Документы учета дебиторской задолженности, то есть транзакции продаж, платежей и т. Д., Также известны как портфель.
В представительствах компании Pitín это управление осуществляется вручную, что приводит к утомительному и неорганизованному процессу сохранения информации.
По этой и многим причинам мы решили разработать программу, которая упростит для этой компании лучший контроль над дебиторской задолженностью и которая удовлетворяет все потребности, такие как автоматическая оптимизация для отличной организации во время ведения финансовой отчетности.
Этот проект состоит из семи глав, в первой главе мы рассмотрим общие аспекты деятельности компании, и постепенно мы будем развивать главы, пока не сможем представить бумажный прототип для изготовления экранов и их последующей установки в компании., Общие аспекты проекта
История проблемы
В 1990 году г-н Хувенсио Ортис, в связи с потребностями того времени в сфере услуг, предоставляемых этой компанией, решил основать представительство Pitín в городе Агуадульсе, провинция Кокле, с целью оказания услуг семьям из Агуадульсе. Что касается ремонта электронных устройств, часов, сотовых телефонов, он также посвящен продаже электронных товаров, часов, сотовых телефонов, аксессуаров для обивки и оборудования в целом.
Он начал свою работу с собственных инвестиций, затем в этом году было выделено финансирование с Национальным банком Панамы для расширения компании, он был открыт на проспекте Родольфо Кьяри, представительства Питин, эта компания стала пионером в этих задачах, потому что ее сотрудники имеют большой опыт в этой сфере.
Текущая ситуация или состояние проблемы
Из-за глобализации на нашем рынке труда существует большая конкуренция, поэтому все компании в нашей стране должны всегда быть в авангарде технологических достижений, которые представляются каждый день, чтобы получить отличную производительность и легкость во всех аспектах. что они реализованы в нем.
С момента своего создания компания «Представительство Питин» вела все свои отчеты вручную, поэтому это медленно и проблематично, поэтому необходимо внедрить систему дебиторской задолженности для визуализации движения компании, с другой стороны, она хочет автоматизировать эти учетные записи. для устранения отставания по документам.
Общее предположение
- С созданием автоматизированной системы можно будет упростить сбор клиентов и избавиться от большого количества канцелярских принадлежностей, которыми занимается компания.
Общая цель
- Создавайте автоматизированную систему расчетов с получением для компании более быстрым, ясным и точным способом, который поддерживает принятие решений.
Конкретные цели
- Разработайте систему дебиторской задолженности Быстрый сбор от клиентов Помогите компании работать более эффективно
размежевание
Автоматизация разработки системы контроля данных начнется с января 2002 года.
Представительства компании Pitín не имеют необходимого оборудования для контроля дебиторской задолженности, так как это осуществляется вручную. На разработку этой системы у нас уйдет примерно три месяца.
Объем или охват
Проект дебиторской задолженности, который мы реализуем в представительстве компании, расположенном на авеню родольфо киари, в городе агуадульсе, провинция кокле.
Ограничения и / или ограничения
- Отсутствие библиографии. Недостаток знаний о дебиторской задолженности.
Обоснование проекта
значение
Цель этого проекта имеет первостепенное значение, потому что он предлагает нам более широкие знания, чтобы представители Pitín могли улучшать управление дебиторской задолженностью в нужное время, тем самым принося пользу компании; Это также даст нам четкое представление о том, какие взлеты и падения компании по сравнению с другими, с другой стороны, мы будем знать аспекты, которые будут улучшены с внедрением автоматизированной системы.
С другой стороны, мы можем использовать все знания, полученные в Computer Systems I, которые помогут нам получить более эффективный контроль над дебиторской задолженностью.
Это управление осуществляется вручную, что приводит к медленному и неорганизованному процессу хранения информации.
Реализация нашего проекта принесет пользу как компании, так и нам, поможет компании спроектировать себя актуальным образом, приведя себя в соответствие с технологическими достижениями, что очень важно для любой компании, поскольку с использованием технологий все Процессы будут выполняться быстро и упорядоченно, таким образом, вы получите лучшее рекомендательное письмо для ваших клиентов и лучшую производительность в их работе, поскольку эта программа расчетов с дебиторской задолженностью упростит все процессы, которые раньше приходилось выполнять вручную. Кроме того, доступ к этой системе имеют только бухгалтер и владелец компании.
взносы
Среди некоторых вкладов, которые внедрение программного обеспечения внесет в улучшение области дебиторской задолженности «Представительства Питин», являются:
- Это сэкономит вам время и работу, которую можно потратить на другие обязанности.Он будет обслуживать клиентов быстрее.Он позволит избежать использования старых методов и накопления документов.Он будет стимулировать другие компании, которых привлекает надежность и прибыльность. программное обеспечение для систематизации своих услуг.Компания сможет расширить свои горизонты за счет оптимизации системы дебиторской задолженности.
За эти и многие другие взносы компания обновит имидж глобализации.
С этой системой компания «Представительство Питин» будет работать более эффективно, так как мы создадим систему, которая поможет организовать регистрацию клиентов, а также будет выполнять расчет дебиторской задолженности в автоматическом режиме без использования старых методов. С другой стороны, для подготовки финансовой отчетности компании будет представлен подробный отчет.
Методологические аспекты
Постановка задачи
Насколько нам известно, в компании «представительства питин» нет автоматизированной системы контроля дебиторской задолженности.
Это выполняется вручную: другая часть математических операций выполняется с помощью калькулятора и по окончании сохраняется в файлах.
Формулировка предположений
- С созданием программы для дебиторской задолженности можно будет получить более эффективный контроль. С помощью этой системы вы сэкономите время на взыскании с клиентов. Создав эту систему, вы сможете предлагать клиентам персонализированное и эффективное внимание.,
приборостроение
Для изучаемого предмета мы будем использовать интервью и наблюдение для сбора информации.
Опрос
Выбор элементов образца
Мы интервьюируем тех, кто отвечает за управление дебиторской задолженностью.
Среди наиболее ярких моментов нашего интервью мы можем выделить:
- Год основания компании Тип инвестиций Необходимость создания Характеристики действующей системы Преимущества более быстрой системы Преследуемые цели Требуемые инвестиции
Порядок его реализации
Наше интервью будет проводиться на территории рассматриваемой компании, оно будет заключено в серию как открытых, так и закрытых вопросов, в которых будут выделены наиболее выдающиеся характеристики дебиторской задолженности.
наблюдение
Посетив компанию для проведения нашего опроса, нам разрешили немного понаблюдать за тем, как ведется дебиторская задолженность, где мы смогли детально увидеть развитие компании с точки зрения предмета нашего исследования, чтобы определить наиболее важные части. необходимы в развитии нашего проекта.
Методы наблюдения
Аспекты наблюдения:
1. Способ ведения дебиторской задолженности.
- Контроль, который есть у данных в данный момент. Способ, которым мы можем систематизировать текущую систему. Время, необходимое для выполнения транзакции.
Вид расследования
Руководители этого проекта считают, что это описательное расследование.
Определение
Цель исследователя - описывать ситуации и события. Это значит, как это происходит и как проявляется определенное явление. Описательные исследования стремятся определить важные свойства людей, групп, сообществ или любого другого явления, которое подлежит анализу.
Они измеряют или оценивают различные аспекты, размеры или компоненты исследуемого явления.
В описательном исследовании выбирается ряд вопросов, и каждый из них оценивается независимо, чтобы определить, что исследуется. Важно отметить, что описание исследования может быть более или менее общим или подробным.
Хотя, конечно, они могут интегрировать измерения каждой из этих переменных, чтобы рассказать, на что похоже интересующее явление и как оно проявляется, их цель не состоит в том, чтобы указать, как измеряемые переменные связаны.
Описательные исследования сосредоточены на максимально точных измерениях; В этом классе исследований исследователь должен уметь определять, что будет измеряться и как достичь точности в этом измерении. Вы также должны иметь возможность указать, кто должен быть включен в измерение.
Описательное исследование, по сравнению с неструктурированным характером поисковых исследований, требует значительных знаний изучаемой области, чтобы сформулировать конкретные вопросы, на которые оно стремится ответить.
Описание может быть более или менее глубоким, но в любом случае оно основано на измерении каждого из атрибутов описываемого явления. Описательные исследования могут предложить возможность предсказаний, даже если они являются элементарными.
обоснование
Мы используем описательное исследование, потому что оно лучше всего адаптируется к типу исследования, которое мы будем проводить, так как оно соответствует большинству спецификаций. Ранее упоминалось, что будет проведена серия посещений магазина, где будет внедрена система «Представления Питина», где мы будем наблюдать несколько дней, как разворачивается управление и сбор дебиторской задолженности, а затем взять эту информацию и провести анализ того, что нужно владельцу компании, чтобы позже провести описательный анализ ситуации, которую представляет дебиторская задолженность указанного помещения.
Выполняя описательный анализ, аналитик видит ситуацию или проблему, обнаруженную в компании, с другой точки зрения, принимает соответствующие меры и предпринимает точные действия для решения проблемы.
Этот проект требует такого рода исследований и, таким образом, будет способствовать развитию нашего исследовательского проекта, и, таким образом, будет реализован проект более высокого качества, который может служить для консультации с будущими поколениями.
Анализ результатов
Из интервью
Вопрос 1:
В каком году была основана эта компания?
Ответ 1:
Компания основана в 1990 году.
Анализ:
Эта компания была основана в январе 1990 года в городе Агуадульсе, провинция Кокле, г-ном Хувенсио Ортисом Гомесом после безработицы. 12 лет назад эта компания была основана в Агуадульсе на благо жителей Агуадульсе, а также близлежащих городов, так как у нее есть идеальный и обученный персонал для удовлетворения потребностей населения.
Вопрос 2.
Инвестиции принадлежат или финансируются?
Ответ №2:
Вначале это были собственные вложения, затем было выделено финансирование из Нацбанка на расширение бизнеса.
Анализ:
Компания «Представительство Питин» начинает свою работу с собственных инвестиций в жилую комнату в старом доме родителей г-на Хувенсио Ортиса, после небольшого ремонта. После того, как бизнес запущен, доход достаточно высок, и было решено запросить финансирование у Национального банка Панамы для реконструкции и расширения того, что сейчас является зданием представительства Pitín.
Вопрос № 3:
Как возникла необходимость в создании компании?
Ответ №3:
В качестве основной потребности компания была основана после закрытия бизнеса, в котором работал г-н Хувенсио Ортис. Также в Агуадульсе были необходимы услуги, предоставляемые этой компанией.
Анализ:
Г-н Хувенсио Ортис был сотрудником компании El Esfdamientos Juvenil, принадлежащей г-ну Карлосу Япу. Эта компания закрылась, так как после вторжения г-н Яп был назначен послом в Китае. На деньги от ликвидации была основана компания. Кроме того, Агуадульсе была нужна компания, которая предоставляла бы услуги, предлагаемые указанной компанией, поскольку вся страна была экономически разрушена после североамериканского вторжения, и лишь немногие люди имели капитал для инвестиций.
Вопрос №4:
Какие услуги он предоставляет?
Ответ №4:
Предлагает услуги по ремонту всех видов бытовой техники, ремонту часов и сотовых телефонов. Также продаются электротехнические изделия, часы, сотовые телефоны, обивка и оборудование общего назначения.
Анализ:
Эта компания оказывает услуги по ремонту всех видов электронных устройств, часов, ремонту сотовых телефонов. Он также предлагает на продажу товары, такие как: сотовые телефоны, карты и аксессуары, материалы для обивки, садоводство, хозтовары, электрика, обувной магазин. Человеческие услуги, предоставляемые в этой компании, превосходны, поскольку у нее есть квалифицированный персонал.
Вопрос № 5:
Как хранится дебиторская задолженность в этой компании?
Ответ №5:
Дебиторская задолженность ведется вручную.
Анализ:
Система, используемая в настоящее время в компании «Представительство Питин», представляет собой ручную систему, в которой все операции, которые необходимо выполнить в транзакции, выполняются с помощью калькулятора и сотрудника, который будет проводить транзакцию с клиентом.
Затем они регистрируются в соответствующих счетах-фактурах для дебиторской задолженности, которые затем помещаются в файл.
Вопрос № 6:
Каким вы видите внедрение более быстрой системы дебиторской задолженности?
Ответ №6:
Отлично.
Анализ:
Внедрение системы дебиторской задолженности в компании будет большим подспорьем для всех (сотрудников и клиентов), поскольку это лучший способ получить лучшие результаты с большей маневренностью, точностью, точностью и надежностью и, следовательно, предложить клиентам более персонализированное и надежное внимание при подготовке выписок со счета, которые будут доставлены клиенту.
Вопрос №7:
Какие цели вы преследуете при реализации этой программы?
Ответ №7:
Получение более быстрых и точных результатов, а также подробных отчетов для каждого клиента.
Анализ:
Создание автоматизированной системы для представительств Pitín представляет собой большое достижение, поскольку с этой системой доступ к дебиторской задолженности становится проще, быстрее и надежнее, а также предлагает компании возможность открыть путь к новым технологиям подсказка, которая позволила бы задать темп глобализации, которую в настоящее время переживает наша страна.
Вопрос № 8:
Готовы ли вы инвестировать в программное обеспечение и оборудование?
Ответ №8:
Они будут готовы инвестировать.
Анализ:
Владелец этого бизнеса готов инвестировать в новое оборудование. Поскольку владелец хочет, чтобы его компания находилась в авангарде технологических достижений, даже если это означает, что он должен потратить большие деньги на приобретение программного и аппаратного обеспечения для установки автоматизированной системы, которая помогает компании поддерживать лучший контроль вашей дебиторской задолженности.
Из наблюдений
Поведение, которое необходимо соблюдать # 1:
Способ ведения дебиторской задолженности.
Наблюдаемое поведение №1:
В настоящее время дебиторская задолженность ведется вручную.
Анализ:
Контроль дебиторской задолженности в представительствах Pitín в настоящее время осуществляется вручную, что является медленным и утомительным процессом, который осуществляется с помощью калькулятора, счетов-фактур для сбора указанных счетов. Этот ручной контроль осуществляется более медленным и более проблематичным процессом, поскольку во многих случаях сотрудник компании может отвлекаться и вызывать ошибки при составлении счета.
Поведение, которое необходимо соблюдать # 2:
Элемент управления, которым в настоящее время обладают данные
Наблюдаемое поведение №2:
Данные обрабатываются вручную и собираются в картотеке.
Анализ:
Данные клиентов и соответствующие копии счетов-фактур собираются в картотеке компании. Этот ручной контроль осуществляется сотрудником компании, который обучен этому типу задач.Этот контроль подвержен ошибкам из-за накопления документов, которые есть в компании, и дезорганизации во время хранения информации о каждом клиенте.
Поведение, которое необходимо соблюдать # 3:
Как мы можем автоматизировать существующую систему.
Наблюдаемое поведение № 3:
Создание компьютерной системы учета дебиторской задолженности
Анализ:
Мы создадим программу Visual Basic для дебиторской задолженности для Pitín представительства, которая ускорит процесс заполнения счетов, систематизацию информации и подачу документов. Таким образом, компания будет получать информацию в кратчайшие сроки, точную и эффективную информацию на момент запроса, а также отчеты для клиента и соответствующие финансовые отчеты, которые будут подготовлены.
Поведение, которое необходимо соблюдать # 4:
Время, необходимое для завершения транзакции
Наблюдаемое поведение №4:
Это займет около 4 минут, в зависимости от типа клиента.
Анализ:
Во время наших наблюдений мы могли видеть, что дебиторская задолженность была чрезвычайно медленной, поскольку, если у клиента уже есть счет в компании, подготовка счета-фактуры занимала около 4 минут, но если клиент новый, это занимает около 15 минут, так как клиент должен сначала выполнить определенные требования, которые компания требует в качестве политики, прежде чем открывать новую учетную запись.
Анализ действующей системы
Описание действующей системы
Мы смогли понять, что текущая система, которая есть в представительстве Pitín, не является автоматизированной системой, то есть она имеет ручную, архаичную и практически устаревшую систему для ведения своей кредиторской задолженности, что представляет собой способ обработки данных медленно., вне контроля.
Как и любая компания, «Представительство Питин», клиент должен выполнить ряд требований для получения кредита (дебиторской задолженности), таких как: имя заинтересованной стороны, квитанция чека, идентификационный номер, номер телефона и оплатить половину суммы, которую вы собираетесь нести. Все эти требования выполняются вручную.
Представительство Pitín должно очень точно контролировать своих новых клиентов, исправлять некоторые ошибки (возвраты) и исключать данные, чтобы знать, что у него есть, для достижения этого он основан на системе счетов-фактур, которые содержат их соответствующие копии, все делается вручную, Представление системы
В настоящее время «Представительство Питин» проводит операции с дебиторской задолженностью с помощью ручной системы для области бухгалтерского учета, поэтому ему каждый день нужно время, чтобы тщательно контролировать положение компании.
Компания должна иметь бухгалтера для проведения операций по выставлению счетов, дебиторской и кредиторской задолженности.
Установка автоматизированной системы улучшит способность компании контролировать свои товары.
Идентификация сообщества пользователей
Сообщество пользователей можно детализировать следующим образом:
- Менеджер: лицо, ответственное за принятие решений. Бухгалтер: отвечающий за необходимый контроль для принятия следующих решений. Иждивенцы: отвечающие за обслуживание населения.
Идентификация входа / выхода
- Идентификатор входа:
Мы идентифицируем или регистрируем его по счетам, один из которых доставляется клиенту, а копии остаются у компании.
- Идентификация выхода:
- счета-фактуры продаж в отчетах.
Функции, ограничения и ограничения
Функции:
- Обеспечьте большую надежность при сборе счетов. Обслуживайте клиентов быстрее. У персонала будет больше времени для выполнения других действий. Лучшее управление всеми типами счетов-фактур. Это медленная система, доступная для внештатных сотрудников. Авторизован. Может быть много ошибок. Это ненадежно.
ограничения
- Доступ есть только у менеджера. Человек должен оплатить 50% оплаты.
Схема потока данных
Данные являются ориентиром деятельности компании. Анализ системы знает роль данных компании в организациях. Слежение за потоком данных в бизнес-процессах, что является целью анализа потока данных, многое говорит аналитикам о том, как достигаются цели организации.
Диаграммы потоков данных, как следует из названия, представляют собой систему процессов, и любой анализ такой системы должен включать оба аспекта.
Предлагаемая система
Презентация предлагаемой системы
Система дебиторской задолженности представительства Pitín будет формировать следующие отчеты:
- Платежи, произведенные каждым клиентом, Непогашенный баланс каждого клиента.
Это будет выполняться с помощью пароля для каждого продавца, чтобы их было легче идентифицировать.
С созданием этой системы обработка данных будет упорядочена, и мы автоматизируем ее, чтобы обеспечить превосходную проверку выписок по счетам каждого клиента.
Этот контроль осуществляется вручную, это несколько медленно, проблематично и иногда подвержено ошибкам, поэтому новая система стремится упростить эти транзакции, выполнение которых в настоящее время занимает много времени. С помощью этой системы компания сможет расширить свои горизонты за счет оптимизации системы дебиторской задолженности, что придаст компании обновленный имидж в отношении глобализации.
Идентификация сообщества пользователей
Мы решили разграничить сообщество пользователей, как было раньше:
- Менеджер: Лицо, отвечающее за принятие решений Бухгалтер: Отвечает за необходимый контроль за принятием следующих решений Иждивенцы: Ответственные за обслуживание населения
Идентификация входа / выхода
Билеты:
- Счет-фактура: Счет-фактура клиента составляется вручную.Заказы: вводятся описания продуктов, их стоимость и др. Способ оплаты: регистрируются произведенные платежи и их соответствующие остатки.
Отправления:
- Отчеты об оплате Отчеты о балансе Счет-фактура
Функции, ограничения и ограничения
Функции:
В этой системе, которую мы собираемся автоматизировать, будут заполнены следующие функции:
- Контроль дебиторской задолженности Контроль счетов Контроль выписок по счетам Экономия времени Повышение производительности компании
Ограничения:
- Доступ к системе будет осуществлять только бухгалтер, в компании нет персонала, обученного работе с базами данных.
Ограничения:
- Код системы будет доступен только менеджеру и бухгалтеру.
Другие расходы
Среди прочего, в которую должна быть включена компания, - это обучение бухгалтера, отвечающего за использование программы стоимостью 300,00
Предполагаемые выгоды
Среди преимуществ, которые компания получит от автоматизации системы, мы можем сказать, что они являются не чем иным, как экономическими преимуществами, которые она предоставит компании, среди которых мы можем упомянуть:
- Обеспечение лучшего контроля дебиторской задолженности Повышение скорости выполнения задач Адекватное обучение управлению системой дебиторской задолженности Повышение производительности труда сотрудников.
Осуществимость системы
Техническая жизнеспособность
Система, которую предстоит внедрить, будет жизнеспособной, поскольку компания должна будет нести расходы на улучшение дебиторской задолженности, сможет купить программное обеспечение и будет давать подробные объяснения персоналу, который будет использовать систему, так что жизнеспособность не будет ограничена.
Экономическая целесообразность
У компании нет необходимых средств для внедрения системы, поэтому этот проект нежизнеспособен.
Оперативная осуществимость
Программа останется прежней, но будут изменения:
- Производства, поскольку у него будет команда, которая будет контролировать дебиторскую задолженность. У клиентов будет код, который ускорит обработку данных. Повышенная безопасность, поскольку только бухгалтер и владелец будут иметь доступ к этой системе.
Выполнимость графика
Это подразумевает возможность того, что установленные сроки имплантации и эксплуатации системы будут соблюдены. Необходимо учитывать зазоры из-за непредвиденных ситуаций. Для этого проекта есть смета на внедрение системы в девять месяцев.
СИСТЕМА ДЕБИТОРСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ДЛЯ: "PITN REPRESENTATIONS"
Предоставил: Мартина Веласкес
Энджи Матос
Ицела Родригес
Загрузите исходный файл
