Информация в организации, ее менеджмент и аудит

Введение

Информация - один из потенциально наиболее ценных активов, которыми может обладать бизнес. Реальная ценность этой информации зависит от того, как ею управляют, времени, необходимого для ее обработки и преобразования в запуск продукта или услуги, а также от того, насколько эффективно она используется и качественно лучше, чем у компаний-конкурентов.

В век знаний, коммуникации и технологий, в котором мы находимся, жизненно важно иметь правильные данные и информацию, потому что сейчас, как никогда раньше, у нас есть так много источников, из которых можно получить информацию, но мы должны знать, как отличать полезную информацию от информации «заполнение». Поскольку Интернет стал более доступным для широкой публики, а быстрое развитие информационных технологий произвело впечатляющую революцию в обмене информацией; в настоящее время есть потребность получать информацию все быстрее и быстрее; Кроме того, существует огромное количество источников, из которых мы можем получить информацию, а также появляется все больше и больше каналов, по которым передается все больше и больше информации.

Хотя эта большая доступность, которую мы имеем для передачи и получения информации через новые источники и информационные каналы, с каждым днем делает все больше осведомленности о проблеме, которая всегда существовала, но, тем не менее, она стала более заметной в отношении достоверность и правдивость информации.

Известно, что хорошо информированный человек - более подготовленный человек для организаций, сегодня, как никогда, это высказывание жизненно важно для получения конкурентного преимущества на рынке; он показал, что хороший сбор, интерпретация и хорошее управление информацией означает внутри компаний хорошее общение, лучшее понимание, лучшую производительность, больший рост и, следовательно, большую прибыль; как экономический, так и позиционный. Напротив, неверная информация в целом приведет к большим экономическим потерям и потерям престижа для компаний.

Таким образом, информация является очень важным «оружием» внутри компании; большая проблема - знать, как различать всю доступную информацию; какая информация на самом деле служит нам, какая информация правдива и надежна для принятия правильных решений.

Исходя из этой ситуации, возникает большая потребность в проведении оценки информации; его источники, его каналы, его актуальность, его использование, если все эти элементы верны для решений и функционирования организации.

Информация

Норберт Винер, признанный отцом кибернетики, вместе с Артуро Розенблютом Стернсом из 1940-х годов; сформировал основы науки кибернетики; наука, которая полностью изменила наш сегодняшний день. Винер оставляет нам известную фразу, которая звучит примерно так: «Эффективная жизнь означает наличие правильной информации».

В этом предложении вы можете увидеть огромное значение, которое информация имеет в нашей повседневной жизни, в нашей жизни; поскольку хорошее информирование позволяет нам иметь больше знаний для принятия решений. Следовательно, если информация позволяет нам вести эффективную жизнь, точно так же информация позволяет нам эффективно управлять компанией, тем более сегодня, поскольку мы живем в то время, когда информация доступна. порядок дня и эта информация могут иметь решающее влияние на наш образ мышления, ведения переговоров, жизни при принятии решений.

Но что такое информация на самом деле?

Информация - это набор данных, которые при упорядоченной обработке создают сообщение, которое передается с целью изменения знаний и восприятия получателя и, следовательно, оказывает влияние на принятие решений.

Информация для компаний имеет большую ценность, потому что, как упоминалось в предыдущем определении, информация имеет большой вес при принятии решения, поэтому хорошая информация может принести прибыль компании, поэтому информацию следует рассматривать как актив для компании. Ценность информации будет связана с полезностью, которую она представляет для лиц, ответственных за принятие решений по достижению целей организации.

Примером большой ценности информации в компании является желание вывести на рынок новый продукт, поэтому при проведении исследования рынка он даст нам прогноз по принятию продукта и спросу на него, поэтому, если Принимая во внимание информацию этого прогноза при разработке продукта, эта полученная информация принесет дополнительную прибыль, чем ожидалось.

Иногда можно спутать понятия информации и коммуникации; разница заключается в обратной связи, если нет обратной связи, нет коммуникации, общение - это форма человеческого взаимодействия и существует определенная взаимозависимость элементов; в то время как основная цель информации - расширить знания и поддержать принятие решений.

В общении есть восприятие, которое порождает ожидания; пока информация дает нам только знания. Общение - это передача информации с определенным ожиданием, в то время как информирование увеличивает знания.

Некоторые из целей информации:

Передавать всю необходимую информацию для принятия решений. Влияйте на отношение всего персонала компании, чтобы их цели и деятельность соответствовали целям и деятельности компании.

Информационные характеристики

Информация должна иметь определенные характеристики, которые повысят ценность информации для организаций при принятии решений. Если информация не соответствует ни одной из этих характеристик, существует риск ошибочной интерпретации и, следовательно, неправильного решения.

Stair & Reynolds (2000) упоминают характеристики, которые делают информацию ценной:

точная

Точная информация не содержит ошибок. В некоторых случаях информация генерируется из-за того, что неточные данные вставляются в процесс преобразования, который обычно известен как «мусор на входе, мусор на выходе».

полный

Полная информация содержит все важные данные. Например, отчет об инвестициях, не включающий все важные затраты, будет неполным.

экономического

Производство информации должно быть относительно недорогим. Лица, принимающие решения, всегда должны сопоставлять ценность информации со стоимостью ее производства.

гибкий

Гибкая информация полезна для многих целей. Например, информация о складских запасах для конкретной детали может быть полезна торговому представителю для закрытия продажи, руководителю производства для определения потребности в дополнительных запасах и финансовому руководителю для определения общей стоимости. капиталовложений компании.

достоверный

Достоверная информация будет зависеть от нескольких факторов. Во многих случаях надежность информации зависит от метода сбора данных, в других - от источника информации. Слух от анонимного источника о возможности роста цен на нефть был бы ненадежным.

Соответствующий

Актуальная информация - это то, что действительно важно для лица, принимающего решения. Информация о возможности снижения цены на древесину не будет актуальной для компании, производящей компьютерные микропроцессоры.

просто

Информация должна быть простой, а не слишком сложной. Сложной и подробной информации обычно не требуется. Избыток информации может вызвать информационную перегрузку, и в этом случае лицо, принимающее решение, имеет настолько много информации, что он не может определить, что действительно важно.

своевременно

Своевременная информация - это то, что вы получаете именно тогда, когда она вам нужна. Знание погодных условий, преобладавших на прошлой неделе, не поможет решить, что надеть сегодня.

проверяемый

Информация должна быть проверяемой. Это означает возможность проверить его правильность, возможно, проконсультировавшись по этому поводу со многими источниками.

доступной

Информация должна быть легко доступна авторизованным пользователям, которые должны получать ее в нужном формате и в нужное время для удовлетворения своих потребностей.

Сейф

Информация должна быть защищена от доступа к ней неавторизованных пользователей.

Источники информации

Источники информации - это те элементы, из которых можно получить информацию, необходимую для принятия решений в компании.

На каждом уровне компании обычно требуются разные типы информации, например:

На более высоком уровне (состоящем из директоров, менеджеров и т. Д.) Может потребоваться необходимая информация для разработки стратегий, определяющих направление компании или позволяющих ее расширение (обычно требуется конкретная и конкретная информация). средний (состоит из руководителей, администраторов и т. д.), необходимая информация может потребоваться для разработки коммерческих стратегий (обычно требуется более подробная информация, чем на предыдущем уровне). На операционном уровне (состоит из операторов, продавцов и т. д.) Может потребоваться информация, необходимая для выполнения задач (обычно требуется более подробная информация, чем на предыдущем уровне).

А для получения необходимой информации используются источники информации, которые можно разделить на внутренние и внешние источники:

Внутренние источники

Это источники внутри компании.

Примерами внутренних источников могут быть внутренние базы данных, например, те, которые позволяют получать информацию о клиентах, финансовую отчетность, позволяют получать информацию о финансовом положении компании, инвентарные записи, записи продаж, записи. расходы, персонал компании и т. д.

Внешние источники

Это источники вне компании.

Примерами внешних источников могут быть Интернет (веб-сайты государственных учреждений, веб-сайты конкурентов и т. Д.), Правительственные учреждения, местоположения конкурентов, поставщики, дистрибьюторы, клиенты, газеты, журналы, публикации и т. Д.; где можно получить информацию о статистике, тенденциях, предпочтениях и т. д. (Crecenegocios.com)

Информационные каналы

Когда передатчик хочет передать определенную информацию приемнику, могут использоваться определенные информационные каналы; Информационный канал можно понимать как любое средство, используемое для передачи информации, в отличие от канала связи, где должна быть обратная связь, чтобы его можно было рассматривать как связь, информационный канал не обязательно должен иметь обратную связь от приемника. Однако канал может работать как для информации, так и для общения.

Примерами информационных каналов могут быть интранет, Интернет, информационные бюллетени, книги, журналы, газеты, радио и так далее.

Информационные потоки

Информационный поток варьируется от генерации до использования информации с указанием ее временных и окончательных депозитов.

В каждой компании, как правило, сосуществуют три основных типа информационных потоков, и чем выше способность компании управлять этими потоками, тем важнее нематериальные активы (такие как ее имидж, престиж, бренд, общение с клиентами), которые основаны на в них.

С одной стороны, они получают информацию из окружающей среды, чтобы определить, какие продукты нужны рынку и какие технологии существуют для их покрытия; это то, что мы называем экологической или внешней информацией.

С другой стороны, сама организация внутренне генерирует информацию, которая возникает в результате обработки экологической информации и которая получена из взаимоотношений в компании, это то, что мы называем внутренней информацией.

И, наконец, они заявляют о продуктах и услугах, которые производит компания, называя себя корпоративной информацией. Рассмотрим их подробнее:

А) Экологическая или внешняя информация. Это информация, которая поступает в компанию из окружающей среды, она необходима для достижения успеха на текущих рынках, она должна принципиально искать:

Способность реагировать на потребности рынка. Компания получает информацию из окружающей среды, чтобы определить стратегии, например, какие продукты нужны рынку. Приобретение технологических навыков. Компания получает информацию из окружающей среды, чтобы определить, какие технологии существуют, для правильного функционирования функций НИОКР, обучения, повышения технологических возможностей компании.

Компаниям нужна информация о двух очень разных средах: непосредственной среде и удаленной среде, чтобы узнать о каждой из этих двух сред, существуют: неформальные источники информации (они нигде не зарегистрированы и основаны на личных отношениях) и официальные источники (зарегистрированные на бумаге, в электронном виде или на любом другом физическом носителе).

Ближайшее окружение. Состоит из тех элементов, с которыми компания должна иметь дело ежедневно: клиенты, поставщики, дистрибьюторы, конкуренты, источники финансирования и регулирующие органы. Удаленная среда, с которой ей не приходится сталкиваться ежедневно, но которую она должна отслеживать, чтобы идентифицировать изменения и тенденции, требующие адаптации стратегии компании в среднесрочной и долгосрочной перспективе. Это более широкий контекст: политический климат, экономическая ситуация, социальные тенденции и технологические инновации. С каждым днем удаленная среда становится более непосредственной благодаря NTIC.

Б) Внутренняя информация. Хотя компания получает всю эту внешнюю информацию, она ассимилирует и обрабатывает ее, объединяя с внутренней информацией, генерируемой самой компанией, этот процесс помогает ей разрабатывать продукты и услуги, которые она впоследствии предлагает своим клиентам. В каждой компании можно выделить два основных типа внутренней информации:

Компании генерируют большой объем оперативной информации, информации, которая является результатом собственной рутинной работы компании (списки клиентов, каталоги продуктов, инвентарные списки на складе, бухгалтерские записи, данные числового контроля оборудования), которые обычно быть формальным и легко храниться в каких-либо физических записях Компании генерируют знания в результате ассимиляции или усвоения внутренней и внешней информации и использования творческих способностей своих членов (разрабатываются новые продукты, оптимизированы процессы, механизмы управления и т. д.). Компания учится, а ее знания накапливаются в форме ноу-хау. Эта информация в основном неформальная, она хранится в опыте людей.

В) Корпоративная информация. Это то, что мы называем выводом информации из компании вовне. Любая компания, которая хочет выжить, должна приложить усилия к тому, чтобы направить в свою среду дифференцированное сообщение, которое позволяет его четко воспринимать потребителями. Можно выделить два основных типа сообщений:

Компания может осуществлять прямые коммуникационные действия: запускать рекламную кампанию, использовать свой имидж с помощью спонсорских действий, запускать процесс НИОКР для создания очень специфического продукта, в данном случае информации, которая испускается в окружающую среду, содержится в продукте в виде прикладной технологии. Компания может осуществлять косвенные коммуникационные действия через операционный маршрут: компания, которая заботится о качестве своей продукции, возможно, не зная об этом, распространяет информация об окружающей среде, поскольку, удовлетворяя своих клиентов качественной продукцией, она обеспечивает имидж бренда и престиж, которые сами клиенты несут ответственность за распространение среди своих знакомых.

Информационная система

Под системой понимается набор элементов или компонентов, которые взаимодействуют друг с другом для достижения целей. Сами элементы и отношения между ними определяют функционирование системы. В системах есть такие элементы, как входы, обработка, механизмы, выходы и обратная связь.

Информационная система, определенная авторами Лаудоном и Лаудоном (2004), представляет собой набор взаимосвязанных компонентов, которые собирают, обрабатывают, хранят и распространяют информацию для поддержки принятия решений и управления организацией. Помимо поддержки принятия решений, координации и контроля, информационные системы могут помочь менеджерам и работникам анализировать проблемы, визуализировать сложные проблемы и создавать новые продукты. (Фернандес Аларкон, 2006 г.)

Таким образом, информационная система представляет собой набор взаимосвязанных компонентов для сбора, обработки и распространения информации, чтобы иметь механизм обратной связи, который будет поддерживать выполнение цели.

Компоненты информационной системы

запись

В информационных системах ввод - это деятельность, которая состоит из сбора и сбора первичных данных. Например, перед запуском нового продукта необходимо провести исследование рынка, чтобы получить информацию о том, будет ли он принят или нет.

Вступление может принимать разные формы. Если взять предыдущий пример, можно узнать, будет ли продукт принят или нет, через опрос. Ввод может быть ручным или автоматическим процессом; Опрос проводится на листах бумаги или по электронной почте, где подсчет проводится автоматически. Независимо от используемого метода ввода, точность ввода имеет решающее значение для получения желаемого результата.

судебное преследование

В информационных системах обработка включает преобразование или преобразование данных в полезные выходные данные. Это может включать в себя выполнение вычислений, сравнение и выполнение альтернативных действий, а также сохранение данных для дальнейшего использования.

Обработка может производиться вручную или с помощью компьютеров. В случае исследования рынка необходимая обработка заключается в подсчете количества положительных и отрицательных отзывов о принятии продукта, который будет выпущен на рынок.

Выезд

В информационных системах вывод включает производство полезной информации, обычно в форме документов и / или отчетов. В некоторых случаях выход одной системы вполне может быть входом другой. Выходные данные маркетинговой системы для нового продукта, независимо от того, будет он принят или нет, могут служить входными данными для системы, позволяющей узнать объем производства нового продукта. Часто выход одной системы служит входом для управления другими системами или устройствами. Например, предположим, что новый продукт, который будет выпущен на рынок, представляет собой офисную мебель, поэтому необходимо принять во внимание множество переменных, таким образом, клиент, продавец и дизайнер должны повторить процесс проектирования несколько раз, чтобы гарантировать эффективное удовлетворение продуктов. Потребительские потребности.

Обратная связь

В информационных системах обратная связь - это выход, который используется для изменения входных или обрабатывающих действий. Например, наличие ошибок или проблем может диктовать необходимость исправления входных данных или изменения процесса. Обратная связь также имеет большое значение для менеджеров и лиц, принимающих решения. Выходные данные информационной системы могут указывать, например, на то, что уровни запасов определенных предметов становятся все ниже и ниже. Администратор может использовать этот отзыв, чтобы принять решение о заказе дополнительных товаров. Новые заказы на пополнение запасов затем станут вводом в систему. В таком случае,система обратной связи реагирует на наличие проблемы и предупреждает менеджера о нехватке определенных товаров. В дополнение к этому реактивному методу компьютерная система также может использовать проактивный метод и предвидеть будущее наступление определенных событий, чтобы избежать проблем. Эта концепция, называемая прогнозированием, может быть полезна при оценке будущих продаж и размещении заказов до того, как запасы закончатся.Это может быть полезно для оценки будущих продаж и заказа запасов до того, как запасы закончатся.Это может быть полезно для оценки будущих продаж и заказа запасов до того, как запасы закончатся.

Управление информацией в организациях

Управление информацией (IG) имеет своей основной целью правильное использование информации, которая требуется организации для ее наилучшего функционирования. Это заставляет его интерес сосредотачиваться не только на информации и способах ее вмешательства в стратегические и производственные процессы, но и на тех ресурсах организации, которые позволяют ее надлежащим образом использовать и обрабатывать.

IG - это набор действий, выполняемых для контроля, хранения и, соответственно, адекватного извлечения информации, производимой, получаемой или сохраняемой любой организацией в процессе развития своей деятельности.

Это также понимается как планирование, организация, направление и контроль информации в открытой системе, а также методы, которые позволяют эффективно и действенно управлять информационными ресурсами и активами из внутренних и внешних источников, содержательный диалог и понимание, которое стимулирует активное принятие решений и решение проблем для достижения целей и задач на личном, операционном, организационном и стратегическом уровнях с конкурентными преимуществами и улучшением работы системы или всего, что связано с получением соответствующей информации правильным способом, для правильного человека, по правильной цене, в нужное время, в нужном месте, чтобы предпринять правильные действия.

IG также является экономической деятельностью, посредством которой определяются цели и стратегии, ресурсы организуются и распределяются, а действия осуществляются и контролируются для лучшего управления и использования информации таким образом, чтобы эффективно и действенно гарантировать ее идентификацию, получение, представление, хранение, поиск и извлечение, распространение или распространение, анализ и использование с выгодами и созданием конкурентных преимуществ для организации.

По сути, он планирует, организует, направляет и контролирует ресурсы, системы и действия, связанные с информацией; Его разработка направлена на минимизацию затрат и максимизацию выгод от его использования и обработки, при этом возлагая ответственность за информацию для обеспечения постоянного обращения информационных потоков.

Все это в значительной степени является результатом признания важности использования информации в качестве стратегического ресурса для организаций. В организациях управляются два типа ресурсов: материальные и нематериальные активы. Первые, среди которых материальные и финансовые ресурсы, позволяют развивать производственные процессы в организациях. Последние, состоящие из информации и знаний, помимо прочего, определяют организационные выгоды и реализацию долгосрочных стратегий и устремлений. По этим причинам оба должны быть должным образом администрированы.

Теперь, в конкретном случае информации, это представляет собой ресурс, который может быть обнаружен и, в свою очередь, передан за пределы организации, так что затем можно идентифицировать три информационных потока:

Потоки экологической информации: состоят из информации из внешней среды, которая поступает в организацию из-за ее важности для развития бизнеса. Внутренние информационные потоки: состоят из информации, которая, как только она становится ресурсом организации, проходит и распространяется компанией для применения в происходящих в ней процессах. Корпоративные информационные потоки: состоят из информации, которую организация отправляет во внешнюю среду, материализованной в информационных продуктах и услугах.

Это позволяет гарантировать, что информационная сфера организации отмечена динамикой взаимодействия, которое она устанавливает с внешней средой. Последние состоят из поставщиков, конкурентов, клиентов и организаций, которые устанавливают политики и правила, влияющие на функционирование организации.

Знание этих элементов и их влияния обуславливает достижение эффективного развития ИГ в организациях. В этом смысле важно учитывать как внешнюю среду организации, поскольку в ней создается и управляется большая часть информации, имеющей ценность для учреждения, так и внутреннюю среду, в которой часто производится ценная информация (опыт, статистика) для компании. Все это означает, что IG ориентирована на отдельный компонент (членов организации), структурный компонент (соответствующий рабочим группам и их функциям) и, наконец, на другой компонент организационного характера (организация и ее операционная динамика.). Таким образом, у нас есть три среды для использования информации: индивидуальная, организационная и внешняя.

В соответствии с этим ИГ должна начинаться с анализа контекста, в котором она будет иметь место, поэтому важно сначала понять динамику системного функционирования, в котором она будет иметь место, и ее следует учитывать:

Сеть организации или бизнес-среда. Его компоненты и отношения:

Организационная структура Стратегические и производственные процессы Продукция и услуги Организационные ресурсы (материальные, финансовые и человеческие) Организационная культура Применение методов, инструментов, действий и подходов к управлению.

Впоследствии необходимо проанализировать фактическое использование и обращение с информацией в ее трех измерениях или в организационной среде.

Все это требует знания с самого начала информации, которую организация использует и в которой нуждается, и того, как она циркулирует внутри нее. Последний позволяет определить, кто его использует, как, где он хранится и для чего используется, то есть что с ним делается. Только так можно понять жизненный цикл каждой информации, трансформации, которым она подвергается, и ее применение. Без этого первого диагноза нельзя руководствоваться стратегиями и действиями ИГ из-за незнания реальной ситуации лечения и использования информации.

Эта информационная диагностика в организации является обязательным этапом, на котором необходимо выявить:

Источники информации, доступные в организации Информационные потребности, которые она представляет Информационные потоки Существующие информационные ресурсы в учреждении Информационная культура Информационные системы Основные информационные процессы, выполняемые в организации и во всей ее организационной структуре.Основные информационные услуги.

Важно подчеркнуть, что этот диагноз не должен быть ориентирован исключительно на изучение материальных условий и динамики распределения информации в организации, например ресурсов, систем, процессов, услуг, потоков данных и т. Д. Также необходимо учитывать такие субъективные вопросы, как политика, правила действий и процедуры; а также информационные предположения, убеждения, стратегии, навыки и компетенции, короче говоря, все, что связано с информационной культурой и ментальными моделями членов организации. Все эти аспекты важны, потому что часто они влияют положительно или отрицательно на обработку и использование информации.

После того, как этот диагноз будет поставлен, что позволяет лучше отслеживать информационные сильные и слабые стороны, имеющиеся в организации, можно направлять IG, которая должна учитывать важность структуры, процессов, услуг и продуктов с точки зрения информации; информационные ресурсы, политика, правила и стратегии. Все это позволяет IG адаптировать эти элементы таким образом, чтобы:

Организационная структура способствует распространению и использованию информации. Таким образом, динамика информационных потоков облегчает доступность, организацию и использование информации. Информационные процессы лучше управляются, и в них гарантируется истинное преобразование и добавление ценности, что в значительной степени способствует принятию решений и организационным инновациям. Информационные ресурсы управляются таким образом, чтобы приносить выгоду после их интеграции в системы и предоставления услуг. Адекватные исходные данные будут доступны для развития функций организации на основе адекватного управления цепочкой поставок, при котором можно будет получить необходимые информационные ресурсы для выполнения процессов без превышения затрат или возникновения логистических потерь.Информационные продукты и услуги создаются в соответствии с потребностями и требованиями пользователей. Их можно разрабатывать в ожидании изменений, чтобы эффективно и действенно способствовать быстрой адаптации компании к изменяющейся среде. Таким образом, спрос и потребление на них будет увеличиваться за счет предоставления информации с добавленной стоимостью, всегда в соответствии с режимом, который предоставляется этому ресурсу в организации. Политика, правила и информационные стратегии способствуют консолидации информационной культуры что, в свою очередь, способствует созданию рабочей среды, в которой использование и применение этого ресурса воспринимается как механизм создания конкурентных преимуществ. (Родригес Крус, 2008 г.)2008)2008)перед изменениями, чтобы внести действенный и действенный вклад в быструю адаптацию компании к меняющейся среде. Таким образом, спрос и потребление на них будет увеличиваться за счет предоставления информации с добавленной стоимостью, всегда в соответствии с режимом, который предоставляется этому ресурсу в организации. Политика, правила и информационные стратегии способствуют консолидации информационной культуры что, в свою очередь, способствует созданию рабочей среды, в которой использование и применение этого ресурса воспринимается как механизм создания конкурентных преимуществ. (Родригес Крус, 2008 г.)перед изменениями, чтобы внести действенный и действенный вклад в быструю адаптацию компании к меняющейся среде. Таким образом, спрос и потребление на них будет увеличиваться за счет предоставления информации с добавленной стоимостью, всегда в соответствии с режимом, который предоставляется этому ресурсу в организации. Политика, правила и информационные стратегии способствуют консолидации информационной культуры что, в свою очередь, способствует созданию рабочей среды, в которой использование и применение этого ресурса воспринимается как механизм создания конкурентных преимуществ. (Родригес Крус, 2008 г.)всегда в соответствии с подходом к этому ресурсу в организации. Политики, правила и информационные стратегии способствуют консолидации информационной культуры, что, в свою очередь, способствует созданию рабочей среды, в которой использование и применение этого ресурса как механизма создания конкурентных преимуществ. (Родригес Крус, 2008 г.)всегда в соответствии с подходом к этому ресурсу в организации. Политики, правила и информационные стратегии способствуют консолидации информационной культуры, что, в свою очередь, способствует созданию рабочей среды, в которой использование и применение этого ресурса как механизма создания конкурентных преимуществ. (Родригес Крус, 2008 г.)

Экономический аспект информации

Основная функция информации в компании - уменьшить неопределенность и способствовать принятию рациональных решений. В качестве предварительного шага к любому действию требуется конкретное решение, решение, которое обязательно потребует как можно более полного знания реальности, которую необходимо преобразовать, доступных средств и различных процессов, которые будут использоваться. С другой стороны, как только деятельность начата, также необходимо контролировать ее, чтобы проверить, выполняется ли она в соответствии с планом и будут ли достигнуты установленные цели. В обоих случаях требуется один и тот же элемент: информация.

Помимо важности информации для уменьшения неопределенности, принятия решений и контроля предпринимаемых действий, информация имеет экономический аспект, который делает ее критически важной. Возникающая экономическая проблема заключается в том, что наличие самой точной информации для принятия лучших решений или улучшения последующих действий влечет за собой более высокие затраты. Другими словами, мы должны определить уровень достаточной точности информации, необходимой для принятия решения или для осуществления контроля, в зависимости от взаимосвязи между полезностью указанной информации и ее стоимостью.

Информационная функция в целом разрабатывается с помощью Информационной системы Компании с учетом того, что эта система представляет собой набор средств (инструментальных и человеческих) и процедур, настроенных для получения, обработки и передачи или хранения информации, необходимой для нормального Работа компании. Такая информация должна быть уместной, в достаточном количестве и качестве, она должна быть точной и правильной, и она должна предоставляться в нужное время, в нужном месте, простым способом и тем, кто в ней нуждается, и с минимально возможными затратами.

Компания относится к своей среде и собирает из нее информацию, которая обрабатывается и позволяет узнать контекст, в котором она работает (экономический, социальный, политический, технический, правовой, культурный и т. Д.). Компания должна «знать себя». », То есть зная, как это устроено, как он структурирован, как он работает, чтобы оптимизировать его состояния и потоки и достичь конфигурации, которая наиболее точно соответствует его целям. Наконец, компании необходимо знать, чтобы действовать; возможно, этот последний аспект является наиболее важным с точки зрения ценности, которую компания придает «информационным» ресурсам. Если есть приоритетный и действительно жизненно важный ресурс для компании, то это наличие адекватной информации для принятия решений.

Информация и принятие решений

Целью существования компании является достижение ряда целей. Для достижения этих целей необходимо выполнить ряд действий. Это действие сводится к простым процессам входного трансформатора, в результате которых получают продукты, основное качество которых заключается в том, что они полезны или подходят для других организаций, трансформаторов или потребителей. Это основная характеристика менеджмента компании - процесс превращения информации в действие. Понятно, что за каждым действием стоит решение, решение, которое должно основываться на тщательном анализе адекватной информации. Таким образом, информация оказывается важным элементом для принятия решений.

Полезность информации будет зависеть от степени потребности в такой информации, ее своевременности с учетом фактора времени, а также от того, является ли она более или менее адекватной по своему содержанию и форме представления.

С другой стороны, стоимость информации - это совершенно измеримая величина, значение которой будет зависеть от степени точности, которую мы хотим достичь, и времени, необходимого для получения указанной информации.

Возникает проблема: каков уровень точности информации, необходимой для принятия решения. В зависимости от того, учитываем ли мы ту или иную степень точности, мы понесем определенные расходы. Итак, какие критерии мы можем применить для определения того, что следует назвать «достаточным» уровнем точности? Мы можем использовать критерий сравнения полезности упомянутой «достаточной» информации со стоимостью такой информации.

В этом случае мы считаем, что наличие необходимой информации в количестве, качестве и адекватном представлении для принятия решения будет означать получение измеримых результатов с экономической точки зрения. Отсутствие такой информации в ранее выраженных терминах предполагает не только недостижение этих ожидаемых результатов и, следовательно, не достижение предложенных целей, но также тот факт, что создается ряд предубеждений, которые в равной мере поддаются количественной оценке в экономические условия из-за того обстоятельства, что невозможно провести процесс принятия решений в наиболее подходящих условиях.

С другой стороны, есть в равной степени определяющий аспект как фактора полезности, так и фактора стоимости, это измерение времени. Чем быстрее мы сможем получить необходимую информацию, тем она будет полезнее; Чем дольше будет доступна такая информация, тем менее полезной она будет для принятия решения. Эту взаимосвязь можно выразить в терминах: чем дольше, тем меньше пользы и наоборот.

Логически эта функция полезности будет иметь максимальное значение, которое мы можем количественно выразить в денежных единицах; насколько мы можем располагать необходимой информацией во время принятия решения и получать количественные результаты в те же сроки. Ценность информации, необходимой для принятия решения, выраженная в терминах полезности, будет максимально равна минимальному значению результатов, которые мы ожидаем получить после разработки указанного решения.

Получение информации, необходимой для принятия решения, за короткий промежуток времени, т. Е. Небольшие затраты времени на процесс получения указанной информации, обычно связаны с очень высокими затратами; таким образом, чтобы стоимость наличия всей необходимой информации в нужный момент принятия решения, то есть в момент ноль, была бы очень высокой, стремясь к бесконечности. Поскольку для получения необходимой информации для принятия решения требуется время, т. Е. Когда такая информация становится менее категоричной, мы понимаем, что ее можно будет получить с меньшими затратами. Или, выражаясь другими терминами, стоимость информации, которая задерживается во времени, будет меньше, чем ценность указанной информации, если мы сможем получить ее быстрее.Чем больше у нас информации, необходимой для принятия решения, тем меньше будет экономическая ценность такой информации.

Важность информации для уменьшения неопределенности и принятия решений, информация имеет экономический аспект, что делает ее критическим фактором. Чтобы принять решение, соответствующее преследуемым целям, необходимо разработать рациональный процесс анализа, который будет более объективным и полезным в зависимости от количества, качества, адекватного представления и своевременности полученной информации. Возникающая экономическая проблема заключается в том, что наличие самой точной информации предполагает принятие более эффективных решений, но связано с более высокими затратами. Другими словами, мы должны определить уровень достаточной точности информации, необходимой для принятия решения, основываясь на соотношении между полезностью указанной «достаточной» информации и ее стоимостью. (Матео Матео и Альварес Эрранц,1999)

Информационный аудит

В этой статье мы определили, что такое информация, ее характеристики, что такое информационная система; его экономическое значение для организаций, а также необходимость управления им; и здесь на помощь приходит информационный аудит, поскольку, как определено выше, управление информацией - это все, что относится к получению нужной информации правильным способом для нужного человека по правильной цене., в нужное время и в нужном месте. Но как узнать, адекватна ли полученная информация? Поскольку мы живем в эпоху избытка информации, избытка источников информации, становится все труднее получить правдивую информацию, несмотря на то, что под рукой так много информации.

Неквалифицированный аудит - это процесс, который, в широком смысле, направлен на изучение, обнаружение, идентификацию и оценку чего-либо.

Финансовый аудит или внешний аудит изучают бухгалтерские записи компании, чтобы выявить нарушения и убедиться, что предоставляется реальная картина активов компании.

Информационный аудит анализирует и оценивает, и есть надежда, что он улучшит использование информации в организации.

Определения информационного аудита разнообразны, но большинство из них исходят из основных предпосылок:

Факт понимания информации как ресурса, актива организации Как ресурса, информацией нужно управлять, и поэтому мы ассимилируем ее с другими концепциями, такими как управление информацией, информационная политика и термин, который Мы занимаемся информационным аудитом, управление информацией тесно связано с целями, миссией и стратегией организации.

Ниже приведены некоторые определения разных авторов;

Гай Сен-Клер определяет аудит следующим образом:

«Самый простой способ понять, как используется информация, какие уровни обслуживания запрашиваются, кто являются клиентами и какой тип информации необходимо предоставить, - это информационный аудит. Проще говоря, информационный аудит - это процесс, который исследует все функции компании, связанные с информацией, и определяет, как они ее используют ».

Сеть управления информационными ресурсами (IRM) Великобритании определяет:

«Систематический анализ использования, ресурсов и информационных потоков, а также проверка, которая устанавливает как то, что касается людей, так и существующие документы, в какой степени они способствуют достижению целей компании».

Э. М. Кортез, Э. Я. Казлаускас отмечают, что:

«Информационный аудит - это общий термин, обозначающий набор стратегий, которые служат для изучения эффективности информационных потоков внутри компании».

П. Моргат определяет, что:

«Информационный аудит позволяет, как минимум, определить, какие источники информации доступны компании (информационное наследие), какие источники ей действительно нужны (жизненно важная информация), какие источники у нее отсутствуют (недостатки информации) и, наконец, какие источники приводят к бесполезным затратам (избыточной информации) ».

Таким образом, информационный аудит - это, по сути, процесс выявления и оценки информационных ресурсов, необходимых для достижения целей компании. Это шаг до определения стратегии управления информацией. Проще говоря: цель информационного аудита - убедиться, что информация, циркулирующая в системе, является наиболее подходящей для организации.

Информационный аудит состоит из трех основных компонентов:

Идентификация информации, которая нужна организации для достижения ее целей. Сравнение этих потребностей с информацией, которую организация уже использует, чтобы выявить неудовлетворенные потребности и оценить, действительно ли текущие ресурсы добавляют ценность организации. стратегия в отношении информации, которая должна распространяться по всей организации, и может доходить до подробностей о том, как она должна распространяться. (Корнелла, 2003)

Объем аудита очень широк и подходит для любого типа организации, поскольку информационный аудит предполагает следующее:

Диагностика использования информации в организации. Выявление и выборка доступных информационных ресурсов. Выявление того, какая информация важна, почему и для кого. Использование и сравнение информации.

Полезность информационного аудита

Информационный аудит оценивает эффективность и действенность информационной системы, текущие информационные потребности, эффективность использования и распространения информации, а также использование и потребности в информации по функциональным областям или отделам. Он также определяет пробелы, несоответствия и дублирования, новые информационные ресурсы, слабые места и возможности в системе, а также поведение и практики пользователей / клиентов в отношении информации (способы ее получения и распространения).

Информационный аудит устанавливает информационные потребности организации, определяет, как информационные ресурсы отвечают на эти потребности, и устанавливает руководящие принципы для улучшения информационного ресурса.

Информационный аудит направлен на выявление следующих моментов:

Информация об организации, будь то бумажная, электронная или та, что находится в сознании сотрудников. Ресурсы, позволяющие сделать информацию доступной для тех, кому необходимо превратить ее в знания. Люди, участвующие в использовании информационных форм. в котором информация используется для достижения целей. Инструменты, которые будут использоваться для взаимодействия с информацией от ручных указателей до самых сложных автоматизированных систем.

Вот некоторые из вопросов, на которые должен ответить информационный аудит:

Как организации используют информацию?

Кто ваши реальные и потенциальные пользователи или клиенты?

Какие информационные ресурсы у вас есть? Соответствуют ли они целям организации и уровням обслуживания, необходимым пользователям или клиентам?

Как распространяется и распространяется информация?

Для чего это?

Кто им управляет и контролирует?

Как мы устанавливаем его стоимость и стоимость?

Приложение информационного аудита

Информационный аудит применим к любому типу организации, независимо от ее формы собственности: государственная, частная или некоммерческая организация, сектор экономики или сфера деятельности.

Области применения информационного аудита:

Создание информационной службы и установление корпоративной информационной политики.

Факт проведения аудита на начальном этапе создания информационного подразделения является гарантией его будущего успеха.

Оценка услуги.

Мы можем провести оценку с четырех разных точек зрения:

Измерение результатов в соответствии с целями. Анализ управления с помощью показателей и оценочных карт. Сравнение анализа с существующими стандартами. Позволяет пользователям оценить эффективность подразделения.

Стратегический обзор информационной службы.

Процесс аудита может использоваться для проведения стратегической проверки справочного центра.

Новое определение бизнес-стратегии.

Любой процесс изменений в организации влияет на все ресурсы и активы, и в этом смысле информация ему не чужда. Аудит - идеальная методология для выявления меняющихся элементов и предложения подходящих решений для нового контекста.

Создание информационной стратегии.

Как процесс идентификации и оценки информационных ресурсов, необходимых для достижения целей компании, информационный аудит является предыдущим шагом к определению стратегии управления информацией.

Слияние или реструктуризация услуг.

В контексте слияния или реструктуризации компаний и их информационных служб аудит может быть наиболее подходящей методологией для определения структуры новой информационной службы, определения ее миссии и целей, а также определения наличия ресурсов, необходимых для решения проблем. новый этап с гарантиями успеха.

Внедрение интранета.

Интранет как технологический инструмент для коммуникации и распространения информации должен иметь очень точное знание того, каковы требования пользователей / клиентов с точки зрения информации, как эта информация используется и распространяется, какие внутренние и внешние ресурсы есть у компании. организация среди других элементов.

Обзор частичных политик информационной службы.

Аудит также может служить для проверки частичных политик справочного центра.

Реализация проектов управления знаниями.

Аудит - это наиболее подходящий инструмент для определения информационных потоков внутри организации, потребностей пользователей и ключевой информации для организации, которая представляет собой первый шаг к реализации политики управления информацией.

Этапы информационного аудита

Существуют разные методики проведения информационных аудитов, на общем уровне выделяются следующие этапы:

Планирование. Четко сформулируйте цели, знайте, чего мы хотим достичь, знайте организацию и определите ключевых людей в организации (не на иерархическом уровне, а на функциональном уровне). Знайте размер проекта и ресурсы (физические, информационные, человеческие, финансовые и физические размеры местонахождения ресурса). Выберите методологию: сбор данных, анализ данных, оценка данных, представление целей и рекомендаций, а также план действий по реализации и рекомендации. Разработайте стратегический план и план коммуникации: до, во время и после аудита. Заручитесь поддержкой СМИ, разработайте бизнес-план, найдите способ стимулировать или продвигать сбор данных. Создайте базу данных информационных ресурсов.Подготовка к сбору данных, анкета, групповые и индивидуальные интервью Анализ данных, подготовка данных, методы анализа Оценка данных, оценка пробелов и дублирования, интерпретация информационного потока, оценка проблем, формулирование рекомендаций, разработать план действий по изменению. Сообщать рекомендации, писать отчеты, устные презентации и семинары, корпоративные интранеты / экстранеты, получать обратную связь с участниками и ключевыми людьми в процессе. Выполнение рекомендаций. Разработайте программу внедрения, внесите изменения в формальные планы (маркетинг, бизнес и стратегию), разработайте стратегию после внедрения, разработайте информационную политику, продолжайте следить за аудитом.Измеряйте и оценивайте изменения, планируйте регулярный цикл информационного аудита.

Выводы

Информация для компаний в настоящее время уже является частью их активов, однако важно понимать, когда информация действительно ценна и полезна для компании, или когда эта информация является лишь «наполнителем».

Информационный аудит - это способ оценки всего, что связано с информацией, ее источниками, каналами, системами, всего этого, чтобы иметь соответствующую информацию, а затем, да, хорошо ею управлять.

Однако информационный аудит, в отличие от других аудитов, не регулируется стандартами, поэтому он не является обязательством или требованием компаний, поэтому всегда существует риск получить неверную информацию и, следовательно, оба принимают плохие решения.

Библиография

Корнелла, А. (2003). Предисловие. В С. Я Ауматель, информационный аудит. Барселона, Испания: UOC.Crecenegocios.com. (SF). Источники информации. Получено 23 мая 2013 г. с сайта crecenegocios.com: http://www.crecenegocios.com/fuentes-de-informacion/Stair, R., & Reynolds, G. (2000). Принципы информационных систем: управленческий подход. Д.Ф., Мексика: International Thomson. Библиотека университета Алькала. (SF). Типы источников информации. Получено 23 мая 2013 г. из библиотеки университета Алькала: Fernandez Alarcón, V. (2006). Разработка информационных систем: методология, основанная на моделировании. Каталония, Испания: UPC.Mateo Mateo, C., & Álvarez Herranz, A. (1999). Экономия информационного фактора. Испания: Университет Кастилии-Ла-Манча, Родригес Крус, Ю. (8 апреля 2008 г.).Статьи Управление информацией и разведкой: интеграция в организационных контекстах. Гавана Куба.