Цель этого исследования - предоставить идеи, концепции и руководящие принципы, которые служат для улучшения административного порядка и разработки системы бухгалтерского учета для неправительственных организаций (НПО), которая предоставляет информацию, касающуюся их источников финансирования и использования этих ресурсов, а также для выполнения обязательств, установленных органами налогового и фискального контроля.
Настоящее расследование пытается каким-то образом заполнить пробел, существующий в нашей стране, относительно отсутствия исследований, связанных с бухгалтерскими, административными и финансовыми процессами, которые применяются в НПО, которые в настоящее время сталкиваются с проблемой достижения самодостаточности. финансовая стабильность в ваших проектах и программах, а также долгосрочная финансовая стабильность.
Неправительственные организации - юридически признанные государством организации (защищенные Разделом XXIX первой книги Гражданского кодекса Эквадора), которые продвигают программы и проекты, направленные на улучшение условий жизни эквадорского населения, при финансовой поддержке международного сотрудничества, Государственная, частная компания и процессы
самоуправляемая.
«Неправительственные организации - это автономные образования, юридически созданные, имеющие некоммерческий статус и организованные обычными гражданами (профессионалами, техниками и полевиками), основной мотивацией которых является повышение уровня жизни своих людей. Они ориентируют свои услуги на выполнение своей миссии с точки зрения руководства (руководства, сопровождения), обслуживания населения в разнообразных и сложных действиях, связанных с процессами развития, такими как генерирование знаний, предоставление услуг, отвечающих удовлетворению потребностей людей. фундаментальные человеческие потребности, а также исследование и применение альтернативных стратегий развития, способствующих социальным преобразованиям. Хотя их работа может иметь политические последствия, они не являются политическими партиями и, как правило, занимают независимую политическую позицию.
Согласно Cabanellas Jurist, этот тип организации понимается как определенное наследство, связанное с законными целями благотворительного, благочестивого, научного или образовательного характера, определяемыми волей одного или нескольких людей. Следует учитывать следующие элементы:
Субъект обязанности - учредитель, а субъект права - бенефициар.
Объект - вотчина или товары, предназначенные для этой цели.
Форма, определяемая их назначением
. Разнообразие этих организаций привело к тому, что гражданское законодательство классифицирует их как ассоциации, фонды и корпорации.
По данным Ассоциации корпораций развития микропредприятия ASOMICRO в ее книге под названием «Мобилизация местных частных ресурсов для развития и правовых рамок, регулирующих деятельность НПО», опубликованной IRFEYAL, январь 1999 г. (стр. 107 - 112); Что отличает НПО от других в частном или государственном секторе, так это их цель и характер их активов. Цель - это общее или социальное благо, которое относится к группе бенефициаров, непосредственно созданной организацией; Что касается наследия, то для него характерно то, что оно используется исключительно для институциональных целей, и, с другой стороны, наследие принадлежит учреждению, но не принадлежит ни одному из его членов или партнеров.
В Эквадоре, согласно Справочнику организаций социального развития, издание 2.000, опубликованному Fundación Alternativa, Abya Yala и ПРООН, всего 675 зарегистрированных национальных НПО, которые реализуют 318 проектов. Существенная концентрация услуг, предоставляемых реализуемыми проектами, предполагает, что НПО в значительной степени удовлетворяют основные потребности, которыми пренебрегает государство.
Хотя верно то, что НПО вносят значительный вклад в развитие, многие из них имеют внутренние ограничения, мешающие их нормальному развитию и расширению; Ограничения, на которые делается ссылка, были обнаружены при контроле использования и управления средствами, а также способов информирования донорских агентств.
Следственная работа разделена на три главы, взаимосвязанные и последовательные в своем изучении; В первой главе рассматриваются теоретические основы бухгалтерского учета, его концептуализация и важность, а также области его применения. Цель этой главы - познакомить с предметом исследования и предоставить исследованию достаточную
теоретическую основу, в которой выражены критерии и концепции бухгалтерских наук, используемые различными исследователями и учеными; в дополнение к мнению автора монографии.
Вторая глава связана с Принципами бухгалтерского учета и Эквадорскими стандартами бухгалтерского учета NEC, которые должны применяться в НПО для обеспечения единого и прозрачного критерия их финансовой системы.
Кроме того, необходимые инструменты подробно описаны с особым акцентом, процедуры, которые должны соблюдаться для обеспечения эффективного внутреннего контроля, а также процессы и бухгалтерские записи, которые предлагается использовать НПО для их нормальной работы.
Третья глава относится к финансовым отчетам, которые НПО должны представлять донорским агентствам, форматы каждого отчета представлены с указанием и периодичностью их представления, в ней также рассматривается консолидированная финансовая отчетность, которая состоит из группировки в балансовом отчете. Ситуации и одного из Результатов, движение бухгалтерского учета по всем проектам и / или программам, которые выполняются, что комплексно демонстрирует финансовое положение НПО в конце финансового года, то есть 31 декабря.
- Основы бухгалтерского учета
Бухгалтерский учет основан на необходимости иметь точную, своевременную и полную финансовую информацию с документами и записями, которые демонстрируют процессы, выполняемые организацией, и полученные результаты, отражающие ее финансовое положение.
Любая организация, которая осуществляет постоянную или эпизодическую деятельность, для своей деятельности требует контроля над выполняемыми ею операциями, изменениями, которые произошли в ее активах, ее обязательствах и активах, чтобы результаты административного и финансового управления могли быть представлены и интерпретированы., Многие специалисты по бухгалтерскому учету согласны с тем, что бухгалтерский учет - это экономическая наука, которая тесно связана с законом, поскольку ее необходимо адаптировать для соответствия правовым нормам, которые регулируют страны, государственные и частные учреждения.
- Концепция и значение
Для определения бухгалтерского учета сначала будут рассмотрены концепции, разработанные некоторыми писателями и учеными:
Фернандо Ботер и Маури: «Мы можем дать определение бухгалтерского учета, сказав, что это наука, которая координирует и предоставляет в соответствующих книгах аннотации операций, выполняемых компанией. mercantile, чтобы знать положение указанной компании, определить полученные результаты и объяснить причины, которые привели к этим результатам ».
Агустин Аргалуза: «Бухгалтерский учет - это вспомогательный метод экономики бизнеса, целью которого является удовлетворение потребностей в информации и контроле с минимальными затратами, помогая тем самым компаниям получать более высокую прибыль».
Рикардо де Са: «Бухгалтерский учет - это наука, которая определяет законы, регулирующие счета, связанные с событиями и действиями менеджмента, будь то государственные или частные».
Бернанрд Харгадон: «Бухгалтерский учет - это искусство сбора, обобщения, анализа и интерпретации финансовых данных с целью получения необходимой информации от компании».
Дэвид Химелбло: «Бухгалтерский учет - это язык бизнеса, и поэтому в нынешних условиях он необходим для его успеха».
Межамериканский комитет бухгалтеров: «Это искусство регистрации, классификации и резюмирования значимым образом и в денежном выражении операций, которые, по крайней мере частично, финансового характера, а также интерпретации полученных результатов».
Энрике Флауэр Ньютон: «Бухгалтерский учет - это техническая дисциплина, которая на основе обработки данных о составе и эволюции имущества предприятия, товаров, принадлежащих третьим сторонам, находящихся в его власти, и определенных непредвиденных обстоятельств, дает информацию для принятия решений. администраторы и заинтересованные третьи стороны, а также для мониторинга ресурсов и обязательств организации.
Серхио Гарсиа и Мигель Маттера: «Бухгалтерский учет - это техническая дисциплина, которая занимается измерением, записью и интерпретацией последствий действий и событий, которые могут быть количественно оценены и имеют экономические последствия для активов организаций в целом и которые определяют сумму. от полученной прибыли с целью содействия контролю над ее операциями и принятию адекватных решений.
Из обзора предыдущих определений сделан вывод, что бухгалтерский учет - это наука, которая позволяет анализировать и регистрировать финансовые факты, выраженные в денежном выражении, выполняемые в организации или компании, до получения финансовой отчетности, результаты которой необходимо проанализировать, чтобы направлять процесс принятия решений, поэтому бухгалтерский учет позволяет исполнительному директору (юридическому представителю) предвидеть, что делать в данной ситуации, принимать решения и действовать своевременно и эффективно.
Система бухгалтерского учета основана на экономических и финансовых операциях, являющихся результатом институционального управления. При разработке бухгалтерского учета любой НПО следует учитывать четыре периода или стадии:
Начальный
период Период управления
Конечный
период Расчетный период
Начальный период: он включает в себя организацию НПО и бухгалтерские записи, которые будут мотивировать предварительные операции (подготовка бюджетов, первые запросы средств в донорские агентства, получение средств в НПО, доноре или бенефициаре).
Период управления: определяется как период времени между началом и концом каждого отчетного года (с 1 января по 31 декабря).
Период в конце финансового года: он включает в себя завершающие операции по финансовому положению и результатам (оставшихся средств для НПО) для определения целей и задач, которые были достигнуты, и результатов экономических операций.
Расчетный период: это период, который включает окончательный расчет и конечный баланс проекта или соглашения (большинство соглашений и проектов не начинаются в первый день года, а их дата окончания отличается от 31 декабря).
Исходя из вышеизложенного, возникает необходимость использования специальных методов, отвечающих характеристикам каждой
НПО с ее донорским агентством. Все эти операции: классифицируются, проверяются, регистрируются, анализируются и отражаются в ежемесячных, квартальных и годовых финансовых отчетах.
Поля бухгалтерского учета
Бухгалтерский учет применим ко всем видам деятельности, осуществляемой людьми, а также к коммерческой деятельности, деятельности культурного, политического, профсоюзного, спортивного, военного, религиозного, социального, развлекательного, социального характера и т. Д. в котором есть управление экономическими ресурсами, применяется бухгалтерский учет, поэтому заявлено, что его область применения неограничена, однако его принципы уникальны. В области бухгалтерского учета есть специализированные области в соответствии с целями, которые они решают, таким образом, что можно говорить о:
Учет затрат: Согласно Сесилу Гиллеспи в его книге под названием «Учет и контроль затрат», Эдиториал Дайана, Мексика, Учет затрат состоит из серии процедур, направленных на определение стоимости продукта и различных действий, необходимых для его выполнения. производство и продажи, а также для планирования и измерения производительности труда. Он отличается от бухгалтерского и финансового учета тем, что, в то время как первый концентрирует свое внимание на отдельных продуктах и относительно небольших группах видов деятельности, последний опирается на точку зрения, предоставляемую ежемесячными балансами и отчетами о производственной деятельности и прибыли.
Государственный или государственный учет: он служит для записи, классификации, обобщения и интерпретации операций государственных агентств или учреждений, включая их компании, на основе общего государственного бюджета.
Банковский учет: он применяется в учреждениях, которые принадлежат к национальной финансовой системе, то же самое, что регулируется Управлением банков.
Кооперативный учет: он применяется в учреждениях, признанных и регулируемых Управлением кооперативов.
Аграрный учет: со специальными процедурами, которые позволяют регистрировать и результаты временной деятельности, то же самое, что пользуется некоторыми исключениями в Законе о налоговом режиме.
Учет нефти: применяется в учреждениях, осуществляющих деятельность по проверке, разведке, эксплуатации и транспортировке нефти.
Кроме того, специализированный учет применяется в таких сферах, как строительство, гостиничный бизнес, животноводство, животноводство, страхование и перестрахование, горнодобывающая промышленность и т. Д.
Принципы бухгалтерского учета и прочие применимые к НПО.
Принципы бухгалтерского учета, применимые к НПО
Все операции, регистрируемые НПО, должны основываться на Общепринятых принципах бухгалтерского учета GAAP, поскольку в результате такой практики будет предоставляться правдивая, объективная и точная информация, которая будет гарантировать информацию, содержащуюся в финансовой отчетности и в периодических отчетах, представляемых донорским агентствам.
На мой взгляд, наиболее подходящими для деятельности НПО ОПБУ являются следующие:
Организация бухгалтерского учета: она представлена НПО как организация, которая развивает деятельность, направленную на реализацию своих программ и проектов. Учреждения должны рассматриваться с точки зрения бухгалтерского учета как отдельные и отличные от их директоров, членов или частных партнеров юридические лица. С другой стороны, при регистрации бухгалтерских операций необходимо не только учитывать регистрируемые операции, но и соблюдать характер услуг учреждения.
Отчетный период: это период периода, относящийся к развитию НПО. Важно учитывать этот принцип, поскольку большинство соглашений и проектов, реализуемых НПО, начинаются не в первый день года, а срок действия - не 31 декабря, как это происходит с коммерческими и промышленными компаниями. В связи с этим ежемесячные и квартальные отчеты можно назвать «отчетными подпериодами».
Непрерывность бухгалтерского учета. Финансовые отчеты НПО как организации-донора соответствуют постоянно существующей организации, поэтому ее цифры должны отражать исторические ценности.
Значение: Финансовая отчетность, представленная НПО в качестве получателя гранта, должна быть четкой и простой для интерпретации для всех, кому необходимо работать с этими отчетами. Необходимо, чтобы они сопровождались пояснительными примечаниями, расширяющими происхождение и значение уже сделанных цифр.
Единообразие: использование учетной политики, стандартов и процедур должно быть единообразным с течением времени, чтобы они позволяли комплексно сравнивать финансовую отчетность или влияли на некоторые элементы, которые необходимо анализировать и изучать, таким образом можно определить, как Это была эволюция развития НПО или ее проекта.
Оценка в денежном выражении: движения на счетах активов, пассивов и капитала должны легко распознаваться в бухгалтерских записях и выражаться в денежном выражении. Денежной единицей бухгалтерского учета и финансовой информации в Республике Эквадор является доллар США.
Двойная запись: в каждой НПО каждая зарегистрированная операция затрагивает как минимум две позиции в бухгалтерских записях на основе системы двойной записи и принципа, согласно которому нет должника без кредитора, и наоборот.
Стоимость приобретения: основные средства должны учитываться по стоимости приобретения или строительства, стоимость которой указана в исторической отчетности, если указанная стоимость не имеет значения. Стоимость земли обычно указывается отдельно. Стоимость строительства включает в себя общие прямые затраты и накладные расходы, такие как проектирование, надзор, администрирование, проценты и налоги. Объекты, рассматриваемые как основные средства, должны иметь для Учреждения срок полезного использования не менее одного года в перспективе, хотя обычно этот срок полезного использования считается более длительным. Следует установить практические меры или критерии, позволяющие проводить единообразные различия между основными фондами, эксплуатационными расходами и расходами на техническое обслуживание.
Устаревание: активы, которые больше не используются, должны быть списаны в резерв на обесценение или непосредственно на расходы, чтобы основные фонды представляли собой активы институциональной службы.
Финансовая отчетность: Финансовая отчетность должна соответствовать применимым информационным стандартам, включенным в Общепринятые стандарты аудита.
Эквадорские стандарты бухгалтерского учета, применимые к НПО.
Постановлением Федерации национальных бухгалтеров Эквадора от 8 июля 1999 г. были выпущены Эквадорские стандарты бухгалтерского учета NEC, а Постановлением № 000140 Служба внутренних доходов постановила обеспечить, чтобы NEC Эквадорских стандартов бухгалтерского учета имел номер 1 до 15 числа являются обязательными для применения налогоплательщиками, обязанными вести бухгалтерский учет.
Однако необходимо уточнить, что NEC были выпущены для регулирования, стандартизации и гармонизации универсальных процедур бухгалтерского учета, которые в основном нацелены на коммерческие, промышленные и обслуживающие компании. Несмотря на это, обзор 17 НИК показывает, что некоторые из них применимы для задач, выполняемых НПО.
Nec 1. - Представление финансовой отчетности: этот стандарт должен применяться при представлении всех финансовых отчетов общего назначения, подготовленных и представленных в соответствии с Эквадорскими стандартами бухгалтерского учета. Финансовая отчетность общего назначения - это финансовая отчетность, цель которой - удовлетворить информационные потребности пользователей и, в данном случае, донорских агентств, информация которых обрабатывается для измерения и удовлетворения очень конкретных информационных потребностей.
Полный комплект финансовой отчетности включает следующие компоненты: а) бухгалтерский баланс; б) Отчет о прибылях и убытках; c) Отчет об изменении капитала; г) Отчет о движении денежных средств и; д) Учетная политика и пояснительные записки.
Целью этого правила является существенный учет средств, пожертвованных агентствами сотрудничества и их кредиторами, таким образом, чтобы, когда они рассматриваются с обязательствами и собственным капиталом, можно было получить объективное представление о финансовом положении учреждения. как в начале, так и в конце упражнения. Мы должны понимать, что финансовая отчетность не предназначена для отображения текущей стоимости активов НПО или значений, которые могут быть получены в случае завершения или ликвидации ее программ или проектов.
NEC 5.- Чистая прибыль или убыток за период: «Целью настоящего Стандарта является указать классификацию, раскрытие и учет определенных статей в отчете о прибылях и убытках, чтобы все компании (НПО) подготовили и представили их. на постоянной основе »
Настоящий Стандарт предназначен для Учреждений для учета продаж, доходов, прибыли, себестоимости продаж, расходов, прибылей и убытков таким образом, чтобы они объективно представляли результаты деятельности за рассматриваемый год или годы.
NEC 13.- Учет амортизации: Область применения настоящего стандарта связана с обязательством учитывать амортизацию незначительных основных средств, поскольку это может иметь существенное влияние при определении и представлении финансового положения и результатов деятельности. объекта.
Сумма амортизации незначительного актива должна быть присвоена на систематической основе каждому отчетному периоду, который достигает срока полезного использования актива, который должен быть оценен с учетом следующих факторов: ожидаемый физический износ, моральный износ и юридические или другие ограничения на использование актива.
NEC 17.- Конвертация финансовой отчетности для результатов применения схемы долларизации: Согласно Официальному реестру № 57, опубликованному 13 апреля 2000 г., и согласно резолюции № SB-SC-SRI-01, Стандарт утвержден. Ecuatoriana de Contabilidad NEC № 17. Правильная адаптация к схеме долларизации и перевод финансовой отчетности с сукре на доллары требует подробного анализа стратегии внедрения новой системы, графика и необходимых шагов, которым необходимо следовать, возможно проблемы, которые могут возникнуть, и координация различных этапов, с которыми приходится сталкиваться учреждениям, чтобы эта реализация была успешной.
«Применение схемы долларизации включает в себя адаптацию транзакций учреждения для ведения бухгалтерского учета в долларах США».
Адаптируемые транзакции относятся ко всем циклам или экономическим движениям НПО; Это в основном подразумевает адаптацию значений в системах сбора (дебиторская задолженность), покупок (кредиторская задолженность), товарно-материальных запасов (основных средств) и в ролях расчета заработной платы или расчета заработной платы. В большинстве учреждений эта часть будет в основном в области бухгалтерского учета и систем.
Как указано в Приложении к газете El Comercio под названием «Долларизация», опубликованном 17 апреля 2000 г.; NEC 16 и 17 позволяют переводить показатели бухгалтерского учета из сукра в доллары, для чего требуются три основных шага:
Первый шаг, который необходимо сделать для долларизации бухгалтерского учета учреждения, известен как всеобъемлющий денежный пересчет. Это означает, что с 1 января 2000 г. немонетарные статьи (активы, обязательства и капитал) баланса должны быть скорректированы с учетом накопленных уровней инфляции на дату перехода, установленную 31 марта. 2000. Метод тот же, что использовался ранее, однако эффект подверженности счетов инфляции не будет отражаться в капитале, но для этого периода он отражается в отчете о прибылях и убытках, эта бухгалтерская корректировка будет зарегистрируется в новой учетной записи под названием Exposure Result.
Второй шаг - это использование индекса коррекции разрыва между инфляцией и девальвацией сукре. В последние два года второй показатель был выше первого. Так, если в 1998 г. инфляция составляла 43%, то девальвация достигла 54,13%. В 1999 году это поведение было более искаженным, зарегистрированная инфляция составила 60,7%, а годовая девальвация - 196,6%. Затем цель состоит в том, чтобы признать в бухгалтерском учете реальное изменение покупательной способности сукре. Специальный индекс коррекции разрыва равен накопленному изменению разницы между уровнями инфляции и девальвации за период между 31 декабря - или датой возникновения - и 31 марта 2000 г. origin - день совершения транзакции; например,Если Учреждение купило дом 5 мая 1997 г., датой возникновения амортизационного счета этого актива является именно 5 мая того же года.
Третий шаг является наиболее простым и состоит из деления неденежных статей на 25 000 сукре, и таким образом различные счета переводятся в доллары.
Процесс преобразования финансовой отчетности из сукра в доллары с применением NEC 17 указывает на то, что требуется, чтобы процесс преобразования был в достаточной степени задокументирован в примечаниях к финансовой отчетности.
Внутренний контроль в НПО.
Как и в любой другой коммерческой деятельности, внутренний контроль должен быть установлен четко и точно, чтобы избежать ошибок при их интерпретации и применении. В некоторых НПО внутренние процедуры и правила позволяют лучше контролировать институциональные ресурсы, повышая эффективность операций и обеспечивая соблюдение административной политики.
Нормативные акты, наиболее часто используемые для применения внутреннего контроля в НПО, связаны с движением денежных средств и банков, мелких денежных средств, авансов поставщикам, а также закупок и приобретений.
Внутренний контроль денежных средств и банков
Аспекты бухгалтерского учета: В
соответствии с административной и учетной политикой, применяемой в различных НПО, в вашем учреждении должны применяться следующие механизмы внутреннего контроля для обеспечения эффективного бухгалтерского и финансового контроля:
- Все операции, выполняемые Cash, будут выполняться с учетом институционального плана счетов. Бухгалтерский отдел при внесении изменений, открытии или исключении счетов из общего списка счетов должен немедленно уведомить казначея или лицо, ответственное за наличные деньги. Кассир будет ежедневно регистрировать все документы, которые подразумевают ввод или вывод денег, которые должны быть должным образом подтверждены документами, отвечающими налоговым и налоговым требованиям, а также разрешениями официальных лиц конкретной Программы или Проекта. утверждает все документы в соответствии с подтверждающей документацией. Никакой документ не будет оплачен и зарегистрирован Caja,Если у него нет разрешения Департамента бухгалтерского учета, после проверки и / или проверки сальдо бюджета, за исключением тех, которые возникают в результате ликвидации заработной платы и социальных пособий, за которые отвечает Администрация или Департамент кадров, если таковые имеются. произвести оплату любого обязательства, вытекающего из предоставления личных услуг, кассир обязан вычесть налоги, вызванные этим платежом, и которые должны быть отправлены в бухгалтерский отдел во время авторизации платежа, это означает, что отдел Бухгалтерия отдаст распоряжение кассиру о сумме удержания налогов. Все обязательства, которые должны быть оплачены кассиром, должны быть должным образом санкционированы исполнительным директором и администратором.или замещающее лицо в случае их отсутствия. Все выданные чеки обязательно должны быть подписаны как минимум двумя людьми, один из которых должен быть исполнительным директором, а другой может быть администратором, казначеем или членом совета Исполнительный директор, назначаемый на собрании участников. Вся документация, касающаяся авансовых выплат заработной платы, личных займов и других выплат персоналу, которые напрямую связаны с заработной платой, обязательно должна иметь одобрение Исполнительного директора.Вся документация, касающаяся авансовых выплат заработной платы, личных займов и других выплат персоналу, которые напрямую связаны с заработной платой, обязательно должна иметь одобрение Исполнительного директора.Вся документация, касающаяся авансовых выплат заработной платы, личных займов и других выплат персоналу, которые напрямую связаны с заработной платой, обязательно должна иметь одобрение Исполнительного директора.
Административные аспекты
А). Денежные
квитанции: все квитанции о доходах должны быть предварительно пронумерованы в оригинале и в двух копиях, оригинал будет храниться вместе с квитанцией кассовых чеков, первая копия будет помещена в контрольную документацию каждой затронутой программы или проекта, а второй экземпляр будет доставлен депоненту в это время.
Все полученные чеки должны быть выписаны на имя учреждения.
Почтовые чеки не принимаются.
Все чеки, введенные кассиром, должны быть немедленно перечеркнуты и снабжены надписью, объясняющей, на какой счет они будут депонированы, из какого банка и имя владельца счета.
Кассиру не разрешается принимать деньги или ценные бумаги на хранение, которые ранее не были разрешены Исполнительным директором.
Б). Отток денежных средств:
все средства, внесенные в Cash для любой концепции, должны быть переведены на банковские счета в тот же день, когда происходит операция.
Лицо, ответственное за внесение банковских вкладов, должно проверить данные в депозитной квитанции и подписать ее в знак получения указанных в ней сумм.
Копии депозитных листов с печатью получателя банка должны быть доставлены в кассу в тот же день депозита для подтверждения бухгалтерских проводок оттока денежных средств.
Для облегчения внутреннего контроля расходы по всем операциям, выполняемым наличными, должны оплачиваться чеком. Оплата чеками будет производиться в следующих случаях:
Счета-фактуры, Коммерческие примечания и Подтверждения оплаты покупок и оказания услуг, представленные Поставщиками, которые представлены в соответствии с положениями предыдущих пунктов. Документация, соответствующая оплате поставщикам, должна быть доставлена в бухгалтерию на следующий день для ее регистрации и соответствующего файла.
Замена или возмещение покупок, сделанных персоналом, в отношении материалов, канцелярских принадлежностей, уборки и т. Д. которые должным образом уполномочены. Замена или возмещение командировочных расходов в Стране или за рубежом, а также представительских расходов, должным образом санкционированных Исполнительным директором.
Изъятия из фонда мелкой наличности; Кассир приложит форму расчета и пополнения фонда мелкой наличности, подкрепленную расходными документами.
Платежи за электричество, телефон, воду, налоговые сборы, налоги, муниципальные налоги и т. Д. они будут отменены по истечении срока их действия.
С). Закройте коробку:
- Кассир должен регистрировать все движения денежных средств, совершенные в течение дня, в части ежедневного дохода и в части ежедневных платежей, в последнем формате будет установлен остаток денежных средств.Закрытие кассы будет иметь определенное время, все операции Внесение и / или выдача наличных после установленного времени закрытия будет считаться операциями в нерабочее время и с датой регистрации на следующий день.
D). Проверить контроль тяги:
- Кассир будет отслеживать получение чековых книжек и проверять соответствующую нумерацию и сумму чеков. Чеки будут выписываться в соответствии с тем же порядком, в случае аннулирования чека, он должен быть записан в дневной части. Наличными со словом CANCELED, который должен включать оригинальный чек со штампом CANCELED и который будет перфорирован для большей безопасности.Все чеки будут выданы с бухгалтерским подтверждением платежа или расходов, которое будет заполняться в обязательном порядке данные, необходимые в формате.
И). Общие правила кассы:
- Все документы и ваучеры, которые были аннулированы кассиром, должны быть немедленно проштампованы словом ОПЛАЧЕНО или ОТМЕНЕНО. Бухгалтерия может проводить неожиданные и периодические подсчеты наличных, когда сочтет это удобным. Любая разница в подсчете наличных средств об обнаружении этого, исполнительный директор будет немедленно уведомлен о принятии соответствующих мер по согласованию с бухгалтерским отделом, чтобы были внесены соответствующие корректировочные записи.
F). Выверка средств: в
конце месяца должна проводиться выверка средств в иностранной валюте, эта выверка будет включать все доступные средства, которыми располагает Учреждение, которые будут сравниваться с остатками, указанными в официальных книгах и бухгалтерских записях, таким образом разница будет определяться из-за не внесенной корректировки обменного курса. Сверка балансов необходима, чтобы избежать расхождений в конце каждого периода Проекта или Программы. Внесенные корректировки будут подписаны Исполнительным директором, к которому будут приложены все рабочие документы, которые привели к разногласиям при согласительной процедуре, чтобы аудиторы донорских агентств располагали материалом, обеспечивающим последовательность корректировок. сделали.
Внутренний контроль мелких денежных средств
Согласно публикации, озаглавленной «Управление бухгалтерским учетом и внутренний контроль», денежные средства, управляемые через мелкую кассу, должны точно регулироваться, чтобы избежать неправильного использования этих ресурсов, поэтому делаются следующие наблюдения:
- Фонд мелких денежных средств состоит из фиксированной суммы денежных средств, суммы которых утверждены в соответствии с требованиями Учреждения, и его использование предназначено исключительно для мелких и непредвиденных расходов, которые не были учтены. для оформления заказов на поставку по сниженной стоимости; Однако эти расходы учитываются в рамках бюджетов, утверждаемых организациями-донорами. Кассир или генеральный секретарь будут нести исключительную ответственность за правильное управление Фондом мелкой наличности, а также за рациональное использование денежных средств. Открытие Фонда мелкой наличности, а также увеличение фонда будут производиться с предварительного одобрения Исполнительного директора.Все расходы, произведенные с помощью этого фонда, должны быть подтверждены действующими ваучерами, которые соответствуют налоговым и налоговым требованиям. В случае приобретения небольших сумм, максимальная сумма каждого платежа которых не превышает ранее установленную, будут производиться выплаты только наличными. Эти денежные выплаты будут производиться для покрытия различных концепций, таких как местная мобилизация, дорожные сборы, закуски, канцелярские товары, средства для уборки и чистки и т. Д. Разрешение на приобретение товара или услуги соответствует высшему административному органу. Ответственное лицо для осуществления платежей с использованием средств мелкой наличности должно убедиться, что все документы имеют подписи уполномоченных должностных лиц.Документально оформленная сдача фонда мелкой наличности должна быть оформлена вместе с прилагаемыми платежными ваучерами. Вспомогательные ваучеры, которые по своему содержанию описывают только общие понятия, такие как «для потребления», «для различных продаж» или «различных услуг», не должны приниматься. Кассир или генеральный секретарь, представляя свой отчет о расходах наличными, заполнит кассу. Девушка, специально предназначенная для этой цели, подробно. Формат рабочего листа для ликвидации фонда мелкой наличности должен быть в оригинале и копии, оригинал и подтверждающие документы расходов должны быть доставлены в бухгалтерию для ее бухгалтерского учета и копия для вашего файла и соответствующий контроль.Замена фонда мелкой наличности заключается в своевременной оплате чека кассиру, который несет единоличную ответственность за управление средствами, на сумму, равную общей потраченной сумме, предварительно бухгалтерский отдел должен проверить сумму и если сопроводительные документы соответствуют необходимым налоговым и налоговым требованиям и что на каждом документе есть печать аннулированного или оплаченного. При использовании примерно 70% средств фонда мелкой наличности необходимо запросить его замену для Избегайте исчерпания денег во время процесса возмещения средств. Необходимо подавать письменные разрешения, которые изменяют суммы, присвоенные Petty Cash из-за увеличения или уменьшения, и вместе с их копией они будут учтены во время этого изменения.,придание последовательности и достоверности сделанной бухгалтерской записи. Аудит, проводимый бухгалтерским отделом, должен проводиться неожиданно и периодически, о любых отклонениях от нормы необходимо сообщать в письменной форме финансовому директору для принятия административных и бухгалтерских корректирующих мер.
Внутренний контроль покупок и приобретений:
согласно публикации, упомянутой в предыдущем параграфе, сделано несколько предложений по внедрению систем контроля для осуществления покупок и приобретений за счет институциональных фондов, среди наиболее важных из которых мы имеем:
- Исполнительный директор имеет право разрешать закупку товаров и услуг в пределах сумм, определенных Советом директоров. Разрешение и выполнение покупок должны основываться на бюджете, утвержденном организациями-донорами. Закупки, которые превышают лимиты, определенные Советом директоров, должны быть одобрены этой инстанцией. Все закупки будут предметом письменного запроса; Это должно быть отправлено исполнительному директору для оценки и утверждения. Любой запрос на закупку должен содержать следующие требования: цель, для которой будет использоваться указанное оборудование или материал, подробные спецификации товара, необходимые для поиска наиболее подходящих поставщиков, если это применимо. иметь дело со специальными материалами или оборудованием, будет удобно представить потенциальных поставщиков, чтобы облегчить процесс покупки,Это должно быть указано, если покупка подробно описана в утвержденном бюджете, должна быть установлена степень срочности и приоритетности покупки, должен быть указан крайний срок для приобретения, и он будет содержать подпись ответственности лица, запрашивающего покупку, и его Непосредственный начальник: лицо или комиссия, отвечающая за закупки, после получения этого запроса на покупку должно получить не менее трех предложений или проформ, после чего будет проведено сравнительное исследование предложений, которые соответствуют техническим требованиям, запрошенным пользователем. Чтобы избежать проблем с качеством и спецификациями в будущем, он будет представлен Исполнительному директору для окончательного утверждения покупки после утверждения наиболее подходящего предложения.Заказ на поставку будет направлен поставщику с требованием соблюдения изложенных в нем условий. После получения оборудования, приобретенного у поставщика, необходимо провести тщательный осмотр, чтобы убедиться в правильности характеристик и технических условий, после чего оборудование будет получено путем подписания Акта доставки и приема в что любой незначительный дефект, который не выводит из строя полученный материал и который может быть исправлен поставщиком, должен быть зарегистрирован, в противном случае дефектный материал или оборудование не должны приниматься. Подтверждающие документы о приобретении товаров и услуг будут регулироваться положениями Налоговой службе в связи с выдачей действительных ваучеров. Любые нерегулярные или постоянные профессиональные услуги,Они должны осуществляться через «контракты на предоставление государственных услуг», которые должны быть подписаны и утверждены Исполнительным директором на основании положений Гражданского кодекса для исполнения этих договорных инструментов.
Процессы бухгалтерского учета и записи для НПО
Процессы бухгалтерского учета:
Основная основа для любой хорошей организации - это установление процедур и простых методов выполнения; своевременная информация и внутренний контроль всегда были основными целями бухгалтерского учета.
Информация, требуемая Исполнительным директором и персоналом, ответственным за НПО для принятия решений в различных проектах, в основном связана с бухгалтерским учетом, поскольку им нужны все виды информации (бухгалтерский учет, дополнительный учет, исторический, перспективный и др.) непрерывный, периодический и случайный), а также процедуры, принятые для установления потока данных, который должен проходить через соответствующие информационные каналы, а именно: документы, специальные отчеты и финансовые отчеты (балансы, отчеты о прибылях и убытках, и т.д.).
Согласно Руководству по подаче заявки для НПО, SASE, Перу (страницы 20-23), для того, чтобы информация была своевременной и правдивой, необходимо соблюдать следующие правила:
- Распределите исполнительные элементы и вспомогательные ресурсы скоординированным и эффективным образом, чтобы деятельность НПО развивалась с максимально возможной выгодой. Все экономические операции, возникающие в результате управления, которые были инициированы различными сферами, являются доходами или Статьи расходов, аналоги которых не означают доходов или денежных выплат, должны быть суммированы координатором проекта. В случае значительного вклада материалов в реализацию Проекта, бухгалтерский учет должен быть проинформирован посредством сводных документов для их четкой и точной регистрации в специальных книгах. Избегайте дублирования функций и задач, возложенных на что обзоры и записи не производятся повторно.Сделайте документы и книги доступными для людей, отвечающих за аудит и обзоры НПО, чтобы их можно было быстро и без каких-либо затруднений проверить. Система бухгалтерского учета будет контролировать адекватное вменение в бухгалтерском учете всех операций, выполняемых в НПО, и что Они включаются в отчетный период, которому они соответствуют. Ведите учет в статистической форме, чтобы результаты можно было узнать, и установите соответствующие сравнения в каждый период.Ведите учет в статистической форме, чтобы результаты можно было узнать, и установите соответствующие сравнения в каждый период.Ведите учет в статистической форме, чтобы результаты можно было узнать, и установите соответствующие сравнения в каждый период.
Бухгалтерские записи:
Функции бухгалтерского учета:
A. - Анализ и классификация
B. - Регистр
C. - Обобщение деятельности и, как следствие, измерение результатов, произведенных в проектах каждой НПО.
Рекомендуемые бухгалтерские записи для детализации операций, выполняемых НПО на ежедневной основе:
Кассовый аппарат: в этом регистре все дебеты и кредиты, применяемые к кассовому счету, перечислены в хронологическом порядке, удобно иметь столбец Остатки, который позволяет ежедневно получать доступные значения в этой учетной записи.
Банковский реестр: в этом реестре указываются все доходы, расходы и остатки денежных средств на счетах институционального банка. Каждая программа или проект, который выполняется, будет иметь свой собственный независимый банковский счет, надлежащее управление банковским регистром будет предоставлять ежедневную информацию о доступных остатках, избегая овердрафтов и банковских проблем.
Журнальная запись (ежедневная книга): эта запись позволяет ежедневно аннотировать все транзакции или операции, выполняемые учреждением, с помощью отчетов о доходах, выходах и журналах.
Реестр бюджетного контроля: этот реестр состоит из подробных аннотаций значений, которые были «затронуты» в различных бюджетах, управляемых в учреждении. Для каждой статьи или подстатьи бюджета необходимо открыть запись, в которой подробно описываются доходы, полученные для финансирования каждой деятельности, запрограммированной в бюджете, расходы, примененные к этой статье, и остаток существующих средств в этой статье.
Любая проводимая транзакция, независимо от ее характера, если она должна быть зарегистрирована в бухгалтерских книгах, должна быть подтверждена в письменной форме, и для этого будут использоваться, как уже упоминалось, ваучеры доходов, расходов или журналов, где они будут подробно описаны. операции, элементы, которые вмешались в это, и вытекающие из них права и обязанности; таким образом можно избежать сомнений, неверных толкований и причин для многих юридических проблем.
Таким же образом, подтверждающие документы по задействованным операциям будут храниться вместе с доходами, выходными или ежедневными поступлениями, чтобы обеспечить большую последовательность операций.
Анализ и классификация требуют упорядоченной процедуры, и бухгалтерский учет пытается организовать в соответствии с заранее определенной классификацией набор событий, которые происходят ежедневно в каждой НПО, таким образом, намного легче понять и интерпретировать записи.
Весь этот большой объем секретных операций окупается, если подвести итог, поскольку это не просто одна операция, а сумма всех операций за день, неделю, месяц или год.
Некоторые сводки бухгалтерских записей можно делать с определенной периодичностью, а другие - с длительными интервалами. Например, удобно знать сводку операций, выполняемых Caja на ежедневной основе, в то время как сводка, относящаяся к основным средствам, может составляться ежеквартально или раз в полгода как способ контроля активов.
Деятельность НПО может быть представлена следующим образом:
Ежедневные операции:
запись ежедневного движения через доходы, выходы и ежедневные поступления.
Контроль бюджетных статей.
Контроль движения денежных средств и банков, расчет и определение остатков.
Ежемесячные отчеты:
сводные балансовые
отчеты по статьям бюджета и подпунктам по проектам или программам.
Деталь платежей производится
ликвидация имеющихся средств по проектам или программам
выверки банковских счетов
Годовые отчеты:
Консолидированный баланс
внешних Доклады НПО
внутренних отчетов НПО
The
ваучеры Предполагается, что для целей бухгалтерского учета НПО подготовить доходов, расходов и Ежедневно для записи каждого экономического движения.
Подтверждение выхода или платежа: этот ваучер используется для регистрации всех денежных оттоков по чекам со счетов учреждения. Важно, чтобы в этом документе был сделан соответствующий учет и влияние на Программу или Фонд, а также статью или статьи бюджета. К наиболее важным данным, которые должны содержать эти квитанции, относятся: предварительно напечатанная нумерация, место и дата, номер чека, название банка, имя получателя, ID или номер RUC, домашний адрес, код затронутой программы, бюджетный код позиции или затронутые предметы, концепция, за которые производится оплата; коды счетов, названия счетов и значения дебета и кредита; подписи учтенных, проверенных, утвержденных и проверенных; и наконец,подпись получателя платежа.
Подтверждение дохода: этот ваучер будет использоваться для записи всего дохода от наличных денег или чеков на институциональные банковские счета, а также для подтверждения выписки, оно должно быть подготовлено во время получения соответствующих депозитных квитанций. Все денежные поступления должны подтверждаться соответствующими кассовыми поступлениями. Квитанции о доходах должны быть пронумерованы и содержать среди наиболее важных данных: место и дату, имя лица, доставляющего средства, запись о деньгах, если они были получены наличными или чеком, наименование банка, если они были получены. чек, код затронутой программы, код затронутой статьи или статей бюджета, концепция, по которой вводятся средства, столбец с кодами счетов,название счетов, значения дебета и кредита; подписи учтенных, проверенных, утвержденных и проверенных; подписи полученного в соответствии и доставки в соответствии.
Ваучеры журнала: этот ваучер используется для регистрации транзакций, которые не соответствуют Платежам или Доказательствам дохода; иными словами, он записывает записи для корректировок бухгалтерского учета, для записи банковских кредитов и дебетов, банковских переводов, а также покупок и продаж иностранной валюты. Как и предыдущие ваучеры, он должен содержать следующие основные данные: предварительно напечатанный номер, дата бухгалтерской записи, код затронутой программы, код затронутой статьи или статей бюджета, код бухгалтерских счетов, название счетов, значения дебета. и кредита; а также подписи подготовленных, утвержденных, учтенных и проверенных.
- Финансовые отчеты донорским агентствам
Конечным продуктом системы бухгалтерского учета является финансовая информация, то есть набор должным образом упорядоченных данных, которые представляют собой репрезентативные данные о стоимости, которые в данный момент имеют различные составляющие имущественного положения НПО.,
Среди наиболее важных информативных документов для определения прогресса и экономического и финансового положения НПО являются балансовые отчеты (ситуация и результаты).
С помощью балансовых ведомостей проверяется, все ли записи журнала были перенесены в бухгалтерскую книгу и все ли примечания к вспомогательным книгам находятся в этой книге, поскольку именно так можно узнать, хорошее или плохое финансовое положение НПО, и следовательно, если он может разрабатывать проекты и программы нормально или с трудностями.
Для подготовки ежемесячных отчетов необходимо сначала знать, что такое бюджет, который должен быть подготовлен и подвергнут тщательному и тщательному изучению, чтобы не возникло никаких сложностей при выполнении целей и задач, поставленных НПО.
«Бюджет - это план, который позволяет заранее оценить деятельность учреждения в денежном выражении, чтобы иметь возможность контролировать и впоследствии оценивать эффективность управления ресурсами», но он не должен ограничиваться только оценкой целей, но также включает в себя измерение того, что было сделано по сравнению с прогнозами и различий между ними, и, как следствие, инициирование корректирующих действий с целью установления баланса между реальным и заложенным в бюджет, тогда составление бюджета состоит из поставить под контроль деятельность НПО, указанная деятельность была предметом прогноза.
Бюджет составляется на основе плана работы по проектам или программам, которые учреждение собирается разработать в определенный период; В соответствии с институциональным планом счетов, все расходы, которые будут понесены для выполнения мероприятий, предусмотрены для каждой статьи или подпункта бюджета.
Если принять во внимание, что бюджет является основным элементом для хорошего функционирования НПО, а также для правильного применения бухгалтерского учета и финансового управления, критерий того, что бюджет как инструмент контроля должен быть результатом тщательное изучение.
Ниже приведен пример бюджета, тот самый, который облегчит понимание его структуры и представления.
Бюджетный
год: 2.001
Значения в: долларов США
ОПИСАНИЕ ПРОЕКТА ИТОГО ПРОЕКТ
ЗДОРОВЬЕ СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА
РАСХОДЫ:
- МЕБЕЛЬ И ОБОРУДОВАНИЕ 5,700 4,000 9,700
A.1 ИТ 1,200 1,800 3,000
A.2 Техник 2,000 1,200 3,200
A.3 Офис 2,500 1,000 3,500 ОПЕРАЦИОННЫЕ РАСХОДЫ 2300 1,900 4,200
B.1 Материалы 800600 1,400
B.2 Обучение 1,000 1,000 2,000
B.3 Мобилизация 500 300 800 АДМИНИСТРАЦИЯ 2,900 1,150 4,050
C.1 Аренда 1,500 1,000 2,500
C.2 Общественные услуги 0150150
C.3 Канцелярские
товары 600 0600 C.4 Техническое обслуживание 800 0800 ЗАРПЛАТЫ 5,300 4,100 9,400
D.1 Координатор 3,000 3,000 6,000
D. 2 Секретарь 800
0800 D.3 Бухгалтер 700
0700 D.4 Посыльный
0500500 D.5 Социальные пособия 800600 1400 НЕОЖИДАННО 300 300600
ИТОГО: 16 500 11450 27 950
ДОХОД:
- ПОЖЕРТВОВАНИЯ 10,500 9,000 19,500 УСЛУГИ 0 1,700 1,700 ПРОДАЖИ 5,000 450 5,450 ФИНАНСОВЫЕ 800 200 1,000 ПРОЧИЕ ДОХОДЫ 200 100 300
ИТОГО: 16 500 11450 27 950
Отчет о соблюдении бюджета по статьям и подпунктам
Каждый проект является предметом соглашения о пожертвованиях между донорским агентством и организацией-получателем (в данном случае НПО), и для утверждения этого соглашения организация-получатель обязательно должна отправить бюджет проекта или программы, которые должны быть выполнены, кто будет использовать средства, пожертвованные в соответствии с ним, и любые изменения или перепрограммирование будут производиться только с предварительного одобрения донорского агентства.
Субъект Грантополучателя должен предоставлять описательные и финансовые отчеты о ходе реализации проекта или программы с периодичностью, согласованной в соответствующем соглашении о пожертвовании или соглашении о сотрудничестве; Эти отчеты будут оцениваться и анализироваться внутри компании.
Отчет с подробным описанием расходов по статьям и подпунктам бюджета является отражением использования пожертвованных средств, который известен как Отчет о соблюдении бюджета.
Обычно статьи бюджета представляют заголовки основных счетов, а подпункты бюджета представляют заголовки дополнительных учетных записей.
Наличие адекватных отчетов облегчит сбор, классификацию, учет и финансовую интерпретацию всех типов информации, которая абсолютно необходима для эффективного, действенного и экономичного использования ресурсов, имеющихся в распоряжении НПО.
Исполнительная дирекция ежедневно принимает решения, которые влияют на будущее его НПО, эти решения должны быть основаны на точной, точной, своевременной и актуальной информации по рассматриваемой проблеме.
Ниже приведен пример этого отчета, в котором подробно описывается использование бюджетных ресурсов предполагаемой НПО.
Отчет о соблюдении бюджета
(выражен в долларах США)
Проект: Здоровье и сексуальность
Период: с 1 февраля 2000 г. по 30 апреля 2000 г.
ПУНКТЫ БЮДЖЕТА БАЛАНС РАСХОДОВ ПО БЮДЖЕТУ
УТВЕРЖДЕНО ВЫПОЛНЕНО
A. МЕБЕЛЬ И ОБОРУДОВАНИЕ 5700 2420 3280
A.1 IT 1200 220 980
A.2 Техническое обслуживание 2,000 1,200 800
A.3 Офис 2,500 1,000 1,500
- ОПЕРАЦИОННЫЕ РАСХОДЫ 2300 300 2000
B.1 Материалы 800 300 500
B.2 Обучение 1000 0 1000
B.3 Мобилизация 500 0500 АДМИНИСТРАЦИЯ 2900 330 2570
C.1 Аренда 1500 200 1300
C.2 Коммунальные услуги 0 0 0
C.3 Инструменты Офис 600 80 520
C.4 Техническое обслуживание 800 50 750 ЗАРПЛАТЫ 5300 960 4340
D.1 Координатор 3000 600 2400
D.2 Секретарь 800 200 600
D.3 Бухгалтер
700100600 D.4 Связной 0 0 0
D.5 Социальные выплаты 800 60 740 НЕОЖИДАНО 300 0300
ИТОГО: 16 500 4 010 12 490
Отчет о состоянии доходов и денежных выплат.
Этот отчет очень важен для того, чтобы знать расчет средств, имеющихся в результате пожертвования для конкретного проекта, в котором подробно описывается проверка оставшихся средств, существующих на дату прекращения. Этот отчет должен представляться в донорское агентство на ежемесячной и совокупной основе, показывая весь полученный доход, произведенные расходы и остаток, доступный для исполнения.
Пример этого отчета представлен ниже, чтобы узнать его структуру и состав.
Отчет о доходах и выплатах по
проекту «Здоровье и сексуальность»
(выражен в долларах США).
Период: с 1/2 февраля 2000 г. по 30 апреля 2000 г.
ДОХОД: 8 853,22
05.02.2001 Первый перевод средств 5 825,12
26.02.2002 Второй перевод средств 3 000,00
3003/00 Проценты, зачисленные на счет 28.10
РАСХОДЫ: 4 010,00
A. МЕБЕЛЬ И ОБОРУДОВАНИЕ 2,420,00
A.1 IT 220,00
A.2 Техническое обслуживание 1,200,00
A.3 Офис 1,000,00
- ЭКСПЛУАТАЦИОННЫЕ РАСХОДЫ 300.00
B.1 Материалы 300.00
B.2 Обучение 0.00
B.3 Мобилизация 0.00 АДМИНИСТРАЦИЯ 330.00
C.1 Аренда 200.00
C.2 Коммунальные услуги 0.00
C.3 Канцелярские
товары 80.00 C.4 Техническое обслуживание 50.00 ЗАРПЛАТЫ 960.00
D.1 Координатор 600.00
D.2 Секретарь 200.00
D.3 Бухгалтер 100.00
D.4 Вестник 0
D.5 Социальные выплаты 60.00 UNFORESEEN 0.00
Баланс: 4843,22
ПОДТВЕРЖДЕННЫЕ ОСТАВШИЕСЯ СРЕДСТВА:
Наличными. Мелкие наличные 20,00
Счета. Cte. долларов # 1230166 Citibank 2 033,12
Инвестиционный банк Banco Pichincha долларов 3 000,00
На счетах к оплате:
ESSS (109,45)
SRI (100,45)
ОСТАВШИЕСЯ СОГЛАСОВАННЫЕ СРЕДСТВА: 4843,22 Вклад совместных отчетов
об оценке
Для донорских агентств очень важным компонентом, который следует учитывать при утверждении бюджетов на выполнение проектов, являются партнерские взносы, обязанные вносить вклад НПО-бенефициаров. Термин «партнер» используется для обозначения ресурсов, которые будут использоваться проектом, отличных от ресурсов, предоставляемых донорским агентством, напрямую или через третьих лиц.
Параллельные взносы представляют собой комбинацию любых из следующих ресурсов:
- Денежные ресурсы, выделяемые предлагающей НПО. Совместное финансирование денежных ресурсов, предоставляемых местными, национальными или международными агентствами. Взносы в натуральной форме, предоставляемые заявителем, часто в форме земли, рабочей силы, оборудования, материалов, инфраструктуры и т. Д. для использования в проекте. Натуральные взносы от организаций, которые напрямую не участвуют в проекте (местные или национальные НПО, правительственные министерства и агентства, частный сектор и т. д.). Любая форма технической помощи (консультации, управление и т. д.).) и / или техническое сотрудничество применительно к проекту.
Порядок расчета суммы взносов контрагентов следующий:
- Определение типов неденежных вкладов, которые предлагается использовать в проекте, в соответствии с его компонентами Определение единицы измерения для каждого из рассматриваемых товаров или выгод; то есть человеко-часы труда, квадратные метры площадей для офисов или складов, гектары земли для сельского хозяйства и т. д. Определение количества неденежных единиц, которые будут потреблены в проекте. Присвоение соответствующей стоимости каждой тип неденежной единицы, содержащейся в каждом классе или типе взносов, и расчет неденежных ресурсов.
Существует несколько методов расчета стоимости вкладов: от простого наблюдения до использования общепринятых в регионе моделей или рыночных цен.
Поэтому рекомендуется использовать коэффициенты, которые уже использовались ранее в аналогичных проектах (принцип согласованности), и установить справочные значения для дальнейшего использования. Другими словами, важно не только определить ценность исходных данных, но также задокументировать источники и причины, по которым были выбраны факторы, использованные для расчета.
Однако оценка взносов контрагентов должна отражать только финансовые значения, а не экономические. Другими словами, ценности следует рассматривать с точки зрения проекта, а не общества или экономики в целом.
При идентификации и оценке контрагента необходимо преодолеть две трудности: во-первых, контрагентами обычно являются неденежные взносы или взносы натурой, которые оцениваются путем применения разумных факторов в условиях местной экономики и с точки зрения реальной стоимости. из службы.
Вторая трудность связана с тем, что в общепринятые принципы бухгалтерского учета как в Соединенных Штатах, так и в Латинской Америке не укладывается понятие общей капитализации. Для регистрации в бухгалтерском учете проекта ресурсы должны поступать от операций, совершаемых наличными или за счет кредитов.
Хотя при определенных обстоятельствах можно учитывать определенные нематериальные активы по рыночным ценам, обычно это нелегко сделать с помощью бесплатных взносов, таких как консультации и другие безвозмездные услуги. Однако в случае небольших проектов, которые содержат взносы натурой, принято включать стоимость бесплатных товаров в расчет общих затрат и выгод проекта.
В процессах оценки проектов донорские агентства обычно рассматривают, в первую очередь, финансовую точку зрения, с которой затраты и выгоды оцениваются по рыночным ценам. Во-вторых, рентабельность проекта анализируется с более широкой точки зрения, чтобы определить влияние экологических, социальных, экономических факторов и т. Д.
Таким образом, для финансового анализа стоимость встречных взносов должна быть ясной и простой, стоимость проекта должна отражать рыночные цены и сумму фактически произведенных платежей.
Ниже представлен образец Отчета о соответствии привлеченным контрагентом:
Отчет о соблюдении
обязательств партнером
(выражается в долларах США)
Проект: здоровье и сексуальность
Период: с 1 февраля 2000 г. по 30 апреля 2000 г.
ПУНКТЫ ВЗНОС ВЗНОСЫ ИЗМЕНЕНИЕ В
БЮДЖЕТ ЗАВЕРШЕНО ПОСТАВЛЕНО АБСОЛЮТНО
A. МЕБЕЛЬ И ОБОРУДОВАНИЕ 5,800 2,000 3,800
A.1 Информатика 0 0 0
A.2 Техническая информация 800 1,000 (200)
A.3 Офис 5,000 1,000 4,000
- ЭКСПЛУАТАЦИОННЫЕ РАСХОДЫ 7000 1300 5700
B.1 Материалы 2000 1300 700
B.2 Обучение 2000 0 2000
B.3 Мобилизация 3000 0 3000 АДМИНИСТРАЦИЯ 700 120 580
C.1 Аренда 600 100 500
C.2 Коммунальные услуги 0 0 0
C.3 Инструменты Офис 0 0 0
C.4 Техническое обслуживание 100 20 80 ЗАРПЛАТЫ 1000 100900
D.1 Координатор 0 0 0
D.2 Секретарь 0 0 0
D.3 Бухгалтер 0 0 0
D.4 Посланник 0 0 0
D.5 Социальные выплаты 1000 100 900
ИТОГО: 14 500 3520 10 980
Консолидированная финансовая отчетность
Программный учет
«Программный учет - это специализация бухгалтерского учета, которая позволяет всеобъемлющим образом регистрировать операции одной или нескольких Программ, как если бы они были независимыми объектами бухгалтерского учета (группа счетов, активы, обязательства, собственный капитал, доходы и расходы). Это группа элементов, созданная для регистрации и контроля ресурсов, управление которыми предназначено для определенных целей.
Программа - это денежная сумма и часто другие Активы, которые составляют независимую бухгалтерскую единицу, созданную и выполняемую для определенной цели и чьи операции подлежат правовым или административным ограничениям.
Большая часть именной Программы или Фонда НПО - это финансовые ресурсы, предназначенные для развития Проектов. В большинстве случаев финансовые ресурсы получают через агентства по сотрудничеству, которые в своих соглашениях о пожертвованиях с НПО требуют проведения независимого контроля.
Для правильного применения должны соблюдаться определенные основные принципы, среди которых выделяется наличие единого плана счетов для учреждения, на основе которого выпуск консолидированной финансовой отчетности и регистрация всех операции. Дополнительные бухгалтерские записи должны быть сделаны для операций, которые включают транзакции между программами, они должны быть иллюстрированы одновременно в каждой затронутой Программе.
Кроме того, Программы должны быть идентифицированы по сфере интересов Учреждения или по соблюдению Соглашений с донорскими агентствами. Необходимо иметь общие формы регистрации для всех Программ и предусмотреть их классификацию таким образом, чтобы можно было идентифицировать каждую из них.
преимущество
- Это позволяет вести учет по каждой Программе, рассматривая их как независимые субъекты бухгалтерского учета. Адекватный контроль денежных средств поддерживается в соответствии с соглашениями, подписанными с источниками финансирования или институциональной политикой. Это позволяет осуществлять операции между программами, имея возможность осуществлять денежные переводы (пожертвовать или одолжить денежные средства), операция, записанная в двух отчетах по программам, быстро и надежно получает донор. Облегчает контроль и мониторинг проектов. Ускоряет финансовый анализ как на уровне проекта, так и на уровне учреждения. выполнять объединение всех Программ и, следовательно, знать общее состояние Учреждения. При необходимости быстро и своевременно объединять отчеты по одной или нескольким Программам.Это позволяет вам отслеживать данные, записанные в формах, и четко определять средства, на которые повлияли перемещения. Поскольку большинство донорских агентств требуют аудита средств, предоставленных в соответствии с Соглашением, эти проверки проводятся быстрее и безопасность.
Недостатки
- Это требует больших усилий в бухгалтерской работе в результате деликатного обращения с институциональным планом счетов. Персоналу, работающему в области бухгалтерского учета, требуется дополнительное обучение. Это увеличивает объем работы, поскольку объем операций увеличивается пропорционально количеству Необходимо уравновешивать счета индивидуально по Программам. Больше внимания следует уделять данным, записанным в формах, в связи с необходимостью их четкого определения в фондах, на которые влияет движение бухгалтерского учета.
Общие сведения о применении бухгалтерского учета по программам.
Программный бухгалтерский учет соответствует общепринятым принципам бухгалтерского учета. Что касается стандартов бухгалтерского учета, они отличаются от традиционного бухгалтерского учета в следующих аспектах:
- Полный отчет об операциях фонда, который требует разработки общей системы для всех программ (кодирование плана счетов), даже если каждая из них считается независимыми объектами бухгалтерского учета. Существование двух систем для управления денежными ресурсами (банковскими счетами), которые мы можем идентифицировать как «Казначейский фонд» и «Банковский счет для каждой программы».
Использование системы в качестве казначейского фонда означает использование единого текущего банковского счета для дебетования или кредитования всех денежных ресурсов, используемых в учреждении. Преимущество использования этой системы состоит в том, что, поскольку это единый текущий счет, создается единая банковская книга, и риск создания квитанции и регистрации ее на текущем счете, которому она не соответствует, снижается. Эта система также имеет недостаток, связанный со слабостью процессов аудита конкретной Программы, поскольку она не представляет собой последовательного порядка в ваучерах, используемых для той же Программы.
Система использования банковских счетов для каждой Программы требует, чтобы в Плане счетов организации был счет, который независимо соответствует наличным деньгам и банкам. Эта система имеет преимущества, заключающиеся в том, что ее легко узнать о наличии денежных ресурсов каждой программы, независимо от ее бюджета, она также обеспечивает более простые элементы аудита для подтверждения в каждой программе, и, наконец, эта система является наиболее приемлемой для агентств. доноры для управления средствами.
Единственным недостатком можно назвать то, что это требует большего контроля при оформлении путевок для каждой Программы.
Баланс.
Этот баланс, широко известный как балансовый отчет, показывает финансовое положение организации посредством сводного представления активов, обязательств и капитала на заданную дату. НПО обязаны выпустить этот баланс, чтобы показать свою институциональную ситуацию и свой управленческий потенциал, но в результате этого расследования было обнаружено, что очень немногие НПО делают это, большинство из них выпускают свои отчеты донорским агентствам для соблюдения их соглашений, а не составить свой консолидированный бухгалтерский баланс, который предоставит им необходимые инструменты для оценки их деятельности и предложить исследование, демонстрирующее рентабельность предпринятых действий.
Система бухгалтерского учета по программам позволяет выпускать балансы и результаты по усмотрению учреждения как на уровне проектов (программ), так и на общем или консолидированном уровне.
Сводные балансы (положение и результаты) будут представлены в Министерство образования и культуры до 31 марта следующего года в соответствии с Общими положениями, которые должны быть предусмотрены в Уставе каждой НПО.
Баланс результатов
Этот баланс внутри НПО известен как Отчет о доходах, расходах и избыточных фондах, который представляет собой сводку движения денежных средств НПО, которое в большинстве случаев не готовится на основе накопленного дохода. и понесенные расходы, которые ограничиваются отчетом о доходах и расходах, признанных в момент выплаты, а не в момент возникновения соответствующего обязательства.
Следует помнить, что НПО являются некоммерческими организациями, но они также некоммерческими.
Результаты, полученные по этому балансу как излишки, освобождаются от уплаты подоходного налога в соответствии с пунктом 5 статьи 9 Закона о внутреннем налоговом режиме, который устанавливает, что: «для корпораций и фондов, созданных в в соответствии с Гражданским кодексом, могут воспользоваться этим освобождением, это важное требование, чтобы эти учреждения были зарегистрированы в Едином регистре налогоплательщиков, вели бухгалтерский учет и выполняли другие формальные обязанности, предусмотренные Налоговым кодексом и настоящим Законом ".
Налоговая служба может в любое время проверить, являются ли эти учреждения исключительно некоммерческими, что они предназначены для выполнения своих уставных целей и что их активы и доходы полностью используются для их конкретных целей. В случае если будет установлено, что эти учреждения не соответствуют указанным требованиям, они должны платить налоги в отношении прибыли, которую они получают от коммерческой деятельности экономического характера, которую они получают в конкуренции с другими компаниями, обязанными платить налог на прибыль.
- Библиография
- Сапата, Педро Э. Общий учет, третье издание, 1999 г. Мартинес, Васкес Серхио. Социальное предприятие: подход к укреплению гражданских организаций, Коста-Рика, 1999 г., Berrocal , Aquilino .Бухгалтерский учет и внутренний контроль, Руководство по применению для НПО, SASE Ediciones, Лима, Перу, июль 1992 г. Миллер, Мартин А. Руководство по GAAP, второе издание, 1984 г. Делойт и Туш. Отчет General News, май 2000 г. Asomicro. Мобилизация местных частных ресурсов для развития и правовая база, регулирующая деятельность НПО, 1998 г., Alternativa, Fundación. Справочник организаций социального развития, издание 2000 года, Кито, Абья Яла, ПРООН, юридические издания. Правовое руководство для бухгалтера, 1999–2000 гг. Legal Editions и Национальная федерация бухгалтеров Эквадора. Эквадорские стандарты бухгалтерского учета (NEC), Юридическое руководство для бухгалтеров, 2000 г., Катакора К., Системы Фернандо и процедуры бухгалтерского учета, Макроу Хилл, 1996 г., Венесуэла.Социальный фонд о природе и эволюции неправительственных организаций (НПО) в Колумбии; Санта-Фе-де-Богота, округ Колумбия, Колумбия, 1992 Песантез A, , Майкл. Действующие принципы бухгалтерского учета в Эквадоре, Кито, 1994. Norsud Management. Менеджмент в НПО, Первое издание, 1993 г. Сейс, Instituto Apoyo. Новые тенденции в вкладе компаний социального развития и НПО, Industrial Graphic Printing, Lima, 1999.
