Традиционные закупки - это стратегический процесс, нацеленный на отбор поставщиков и определение контрактов на покупку товаров и услуг по согласованной цене и в течение заранее определенного периода. Вместо этого, электронный поиск идет дальше, поскольку он использует онлайн-технологии в качестве средства, позволяющего более динамичные и эффективные процедуры закупок.
В последние годы некоторые руководящие принципы были определены на основе опыта ведущих компаний по внедрению электронного поиска. Этот опыт показал, что успех переговоров по электронному сорсингу и особенно на аукционах во многом связан со строгим применением определенных процедур. Эти процедуры в основном не зависят от используемого инструмента, однако, в зависимости от примененных процессов закупок.
В этой статье мы объясним некоторые из этих руководящих принципов, развивая факторы, которые уже были продемонстрированы, которые влияют на успех инициатив в области электронных ресурсов.
Определить потребности
Одним из наиболее важных факторов в этом процессе является правильное определение потребностей покупателя. Одних только технических спецификаций недостаточно, чтобы гарантировать успех онлайн-тендера и, прежде всего, обратного аукциона. Покупатель должен предоставить поставщикам отчет о потребностях, который включает все условия покупки, такие как ценовые условия, условия и условия оплаты, доставки и логистики, условия награждения и т. Д.
Однако тип информации, подлежащей раскрытию, должен быть измерен, поскольку неточное определение требований, потребностей и спецификаций, даже будучи многословным, может ограничить число участников и ошибочно направить решение в сторону одного поставщика., с которым переговоры не были бы необходимыми.
Электронные ресурсы, помимо прочего, экономят время на переговорах благодаря оптимизированным процессам, более эффективным средствам коммуникации и обмена информацией. Это правда, что человеческий контакт и словесные переговоры всегда будут существовать в этом процессе, однако временные рамки переговоров будут сокращены в обоих направлениях:
- Время изучения и подготовки предложений поставщиками, поскольку они получили отчет о потребностях благодаря оптимизированному процессу передачи информации. Время принятия решения покупателем, поскольку оно легче обнаруживает предложение, наиболее соответствующее их потребностям. критерии, как количественные, так и качественные.
С каким рынком мы сталкиваемся?
Как правило, самые выгодные переговоры - это те, в которых участвуют многие поставщики. Опыт показывает, что большое количество поставщиков с качественно сопоставимыми предложениями может способствовать созданию динамичной конкурентной среды, которая позволит успешно завершить переговоры на электронном аукционе. По этой причине организация аукционов теряет интерес, если целью является покупка компонентов или продуктов в секторах, где у нас очень мало поставщиков на рынке. В этом случае хорошие отношения с поставщиками важнее любого аукциона, поэтому целесообразно завершить переговоры прямым вознаграждением предложения.
Если покупатель расширяет объем своего бизнеса, это не только повышает мотивацию поставщика к участию в аукционе, но и делает его предложение более конкурентоспособным.
Также добавьте, что привлекательность предложения и объем предлагаемой покупки (который может быть определен количественно в некоторых точках бизнес-показателей поставщика) увеличивают возможности экономии при покупке. В некоторых случаях необходимо провести предварительное исследование, чтобы классифицировать спрос и сделать его интересным для большего числа поставщиков.
В случае группового тендера поставщики должны делать ставки на все элементы этой группы закупок или не на какие, то есть они не могут обращаться к интересующим их предложениям, но в конце процесса вся закупка Это будет рассматриваться одним поставщиком, а не распределять его среди нескольких.
Адаптированная стратегия аукциона и параметризация
Чтобы начать параметризацию в инструменте электронного поиска и особенно на аукционах, все параметры должны быть собраны. Эта параметризация в значительной степени зависит от выбранной стратегии, спецификаций, алгоритмов расчета, рыночных условий и мотивации вовлеченных поставщиков. Кроме того, в зависимости от используемого инструмента, тип аукциона, структура лота и методология коммуникации должны быть определены до, во время и после переговоров.
Правила торговли
Перед проведением аукциона компании-покупатели должны определить правила и порядок ведения переговоров. Эти параметры представлены в виде документов или данных, видимых по электронной почте или при загрузке, таким образом, чтобы, как и в случае с загрузкой, доступ к информации был прозрачным, одновременным и справедливым.
Замечено, что приверженность поставщиков тем больше, чем лучше и прозрачнее информация, предоставленная покупателем. В то же время, точная спецификация этих бизнес-правил устраняет сомнения и разрешает возможные разногласия после переговоров.
На аукционе всегда полезно определить структуру и содержание лотов, цены открытия, снижение ставок, крайние сроки, продление ставок, правила проведения торгов и награждения, ответственный контакт и поддержку, ссылки на другие технические документы, тесты и аукционные симуляции для обучения и т. д.
E-Sourcing, долгосрочные цели
Ранее разработанные рекомендации просты в применении и доступны большинству компаний. Они были приняты, чтобы получить выгоду в некоторых категориях закупок, быстро и своевременно, для электронного поиска и особенно для электронных аукционов.
Тем не менее, электронный поиск должен рассматриваться как долгосрочный процесс, который обеспечивает знание рынка поставщиков и который при правильном управлении влияет не только на снижение цен, но и на внутренние затраты.
Есть и другие факторы, которые влияют на среднесрочный успех программы электронного поиска и, как ее цели, являются специфическими и переменными в каждой компании:
Определение процессов и процедур закупок
Первым шагом в разработке инициативы по электронному сорсингу должно стать выяснение целей и анализ текущих процессов закупок в компании (если таковые имеются), участников, факторов принятия решений, возможных методов и стратегий переговоры и общение.
Во-вторых, необходимо определить, как e-sourcing может быть интегрирован в существующие процедуры и как их изменять, каковы будут решающие факторы и условия выбора переговоров по e-sourcing, с аукционом или без него, или переговоры традиционный. Шаги в процессе, информация, необходимая для надлежащей реализации, внутренние и ответственные участники и т. Д. Также должны быть указаны.
Выборы ответственного лица и спонсора
Таким же образом, как осуществляется изменение в процессах, необходимо осуществить структурное изменение, выбрав ответственного лица или ссылку на программу электронного поиска и требуя участия людей, которые внутренне влияют на ее развитие.
Ответственное лицо или ответственная команда будут содействовать развитию и адаптации электронного поиска в компании, а также созданию ядра знаний. Кроме того, он будет работать внутри компании с отделами закупок и другими заинтересованными сторонами таким образом, чтобы поощрять его использование при анализе возможностей применения и улучшений в проектах закупок.
Кроме того, должна быть активная поддержка со стороны старших должностных лиц, которые участвуют в этапах реализации и информируются об успехе программы, с тем чтобы она обеспечивала исполнительную поддержку, доверие и бюджет.
Работа с техническим / покупателем бином
Существует предубеждение, что электронное снабжение является вопросом только для отдела закупок. Это неверно, поскольку это процесс, охватывающий всю компанию и позволяющий осуществлять внутреннее сотрудничество между покупателями, техническими специалистами и другими участниками, такими как ответственные за качество, логистику, финансы, управление и т. Д., С целью определения и установить критерии спроса.
Строгое применение процессов электронного поиска и сотрудничества между участниками позволяет быстро определить детали и спецификации, факторы принятия решений, критерии оценки поставщика и т. Д. Таким образом, покупатели могут сосредоточиться на других более стратегических действиях.
Реалистичные цели и ожидания
Цели будут более успешными, поскольку мы правильно определили потребности компании, проанализировали рынок и динамику цен, а также определили торговые стратегии и методологии.
В некоторых случаях подход, в соответствии с которым был разработан электронный ресурс, страдает от недостатка профессионализма, с неопределенными и нереалистичными целями и с завышенными ожиданиями. В этом смысле некоторые поставщики решений для электронного поиска используют привлекательность экономии от 25% до 40% от покупной цены, однако опыт показывает, что эти показатели не всегда применимы ко всем переговорам.
Выбор инструмента
Электронные ресурсы включают не только онлайн-аукционы, но и все онлайн-инструменты, которые облегчают переговоры и создают среду прозрачности, стандартизируя принятие решений в процессах закупок.
Таким образом, цели компании, категории закупок, ситуация на рынке, а также процессы конкуренции и закупок будут определять, какие функции потребуются в инструментах электронного поиска. Не существует единого действующего инструмента для всех, и в зависимости от потребностей вам могут понадобиться базовые или более сложные функции.
Как правило, почти все инструменты позволяют проводить онлайн-переговоры (предложения, оценка поставщиков, аукционы) и могут включать в себя более сложные функции, такие как управление документами и совместной работой, управление проектами, пользователи и рабочий процесс, многократно используемые модели и анализ предложений, и т.п. В целом, поставщики инструментов eSourcing достаточно гибки, помогая компаниям интегрировать свои инструменты, а также могут предлагать услуги поддержки и консалтинга при разработке конкретных аукционов или программ e-sourcing.
Внутреннее общение
Реализация инициативы по электронным ресурсам может повлиять на все управление цепочкой поставок. Важно сообщать результаты внутренне и прозрачно, чтобы проанализировать уровень успеха, информировать акционеров и улучшить процесс. В зависимости от компаний и их культуры, эта коммуникация осуществлялась путем организации отчетных собраний, отправки электронных писем, создания тематических исследований или общения через корпоративную рассылку.
В любом случае, и для того, чтобы повысить ценность процедуры, следует постоянно собирать как неудачи, так и успехи во время онлайн-переговоров, способствуя обмену опытом и улучшениями во время процедуры среди актеры и участвующие.
