Компания из Металлообрабатывающего сектора, являющаяся национальным лидером и имеющая собственные дистрибьюторские офисы по всей стране, нуждается в эффективном способе работы с данными, полученными в сфере финансов, что позволяет быстро и своевременно генерировать финансовую информацию для принятие решения.
До внедрения системы управления информацией Business Intelligence у компании не было эффективного способа работы с данными, полученными в ее финансовой сфере.
Он использовал инструмент для создания вспомогательных бухгалтерских отчетов, которые были медленными и негибкими, и у человека была зависимость от систем, чтобы иметь возможность генерировать их вручную, поэтому время отклика для предоставления финансовой информации было очень медленным, и оно не подходило для принятие решения.
Финансовый персонал занимал большую часть своего времени при составлении отчетов, оставляя очень мало для анализа информации, в дополнение к предоставлению информации другим подразделениям компании посредством печатных отчетов.
Все это привело к закрытию бухгалтерского учета компании через 3 рабочих дня после последнего дня месяца, в котором была собрана большая часть информации за весь месяц.
Предложенное решение:
По всем этим причинам компания нуждалась в инструменте для ускорения этой задачи и решила внедрить программное обеспечение для бизнес-аналитики (Business Intelligence, BI) от конкретного партнера, крупнейшей и наиболее успешной компании BI в мире.
Инструмент был в своем жанре наиболее дружественным и простым в использовании для конечного пользователя, а также позволял готовить более полные и специализированные отчеты и анализы.
Пользователи должны были иметь предопределенные отчеты, которые обновляли информацию до дня и могли выполнять только одним щелчком мыши, но они также должны были иметь возможность анализировать информацию при обнаружении любой аномалии и даже видеть транзакции, которые ее вызвали.
Решение BI был выбран идеальный один для компании - клиента, так как это позволило им:
- Имея меню со своими предопределенными финансовыми отчетами. Кроме того, после открытия отчета у них была возможность развернуть данные (просмотреть с помощью щелчка по данным все составляющие его данные, как по стоимости, так и по категориям и т. Д.).) и установить фильтры для простого и быстрого анализа информации. Одним щелчком мыши они могут запустить отчет, в котором будут показаны детали транзакций в соответствии с выбранными ими фильтрами.
Выполненная работа была следующей:
- Определение и создание хранилища данных. Создание и дизайн отчетов. Разработка многомерных моделей. Базовое и углубленное обучение пользователей и персонала систем методологии и продуктам BI в среде Windows и в веб-среде, а также всех инструментов. процесс изменения культуры в организации.
методология
Применяемая методология была той, которая определяет процедуру внедрения бизнес-аналитики во всей ее ширине.
- Анализ до внедрения Рекомендации по выбору наиболее подходящего приложения Business Intelligence Управление проектом внедрения Business Intelligence, (BI) Анализ и оценка внедрения.
Решение BI поддерживалось хранилищем данных на сервере Windows 2000 с базой данных SQL Server 2000. хранилище данных снабжалось данными из ERP (BPCS), системы расчета заработной платы, APS (MAPICS) и других. приложения для оперативной поддержки в процессе извлечения данных на сервер базы данных SQL Server в режиме реального времени с использованием MQ Series от IBM и Data Transformation Services от Microsoft.
Время имплантации составило 2 месяца.
По словам системного менеджера компании-клиента: «Мы искали способ сократить время и затраты на генерирование финансовой информации компании, и с этим мы хотели улучшить уровень обслуживания в области систем по отношению к пользователям».
Завершив проект, он заявил: «Решение, которое мы внедрили, дало нам большую добавленную стоимость и огромную гибкость, поскольку оно позволяет нашим пользователям быть самодостаточными, генерировать заранее определенные финансовые отчеты, анализировать их и просматривать детали то же самое, но это также позволяет им создавать новые отчеты по мере необходимости »
Полученные результаты
С тех пор как было внедрено программное обеспечение BI, компания-клиент изменила свою организационную культуру путем анализа финансовой отчетности компании, поскольку информация обновлялась 3 раза в день. Кроме того, и с использованием инструментов BI, к ним можно было бы обращаться в электронном виде таким образом, чтобы все движения отражались в финансовых отчетах, практически в тот момент, когда они были созданы, не требуя помощи системного персонала.
Информация больше не доставлялась на бумаге руководителям различных отделов, и у них была возможность проконсультироваться и проанализировать ее в то время.
Время ответа для создания вспомогательных бухгалтерских отчетов было значительно сокращено, что привело к закрытию бухгалтерского учета в 12:00 первого дня месяца.
Как только проект был завершен, системный директор заявил следующее: «Внедренное нами решение дало нам большую добавленную стоимость и огромную гибкость, поскольку оно позволяет нашим пользователям быть самодостаточными и генерировать заранее определенные финансовые отчеты, анализировать их и посмотрите подробности о них, но также сможете создавать новые отчеты по мере необходимости »
В настоящее время финансовый директор клиентской компании предполагает, что отчеты доступны и обновляются, когда они необходимы, и больше не ожидает генерации отчетов, как раньше. Теперь он ожидает, что у финансового персонала будут объяснения результатов. По его собственным словам, «мы смогли высвободить время для финансовых сотрудников, чтобы они теперь могли сосредоточиться на анализе информации, а не на генерировании отчетов, как это делалось ранее. В прошлом отчеты показывали нам результаты в конце месяца, и во многих случаях мы больше не могли ничего делать, чтобы изменить их, теперь, когда мы ежедневно обновляем информацию, мы можем предпринять немедленные действия, которые позволят компании получить лучшие результаты ».
