структуру нынешнего мира.
С другой стороны, ускоренное развитие информационных и коммуникационных технологий в той или иной степени повлияло на общество, все сферы общества, они изменили наши отношения с окружающей средой и устранили теории и концепции, которые казались неопровержимыми. Точно так же глобализация привела к взаимозависимости между различными странами мира, которая ведет к объединению рынков, обществ и культур в результате ряда социальных, экономических и политических преобразований, которые придают им глобальный характер, совместно влияя на способы производства и услуг, что придает ему все более сложный и нестабильный характер с высокими темпами роста и глубиной изменений, к которым организации должны адаптироваться, вводить новшества и предвидеть или отставать.
Часто упоминается ценность управления знаниями в компаниях и организациях как важного ресурса для достижения конкурентных преимуществ, повышения качества и удовлетворенности клиентов, а также для работы на международном рынке.
Компании вкладывают большие средства в приобретение технологий и автоматизацию процессов с простой целью оптимизации используемых систем, но это, в свою очередь, является причиной того, что во многих случаях результаты управления бизнесом разочаровывают. Поскольку применение технологий генерирует гигантские базы данных, часто в различных форматах, развивающиеся как независимые подсистемы и умножающие усилия; хранятся объемы разрозненной информации, которые перекрывают друг друга и часто не могут предложить консолидированное представление информации для принятия решений при управлении компаниями.
Вот почему применение технологий должно быть ориентировано на процесс динамических эволюционных изменений, где самое важное, что необходимо учитывать, - это результаты, которых компании должны достичь внутри и вне Организации, то есть результаты системы, поскольку входы в него должны соответствовать меняющимся потребностям самих компаний.
Цель этой работы - осознать важность организации информации для управления знаниями и развития наших компаний.
Информация
С древних времен считалось, что информация - это сила, но именно технологическое развитие придало информации революционный характер в наши дни, поскольку она перестала быть монополией немногих, чтобы обогатить богатство знаний многих.
Использование технологий сделало возможным совместное использование информационных ресурсов, преодоление географических границ и ускорение коммуникативных процессов, способствуя формированию новой парадигмы, независимо от социального класса или языковых различий.
Использование новых технологий и особенно информации было помещено в качестве ресурса на такой же или более важный уровень, чем основные и финансовые активы, поскольку ценность последних также определяется областью информации. что компания из них.
Точно так же, если мы думаем о человеческих ресурсах и их управлении, мы знаем, что их ценность заключается в накоплении информации, полученной, обработанной, присвоенной ими индивидуально или коллективно, и что преобразованное в явное знание используется в качестве функции социальной деятельности.
Существует множество определений информации и множество противоречий относительно концепций информации, управления информацией и управления знаниями, что требует ясности для рассмотрения вопроса об организации информации как определяющего фактора в управлении бизнесом.
Можно сказать, что набор связанных данных в данном контексте составляет информацию и что он имеет значение или значение, даже не становясь частью неявного или явного знания какого-либо отдельного или коллективного объекта. Когда эта информация связана с определенной деятельностью человека, именно тогда она приобретает определенную ценность в зависимости от ее выполнения, и мы включаем ее в свои знания, что трансформирует наше мышление. Таким же образом, когда мы применяем это знание, меняется наше поведение по отношению к выполняемой нами деятельности, которую можно определить как продуктивное знание.
Карлота Бустело Руэста, пытаясь дать определение «Управление информацией», называет его… «набором действий, выполняемых для контроля, хранения и, впоследствии, адекватного извлечения информации, производимой, полученной или хранимой любой организацией в развитие их деятельности »2.
В нем также говорится, что… «В центре управления информацией находится управление документацией»
Управление информацией является гораздо более комплексным и варьируется от изучения и мониторинга потребностей пользователей до анализа, фильтрации и своевременной и упреждающей доставки информации, которая возможна на основе знаний указанного исследования.
Отсутствие окончательных концепций в этой среде само по себе предполагает острую необходимость в лечении, анализе и стандартизации для лучшего их понимания.
Короче говоря, значение или значение - это не то же самое, что ценность, первое раскрывает конкретное существование вещи; второй обозначает важность существования этого предмета для любой сущности, он относится к тому, как это значение отражается в сознании.
В этом анализе я основываю мнение, что информация - это совокупность взаимосвязанных данных, которые имеют форму и значение во все времена, но ее ценность определяется тем фактом, что ею владеет, осознает и преобразует в знания некоторая сущность.
Информация, преобразованная в знания, передается владельцем или преобразуется в продуктивные знания, что придает ей большую ценность для принятия решений в управлении компаниями.
Другими словами: в управлении бизнесом информация не имеет ценности, если она не создается и не преобразуется в знания об объекте таким образом, что имеет место циклический и повторяющийся процесс информации-знания-информации.
Управление информацией
Управление информацией - это нематериальный актив, который представляет собой прелюдию к управлению знаниями, направленную на упрощение и управление информацией, относящейся к интересующему предмету, для использования в любом носителе, времени и месте.
Поэтому мы можем сказать, что это краеугольный камень успеха в организациях.
Компаниям требуется информация, чтобы знать финансовую отчетность, эффективность их продуктов, представленных на рынке, их производственные затраты, прибыль и т. Д. (Внутренняя информация), а также информация о рыночной среде, которая их окружает, тенденциях, их конкурентах, клиентах, поставщики, правила и т. д. (внешняя информация), которая позволяет им узнавать и удовлетворять своих клиентов оперативностью, эффективностью и качеством, обеспечивая их причину существования и получение устойчивых конкурентных преимуществ перед своими основными конкурентами во всем мире.
В настоящее время наличие информации не является проблемой, сложность заключается в качестве информации, то есть в качестве, правдивости, надежности, точности, пунктуальности и актуальности окончательной информации, необходимой компании для принятия решений.
Что может повлиять на качество информации?
Во-первых, стремительный рост информационных продуктов в различных форматах, которые публикуются каждый год, требует разработки методов и методов для выявления и оценки все более точных источников для выполнения миссии и целей компаний.
Развитие новых информационных технологий, как второй аспект, облегчило процессы поиска и извлечения информации, но, в свою очередь, привело к неисчислимому росту в индустрии баз данных, требуя все более сложного процесса выбора., В качестве третьего фактора мы видим появление Интернета как важный скачок в переходном периоде создания новой информационной культуры, которая, хотя и позволила разрушить географические барьеры, предоставив и внедрив информацию, вызывает неконтролируемое умножение информации,которые должны пройти сложный процесс отбора, учитывая, что не все опубликованное имеет качество или является надежным, поэтому необходимо иметь возможность владеть источником, чтобы проверить его надежность и правдивость, и даже больше, если им манипулируют с целью дезинформации (умышленное использование информации для искажения восприятия реальности)
Все это влияет на качество информации и требует больших усилий, чтобы преобразовать ее в полезную информацию для развития бизнеса.
Информационная организация. Влияние на управление бизнесом
Вышеупомянутые факторы заставляют нас задуматься о важности организации большого количества информации, которая генерируется ежедневно, чему способствует использование информационных технологий для преобразования ее в знания.
Новые технологии, предлагая доступ ко всем типам информации, могут стать ограничением для организаций, неспособных организовать и преобразовать требуемую информацию в решение реальных проблем и получить от этого достаточные материальные, доступные и полезные преимущества.
Опыт показывает, что компаниям часто не хватает необходимой информации и / или в то время, когда они ее запрашивают. У них много трудностей при извлечении знаний из сбора данных в их информационных системах.
Эрнесто Кравчик ссылается на… «Мы видели множество компаний с огромными центрами обработки данных, большими командами и сотнями профессионалов, занимающихся обработкой и хранением информации. Информация от некоторых из этих компаний напоминает гардероб подростка: там есть все, но мы всегда видим его одетым в одну и ту же одежду. И это не из-за пренебрежения; в том, что когда открываешь шкаф, там ничего не найти. Информация есть, но они никогда не смогут использовать ее там, где, как и когда она им понадобится »3.
Ни современные технологии, ни доступ к Интернету, ни создание интрасетей и экстрасетей не могут решить эти проблемы, если нет менеджера информации, способного определять потребности своих пользователей, а также фильтровать и систематизировать информацию на любом носителе. это облегчает им доступ к нему.
Сегодня компьютерные инструменты разрабатываются для организации и интеграции контента.
Среди тех, которые в настоящее время оказали большое влияние на организацию информации в связи с ее влиянием на принятие решений в организациях, находятся:
- Хранилище данных (хранилище данных) Data Mining (интеллектуальный анализ данных) Системы управления информацией на основе приложений протокола Z3950.
Хранилище данных, согласно некоторым источникам, к которым проводились консультации, представляет собой комплексное решение в области управления, организации и размещения информации, поскольку оно позволяет интегрировать информацию, которая существует из разных источников или баз данных, позволяя информации перемещаться с преобразованиями. которые необходимы из этих источников, генерируя качественную корпоративную информацию с меньшими затратами и большей гибкостью перед лицом окружающей среды.
Data Mining, со своей стороны, представляет собой еще один инструмент для организации и интеграции информации в процессе обнаружения и восстановления, по мнению его защитников, он гарантирует, что он верен, в нужное время и в соответствующем формате, так что они определяют как оптимизированный и промежуточный процесс между информацией и принятием решений.
Приложения Z3950 в области библиотек и центров информации и документации позволяют выполнять одновременный поиск в нескольких базах данных, что с помощью единого пользовательского интерфейса позволяет извлекать, упорядочивать и экспортировать записи. библиографический.
В нынешних условиях новые системы управления информацией должны быть связаны с их организацией и интеграцией, чтобы они способствовали снижению негативных последствий ускоренного технологического развития, информационного взрыва, а также постоянные социальные, политические и экономические изменения, происходящие в масштабах всего общества. Адекватная организация информации не только экономит время и усилия, но и в процессе управления бизнесом предоставляет информацию своевременно для принятия адекватных решений.
Другим широко используемым технологическим средством являются локальные сети или корпоративные интрасети и экстранеты, которые, хотя и предназначены для графического и привлекательного представления необходимой информации от и для организаций, к которым они принадлежат, перестают выполнять свою роль, если указанная информация Несмотря на то, что он актуален, он не организован таким образом, чтобы облегчить доступ к нему.
По словам доктора Долорес Бискайя… «Организация информации состоит из формальной структуры, которая, в результате анализируемых переменных, обеспечивает, определяет и координирует различные этапы жизненного цикла информации для достижения целей система »4
Можно добавить, что: В настоящее время применение компьютерных инструментов требует организованной информационной системы, которая позволяет видеть наиболее вероятное будущее поведение, которое влияет на непрерывную подготовку организаций в среде частых изменений., Важно, чтобы информационные системы организаций разрабатывали стратегии, которые гарантируют:
- Организация и интеграция данных, обеспечивающая поток информации по мере ее создания Хранение и поиск информации с использованием контролируемого языка, известного пользователям Доступ к синтетическим или полным, надежным, точным или исчерпывающим источникам информации в соответствии с какими бы ни были потребности, и конфиденциальность, если требуется.Имеют условия для измерения результатов на основе данных, информации и знаний внутри и за пределами организации.Имеют информацию как для менеджеров для принятия решений, так и для всех тех. уровни, которые работают в развитии Организации и в этом нуждаются. Получите знания о реальности, которая позволяет действовать с большой безопасностью. Иметь способность передавать информацию быстро и эффективно.Сокращение времени на планирование проектов. Оптимизация процессов, повышение производительности. Более широкое использование имеющихся ресурсов в организации.
Все это говорит о том, что информационная система учреждения должна быть организована, распределена и работать одновременно, что можно назвать целостной информационной системой.
Важность организации информации для кубинских компаний.
Глобализация экономики вместе с глобализацией информации препятствует равенству между странами. Развивающиеся страны находятся в невыгодном положении с точки зрения технологического развития, но это не может служить ограничением для выражения развития страны, и Куба является примером этого.
В конечном счете, это не средства массовой информации, а отобранная, уточненная и организованная информация, которая с использованием технических средств размещается в соответствии с целями и стратегиями каждой компании, преодолевая трудности и ограничения, налагаемые процессом глобализации.
В этом заключается стратегическая ценность организации информации от ее первого процесса отбора до ее восстановления и подготовки наших профессионалов на основе системного видения всех процессов, присущих управлению информацией.
В кубинских государственных компаниях была расширена система улучшения бизнеса, общие основы которой составляют руководство и инструмент управления, с тем чтобы коммерческие организации могли проводить необходимые преобразования с целью установления политики, принципов и процедур, способствующих развитию. инициативы и творчества для достижения максимальной эффективности, результативности и конкурентоспособности в управлении.
Все организационные меры, которые могут быть приняты, должны обеспечивать необходимую интеграцию. Компания - это система, которая должна действовать как единое целое.
Улучшение бизнеса - это процесс постоянного улучшения, который должен приводить к информации, генерируемой вместе с инновациями и технологическим менеджментом, что способствует успеху менеджмента наших компаний.
Организованная информация должна присутствовать в качестве основного элемента при разработке стратегий технологических инноваций и в действиях, вытекающих из нее.
Информационную систему качества невозможно представить, если она не учитывает организацию информации среди своих показателей.
В рамках этой структуры системы поиска и восстановления всегда будут эффективными и действенными в Управлении бизнесом в соответствии с требованиями и характеристиками системы, в которую они включены.
«Вот некоторые из полученных конкурентных преимуществ, которые приносят пользу всем организациям:
- Повышение уровня удовлетворенности клиентов Повышение темпов роста спроса / предложения Увеличение доли рынка Снижение затрат на услуги и продукты Повышение уровня удовлетворенных сотрудников Количественное / качественное увеличение коммуникаций Повышение уровня уровней воздействия по продуктам Повышение индекса мотивации Рост базы знаний Сокращение времени реакции на запросы
На Кубе у нас есть «Национальная ассоциация новаторов и рационализаторов», которая, в исключительных случаях, объединяет все слои общества в поисках решений проблем, это заставляет нас пересмотреть то, как хорошая организация информации может помочь в развитии человеческого потенциала и конкурентоспособности наших компаний.
Для всего вышеупомянутого в наших компаниях и учреждениях мы должны придавать все значение, которого заслуживает организация информации, и утверждать себя в идее, что где бы она ни генерировалась, необходимо, чтобы менеджер по информации отправлял ее на необходимую обработку. сделать его актуальным, усвояемым и доступным.
Упреждающий и быстрый ответ для вывода наших компаний на национальный или международный рынок и достижения успеха в удовлетворении запросов клиентов возможен только при разработке стратегии управления информацией и организации, процессы которой должны быть стандартизированы, поскольку она является фактором определяющий фактор делового совершенства.
Выводы
В новом информационном обществе, в котором мы живем, управление знаниями и
Информация имеет большую ценность для компаний и организаций.
Они единодушно принимаются как незаменимый ресурс для повышения конкурентоспособности сотрудников, повышения качества услуг и удовлетворенности клиентов.
Как логическое следствие, организации вкладывают большие средства в закупку технологий и автоматизацию процессов, что облегчает доступ к информации и, в свою очередь, порождает другие проблемы, ухудшающие ее качество: насыщенность информацией, среди которых мы находим ценная, но также одноразовая информация, ненадежная или незащищенная информация, не имеющая отношения к восстановлению и многие другие.
Для решения этих проблем, усугубляемых технологическим развитием, важно, чтобы компании разработали стратегии, которые гарантируют использование компьютерных инструментов в пользу организации и интеграции информации, как внутренней, так и внешней, что позволит нашим компаниям получать информацию. Точность и качество в нужное время, в форме и в нужном месте.
Организованная информационная система гарантирует конкурентоспособность наших организаций, поддерживает развитие бизнеса в нашей стране и способствует технологическим инновациям и управлению, чтобы добиться успеха в управлении бизнесом.
Библиография
- Рамирес Ф. Создание ценности из управления знаниями. НАУ; 2002 [Доступно на: Bustelo C, Amarilla R. Управление знаниями и управление информацией. Бюллетень Андалузского института исторического наследия; 2001 VIII (34): 226-230 Кравчик Э. Информация? Какая информация?. Лидеры третьего тысячелетия; 2002. Вицкая А. Организация информации. Гавана: D. Информация. Обработка контента. Росарио: Новая парадигма; 1997. с.163-188.
