В рамках официальных каналов, которые организации устанавливают для связи «снизу вверх», ящик для предложений представляется как одна из наиболее часто используемых альтернатив.
Помимо предоставления информационного канала от базового персонала к иерархической линии, которая обеспечивает путь к постоянному совершенствованию, этот инструмент обеспечивает пространство для участия, которое позволяет мотивировать персонал и развивать чувство принадлежности.
Несмотря на очевидные преимущества, ящики для предложений в организациях часто представляют трудности при их реализации, препятствуют процессу коммуникации и, таким образом, ограничивают их преимущества.
Наиболее распространенные трудности, которые обычно возникают в ящиках для предложений, можно суммировать в следующих пунктах:
- Реализация коробки предложений начинается с концептуализации коммуникации как продукта, а не как процесса. Ящик для предложений устанавливается, не давая преемственности ответам сотрудников, вызывая демотивацию в будущих предложениях. Сотрудники подозревают место назначения и используют их предложения, подвергая риску свои источники работы. Низкая самооценка работников, которая не позволяет им признать, что причинно-следственная связь или мнение о процессе могут быть важны для организации. Для реализации коробки предложений не реализовано никаких стратегий. Отсутствие у сотрудников информации для подготовки предложений. Руководство опасается высказать свое мнение. Отсутствие поддержки. со стороны иерархии на предложения работников.Очень медленные системы анализа предложений или отсутствие преемственности.
Как и любой внутренний канал связи, установленный в организации, коробка предложений требует процесса проектирования, присвоения, мониторинга и оценки ответственной областью:
ДИЗАЙН: все организации разные и, следовательно, все ящики для предложений тоже. Организации должны разрабатывать свои каналы предложений определенным образом, согласовывая этот инструмент с организационной культурой и потребностями людей. Конструкция коробки с предложениями должна предусматривать: цель, которую нужно достичь, формат, который будет использоваться, физическое пространство, в котором он будет расположен, способ, которым мы будем обрабатывать ответы. Этот этап также должен предусматривать получение информации для пользователей о том, как, кто, когда, где и для какого нового канала.
УТВЕРЖДЕНИЕ. Одна из наиболее частых ловушек, в которые обычно попадают организации, заключается в том, что поле для предложений вскоре после его реализации становится привлекательным декоративным объектом без использования персонала. Как и любой канал связи, который был установлен, при оформлении коробки предложений должна быть предусмотрена стратегия присвоения, которая позволяет людям увидеть важность использования и присвоить ее в качестве своего собственного канала.
Стратегия присвоения обычно требует большого творческого подхода, обычно используются природные события организации, которые пробуждают потребность в общении, игривые случаи, кампании инкогнито и вовлечение горизонтального общения.
ПОСЛЕДУЮЩИЙ: Мы не должны забывать, что ящик для предложений является каналом связи, поэтому в нем есть отправитель и получатель, которые попеременно меняют свои роли. Ответы, которые мы даем и которые мы не даем на предложения сотрудников, будут отмечать работу канала. Ответ на предложения должен быть незамедлительным, с указанием необходимой информации о его применении или нет, и с признательностью за интерес к улучшению. Комментарии сотрудников не должны быть заключены в области управления персоналом, как это часто бывает, но должны привлекать и предавать непосредственных руководителей.
Каждая организация должна найти способ упростить прослушивание ответов и превратить их в действия.
Несмотря на очевидные преимущества, ящики для предложений в организациях часто представляют трудности при их реализации, препятствуют процессу коммуникации и, таким образом, ограничивают их преимущества.
ОЦЕНКА: Оценка эволюции канала дает нам количественную и качественную информацию о том, что мы получаем, кто вмешивается, что сказано, как сказано, почему сказано и какова история ответов.
Важно помнить, что ящик для предложений является каналом связи, но сам по себе он не является связью.
Общение в организациях - это сложный ДИНАМИЧЕСКИЙ ПРОЦЕСС, в котором ЛЮДИ вмешиваются в различные ситуации.
Его процессный характер говорит нам о необходимости совместного строительства. Его динамическая природа говорит нам о невозможности всегда оставаться одним и тем же каналом, не загрязненным изменениями. Вмешательство людей говорит нам о степени сложности, о сети отношений, которые придают смысл всем внутренним каналам коммуникации.
Когда канал становится заблокированным или мешает его использованию, мы должны думать не только о технических характеристиках канала, но и думать об этих трех элементах: процесс, динамизм и люди.
Блок предложений может многое рассказать о компании, важно, чтобы организации могли оценить путь к улучшению, как происходит процесс восходящего общения с персоналом через блок предложений и как наша организация говорит и слушает через из.
