С момента своего появления в 1980-х годах, Cost Based Costing (ABC) уделялось много внимания. Организации всех видов использовали его в ответ на многие проблемы. ABC также создала другие инструменты, такие как Управление на основе деятельности (ABM) и Бюджетирование на основе деятельности (ABB), используемые компаниями для контроля и планирования своих расходов. Несмотря на то, что достоинства этой программы были раскрыты в многочисленных статьях, многие компании начали ее реализовывать, но прекратили ее, прежде чем добились какой-либо выгоды.
Что следует учитывать, чтобы избежать этой ситуации? Мы поговорили с сотрудниками разных компаний, которые успешно реализовали программы, и попросили их указать решающие факторы, которые способствовали успеху их программ. Далее мы будем называть программы ABC, ABM и ABB AMP (Программы управления деятельностью).
Запускать
Перед разработкой и внедрением AMP идея должна быть продана конечным пользователям. По мнению различных успешных пользователей, «победившими усилиями AMP являются те, которые добились хорошего признания не только в финансовой сфере, но и в операционной; Таким образом, система AMP позволяет избежать видимости только с цифровой стороны ».
Чтобы заручиться поддержкой операционных групп, вы должны научить их, насколько ценным будет МОР: совет? Четко представьте информацию, которая будет предоставлена, и продемонстрируйте, как эта информация поможет операционным менеджерам достичь своих целей. Например, выделите, как информация поможет добиться повышения затрат и производительности, и эти аспекты, несомненно, будут связаны с вашим годовым бонусом. «Обучение имеет решающее значение, потому что руководители должны хотеть информации.
Нужно четко понимать, чему они могут научиться, и убедиться, что они посвятят свои усилия этому. Если этого не произойдет, никто не будет использовать программу, и все усилия будут напрасны ». Вы также должны убедиться, что менеджеры стремятся использовать информацию. Для менеджера одно дело встать и сказать: «Да, это здорово, это правильно, я полностью поддерживаю его», что хорошо, но недостаточно.
Вы должны показать им, как они смогут использовать новую информацию для принятия решений. Когда вы разговариваете с президентом отдела о различных проектах, как вы собираетесь использовать информацию во время этих бесед? Как они спросят, почему эти люди хотят использовать эту информацию? Мы живем по привычке, мы должны дать им причины, почему они хотят измениться.
Определение, выбор и объем проекта
Когда Coca Cola создавала инновационный центр общих услуг, они начали с внедрения системы ABC до открытия центра. Чтобы получить идеи AMP, каждый бизнес-сектор определил цели, которые он хотел достичь (например, снижение затрат, улучшение процессов и т. Д.), И таким образом получил 110 проектных предложений. Из этих 110 проектов осталось только 28, к которым было применено обучение Six Sigma.
За время обучения было подчеркнуто семь проектов. Поскольку МОР становятся частью операционной культуры, система должна быть достаточно динамичной, чтобы выявлять новые возможности для постоянного улучшения. Предложения рассматриваются специальной командой. Менеджеры не должны беспокоиться об улучшении сейчас; Они могут определить возможности и заставить команду внедрить решения. После того, как проекты выбраны, должны быть определены конкретные бизнес-темы, которые они должны содержать. Без четкого описания проект может быть забыт и отклонен.
Критические факторы успеха программы
AMPM Сосредоточьтесь на первоначальной программе и не пытайтесь сначала охватить себя слишком сильно. Помните, что это эволюционная модель. Чтобы ограничить масштабы проекта, некоторые компании с успешными МОР начинают разработку пилотного проекта для решения конкретной задачи в сфере бизнеса. В дополнение к предоставлению информации для удовлетворения потребностей, эта пилотная программа предоставляет учебную площадку для команды внедрения и демонстрирует ценность программы для остальной части компании. Вы должны думать «маленький». Если вы думаете, что уже делаете это, все равно разделите его пополам. В успешных компаниях AMP типичный пилотный проект занимает от 8 до 10 недель. Если это займет больше времени, используемая информация станет устаревшей.
В некоторых компаниях первая реализация программы не удалась, потому что она пытается сделать все сразу (вырезать, измерить, отлить). Те, кто признают ошибку и пытаются вернуться к вопросам, которые действительно имели значение, преодолевают проблему. С тех пор проект добился реального прогресса. После успешного внедрения AMP в небольших масштабах энтузиазм быстро распространился по всей компании. Члены команды AMP становятся более уверенными, и именно тогда они начинают сталкиваться с большими проблемами.
Выбор команды
Чтобы реализация AMP была успешной, команда должна быть полностью предана своему делу. Сотрудники, отвечающие за 20%, не работают. Люди работают на 100%. Команда, занятая неполный рабочий день, задержит реализацию проекта и снизит соотношение затрат и выгод. Но мы не имеем в виду какую-либо команду, работающую полный рабочий день; это относится к команде с полной занятостью. Компании, которые шли от хорошего к великому, сначала выбирали правильных людей для управления командой, а затем думали о том, где они должны справиться.
Компании обычно нанимают бесплатных сотрудников в любое время. Хотя программы управления не являются сложными, они требуют людей, которые разбираются в бизнесе и имеют аналитические навыки. Если у кого-то есть идея, требующая команды класса А, не ожидайте, что она будет работать с игроками класса В.
Приверженность конечных пользователей программы является ключевым фактором для успешного внедрения системы. Чтобы убедиться, что AMP предназначен для достижения желаемых целей, выберите хотя бы одного сотрудника из операционных областей. Таким образом, интересы оперативного персонала будут доведены до команды внедрения и могут быть приняты во внимание с самого начала разработки процесса. Кроме того, оперативный персонал будет развивать новые управленческие навыки и знания, с которыми они могут помочь своему менеджеру после установки AMP.
Эти члены команды также могут помочь включить AMP в операционную культуру компании. Также важно включить в команду тех сотрудников, которые будут отвечать за обслуживание системы. Участие в разработке системы поможет этим сотрудникам иметь общее представление о том, как обрабатывается информация и как ее нужно поддерживать после первоначального внедрения.
Большинство компаний с успешными МОР нанимают внешних консультантов для улучшения работы команды внедрения. Эти консультанты предоставляют обширный опыт AMP, а также инструменты и методы, которые могут значительно сократить время внедрения и улучшить качество исходной модели. Они также поддерживают усилия по содействию принятию МОР в корпоративной культуре. Консультанты помогают завершить работу: засучить рукава и помочь членам компании выполнить «грязную работу». В результате компания завершает работу быстрее и лучше, чем если бы они работали в одиночку.
Если у вас есть проект, в котором требуется команда класса «А», не рассчитывайте на успех в найме игроков класса «В».
Если вам нужно нанять внешнего персонала, сделайте это, оно того стоит. Если у вас есть сотрудники, которые установили ABC, то сделайте это с ними. Если нет, приведите экспертов. Лучше всего, если у вашей компании нет ноу-хау. Эксперты помогут вам перейти от ничего к тому, чтобы иметь что-то, что является самой сложной частью. Однако вы никогда не добьетесь успешного AMP, если позволите внешним консультантам выполнять всю работу без привлечения внутренних членов. Если сотрудники вашей компании не работают вместе с консультантами, все знания будут потеряны, как только консультанты покинут вашу компанию. В любом случае, после ухода консультантов внутренняя команда несет ответственность за продолжение разработки AMP организации и привитие ее другим сотрудникам.
Таким образом, если консультанты используются, они должны быть вместе с полной внутренней командой, чтобы обеспечить передачу знаний и внедрение методов. Эта передача знаний является решающим фактором в достижении успеха программы. Вот почему важно, чтобы компании мудро выбирали команду по внедрению AMP. Выбранная команда будет в конечном счете отвечать за разработку инструмента, который изменит представление компании о своем бизнесе в целом.
Обслуживание
Многие МОР были успешными во время реализации и впоследствии ухудшились, потому что они требовали чрезмерного обслуживания. Системы калькуляции на основе операций обрабатывают информацию, которая зачастую очень тяжелая. Хотя часть этой информации можно автоматически найти в системах ERP, есть другая информация, такая как расчет рабочего времени, который необходимо вводить вручную. Чтобы обеспечить успех AMP, система должна поддерживать баланс между значением, генерируемым системой, и уровнем требуемого обслуживания. Несмотря на то, что для первоначального проектирования AMP требуются небольшие первоначальные инвестиции в технологии, последующее обслуживание нуждается в улучшении за счет инвестиций в технологии. Простые инструменты и файлы, предназначенные для сохранения информации, такой как формы, заказы и макросы, обеспечивают точность,последовательность и облегчить обслуживание. Кроме того, технология обеспечивает гибкую платформу для улучшения вычислительных потребностей в организации.
У компаний обычно возникают проблемы с тем, как часто им нужно обновлять модель AMP. Это решение зависит исключительно от каждой компании и должно быть определено исходя из проблем каждого бизнеса. Некоторые компании будут требовать ежемесячных обновлений, в то время как другим потребуются ежеквартальные или ежегодные обновления. Информация ABC является ключевым элементом, который оправдывает инвестиции и затраты на рабочую силу. В любой компании хорошей отправной точкой является ежеквартальное обновление.
Используйте тот же язык
Последний ключевой компонент - реализация сильной коммуникационной программы, в основном в течение первого года после внедрения AMP. Рабочая группа должна рассмотреть периодические результаты AMP с оперативным штабом. Это важный шаг на пути включения управления деятельностью в повседневную деятельность. Даже с планом связи не всегда все идет гладко.
Иногда слова не имеют одинакового значения для всех. Поэтому рекомендуется создавать общий язык при использовании определенных терминов. У пользователей успешных дел часто есть несколько программ обучения, в которых они изучают язык и то, как информация должна использоваться и передаваться. Но иногда этот язык больше не используется, потому что менеджерам трудно говорить в таких терминах. В этих случаях вы должны идти за боссами, чтобы использовать язык. Как только план коммуникации составлен и хорошо понят, преимущества начинают проявляться.
Компания ценит усилитель во всем своем измерении, когда определенные люди могут получить доступ к определенной информации в определенном формате для повышения производительности.
Информация, создаваемая системой AMP, достаточно мощная. Пользователи могут просматривать информацию по-разному, и много раз эти новые способы вызовут больше вопросов, чем ответов. Эти новые вопросы, тем не менее, будут ответами по мере того, как возрастает принятие AMP в компании и созревает процесс отчетности. Компания осознает реальную силу AMP, когда определенные лица могут получить доступ к определенной информации в определенном формате для повышения производительности.
Эти усилия по распространению информации могут быть улучшены за счет использования решений, основанных на веб-технологиях. Многие компании с успешными МОР используют интерактивную аналитическую обработку (OLAP) для расширения возможностей анализа данных. Инструменты OLAP просты в использовании и позволяют менеджерам собирать информацию в режиме реального времени, чтобы получить ответы на свои вопросы. Таким образом, ABC / ABM / ABB становятся чрезвычайно эффективными инструментами для повышения производительности по многим направлениям.
AMP способствует культурным изменениям
Ключом к успеху в вашей компании является разработка программы, которая проста в обслуживании и способствует культурным изменениям в том, как руководство использует информацию для принятия решений. С такой программой вы можете услышать, как маркетолог говорит финансовому директору, сколько новой информации помогает им в их работе.
