Коммуникация как инструмент для изменения вашей компании или проекта.
Большинство писем, отправленных коммуникационными зонами проекта или организации, даже не открываются: почти половина из папки «Входящие» удаляется за один клик (они рассматриваются как спам!), Из тех, что открыты, другой высокий процент заканчивает тем, что не передает свой контент. Это также в меньшей степени относится к физическим доскам и информационным бюллетеням. Некоторые виды коммуникаций, распространяемые внутри организаций, даже вызывают неблагоприятные эффекты: «шум» в процессах изменений и недопонимание, вызванное плохо продуманными и структурированными сообщениями. Давайте рассмотрим ряд аспектов, которые следует учитывать для создания правильного взаимодействия в вашем проекте или организации ниже:
«А мне что…?»: Цель сообщения
Это самый важный момент. Создайте сообщение, которое интересует получателя. Для него должно что-то быть. Получателя мало - чтобы ничего не сказать - не будет заботить, если ему скажут только «что мы делаем» с точки зрения команды управления проектом (PMO), руководства или чего-то вроде «организации». Не поймите меня неправильно: эта информация может и часто ДОЛЖНА входить в сообщение, но мы должны добавить «крючок», «приманку», которая привлекает читателя, и идеальная «приманка» - это та, которая побуждает кусать - прочитать сообщение - которое должно быть изложено в терминах, требующих прочтения получателем. Другими словами, контент должен представлять прямой интерес для получателя.: - как это повлияет на вас, что изменится, каков статус вашего района или должности.
Давайте рассмотрим пример, пытаясь проиллюстрировать правильный подход, который следует использовать в сообщениях для привлечения внимания: предположим, что вы устанавливаете новое программное обеспечение - или обновление программного обеспечения - в своей организации (или вы собираетесь открыть новый директорат, или руководство, или должность., воспользуемся воображением).
Давайте сравним эти два сообщения (понимайте их просто как пример, иллюстрирующий идею):
1. Тема: Новый модуль «Диспетчер проблем» Текст: Доброе утро: На этой неделе мы успешно реализовали бета-версию модуля «Диспетчер проблем». После 2 месяцев установки и тестирования и усилий команды из 12 человек (…) Мы просим вас ввести следующий адрес (…) и начать использовать… (…)
2. Тема: А если новая система «рухнет»? Ответ / Новый "Диспетчер проблем"! Текст: Отныне у вас есть инструмент, предназначенный для облегчения вашей жизни именно тогда, когда это больше всего необходимо: в случае инцидента с системой сообщите об этом через модуль «Диспетчер проблем»: он гарантирует ответ от техник за 2 часа или меньше. Так как? Просто выполните следующие действия: (…)
Как видно из примера, передается одна и та же идея, но это два совершенно разных сообщения. Разница заключается в том, чтобы поставить себя на «место пользователя», чтобы сообщение «подошло» вам.
«О чем ты…?»: Содержание сообщения.
Сообщения могут содержать хронологическую информацию о ходе выполнения проекта или статусе организации. Они должны описывать технические или функциональные аспекты. Но они также должны апеллировать к человеческой стороне: «радиокоридор», внутренние сплетни, комментарии или идеи, пойманные на лету, являются важными источниками информации о том, что происходит в компании и о том, что беспокоит людей. Преобразуйте эти «сплетни» в формальные сообщения, создайте FAQ (список часто задаваемых вопросов) с наиболее распространенными темами на сегодняшний день, короче говоря, прогоните беспокойство и предположения, которые живы и находятся на устах каждого в организации с информацией от из первых рук. Слушайте и знайте, что сказать.
«Кого мне спросить…?»: Канал связи.
В сообщении должно быть четко указано, где и как прояснить сомнения или вопросы по каждой из переданных тем. Правильнее всего по каждой теме обращаться к конкретному человеку, так как это вызывает у читателя большее доверие.
Также важен канал, по которому отправляется сообщение. Он должен быть определен, его можно отправить как простое электронное письмо (80% тем обычно проходят через этот носитель), или, если его следует рассматривать больше как подписанный меморандум (который обычно применяется к очень формальным или персонализированным аспектам), или хорошо, если через информационные доски (обычно для легких и / или глобальных проблем) или внутренние системы обмена сообщениями / чатами и т. д. Это зависит от содержания сообщения и получателей: здесь это в основном вопрос здравого смысла.
«А это кто…?»: Отправитель.
И последнее, но не менее важное: необходимо определить, кто является идеальным отправителем для каждого сообщения (кто является правильным человеком для отправки сообщения). В случае получения инструкции или изменения процедуры лучше всего покинуть штаб-квартиру тех, кого коснулись изменения. В случае чисто информационных сообщений его можно передать в офис управления проектами (PMO) или HR.
Дело в том, что вы НЕ отправляете сообщение только потому, что оно уже написано: подумайте, через какой канал и человека оно вызовет желаемый эффект.
В заключение: отправляя сообщения, которые вместе составляют коммуникационную кампанию проекта или коммуникационный процесс вашей организации, не «рассказывайте историю» официальным лицам. Скорее сообщите им, как изменится их деятельность, как на них так или иначе повлияет и как им лучше справиться с изменением. Отвечайте на сомнения и вопросы, возникающие в окружающей среде. Утешайте страхи. Отправляйте сообщения с тоном и отправителем. Получите максимум удовольствия от общения !!!
