Обратная связь - это деятельность, которая может стать чрезвычайно важным инструментом улучшения, даже конкурентным преимуществом, однако ее использование было забыто многими организациями, а ее истинное назначение было искажено в других из-за неправильного использования.
Первоначальный смысл обратной связи заключается в том, чтобы поделиться с человеком или группой из них предложениями, проблемами и наблюдениями, выявленными в каком-либо действии или процессе, чтобы улучшить их функционирование. Вот почему так называемая «обратная связь» отлично подходит для устранения ошибок, сбоев и пороков в рабочих группах, людях и целых организациях.
Несмотря на это, многие компании откладывают практику этой практики. Они просто не имеют привычки анализировать и анализировать способы своей работы. Либо потому, что они избегают конфронтации со своими сотрудниками; У них был негативный опыт с неправильными реализациями обратной связи или просто потому, что они не тратят время на это. В этих учреждениях, как правило, одни и те же ошибки повторяются одним и тем же лицом или кем-то еще.
Мы также обнаруживаем, что все всегда делается одинаково, но не потому, что у них эффективная операционная система, а потому, что им не хватает инноваций. В этих случаях отсутствие связи и уверенности в себе становится конвейерной лентой, как у багажа в аэропорту, и только вместо чемодана, который время от времени перед нами передается, появляются те же ошибки и плохие практики.
С другой стороны, есть компании, которые практикуют обратную связь, но неправильное использование этого инструмента коммуникации приводит к потере его эффективности и, как следствие, возможности стать настоящими интеллектуальными организациями, в которых постоянное обучение позволяет им совершенствовать исполнение, сокращать затраты, повышение эффективности, инновации, развитие высокопроизводительной команды и т. д.
Очень легко определить, было ли искажено первоначальное значение обратной связи в нашей организации. Например, если вы сообщаете о том, что будет совещание для обратной связи, что вы автоматически считаете отрицательными вопросами, то мы находимся на неправильном пути. Под негативным мышлением я имею в виду следующий тип психических ассоциаций в отношении обратной связи: «они привлекут мое внимание», «они будут только критиковать мою работу и работу»; «Настало время пыток и жалоб»; «Это время мести», «Мне придется прислушиваться к советам папы или идеального джентльмена»; и т.п. Обидно, что процесс, который может быть настолько обогащающим и полезным для генерирования обучения и повышения производительности, становится головной болью или пространством для исправления или критики чужой работы.
Однако не все потеряно, мы можем восстановить истинное чувство обратной связи и с ее помощью преимущества, которые она может принести нашему человеку, команде или всей организации. Когда мы учимся давать и получать отзывы на профессиональном уровне, мы открываем возможности для совершенствования и можем создать большое конкурентное преимущество в нашей компании.
Давайте вспомним, что сегодня одним из достоинств успешных компаний является систематизация их процессов обучения, и для их получения нам необходимо извлекать выгоду из наших успехов и ошибок. Когда мы выполняем соответствующую деятельность или завершаем цикл или процесс, важно проанализировать, что мы хорошо сделали, что мы можем улучшить и что мы должны предотвратить, а также определить, что послужило причиной предыдущих пунктов. Это суть и цель обратной связи, когда мы не делаем это или не принимаем ее с упреждающим отношением, несомненно, что это будет иметь негативные последствия.
Среди них одним из наиболее распространенных является то, что профессиональные отношения разрушаются, и доверие среди коллег, которые участвовали в «ретро» времени, снижается.
10 практических идей для эффективной обратной связи в компании
Итак, давайте рассмотрим десять практических моментов, которые могут быть полезны для получения максимальной отдачи от процессов обратной связи в наших организациях.
1. Предоставление обратной связи должно быть частым процессом
Помните, что главной целью является создание обучения и улучшения. К сожалению, некоторые организации проводят сессии обратной связи каждые шесть месяцев или в рамках ежегодного обзора эффективности. Представьте себе теннисиста или игрока в гольф, чей тренер говорит вам, что нужно улучшать один или два раза в год. Это было бы ужасно, потому что к тому времени он наверняка уже проиграл много турниров. Вы должны получать отзывы после каждого турнира или даже во время него. Таким образом, вы сможете своевременно исправить и улучшить свои результаты. В компаниях удобно делать то же самое.
2. Обратная связь должна быть систематизирована или установлена как норма
Важно включить сессию обратной связи как официальную часть любого процесса. В коротких проектах целесообразно делать это после их завершения, а в более длительных процессах целесообразно планировать несколько сеансов, чтобы можно было исправлять ошибки и извлекать из них успехи.
3. Обратная связь не дискуссия
Этот момент обычно забывают и превращают сеансы обратной связи в настоящие сюжетные баталии. Когда кто-то дает нам обратную связь, все, что нам нужно сделать, это выслушать, записать и решить, что мы собираемся предпринять для нашего роста и какие идеи мы собираемся отбросить. Эти сессии не должны объяснять или оправдывать себя. Работа и аналитические сессии должны обсуждать вопросы, а обратная связь - нет.
4. Когда мы даем обратную связь, мы должны опираться на факты
Чтобы сохранить объективность, нам нужно описать то, что произошло, а не наши интерпретации и мнения по этому поводу. Проверьте, прежде чем говорить, если вы подкреплены предположениями или проверяемыми событиями. Давайте вспомним, что люди думают, основываясь на наших интерпретациях, и теряют объективность. Чтобы избежать этого, мы должны прокомментировать факты. Самый простой способ сделать это - описать произошедшее и привести конкретные примеры.
5. Идеальный процесс лицом к лицу
Хотя в настоящее время технологии позволяют нам проводить удаленные сеансы, в идеале эти встречи должны проводиться лично, чтобы делиться информацией, глядя в глаза другому человеку. Распространенная ошибка - говорить, глядя на потолок, пол, окна и т. Д. Это подрывает доверие и снижает эффективность процесса. Если вы собираетесь делать это удаленно, рекомендуется использовать видеосистему, чтобы видеть другую, а не только аудиосистему.
6. Оставьте отзыв о том, что другой человек может изменить
Идея состоит в том, чтобы генерировать обучение и улучшения, по той же причине в центре внимания разговора должны быть ситуации, в которых упомянутое лицо имеет возможности для изменения.
7. Необходимо указать, кто присутствует
Хотя это очевидно, некоторые люди путают обратную связь с разговорами об отсутствии. Это не обратная связь, это сплетня. Может ли кто-то изменить свои действия в отношении того, что он не прокомментировал? Обратная связь должна быть предоставлена вовлеченному лицу.
8. Это должно быть своевременно
Это означает, что мы не должны пропускать слишком много времени. Бесполезно давать «ретро» о том, что произошло два месяца назад. Это должно быть сделано немедленно, чтобы каждый имел в виду то, что было сказано, и мог быстро это исправить.
9. Мы должны делать это с намерением помогать, а не наказывать
Прежде чем дать отзыв, мы должны записать на листе те пункты, которые мы рассмотрим; выявить факты, которые мы процитируем, и убедиться, что наше намерение не состоит в том, чтобы высмеивать, мстить или наказывать другого. Если мы это сделаем, то не только эта встреча будет неэффективной, но мы также исказим смысл любой обратной связи, которую мы дадим позже, потому что распространится слух, что мы делаем это для того, чтобы вредить, а не помогать.
10. Вставьте обратную связь в процессы постоянного улучшения
Давайте использовать обратную связь как общее действие в наших процессах улучшения, как личного, так и группового. Помните, что не только мы можем дать отзыв, мы также требуем его получения. Это подразумевает смирение и отношение ученика. Нам может не нравиться то, что мы слышим, но, безусловно, это то, что мы должны слышать.
Предыдущие пункты являются идеями, которые могут повысить эффективность этих процессов, но соответствующая часть появляется сразу после этого и состоит в стремлении реализовать на практике то, что мы услышали, и помочь тем, кто дает обратную связь, решать свои собственные проблемы. В конечном счете, мы стремимся достичь лучших уровней исполнения и результатов.
