«Мы владеем нашей производительностью в той же степени, что и наше время, и есть ряд методов, которые могут нам помочь». Марк Манчини
Введение
Иногда, особенно когда у нас заканчивается время, мы хотим, чтобы время было как жвачка, и мы могли бы растягивать и уменьшать его по своему усмотрению. В этом обзоре мы хотели бы иметь возможность предоставить вам инструменты, которые позволяют вам делать эти и многие другие вещи для управления временем; Однако мы до сих пор не знаем секрет. Тем не менее, в следующих строках мы предоставим вам некоторые забавные факты, советы, хитрости, идеи, упражнения и многое другое, чтобы вы научились управлять своим временем так эффективно, что вам больше не нужно время, чтобы быть похожим на жвачку.
Время укрощения
Возможно, наше поколение до сих пор является наиболее продуктивным в истории, поскольку ни одно предыдущее поколение не имело возможности обрабатывать такие разнообразные и сложные данные в таких больших количествах, как у нас.
С другой стороны, технология также сделала возможным быструю передачу данных, которые нам нужны для нашей работы, для управления нашими учетными записями, общения с друзьями и организации информации, которую мы получаем во все большей степени. Если в прошлом у компаний были секретари, которые отвечали за написание писем, ответ на телефонные звонки, фильтрацию звонков, запоминание сроков и назначений для своих начальников, а также за помощь в организации ежедневных задач в соответствии с их приоритетом, сегодня все Эти задачи могут выполняться самими руководителями, поэтому секретари стали административными помощниками и больше не предоставляют свои услуги исключительно одному человеку, а обслуживают несколько одновременно.Эта новая динамика привела к перераспределению времени, так что наши обязанности увеличились параллельно с техническим прогрессом: сократились сроки поставки, увеличился объем работ, и в настоящее время мы работаем больше часов, чтобы иметь возможность контролировать как увеличение объема информации, например, новых обязанностей. Следствием всего вышесказанного является то, что как никогда время является деньгами, а его цена измеряется производительностью. Мы владеем нашей продуктивностью в той же степени, что и наше время, и есть ряд методов, которые могут помочь наилучшим образом использовать как наше рабочее время, так и наше свободное время, тем самым уменьшая стресс, вызванный ограничениями временно в современном обществе.сроки доставки были сокращены, объем работы увеличился, и в настоящее время мы работаем больше часов, чтобы контролировать как растущий объем информации, так и новые обязанности. Следствием всего вышесказанного является то, что как никогда время является деньгами, а его цена измеряется производительностью. Мы владеем нашей продуктивностью в той же степени, что и наше время, и есть ряд методов, которые могут помочь наилучшим образом использовать как наше рабочее время, так и наше свободное время, тем самым уменьшая стресс, вызванный ограничениями временно в современном обществе.сроки доставки были сокращены, объем работы увеличился, и в настоящее время мы работаем больше часов, чтобы контролировать как растущий объем информации, так и новые обязанности. Следствием всего вышесказанного является то, что как никогда время является деньгами, а его цена измеряется производительностью. Мы владеем нашей продуктивностью в той же степени, что и наше время, и есть ряд методов, которые могут помочь наилучшим образом использовать как наше рабочее время, так и наше свободное время, тем самым уменьшая стресс, вызванный ограничениями временно в современном обществе.Следствием всего вышесказанного является то, что как никогда время является деньгами, а его цена измеряется производительностью. Мы владеем нашей продуктивностью в той же степени, что и наше время, и есть ряд методов, которые могут помочь наилучшим образом использовать как наше рабочее время, так и наше свободное время, тем самым уменьшая стресс, вызванный ограничениями временно в современном обществе.Следствием всего вышесказанного является то, что как никогда время является деньгами, а его цена измеряется производительностью. Мы владеем нашей продуктивностью в той же степени, что и наше время, и есть ряд методов, которые могут помочь наилучшим образом использовать как наше рабочее время, так и наше свободное время, тем самым уменьшая стресс, вызванный ограничениями временно в современном обществе.тем самым уменьшая стресс, вызванный временными ограничениями в современном обществе.тем самым уменьшая стресс, вызванный временными ограничениями в современном обществе.
В «Тайм-менеджменте» Манчини настаивает на том, что не существует единого стиля тайм-менеджмента, который бы одинаково подходил всем, но что индивидуальный стиль каждого человека должен определять, какие части книги полезны для каждого. Поэтому, прежде чем мы сможем внести необходимые изменения в поведение и отношение, мы должны понять наши психологические отношения с течением времени.
В рамках управления временем среда состоит из основных людей, мест и вещей, которые влияют на то, как люди используют время. Некоторые факторы окружающей среды могут быть вне нашего контроля, и все же есть способы преодолеть почти все препятствия. Если вы сможете определить, как поведение других людей влияет на вашу способность управлять временем, вы сможете найти способ изменить это поведение или смягчить его влияние на вашу собственную жизнь.
У большинства людей мало или плохо определено использование времени. Хотя вы четко знаете, как вам следует распределять свое время, перечень того, сколько времени вы тратите на различные виды деятельности, может вас удивить. Простое диагностическое упражнение состоит в том, чтобы взять с собой небольшую записную книжку и записать в ней, какие действия вы выполняли, указав, сколько времени вам потребовалось на их выполнение. Вы можете предпочесть ограничить себя управлением своей профессиональной деятельностью; Однако эксперимент будет вдвойне полезен, если вы также запишите действия, которые вы выполняли в свое личное время.
Следующим шагом является анализ заметок и определение в рамках задач, которые вы выполняете на работе и в свободное время, какие из них вы тратите больше всего времени, а две - меньше всего. Кроме того, честно оцените, на какие виды деятельности вы должны тратить больше времени, а на какие - меньше. Выводы, к которым вы пришли, помогут вам определить области вашей личной и профессиональной жизни, которые могут принести наибольшую пользу от изменений.
Несколько мифов об управлении временем
Некоторые убеждения настолько укоренились, что кажутся правдой, когда это не так. Однако их повторение или тот факт, что они написаны, делает их более заслуживающими доверия. В области управления временем существуют подобные неснижаемые мифы, в которых люди укрываются, чтобы избежать стремления жить упорядоченно. Ниже мы рассмотрим четыре самых коварных мифа, которые могут возникнуть на нашем пути.
Во-первых, управление временем - это еще один способ обозначить навязчивое поведение. Одержимость может быть определена как чрезмерная забота о чем-то. Когда одержимость вызывает действия, которые часто бывают странными и бессмысленными, мы говорим о компульсивном расстройстве. Компульсивные расстройства напрямую связаны с использованием времени и, хотя некоторые из них относительно безвредны, другие могут быть вредными. Примерами этого являются одержимость работой за минуту до изменения обычного маршрута или всегда работать на самолетах или общественном транспорте. Навязчиво-компульсивное поведение, связанное со временем, можно преодолеть, применяя пять ошибок: рационализируя поведение (то есть осознавая его), признавая, что создаваемое им напряжение превышает хорошие результаты,решите выйти, замените его на менее стрессовое поведение и повторяйте новые рекомендации, пока они не станут нейтральными, расслабляющими и принятыми.
В действительности изолированное навязчивое поведение индивида не всегда проблематично, гораздо чаще переоценивать важность времени.
В какой-то момент каждый становится одержимым временем: кого никогда не беспокоили, ожидая, когда светофор меняет цвет? Кому не мешало видеть, что ряд по соседству движется быстрее? Кто не чувствовал вины за то, что позволил провести выходные, не сделав ничего выгодного? Не волнуйтесь, если это когда-либо случалось с вами, но будьте бдительны, если вышеупомянутые ситуации повторяются часто, поскольку это свидетельствует о том, что вы слишком обеспокоены временем.
Есть также внешние факторы, которые вызывают беспокойство, особенно в современном обществе, в котором технологические усовершенствования заставляют людей перегружаться информацией, и, поскольку они не могут контролировать эти внешние факторы, они становятся причиной стресса. Поскольку люди по-разному реагируют на стресс, вы должны определить свою собственную реакцию. Согласно исследованиям, наименее уязвимые для стресса имеют следующие характеристики: у них много друзей, они едят в обычные часы, они хорошо спят, они пьют алкоголь контролируемым образом, они не курят, они регулярно тренируются, они пьют мало кофе, они ласковы, они довольны у них есть деньги, у них хорошее здоровье, их духовные убеждения дают им силу, они принадлежат к клубу или социальной группе, и у них нет избыточного веса или недостаточного веса.
Согласно второму мифу, тайм-менеджмент гасит спонтанность и радость. В этом есть доля правды, потому что это правда, что самые продуктивные идеи приходят к нам спонтанно. Однако люди, которые твердо контролируют свое время, также знают, как ценить моменты счастья, возникающие спонтанно, и в то же время осознают неожиданную возможность, когда она появляется. Если в прошлом месяце у вас не было времени для выполнения хотя бы двух занятий, которые вы любите, вам нужно научиться управлять своим временем, чтобы в будущем вы могли регулярно их выполнять. То же самое происходит с работой, мы должны ставить перед собой цель выполнять задачи, которые нам нравятся, и мотивировать нас. Это особенно актуально, если вы директор, как вы часто показываете пример, и если вы довольны своей работой,Это заразит ваших подчиненных желанием чувствовать себя довольным тем, что они делают. При рациональном управлении временем следует учитывать необходимость находить время для работы над целями, связанными с работой, поскольку производительность не выражается исключительно в терминах работы и времени: люди более продуктивны, когда они делают то, что им нравится.
Третий миф - обвинять компанию в том, что она не знает, как организовать работу, хотя мы, как личности, знаем, как организовать себя. Легко делать циничные комментарии о компании, в которой мы работаем, и укрываться, полагая, что мы не можем контролировать рабочую среду. Однако чем больше у человека контроля над своими обязанностями и обязанностями, тем больше удовлетворяются его жизнь и работа. Наиболее эффективным в таких случаях является поиск способа управления окружающей средой, но если это невозможно, есть и другие возможности. Например, если вы испытываете постоянные перерывы в работе, попросите разрешения работать более гибкий график или попросите коллег не прерывать вас в определенное время в день. Конечно,некоторые формы беспорядка в окружающей среде будут вне вашего контроля, и в этом случае у вас не будет другого выбора, кроме как адаптироваться или искать другую работу. Но помните, что в море штормов можно быть островком спокойствия, если вы хотя бы можете контролировать свою зону ответственности.
Четвертый и последний миф - это тот, который подходит всем. Многие книги предлагают магические рецепты тайм-менеджмента, которые могут быть применены к любому и любой ситуации. Однако автор вновь настаивает на том, что каждый человек должен адаптировать свой стиль управления временем к своим собственным физиологическим и психологическим потребностям. С другой стороны, существуют и культурные ограничения, которые устраняет большинство этих книг, предполагая, что мы все руководствуемся западными бюджетами. Однако компании, которые имеют контакты с другими странами или имеют многокультурную рабочую силу, должны знать, что их операции отличаются. Например, в таких странах, как США, Канада, Германия, Швейцария и Скандинавские страны, работа выполняется линейно, то естьчеловек выполняет только одну работу за раз, графики четко определены, а люди пунктуальны. Хорошо структурированная компания четко определяет свои цели, и деятельность начинается рано утром, а также заканчивается рано, эффективность ценится, и людям плохо тратить время на общение с коллегами. Однако в Африке, на Ближнем Востоке, в Латинской Америке, на юге Италии и в Греции стиль работы характеризуется частичным совпадением, то есть многие люди выполняют одну и ту же задачу одновременно или один человек выполняет несколько задач одновременно, графики гибкие, люди опаздывают, а цели иногда размыты. Рабочая среда важнее эффективности, поэтому неудивительно, что люди придают большое значение личным отношениям, сложившимся в профессиональной среде.Со своей стороны, японцы демонстрируют любопытную смесь того и другого, поскольку они пунктуальны, организованы и эффективны, и все же они вкладывают много времени и усилий в развитие социальных отношений на рабочем месте, и, хотя их цели ясны, они обычно не являются не написано и не передано словом. Хотя стереотипы не лишены рисков, это правда, что существуют определенные модели поведения, которые повторяются во многих случаях.Это правда, что существуют определенные модели поведения, которые повторяются во многих случаях.Это правда, что существуют определенные модели поведения, которые повторяются во многих случаях.
Положите утят в ряд.
Эта милая фраза относится к тому, как утята часто плавают в одной цепочке позади своей матери. В этом разделе мы рассмотрим пять способов ранжирования задач в соответствии с приоритетом, чтобы вы могли найти процесс оценки, соответствующий вашему стилю. Первая из них - система ABC, рекомендованная почти всеми экспертами по управлению временем и используемая большим количеством маньяков, чем кто-либо другой. Речь идет о назначении писем задачам в соответствии с их важностью, поэтому A соответствует задачам, которые должны быть выполнены немедленно, задачи B - это задачи, которые должны выполняться быстро, хотя они не так быстры, как задачи A, задачи C могут быть отложены без задачи и задачи D теоретически даже не нужно выполнять.Преимущество этой системы в том, что она лишает эмоционально заряженных задач; Например, возможно, мы меньше всего хотим делать ежемесячные счета, но если это задача А, у нас нет выбора, кроме как сделать их в первую очередь. Примените эту систему к вашей текущей ситуации, чтобы получить четкое представление о том, как она работает: например, составьте список из десяти вещей, которые вы должны сделать завтра, и оцените их в порядке важности, оценив их соответствующим образом. Система ABC имеет несколько практических применений, поскольку мы можем квалифицировать задачи, которые мы перечисляем в повестке дня, задачи из списка дел и даже создать систему лотков на столе, в которой мы классифицируем документы, такие как A, B, C или D.но если это задача А, у нас нет другого выбора, кроме как выполнить их в первую очередь. Примените эту систему к вашей текущей ситуации, чтобы получить четкое представление о том, как она работает: например, составьте список из десяти вещей, которые вы должны сделать завтра, и оцените их в порядке важности, оценив их соответствующим образом. Система ABC имеет несколько практических применений, поскольку мы можем квалифицировать задачи, которые мы перечисляем в повестке дня, задачи из списка дел и даже создать систему лотков на столе, в которой мы классифицируем документы, такие как A, B, C или D.но если это задача А, у нас нет другого выбора, кроме как выполнить их в первую очередь. Примените эту систему к вашей текущей ситуации, чтобы получить четкое представление о том, как она работает: например, составьте список из десяти вещей, которые вы должны сделать завтра, и оцените их в порядке важности, оценив их соответствующим образом. Система ABC имеет несколько практических применений, поскольку мы можем квалифицировать задачи, которые мы перечисляем в повестке дня, задачи из списка дел и даже создать систему лотков на столе, в которой мы классифицируем документы, такие как A, B, C или D.Система ABC имеет несколько практических применений, поскольку мы можем квалифицировать задачи, которые мы перечисляем в повестке дня, задачи из списка дел и даже создать систему лотков на столе, в которой мы классифицируем документы, такие как A, B, C или D.Система ABC имеет несколько практических применений, поскольку мы можем квалифицировать задачи, которые мы перечисляем в повестке дня, задачи из списка дел и даже создать систему лотков на столе, в которой мы классифицируем документы, такие как A, B, C или D.
Следующая система представляет собой вариант предыдущего ABC и состоит из использования карт или пост-ит, на котором мы напишем задачи, которые у нас есть, мы разместим их все на столе и затем упорядочим их в порядке важности или необходимости действий. Вы также можете использовать большую магнитную доску, где вы можете легко перемещать задачи. Преимущество этой системы в том, что она может использоваться несколькими людьми одновременно, и это также визуальная система, которая обеспечивает обзор одним взглядом. Система инвентаризации - это еще один вариант ABC, который начинается с идеи, что лучший способ научиться изучать то, что было сделано в течение дня, и применить его на следующий день, поэтому очень важно оценивать производительность каждого дня, устанавливая каждый завтра то, что вы хотите достичь в этот день.Хотя этот метод сам по себе не является мерой экономии времени, он генерирует изменения поведения, позволяющие сэкономить время.
Система вознаграждений начинается с вопроса, который каждый человек должен задать себе, когда он собирается начать упорядочивать задания в соответствии со своим приоритетом: «Какова награда?» Задачи упорядочены в зависимости от того, будет ли награда, которую мы получаем за их выполнение, высокая, средняя или низкая. Эта система представляет сложность того, что наши эмоциональные реакции и контекст каждого действия влияют на решение. Один из способов измерить использование времени в этой системе - узнать, сколько денег мы зарабатываем за час работы, и каждый раз, когда мы тратим время или кто-то тратит наше время, давайте подумаем о том, сколько денег мы тратим.
Наконец, в соответствии с принципом Парето, в любом порядке 80% стоимости получается из 20% того же. Например, 20% почты, которую мы получаем, дает нам 80% полезной информации, в то время как остальные 80% бесполезны, а 80% одежды, которую мы обычно носим, равняется 20% того, что мы имеем в шкафу., При заказе приоритетов многие люди используют этот принцип, чтобы взвесить относительную важность определенных видов деятельности, поскольку он дает нам ключ к изменению нашего поведения и в то же время к созданию ценности.
Оставляя на завтра то, что можно сделать сегодня, вы забираете время
По мнению психологов, люди откладывают вещи из-за какого-то конфликта или скрытого страха. Человек может быть обязан достичь определенных целей, однако на его пути встречается множество противоположных эмоций. Эксперты по управлению временем определили восемь наиболее часто упоминаемых причин откладывания вещей: четыре из них являются внутренними (боязнь перемен, боязнь неудачи, оставление всего до последнего момента и тенденция брать на себя слишком много обязательств) и четыре других являются внешними (неприятные задачи, чрезмерно сложные задачи, поток нечетких задач и нечеткие цели). Принимая во внимание эту информацию, определите причины, по которым вы оставляете вещи, которые вы могли бы сделать сегодня, на завтра. Если это происходит по внутренним причинам, вы должны бороться против себя.Если, с другой стороны, это по внешним причинам, вам придется сделать все возможное, чтобы сформировать среду, в которой вы живете и работаете.
Интересным упражнением является составление списка должностных обязанностей, личных обязанностей и долгосрочных целей, которые вы оставили без присмотра, краткосрочных заданий, телефонных звонков, отпуска и т. Д.: Вы будете поражены всем, что оставили позади. делать. Глаза, которые не видят сердца, которое не чувствует, подсознательный и довольно частый способ откладывать вещи - значит отказываться видеть то, что нас не интересует. В таких случаях мы должны стремиться довести все это до сознания. Любопытно отметить, что в какой-то момент мы все что-то откладываем, фактически некоторые компании - например, компании-экспресс-посылки или магазины, которые открывают накануне Рейесбасс свою коммерческую стратегию в отношении этих знаний. Однако, если мы сможем контролировать эту текущую тенденцию,Мы сделаем гигантский шаг, чтобы эффективно использовать время.
В следующих строках мы представляем некоторые из наиболее эффективных стратегий преодоления барьеров и, возможно, мотивируем вас приступить к работе, начав делать то же, что вы откладывали. Прежде всего, если задача неприятна, мы рекомендуем, чтобы она была первой, выполненной за день, ночью перед тем, как поместить ее в место, где вы можете ее увидеть, чтобы вы передали ее кому-то, кто может ее выполнять, или чтобы вы составили список преимущества и недостатки. Если задача находится за вами, мы предлагаем вам разделить ее, чтобы победить, найти тихое место, чтобы выполнить ее, и, как только вы ее начали, не останавливайтесь. Если последовательность задач неясна или плохо спланирована, мы рекомендуем создать диаграмму потока, как это обычно делается в TQM (Total Quality Management). Наконец, если цели не ясны,Лучше переформулировать их в явном виде, чтобы мы не согласились с тем, что «продажи значительно увеличатся», а скорее скажем, что «наша цель - увеличить продажи на 12%».
Если мы откладываем вещи из-за того, что находимся в колее и боимся изменений, есть три решения, которые могут работать довольно хорошо: изменить физическую среду (поскольку обычаи живут в обычных местах, если мы меняем комнаты, мы изменим нашу точку зрения), изменим рутины и шаблоны (например, выбрать другой маршрут для работы) или просто ничего не делать (вам станет так скучно, что вы почувствуете острую необходимость измениться). Если мы боимся неудачи, мы должны быть смелыми и помнить слова Рузвельта: «Единственное, чего бояться, так это самого страха». Если мы склонны принимать больше обязательств, чем можем выполнить, потому что мы не можем сказать «нет», потому что мы хотим, чтобы нас любили, или просто потому, что мы живем интенсивно и имеем очень широкие интересы,Мы должны знать, что никто не может делать все, что они хотят все время и накладывать ограничения. Наконец, если вы привыкли бросать все до конца, знайте, что это опасная привычка, потому что работа в последнюю минуту делает больше ошибок, нет времени на их исправление, а если есть непредвиденные события, вам не хватит времени. Сложно преодолеть этот порок, но вы должны убедить себя, что он вреден, и вы должны планировать свое время, используя одну из вышеупомянутых стратегий: блок-схемы, разделяй и властвуй и т. Д.но вы должны убедить себя, что это вредно, и вы должны планировать свое время, используя одну из вышеупомянутых стратегий: блок-схемы, разделяй и властвуй и т. д.но вы должны убедить себя, что это вредно, и вы должны планировать свое время, используя одну из вышеупомянутых стратегий: блок-схемы, разделяй и властвуй и т. д.
Как эффективно делегировать
Некоторые из задач, которые вы выполняете сейчас, не являются частью вашей работы, поэтому вы можете делегировать все те проблемы, которые никогда не должны были делегироваться вам. Делегирование не ограничивается менеджерами, директорами и другими контролируемыми сотрудниками. Задачи могут быть делегированы вниз, вверх, а также в боковом направлении, в зависимости от положения, которое человек, которого мы собираемся делегировать, занимает в организационной структуре. Как правило, мы делегируем задачи, которые нам не нужны, но которые другие могут выполнять, и задачи, для которых кто-то более квалифицирован. С другой стороны, у делегации есть своя экономическая философия: всякий раз, когда это возможно, мы делегируем лицу, которое имеет более низкую зарплату и способно выполнить задачу.Логично, что когда один человек выполняет задачу, которую может выполнить другой человек, который зарабатывает меньше, деньги тратятся впустую, поскольку первый должен быть посвящен более важным вещам.
Другой способ делегировать это аутсорсинг или аутсорсинг услуг для определенных задач, чтобы максимизировать ценность компании. Вот несколько примеров: управление базой данных, работа в офисе, исследования, редактирование, телефонные звонки, чтобы дать легкую информацию, назначение, обработка текстов, продажи и маркетинг, компьютерное программирование.
Большинству людей трудно делегировать, потому что они боятся потерять контроль над деятельностью или считают, что они единственные, кто может сделать это правильно. Способ преодолеть эти препятствия состоит в том, чтобы стать эмоционально отстраненным и осознать, что единственный способ получить контроль - это передать его кому-то другому, поскольку это позволит нам контролировать более важные аспекты, оставляя другие детали, которые отнимают у нас время. Противоположным недостатком является чрезмерное делегирование во избежание ответственности, что не очень мотивирует. Помните, что делегирование не означает отречение.
Научись говорить нет
Операторы телемаркетинга знают, что людям трудно сказать «нет», и пользуются теми, кто имеет образование. В некоторых местах звонки, которые получают потребители для совершения продаж по телефону, настолько часты, что есть компании, которые занимаются исключительно удалением людей из списков телемаркетинговых компаний. На рабочем месте есть два вопроса, которые мы должны задать себе, прежде чем сказать «да» тому, что нас не убеждает. Во-первых, какие обязательства повлечет за собой взаимодействие, а во-вторых, будем ли мы считать, что это будет хорошим использованием нашего времени, если взаимодействие начнется завтра.
Если ответ «нет», психологи определили четырехэтапную процедуру, чтобы сказать «нет», чтобы она была безопасной, дипломатической и эффективной: укажите причину, будьте дипломатичны, предложите вознаграждение и не откладывайте решение. В качестве упражнения автор предлагает составить список наших текущих обязанностей, которые мы, вероятно, должны были бы отказать, и подумать о том, как мы будем действовать в будущих ситуациях.
Информационная перегрузка - это одна из вещей, которой мы должны научиться говорить "нет". Чтобы избежать этого, автор рекомендует, чтобы при чтении отчета мы сначала прочитали краткое изложение начала и посмотрели на информацию, содержащуюся в отчете, подписались на публикации, в которых собрана информация, что мы избегаем смотреть телевизор в реальном времени и выбираем запись программы, позволяющие избежать рекламы; мы помечаем веб-страницы, которые мы используем чаще всего для быстрого доступа к ним, и что мы получаем телефонный автоответчик, который ограничивает количество сообщений до 60 секунд.
Заседания и комитеты являются еще одним элементом, которым мы должны управлять более эффективно. Средний менеджер проводит полчаса на собраниях, и в то время, согласно различным исследованиям, шесть часов совершенно не нужны. Однако во многих компаниях встречи стали обязательным ритуалом, от которого практически невозможно отказаться. Ее роль - следить за тем, чтобы собрания, которые она посещает, наилучшим образом использовали время каждого. Для этого отправьте участникам повестку дня в письменной форме за 24 часа, назначьте встречу с четким временем начала и окончания, установите хотя бы одну цель для вашей встречи, укажите логический номер. тем, приглашайте только заинтересованные стороны, никогда не называйте собрание, потому что это обычай,Никогда не просите команду выполнять работу, которую мог выполнять один человек, создавать среду, способствующую продуктивности, создавать корзину идей, обобщать соглашения, задания и решения в конце встречи и, наконец, составьте письменное резюме встречи, составьте список шагов, которые необходимо предпринять для достижения поставленных целей. С другой стороны, если вы не являетесь председателем собрания, вы всегда можете добровольно выполнить задачи, которые повышают эффективность собрания, например, занятие протокола или составление повестки дня.Используя письменное резюме встречи, перечислите шаги, которые необходимо будет предпринять в будущем для достижения ваших целей. С другой стороны, если вы не являетесь председателем собрания, вы всегда можете добровольно выполнить задачи, которые повышают эффективность собрания, например, занятие протокола или составление повестки дня.Используя письменное резюме встречи, перечислите шаги, которые необходимо будет предпринять в будущем для достижения ваших целей. С другой стороны, если вы не являетесь председателем собрания, вы всегда можете добровольно выполнить задачи, которые повышают эффективность собрания, например, занятие протокола или составление повестки дня.
Принеси мертвое время к жизни
Недавнее исследование выявило шесть причин, по которым сотрудники чаще пропускают работу: общение, хранение вещей там, где они есть, забывание вещей, «мобильные» офисы, вредные привычки чтение и люди, которые крадут наше время. Тот факт, что социализация является первопричиной, свидетельствует о том, что многие боссы считают социальные отношения потерей производительности и что, кроме того, их подчиненные социализируются больше, чем должны, в то время как они, со своей стороны, вероятно, чувствуют вину за красться время от времени. Однако рабочий день без общения с другими людьми может быть грустным.В исследовании Xerox Corporation делается вывод, что сотрудники получают более ценную информацию, когда идут на кофе с коллегами, чем изучая руководство по эксплуатации компании. Общение в разумных пределах повышает удовлетворенность и моральный дух сотрудников, а следовательно, и производительность.
Существует поговорка, в которой говорится: «место для всего и все на своем месте». Подсчитано, что люди проводят три часа в неделю, пытаясь найти потерянные вещи, и в большинстве случаев дело не в том, что они потерялись, а в том, что они не на своем месте. Независимо от типа, с которым вы идентифицируете себя, для навигации по своему столу вы должны следовать стилю, который отражает ваш мыслительный процесс, который адаптируется к характеру вашей позиции и позволяет вам находить вещи быстро и не вызывая стресса. Если ваш стиль соответствует этим критериям, придерживайтесь его; Но если вы этого не сделаете, пришло время начать искать другой способ организации вашего пространства. Есть несколько простых и очевидных трюков, которые работают для всех:Зарезервируйте свой рабочий стол только для активных проектов и наиболее часто используемых офисных принадлежностей; Храните канцелярские товары в верхнем ящике, поместите телефон на противоположной стороне руки, с которой вы пишете (если вы правша налево), чтобы не связываться с кабелем во время разговора, чтобы вы могли делать заметки; Создайте файл напоминания в нижнем ящике и вставьте в отдельные папки (по одной на каждый день следующего месяца и еще одиннадцать для каждого из оставшихся месяцев) документы по дате; сделать систему хранения наиболее важных документов в нижнем ящике; убедитесь, что ваш стол хорошо освещен, а стул удобен. Независимо от вида, к которому он принадлежит, разделите стол на три секции и оставьте центральную пустую для работы,Положите лотки ABC на стол, немедленно достаньте все, что вам не нужно, и в конце дня закажите и подготовьте стол.
Забывание о вещах - еще одна причина, по которой вы теряете много времени на работе. 50% всего, что мы слышим или читаем, мы забываем за минуту. Если вы не можете получить доступ к информации, которая вам нужна снова, напишите ее в своем календаре или в другом месте, к которому вы можете легко получить доступ. Для написания заметки требуется меньше времени, чем для поиска потерянной мысли.
Если бы офис был единственным местом, где мы работаем, все было бы проще. Однако в настоящее время телефоны мобильные, компьютеры портативные, и мы можем почти сказать, не опасаясь ошибиться, что офисы мобильные. Куда бы ни доходили информационные технологии, там есть «офис». Люди все чаще и чаще работают на самолетах, в общественном транспорте, который доставляет их на работу, и в очередях, потому что они очень заняты, потому что им нужно уложиться в срок, или просто потому, что им скучно. Многие менеджеры берут задание домой, когда уходят в отпуск, и, по мнению экспертов, это не плохая привычка, если им нравится то, что они делают, и они не мешают другим.
Менеджеры, которые приняли участие в вышеупомянутом исследовании, оценили чтение как одну из наиболее важных причин потерянного времени, но чтение - единственный способ получить ценную информацию. Пока какой-либо другой технологический носитель не преодолеет это, письменная информация - лучший способ распространения информации. Как мы уже говорили ранее, проблема в действительности заключается в информационной перегрузке, и единственные способы противостоять ей - это просматривать, выделять или читать резюме.
Другая проблема - это люди, которые распространяются в разговорах по телефону или лично, или и то, и другое. Тем, кто слишком много говорит по телефону, желательно позвонить им, когда они знают, что у них мало времени, например, когда они идут на обед, прояснить, что у нас нет времени с самого начала, сделать вид, что что-то или кто-то требует нашего внимания, и сказать «что Извините, я должен покинуть вас »и даже найти вызов и ответить на него по электронной почте или оставив сообщение в их голосовой почте. Тем, кто перенапрягается лично, контратакуйте, вставая, когда они приходят к вам в офис, сообщайте им, что у вас нет времени, вставайте, когда вы готовы закончить разговор, наклоняйте свое тело к другому человеку, используя эффективную тактику язык тела или в крайнем случаеиспользуйте самую безопасную контратаку - встаньте, попросите человека пойти с вами, чтобы сделать ксерокопии, продолжить разговор, пока вы работаете, и когда вы закончите, просто скажите ему, что вы рады, что вы пообщались с ним или с ней, оставьте его там и вернитесь к своему стол письменный.
Инструменты для улучшения управления временем
В последнее время появился широкий спектр инструментов, которые позволяют нам лучше управлять временем. Некоторые из них представляют собой предварительный обзор того, что технический прогресс принесет в будущем, в то время как другие представляют собой любопытные нетехнические изобретения, такие как post-it. Прежде чем выбрать какой-либо инструмент, который поможет нам лучше управлять временем, будь то электронный или бумажный, мы должны ответить на пять вопросов: нужно ли мне это? Нужны ли мне все его функции? Это просто в использовании? Это безопасно? Будет ли это быстро устареть?
Электронная почта - один из тех инструментов, который оказался проклятием, замаскированным под благословение. Любой человек, который после возвращения из отпуска нашел несколько сотен писем, ожидающих его в почтовом ящике, полностью поймет, что мы имеем в виду. Благо, что это позволяет нам общаться мгновенно. Чтобы сбалансировать плюсы и минусы электронной почты, вот несколько идей: во-первых, не используйте электронную почту в ситуациях, когда требуется цепочка рассылок и ответов, таких как назначение встречи, чтобы сделать звонок более эффективным; кратко написав одну тему; В строке, в которой появляется предмет, проясните и напишите фразу, которая привлекает внимание; если это срочносначала позвоните, а затем отправьте электронное письмо или факс для подтверждения разговора; НЕ кричите: согласно «сетевому этикету», написание заглавными буквами равносильно крику, поэтому избегайте его; Вместо того, чтобы пересылать сообщение большому количеству пользователей, которым оно не нужно, отправляйте копии только заинтересованным сторонам; отправлять длинные сообщения в виде вложений; Проверяйте свою электронную почту регулярно, но не постоянно, то есть не зацикливайтесь и не настаивайте на том, чтобы читать каждое письмо, когда оно приходит, так как желательно делать это раз в час или два раза в день, в зависимости от количества получаемого вами письма; использовать программы, которые освобождают вас от спама или нежелательной рекламы; Печатайте только ту информацию, которая строго необходима: например, если это встреча или рейс, просто скопируйте ее в свой календарь;подружитесь с ключом удаления и значком, так как большинство сообщений заслуживают того, чтобы они попадали в корзину, а те, которые этого не делают, архивируют или повторно отправляют; ответьте на вопросы, вставив ответы в текст сообщения, но сначала отметьте, что вы это сделаете; Проверьте правильность написания и грамматику сообщений, которые вы отправляете, так как ошибки делают их непрофессиональными; связываться с чрезмерно разговорчивыми людьми по телефону по электронной почте; создать автоматический ответ, чтобы уведомить тех, кто пишет вам, что вы находитесь в отпуске или в командировке; наконец, объявите день без электронной почты - выходные обычно являются лучшими.ответьте на вопросы, вставив ответы в текст сообщения, но сначала отметьте, что вы это сделаете; Проверьте правильность написания и грамматику сообщений, которые вы отправляете, так как ошибки делают их непрофессиональными; связываться с чрезмерно разговорчивыми людьми по телефону по электронной почте; создать автоматический ответ, чтобы уведомить тех, кто пишет вам, что вы находитесь в отпуске или в командировке; наконец, объявите день без электронной почты - выходные обычно являются лучшими.ответьте на вопросы, вставив ответы в текст сообщения, но сначала отметьте, что вы это сделаете; Проверьте правильность написания и грамматику сообщений, которые вы отправляете, так как ошибки делают их непрофессиональными; связываться с чрезмерно разговорчивыми людьми по телефону по электронной почте; создать автоматический ответ, чтобы уведомить тех, кто пишет вам, что вы находитесь в отпуске или в командировке; наконец, объявите день без электронной почты - выходные обычно являются лучшими.создать автоматический ответ, чтобы уведомить тех, кто пишет вам, что вы находитесь в отпуске или в командировке; наконец, объявите день без электронной почты - выходные обычно являются лучшими.создать автоматический ответ, чтобы уведомить тех, кто пишет вам, что вы находитесь в отпуске или в командировке; наконец, объявите день без электронной почты - выходные обычно являются лучшими.
КПК (Personal Digital Assistants), также известные на испанском языке как пальмовая связь с одним из самых известных брендов КПК (Palm Pilot), являются карманными компьютерами и представляют собой, как говорят, будущее современных персональных компьютеров. настольные как ноутбуки. Для некоторых людей КПК уже стали незаменимым инструментом, и причинами, наиболее часто упоминаемыми людьми для их использования, являются их компактный размер, их функция установки назначений и активации сигналов тревоги, чтобы предупредить их, их память для баз данных. адресная книга, программы обработки текста в формате Word, электронные таблицы в формате Excel и даже презентации в формате PowerPoint, совместимость с Интернетом, музыка в формате MP3 и некоторые другие функции в зависимости от модели (и, следовательно, цены).КПК также имеют свои недостатки и могут занимать больше времени, чем традиционные бумажные программы. Также верно, что они развиваются так быстро, что в некоторых странах, таких как Япония, уже есть специализированные журналы для КПК, с которыми можно ознакомиться для сравнения цен и свойств, а также для изучения любопытных функций. Кроме того, существуют и другие простые инструменты для работы с бумагой, которые по-прежнему будут важны для общения и управления временем. Например, несмотря на то, что они являются современными с точки зрения технологических достижений, в Вооруженных силах Соединенных Штатов карты вместо электронной почты используются для внутренних коммуникаций, поскольку их небольшой размер требует краткости, поскольку их легко носить с собой,потому что они двигаются к действию и потому что написанные от руки они способствуют открытому общению и приверженности
Другим важным моментом для эффективного управления временем является подача документов, так как хорошо организованная система регистрации позволит вам сохранять документы и быстро находить их, когда они вам нужны, будь то электронная система, висячие файлы, файл аккордеона или любой другой Система из многих существующих. Наиболее важной деталью является то, что файлы разделены по алфавиту, численно, в хронологическом порядке или по темам. Наконец, важным инструментом является ваше окружение: ваш стол, ваш стул, ваши шкафы, полки, стены. Эффективная среда сделает вашу работу более продуктивной, однако немногие среды столь же негибки и трудны для изменения, как рабочая среда.
Кто-то уже отвечал за выбор цветов, стола и оборудования, поэтому в большинстве случаев он может сфотографировать своих близких, принести лампу или повесить картину. Однако чем больше компания пытается позаботиться о своем корпоративном имидже, тем строже она становится с настройкой рабочего стола.
вывод
Прочитав это резюме, вы поймете, что, возможно, вы управляете своим временем не так плохо, как вы думали, или, возможно, это чтение дало вам ключ к изменению некоторых деструктивных маленьких привычек, которые поглощали ваше время. В любом случае, знайте, что вам не нужно сводить все к букве, потому что важно то, что каждый включает в себя те детали, которые соответствуют их стилю.
Далее, Эзекьель Кахан, главный инженер по когнитивной психологии, предлагает, как быть более эффективным в наших повседневных задачах, выполняя 3 действия, которые обычно выполняются наиболее компетентными людьми и, таким образом, имеют время для всего.
