Во время аудита очень часто можно увидеть большое напряжение в организациях среди персонала и большой объем работы, потому что они сосредоточены на «подготовке вещей для аудита », пренебрегая ежедневными обязанностями.
Человек начинает сталкиваться с такими ситуациями, как:
• Супервайзер начинает подписывать отчеты или другие документы несколько недель назад.
• Должны быть утверждены надлежащие процедуры и организованы все папки с документами. Горе тому, кто менеджер по качеству находит «неконтролируемую копию» на своем столе!
• Аналитик по качеству заполняет формы корректирующих / предупреждающих действий, которые были закрыты шесть месяцев назад. Включая разработку диаграммы Исикавы!
• Менеджеры и супервайзеры обучают персонал тому, что «сказать в ходе аудита, а что нет».
Да, в большинстве организаций время аудита трудное, стрессовое и высокое давление. Нет недостатка в одитируемом, который заболевает только в тот день, когда ему / ей нужно дать интервью.
Из всего вышесказанного, есть ли что-нибудь знакомое вам?
Вся эта нервозность и давление во время аудита происходят потому, что персонал:
• Вы знаете, что делаете, вы делаете неправильно.
• Или вы не уверены, что то, что вы делаете, хорошо.
Если бы сотрудники были уверены, что то, что они делают, идет хорошо, я уверен, что создаваемое напряжение и давление будут снижены до значительного уровня. Следует также принять во внимание, что перед лицом такого стресса и давления одитируемый может дать неправильный ответ на определенный вопрос.
Как получить Аудитора Качества?
Знать критерии аудита
По своему опыту я столкнулся со многими несоответствиями, написанными внешним аудитором, которые плохо обоснованы, однако одитируемый почти всегда принимает это и предпринимает корректирующие действия в отношении этого. Каждый раз, когда я вижу такую ситуацию, я понимаю, как мало одитируемые знают о критериях, которые они используют для их оценки.
Если вы собираетесь проводить аудит вашей организации в соответствии с ISO 9001: 2008, попробуйте изучить и понять документ. Хорошо знайте, что требует стандарт, а что нет. Также убедитесь, что каждая область понимает соответствующее требование. Например, научить персонал по закупкам требованиям стандарта ISO 9001 для этого процесса и тому, как они его уже соблюдают. Таким образом, сотрудники будут уверены, что то, что они делают, идет хорошо.
Сделайте вашу систему простой
Когда у вас очень сложная и бюрократическая система, персонал начинает забывать о вещах или перестает выполнять определенные действия, которые определены в системе как обязательные, чтобы попытаться сэкономить время. Это можно заметить, когда квалифицированный персонал начинает заполнять формы корректирующих / предупреждающих действий или супервизор подписывает отчеты за несколько недель назад, и оттуда тогда появляется множество несоответствий, которых можно было бы избежать с помощью более простой системы.
Ваша Система должна быть такой, чтобы она интегрировалась с вашей организационной культурой. Если в культуре мало документации, то приспособьте свою систему к ней. Помните, что организация должна адаптировать стандарт к своей культуре, а не свою культуру к стандарту.
Затем я представляю матрицу IARMP, которую я извлек из книги Питера Сенге «Танец перемен». Эта матрица может помочь вам упростить некоторые вещи в вашей системе.
Сообщите своим сотрудникам о важности проверок
Научите своих сотрудников, что целью аудита качества является оценка системы, а не людей, чтобы увидеть, насколько она эффективна, и выявление возможностей для улучшения. Аудиты качества являются очень мощным инструментом для постоянного улучшения вашей организации.
Хороший способ повышения осведомленности среди сотрудников - это небольшие беседы на одном рабочем месте, проводимые одним и тем же персоналом организации (например, качеством). Но старайтесь не доводить их до сведения всего за несколько дней до проверки, а в течение всего года.
Отвечайте только на то, что спрашивают
В ревизиях я встречал людей, которые говорят больше, чем должны, и для этого они упоминают вещи, которые, возможно, им не следовало упоминать. Например, однажды одитируемый комментировал, как все электронные письма и другие сохраненные записи были потеряны из-за вируса, который распространился на его компьютер. Вопрос, который я задал, был совершенно другим, однако это дало мне ключ к дальнейшим исследованиям в области технологий. Это в конечном итоге оказалось против 4.2.4 ISO 9001.
