Воры времени угрожающе снижают нашу эффективность и производительность. Вы составили отличный план. И когда вы пытаетесь применить это на практике, все приходит к вам. Кажется, все согласились облажаться из-за тебя.
Воры времени есть везде и даже там, где их меньше всего воображают, и они очень разнообразны.
Нелегко установить четкое разделение из-за его происхождения, внешнего или внутреннего. На самом деле, к лучшему или к худшему, все следует считать внутренним, поскольку проблема заключается не в стимуле, а в реакции.
Их объединяет одно: они снижают нашу эффективность и производительность.
Хотя всегда существует больший или меньший риск в зависимости от окружающей среды, важность каждого из них, прежде всего, зависит от профессионального профиля. Таким образом, чтобы бороться с ворами времени, вам нужно будет изменить личные привычки и отношения.
И плохо то, что, поскольку речь идет о вещах, связанных с вашей работой, с вашими обязанностями, вы чувствуете себя обязанными заниматься ими. И вы чувствуете, что все ваши прогнозы рушатся.
Хороший, плохой, злой
Конечно, некоторые из этих воров хороши, даже очень желательны, например, когда клиент звонит, чтобы предложить вам новый контракт.
Другие могут быть иногда хорошими, иногда не очень. Есть одна из проблем - сложность выбора того, что они предполагают. Встреча, визит могут быть более или менее важными, чем другое занятие. И выбрать между ними будет непросто.
Но некоторые всегда отрицательны. Чрезмерная смена целей, многозадачность, незавершенность дел, плохое общение. Тебе нужно научиться защищаться от тех воров времени.
Самые главные воры
Мы выявили более двух десятков. Наиболее важными являются:
• Прерывания.
• Социальные сети и чаты.
• Телефон (в том числе мобильный).
• Встречи.
• Несвоевременные посещения.
• Незнание, как сказать НЕТ.
• Сделай сам (плохое делегирование).
• Кризисы, «пожары», ЧС.
• Оформление документов (в том числе ИТ). Недостаточное планирование.
• Оставить дела на потом (Нерешительность).
• Переполненный офис.
• Постарайтесь скрыть слишком много.
• Излишняя детализация.
• …и т.д. и т.п. и т.п.
Как видите, некоторые из них взаимосвязаны. Телефон или несвоевременные визиты с перебоями, с неумением сказать НЕТ, с отсутствием дисциплины или с одновременным выполнением нескольких дел…
Не все новости будут отклонены. С 15 по 20 числа непредвиденные события, которые произойдут, будут представлять такой интерес, что мы должны будем немедленно заняться ими, либо потому, что они представляют серьезную проблему, либо потому, что они предлагают нам возможность.
Но другая количественно важная часть представленных нам новинок должна быть отклонена или отложена, потому что они настоящие воры времени, менее важные виды деятельности, чем те, которые мы разрабатываем.
Это очень распространено: полагать, что воры моего времени - это только другие.
Это правда только наполовину. Если вы углубитесь в анализ, вы легко сможете прийти к другому выводу: проблема - это ваш ответ.
Что бы ни происходило в вашем окружении, вам решать, как реагировать так или иначе. Вы можете избежать многих из них, прервать другие, уменьшить количество других и обработать остальные наиболее удобным способом.
Мы собираемся остановиться на одном из них: визитах.
Посещения
Вы, наверное, никогда не задумывались об этом, но когда вы научились посещать посетителей? Без сомнения, в детстве, дома, в гостях у родителей.
Вы бессознательно запрограммированы на определенный способ обращения с ними. Может быть, вы помните, как ваши родители говорили во время похода на кухню:
- Посмотрите, сколько времени и детей без обеда.
- Но вернулись в комнату и предложили:
- Еще пиво? Еще чашку кофе?
В вашем подсознании фиксировалось, как «необходимо» посещать посещения, даже если они неуместны. Это универсальное поведение.
Я слышал, как кто-то говорил, что их посетители уходят, когда они решают: «Как я собираюсь их выгнать?»
Посещайте несвоевременные посещения
Внимание к вашему визиту имеет - оно должно иметь для вас -, как и все остальное, цель (и, если у вас ее еще нет, определите ее). Вы должны чего-то добиться (это может быть просто предоставление информации или удовлетворение вашего визита).
А в противном случае, если это преждевременный визит, ваш интерес - и ваша обязанность - как можно скорее избавиться от него. Это не требует от вас грубости, а просто с самого начала заявить, что вы заняты (чего вполне следует ожидать и уважать) и что у вас есть всего несколько минут.
Конечно, после этого вы обязаны сосредоточиться на деле и перейти к делу. Все это сочетается с изысканной вежливостью и вашей лучшей улыбкой.
Если визит неуместен, может быть полезно встать. Это лучший способ показать свою спешку. Вы можете оправдать это фразой «Сижу весь день». Хотя правда в том, что оправдывать это не нужно.
В любом случае, если вы хотите закончить интервью, достаточно использовать свой язык тела. Более или менее незаметный взгляд на часы - это предупреждение. А для того, чтобы порезаться, обязательно используйте язык тела: облокотитесь на стол, наклонитесь вперед, и ваши намерения будут ясны, если вы будете сопровождать их фразой: «Ну, тогда».
Вы должны сделать жест в своем собственном парламенте, когда говорите вы, а не другой.
Помните, что визит заканчивается, когда вы приходите к выводу, что:
- Вы достигли своей цели.
- Вы не дойдете до этого сейчас.
Преобразование
В конечном итоге ваша эффективность и продуктивность основана на знании того, как справляться с действиями, которые влияют на ваше время, и вашей ответственности за то, как с ними справляться.
Внесение эффективных и устойчивых изменений в вашу продуктивность - это процесс, для которого важно изучить каждый из шагов, которые необходимо предпринять для существенного улучшения. Чтение книги, статьи или просмотр видео могут помочь в большей или меньшей степени, но самый эффективный способ добиться этой трансформации - это когда эксперт ведет вас за руку. Узнайте все это и многое другое в нашем онлайн-тренинге «Производительность и личное превосходство».
