Тайм-менеджмент с некоторыми советами для руководителей
Если вы спешите… идите медленно!
- На самом деле говорить об управлении временем - противоречие. То, что мы должны сделать, - это личное управление. Бенджамин Франклин сделал знаменитую фразу «Время - деньги» (время - деньги). ESC © фактически постулирует «Время - это жизнь». Потерянные вами деньги можно вернуть, время неизбежно - нет. В нашем обществе единственными ворами, которые не наказаны, являются «воры времени». Срочность Изо дня в день это нередко не позволяет нам увидеть то, что важно, не только на работе, но и в самой жизни. Каждый хочет, чтобы все было решено немедленно: по этой причине почти все срочно, и поэтому для того, что важно, не остается времени.,
Контрольный список для управления временем 1: Контрольный список для создания «резервов на случай чрезвычайных ситуаций»
- Запись: график всех мероприятий, задач и встреч. Только тогда у вас будет обзор и основное внимание в свое время. Планируйте поздно днем: пусть ваше подсознание работает и ваша творческая сила работает, пока вы спите. Оцените необходимое время и установите ограничения по времени: подумайте о времени. это дороже денег! Почему тогда вы тратите больше времени на бюджет, чем на собственное планирование времени? По приблизительным оценкам, это лучше, чем ничего… Не планируйте весь день каждую минуту: оставьте резервы времени на случай чрезвычайных ситуаций, хотите верьте, хотите нет, от 40 до 50% - это то, что потребуется для «всего», что не может быть запланировано. один день обычной работы Начните, сделайте и завершите день положительно: ваша внутренняя предрасположенность определит ваше отношение и отношение окружающих.Это также создаст временные резервы для решения вопросов, связанных с успехом.
Контрольный список для управления временем 2: Проверка делегирования
- Что должно быть сделано (содержание)? Какие частичные задачи должны быть выполнены, какие проблемы или трудности можно предвидеть? Как их можно решить? У кого есть лучшие способности для выполнения этих задач? Кто еще должен вмешиваться в его выполнение? Почему должна выполняться задача (мотивация, цель, задача, включенная в задание)? Что происходит, если задание не выполняется или только частично? Как должно выполняться его выполнение (количество, подробности…) Какие правила или процедуры следует учитывать? Какие области или люди должны быть проинформированы и какие расходы могут возникнуть? Насколько высок бюджет на это? С чем нужно работать, элементы помощи или поддержки? Какая документация потребуется и когда должна быть выполнена задача (промежуточные и вспомогательные сроки)? Когда вы должны контролировать, чтобы вовремя вмешаться?
Контрольный список управления временем 3: проверка приоритетов
- Сконцентрируйте свои силы и энергию на важной и многообещающей цели успеха. Не беспокойтесь о незначительности. Также оцените, в какой задаче может быть больший финансовый риск. Медитируйте над самой страшной вещью, которая может произойти, если в этот момент вы не выполняете определенную задачу. Подумайте, какая разница произойдет через год, если не выполняет определенную задачу. Помните, что невозможно угодить всем (коллегам, начальникам, клиентам…). Задачи без важности и безотлагательности, их следует просто отбросить. Задачи без важности, но срочно, должны быть делегированы или уменьшены. Важные задачи, но мало Срочные, должны быть делегированы или сокращены. Важные и неотложные задачи составляют проблему и должны быть решены немедленно. Всегда задавайтесь вопросом: что я буду делать сейчас, приведет ли это к достижению моих целей?
Контрольный список управления временем 4: Контрольный список встреч
- Определите четкие и измеримые цели. Это информационная встреча, для решения проблемы или для принятия решения? Хорошая организация (техника, комната, вспомогательные элементы) с помощью контрольного списка и таблицы с временными рамками (определить начало и конец) являются решающими для встреч со многими людьми. Запросить подготовку контента, с или без предварительно установленного времени по темам, типу информации, фону, установить продолжительность. Идеально - максимум 90 минут. Пунктуальный старт: тот, кто ждет один раз, всегда ждет. Планируется ли «устранить» все возможные факторы прерывания или дискомфорта? Самодисциплина участников. Были ли сообщены правила встречи до начала работы? Используйте средства визуализации (белая доска, проектор, рабочие листы, презентации). Вопросы для обсуждения и вклады,Должен быть видимым для всех. Последующее управление конференцией: Ограничить отклонения от темы и проверить, достигнуты ли цели встречи. Чтобы обеспечить результаты, согласуйте и определите с последующими действиями: кто что делает и когда? от руки и контроль результатов. Немедленно сделайте фотокопию для всех участников, чтобы вам не нужно было создавать «памятку».
Контрольный список для управления временем 5: Контрольный список для телефонных звонков
- Выясните причину разговора: какую цель призван достичь вызов? Какие темы, проблемы, вопросы, идеи, процедуры и т. Д. Будут ли они решены? Подготовьте важную справочную информацию. Поиск документов во время разговора занимает много времени Подготовьтесь к возможным возражениям и вопросам собеседника. «Еще» успевает отвести свои силы от фазы контакта. Открытость разговора также определяет его развитие и срок. Укажите в начале, что это такое, что вы хотите, и какие моменты вы хотите затронуть. При междугородних вызовах более точно контролируйте продолжительность разговора. В большем количестве разговоров долго, в конце суммируйте результат и возможные меры. Будьте краток: если вам не нужно проводить «политику», попрощайтесь, как только цель будет достигнута. Запишите результаты и последующие действия:Немедленно запишите данные, задачи и даты, пока информация еще свежа.
Контрольный список управления временем 6: Контрольный список корреспонденции
- Дайте инструкции о том, что рутинная корреспонденция делегирована, и разрешите только то, что имеет значение. Запросите помощника или секретаря, чтобы корреспонденция доставлялась предварительно классифицированной в папки (например, в соответствии с приоритетами важности). всей процедуры. «Файл» непосредственно в мусорную корзину, что не имеет значения, не является необходимым и не нуждается в сохранении. Немедленно отметьте важные пункты корреспонденции, чтобы облегчить последующую работу. собственная переписка: дата ввода, ответ на сообщение, кто имеет дело с предметом, копиями и распространением, папка файла. Немедленно отметьте человека, который должен переслать корреспонденцию внутренне, чтобы иметь дело с вопросом.Попытайтесь сразу же разрешить проблемы с перепиской при просмотре. Попробуйте просмотреть каждую переписку только один раз, немедленно сделать что-то конкретное или записать то же самое, что следует сделать. Всегда используйте подносы для переписки вне своего офиса. три отделения: сделка немедленно - покажи мне снова - архив
Контрольный список для управления временем 7: Проверка - «Anti Chuteitis»
- Сделайте резюме и подготовьте список действий, из всех этих задач "chuteadas". Спросите себя с самокритикой: какие из этих задач я хочу или я должен когда-либо делать?… и устраните раз и навсегда многие из них. Составьте список «причин», по которым «была вызвана» задача, и запишите «преимущества, которые существуют», если вы успешно выполнили задачу. плюс причины для «chuteado» этой задачи, спросите себя, можете ли вы сделать это или должны делегировать ее. В случае, если преимущества выполнения задачи имеют больший вес, прекратите откладывать ее и немедленно приступайте к ее решению. Если не сейчас… когда? Разбейте задачу на реалистичные маленькие шаги («тактика салями») и начните работать над ней. Определите дату завершения для каждого промежуточного шага и перенесите ее в повестку дня.Не выполняйте другую задачу «спуска», пока не закончите задачу, над которой работаете.
Быстрый тест. Поймай время воров
Следующие вопросы помогут вам оценить вашу собственную рабочую ситуацию и выявить факторы помех в вашем собственном управлении временем. Пометить по следующей схеме: 0 почти всегда, 1 часто, 2 иногда, 3 почти никогда
| Телефон не останавливается и разговоры слишком длинные | 0 | один | два | 3 |
| Из-за чрезмерных внешних и внутренних посещений я не могу выполнить все свои задачи | 0 | один | два | 3 |
| Встречи слишком длинные, а результаты зачастую неудовлетворительные | 0 | один | два | 3 |
| Большие и трудоемкие задачи и, следовательно, неприятные, я задерживаю их или у меня возникают проблемы с их выполнением, поскольку у меня никогда не бывает спокойствия | 0 | один | два | 3 |
| Во многих случаях отсутствуют четкие приоритеты, и я решаю слишком много вопросов. Я занимаюсь слишком многими мелочами и не могу сосредоточиться на том, что важно. | 0 | один | два | 3 |
| Я выполняю свою повестку дня только под давлением, поскольку всегда есть что-то непредвиденное, что дезорганизует ее. | 0 | один | два | 3 |
| У меня слишком много документов на столе. Серьги много и я их не решаю. | 0 | один | два | 3 |
| Мое общение с другими людьми довольно плохое. Поздний обмен информацией, недоразумения и дискуссии нередки. | 0 | один | два | 3 |
| Задача делегирования изредка работает. Я должен лично заниматься многими делами, которые другие люди могли бы прекрасно решить. | 0 | один | два | 3 |
| Мне трудно сказать «нет», когда другие просят меня о чем-то, и действительно, я должен позаботиться о себе. | 0 | один | два | 3 |
| Мне нужно определить четкие цели, как на работе, так и в частном порядке. Иногда я не вижу смысла во всем, что я делаю каждый день. | 0 | один | два | 3 |
| Иногда мне не хватает самодисциплины, чтобы выполнить то, что я намеревался сделать. | 0 | один | два | 3 |
| Сумма отмеченных баллов |
оценка
- 0-17 баллов: у вас нет планирования времени, и вы позволяете другим влиять на вашу организацию работы. Управление другими людьми и собой - проблема: применение Time Management положительно изменит вашу жизнь. Свяжитесь со специалистом ESC ©. 18-24 балла: вы пытаетесь упорядочить свое время, но не применяете достаточные последствия для постоянного успеха. Свяжитесь со специалистом ESC ©. 25-30 баллов: ваш тайм-менеджмент хорош, но может быть оптимизирован. Специалист ESC © может помочь вам сосредоточиться на более стратегических задачах. 31-36 баллов: Поздравляю - если вы честно ответили перед собой! Вы пример для тех, кто хочет научиться тайм-менеджменту. Пусть другие получат пользу от вашего опыта. Пожалуйста, позвоните специалисту ESC ©, чтобы учиться у вас.
Мы надеемся, что мы не потратили впустую ваше время.
