Процессы - это те, которые позволяют нам иметь «шаблон», который служит руководством для людей, вовлеченных в проект, и, кроме того, они являются теми, которые поддерживают каждый из вкладов в соответствии с проектом; все это для того, чтобы после их выполнения руководящая группа, а также полевая или «оперативная» группа понимали, что они сделали и как они это сделали.
Это очень важный элемент для разработки отчетов о проделанной работе и получения большого количества извлеченных уроков, не считая того, что это помогает моральному духу группы, потому что ее члены не только знают, что ожидается от каждой команды, но и понимают, как все Результаты и задачи взаимодействуют друг с другом для достижения цели и того, как другие команды выполняют свою часть работы.
Стоит отметить, что процессы, используемые командой, не ограничиваются только областями знаний, которые используются в управлении проектами; Они могут включать в себя все, от вопросов доступности, до создания документов, касающихся бизнес-кейсов или системных кодов, обновления расписания проекта, тестирования функциональности системы и многих других задач, которые необходимо выполнить. разрабатывать в ходе реализации проекта, даже если они не связаны напрямую с конкретными результатами проекта. Конечно, также будут организации, в которых установлен формальный процесс для создания новых процессов… но это может быть несколько бюрократическим или преувеличенным - и, возможно, даже патологическим -; однако каждая организация - это мир, который действует по своим собственным правилам.
Независимо от того, сколько и какие процессы используются в проекте, наиболее важно постоянно оценивать их. Если поставленные цели не достигнуты, даже если их очень мало, процессы необходимо пересмотреть, и эта ответственность ложится на команду управления проектом. Мы должны удостовериться, что процесс доработан так, чтобы он приносил пользу как текущему, так и будущим проектам. Первоначально, мы всегда должны быть тщательными и объективными с процессами, которые мы используем. Если требуется внести изменения в проект, особенно в тот, который уже находится на этапе выполнения, мы должны принять необходимые меры и понять, что он должен быть выполнен (или перенесен,если это включает в себя несколько изменений), действуйте с большой осторожностью, потому что мы находимся в незнакомой местности - не имеет значения, насколько хорошо мы изучили процесс или сколько раз мы его выполняли… изменения могут сделать его чем-то совершенно новым.
Но, чтобы минимизировать как возможные риски, так и работу, которая должна быть выполнена, мы предлагаем вам рассмотреть эти пять шагов, которые помогут вам быть уверенным, что вы очень тщательно оцениваете свои процессы и исправляете то, что необходимо, эффективно, не пренебрегая осторожность в любое время Таким образом, команда проекта может принять их и двигаться вперед, потому что теперь у них улучшенный процесс.
Шаг 1: Оценить
Что не так с процессом? Внимательно изучив и обратив внимание на детали, которые на первый взгляд неуместны, первое, что мы должны сделать, - это записать, где мы замечаем вещи, которые не работают или мешают процессу. Теперь не нужно быть исчерпывающим или заново открывать черную нить, тем более отбрасывать любой документ, который на нее ссылается… потому что сейчас не время для этого. Если проект запущен, есть вероятность, что не хватит времени или ресурсов - и, скорее всего, их нет - чтобы полностью перестроить процесс. Таким образом, чтобы не быть слишком утомленным, оценка должна быть сосредоточена на элементе или элементах, которые вызывают проблемы, те, которые «повреждены» в процессе, как это было сделано до сих пор. Конечно,вполне может потребоваться гораздо более серьезное исследование и обсуждение среди членов команды, чтобы раскрыть эту специфическую часть процесса; Но как только мы определили элемент, который не работает, тогда руководитель проекта может определить, почему это не так. Мы считаем, что проведение обзора истории процесса будет интересным и полезным при разработке нашей оценки; Знание того, почему оно было таким, каким оно было, может помочь нам понять, почему оно не работает на 100%. Хотя это правда, что та часть, которая не работает, возможно, это небольшая часть всего процесса, логично предположить, что будет больше шагов - как до, так и после, - которые будут затронуты изменениями, которые будут внесены, и, по этой причине,мы также должны учитывать их во время оценки.
Шаг 2. Получите отзыв и запишите его
Что ж, теперь, когда мы оценили процесс и определили этапы процесса, которые нам необходимо изменить, мы, как руководители проекта, должны запросить отзывы и предложения у команды проекта и некоторых экспертов в данной области о том, что можно сделать для решения проблемы., Если процесс изменяется, люди, использующие его, должны высказать свое мнение о том, что может работать лучше всего, поскольку они являются лучшим источником информации для подтверждения того, что может работать, а что не будет работать вообще. Эти идеи важны для анализа процесса, хотя во многих случаях люди, которые его выполняют, могут не видеть всю картину - особенно, если некоторые части процесса пересекаются с другими ресурсами или командами в рамках проекта, и,после этого члены команды «генератора» теряют его след. Поэтому руководитель проекта должен собрать эту обратную связь и тщательно изучить ее, чтобы они могли создать проверенный отзыв.
Шаг 3: Эскиз
Это тот момент, когда мы начинаем работать с карандашами и начинаем разрабатывать сценарии изменений. Мы должны уделять особое внимание рассмотрению каждого из воздействий, которые могут вызвать запланированные изменения. Также очень важно вести полный отчет обо всех внесенных изменениях, чтобы люди, осуществляющие процесс, могли легко их увидеть. Может возникнуть необходимость составить «справочную таблицу» или «краткое руководство», поскольку это отличный инструмент для информирования об этих изменениях и оказания помощи другим в их использовании и для того, чтобы оставаться в процессе, как это предусмотрено Управлением. проектов (PMO). Тем не менее, мы должны предупредить вас: зарисовку нельзя делать изолированно и плотно.Точно так же, как мнения и идеи были получены относительно того, что может быть изменено, необходимо получить конкретные отзывы о документах, созданных на этом этапе, и, кроме того, мнения должны быть как от прямых пользователей, так и от тех, кого можно было увидеть участвует в процессе так или иначе.
Шаг 4: Общайтесь
Как только эскиз стал окончательным проектом - так как мы отшлифовали его до максимума - тогда руководитель проекта должен сообщить своей команде, что есть пересмотренный процесс. Это должно быть сделано до эффективной реализации, но мы предлагаем, чтобы это не было сделано слишком рано. Зачем? Что ж, мы рассуждаем так: если мы сделаем это заранее, мы рискуем, что команда забудет важную информацию, которую мы пытаемся донести до них. Это сообщение должно быть прямым и должно содержать только необходимую информацию об изменении процесса. Больше нечего добавить, поскольку в лучшем случае команда уже знает причины и причины внесения изменений, а также все, что касается общего процесса, который они выполняют, и их цели; из-за всего этого,В результате им нужно только понять, что меняется в работе или задании, которое они выполняют. Кроме того, вам также необходимо общаться с заинтересованными сторонами и руководителями, так как важно информировать их о достигнутых улучшениях и о том, как они будут полезны для всего проекта.
Шаг 5: Реализация
Последний шаг - запустить пересмотренный процесс. Однако следует отметить, что вполне возможно, что перед его запуском требуется «официальное одобрение», поэтому его необходимо получить как можно скорее, чтобы работа над проектом не была замечена. задерживается, затрудняется или задерживается. В идеале к этому моменту все детали были рассмотрены, и ресурсы готовы, и для осуществления пересмотренного процесса требуется только такое простое действие, как отправка электронного письма или вызов. на доске, где все соответствующие ресурсы проинформированы, что они могут начать использовать его.
Как только все это будет сделано, руководитель проекта может потратить некоторое время, чтобы расслабиться с уверенностью в том, что проект развивается настолько хорошо, насколько это возможно… пока кто-то еще не укажет, что есть другая часть одного из процессов, которая не работает, Возможно, то, что мы упоминали вначале о существовании процесса оценки процессов, уже не звучит так надуманно, не так ли?
